3.3.1. Nâng cao trình độ, đào tạo kỹ năng và xây dựng ý thức, tính chủ
động cho cán bộ Trung tâm
Đội ngũ cán bộ đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng các sản phẩm cũng như hỗ trợ người dùng tin khai thác dịch vụ thư viện có hiệu quả. Trong giai đoạn phát triển hiện nay, nhu cầu tin của người dùng rất phong phú, đa dạng và đòi hỏi chất lượng về thông tin và tài liệu cũng ngày càng cao, do vậy người cán bộ thư viện cần trang bị một số kiến thức nhất định về tin học, ngoại ngữ bên cạnh kiến thức chuyên môn và chuyên ngành phục vụ. Ngoài ra việc trau dồi thêm những kỹ năng cơ bản và chuyên sâu như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng diễn thuyết, thuyết trình, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng quản lý…là vô cùng cần thiết. Thêm vào đó, người cán bộ thư viện có chuyên môn phải luôn biết chủ động nắm bắt mọi tình huống cũng như khả năng xây dựng, tạo lập và định hướng trong việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ của thư viện.
92
Các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao trình độ cán bộ thư viện:
Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn ngày: mời các chuyên gia thông tin - thư viện bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ của mình. Đây là dịp để cán bộ Trung tâm cập nhật thường xuyên kiến thức, kỹ năng mới về nghiệp vụ thông tin thư viện hiện đại.
Nội dung bồi dưỡng là những kiến thức cập nhật, chuyên sâu về thông tin – thư viện , kỹ năng tiềm kiếm, khai thác và đánh giá thông tin, kỹ năng giao tiếp, trình độ tin học, ngoại ngữ,...Hình thức này cũng phù hợp với điều kiện thực tế và khả năng của Trung tâm.
Các khóa đào tạo nghiệp vụ dài hạn: hiện nay, Trung tâm đã tạo điều kiện cho các cán bộ tham gia các chương trình đào tạo dài hạn về thông tin - thư viện, công nghệ thông tin, ngoại ngữ của các trường đại học trên địa bàn TP.HCM. Cán bộ tham gia các chương trình đào tạo này sẽ được nâng cao trình độ, cập nhật kiến thức một cách hệ thống, chuyên sâu. Tuy nhiên, do chi phí của các khóa đào tạo này khá cao và thời gian đào tạo kéo dài nên hàng năm số lượng cán bộ của Trung tâm được trường cho phép đi học còn rất ít. Để công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ thư viện đạt hiệu quả cao, Trung tâm cần thực hiện các biện pháp sau:
- Xây dựng kế hoạch lâu dài về việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ thư viện của mình nhằm đảm bảo tất cả cán bộ đều có cơ hội tham gia thường xuyên các khóa bồi dưỡng, nâng cao trình độ.
- Khuyến khích cán bộ, đặc biệt là cán bộ phụ trách dịch vụ thông tin – thư viện tích cực tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn bằng nhiều biện pháp như tạo điều kiện về thời gian, hỗ trợ toàn bộ hoặc một phần kinh phí cho cán bộ đi học, khen thưởng…; hỗ trợ cho cán bộ thư viện tìm kiếm và lựa chọn các hình thức phát triển
93
chuyên môn phù hợp. Hơn nữa, việc tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cần phải được Trung tâm xem như là tiêu chí để đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, khen thưởng, nâng lương, đề bạt cán bộ hàng năm.
- Mời các chuyên gia thông tin – thư viện từ các cơ sở đào tạo trong nước và ngoài nước tham gia các khóa tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ Trung tâm, đồng thời đảm bảo nội dung của các khóa tập huấn đáp ứng được nhu cầu thực tế của Trung tâm.
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thư viện đại học với các cơ sở đào tạo thông qua các hình thức như: cơ sở đào tạo thiết kế các khóa bồi dưỡng, nâng cao trình độ theo yêu cầu Trung tâm, tiếp nhận và tham gia hướng dẫn sinh viên của các cơ sở đào tạo thực tập, qua đó tạo điều kiện cho cán bộ thư viện trao đổi, cập nhật thêm nhiều kiến thức, kỹ năng mới. - Hợp tác giữa các thư viện, Trung tâm trong việc tổ chức các khóa bồi
dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ nhằm sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí đầu tư cho hoạt động này.
- Đa dạng hóa các hình thức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ thư viện thông qua nhiều hình thức như: đào tạo tại chỗ, đào tạo từ xa qua mạng, tổ chức diễn đàn trao đổi về nghiệp vụ, các câu lạc bộ chuyên môn trên mạng,… nhằm tạo sự linh hoạt, thu hút nhiều người tham gia.
- Tăng cường trao dổi kinh nghiệm và chia sẻ thông tin về lĩnh vực thông tin – thư viện, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác giữa Trung tâm với cơ sở đào tạo và giữa các thư viện đại học với nhau để phát triển nguồn tài liệu tham khảo chuyên ngành.
- Bên cạnh đó, Trung tâm cần thực hiện các biện pháp trau dồi đạo đức nghề nghiệp, nâng cao ý thức cho đội ngũ cán bộ thư viện của mình như:
94
+ Tổ chức thường xuyên các buổi nói chuyện về nghề nghiệp với sự tham gia của các chuyên gia và cán bộ tiêu biểu.
+ Xem thái độ nghề nghiệp đúng là một trong những tiêu chí để tuyển dụng, đánh giá, đề bạt cán bộ vào các vị trí công tác.
+ Xây dựng bảng quy chế đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ Trung tâm trên cơ sở tham khảo kinh nghiệm của thư viện nước ngoài.
+ Thiết lập cơ chế giám sát, đánh giá thái độ nghề nghiệp của cán bộ thư viện từ phía cán bộ quản lý và giữa nhân viên với nhau.
+ Có chính sách chế độ khen thưởng hợp lý, kịp thời cho cán bộ có những ý tưởng, đề xuất hay, sáng tạo và thiết thực mang lại nhiều tiện ích cho hoạt động của trung tâm.
3.3.2. Tăng cường nguồn lực thông tin cho Trung tâm
Kết quả khảo sát nhu cầu tin và mức độ khai thác thông tin tại trường cho thấy số lượng, nội dung, loại hình của tài liệu, thông tin chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác của các đối tượng người dùng tin. Do vậy, Trung tâm cần phải:
- Cân đối trong quá trình bổ sung tài liệu, tăng cường bổ sung các loại tài liệu chuyên ngành, đặc biệt là các loại tài liệu ngoại văn chuyên ngành vì hiện nay Trung tâm còn quá ít (tài liệu ngoại văn chủ yếu là các loại sách do Quỹ Châu Á tài trợ). Đa dạng thêm nhiều loại tài liệu tham khảo có chất lượng mang tính chuyên sâu dành cho sinh viên năm 3, năm 4.
- Tăng cường thu thập các loại tài liệu xám như báo cáo khoa học, kỷ yếu, hội nghị, hội thảo trong và ngoài nước. Trên cơ sở đó xây dựng thành dạng thư mục chuyên đề , chuyên ngành phu ̣c vu ̣ công tác nghiên cứu khoa học.
- Bổ sung thêm các CSDL chuyên ngành dưới hình thức thư mục và toàn văn. Bên ca ̣nh đó , Trung tâm nên có chủ trương bổ sung sách điê ̣n tử (Ebook) theo dạng mua bản quyền sử du ̣ng hàng theo năm để từ đó có thể
95
đánh giá được hiê ̣u quả sử du ̣ng của các đối tượng , trên cơ sở đó tiếp tu ̣c đầu tư, triển khai lâu dài.
- Tạo lập các bộ sưu tập số hóa hoàn chỉnh, đặc biê ̣t là bô ̣ sưu tâ ̣p tài liê ̣u chuyên ngành tài chính ngân hàng , đồng thời phải đ ảm bảo vấn đề bản quyền trong khai thác và sử dụng.
Các biện pháp thực hiện:
- Tổ chức khảo sát thường xuyên nhu cầu tin của người dùng tin theo từng chuyên ngành đào tạo để xác định được nhu cầu của họ. Dựa trên kết quả khảo sát sẽ giúp công tác bổ sung tài liệu đảm bảo sự cân đối, đúng diện và đầy đủ.
- Tăng cường hợp tác chia sẻ, trao đổi với các cơ quan đơn vị khác giúp mở rộng nguồn lực thông tin : nguồn tặng, biếu, nguồn trao đổi từ các đơn vi ̣ , trung tâm hợp tác.
- Thiết lập cơ chế quản lý chặt chẽ với các phòng ban, khoa trong trường để Trung tâm chủ động trong công tác thu thập nguồn tài liệu xám, tài liệu nội sinh.
- Thanh lý tài liệu: tiến hành loại bỏ, thanh lọc những loại tài liệu rách nát, thông tin lỗi thời không còn phù hợp, không còn giá trị sử dụng để nắm được nguồn thực tế tại Trung tâm, từ đó kiểm tra và có thể bổ sung hồi cố các tài liệu có giá trị.
3.3.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị
Hiện tòa nhà mới đang trong quá trình xây dựng nhưng vì những lý do khác nhau vẫn chưa hoàn thành đúng tiến độ, Trung tâm vẫn sử dụng tòa nhà cũ không đảm bảo chất lượng, Cơ sở vật chất, trang thiết bị còn rất nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến việc tạo lập, vận hành các hoạt động của Trung tâm và ảnh hưởng đến mức độ và hiệu quả khai thác, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện. Do vậy, việc đầu tư hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật mới và đồng bộ đối với Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM là việc làm cần thiết.
96
- Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành các dự án xây dựng tòa nhà mới, thiết kế nội thất, trang thiết bị bên trong theo đúng chuẩn thư viện: hiện đại, tiện ích, phù hợp với tính chất, đặc điểm người dùng tin của trường.
- Đối với tòa nhà cũ hiện đang sử dụng:
+ Nhanh chóng sửa chữa những vị trí bị thấm, dột khi trời mưa, và có các phương án dự phòng khi xảy ra sự cố tương tự.
+ Trang bị hệ thống cổng từ và các thiết bị kiểm soát từ để sử dụng tại các phòng đọc, phòng máy tính và phòng chuyên khảo. Hệ thống máy tính điều khiển kết nối với máy khử từ phải hoạt động đồng bộ.
+ Trang bị hệ thống máy điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, hút bụi để hạn chế tối đa những tác động không mong muốn, nhằm bảo quản tài liệu và hệ thống máy tính được tốt nhất.
+ Nâng cấp hệ thống máy tính , tăng cấu hình đ ể máy chạy nhanh hơn . Nâng cấp và hoàn thiện hệ thống mạng internet trong toàn Trung tâm , khắc phu ̣c sự cố ma ̣ng nhanh chóng khi bi ̣ lỗi.
+ Mở rộng thêm diện tích tại Sài Gòn (hiện tại chỉ có 1 phòng dùng chung cho tất cả các hoạt động của Trung tâm) tách phòng đọc, phòng mượn và phòng tra cứu internet ra riêng biệt.
+ Lắp đặt thêm hệ thống máy lạnh và điện, quạt tại phòng chuyên khảo lầu 1. Thay tất cả hệ thống máy lạnh tại phòng đọc Thủ Đức vì hiện tại đã quá cũ nhằm tránh tình trạng chập điện gây cháy nổ trong thư viện. + Trang bị hệ thống tủ đựng đồ sinh viên an toàn hơn, đặt ở vị trí cán bộ có
thể quan sát được nhằm tránh tình trạng mất cắp xảy ra.
3.3.4. Đẩy mạnh công tác marketing sản phẩm, dịch vụ
“Marketing là một hệ thống tổng thể các hoạt động của tổ chức được thiết kế nhằm hoạch định, định giá, xúc tiến và phân phối sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng để đáp ứng nhu cầu của thị trường mục tiêu và đạt được các mục tiêu của tổ chức”
97
Thư viện cần phải tiến hành thường xuyên marketing hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thư viện vì:
Thứ nhất, marketing đem lại sự hiểu biết đầy đủ cho người sử dụng về
vị trí, vai trò của thư viện cũng như cán bộ thông tin – thư viện trong xã hội từ đó giúp cán bộ thư viện xây dựng hình ảnh tích cực trong bạn đọc về thư viện mình.
Thứ hai, marketing giúp cho người sử dụng nhận biết về các dịch vụ,
sản phẩm thông tin mà thư viện có và chất lượng của chúng từ đó thu hút ngày càng đông bạn đọc tới sử dụng.
Thứ ba, marketing giúp thư viện xây dựng được các mối quan hệ với
các cơ quan tổ chức, các nhà tài trợ, và người sử dụng thư viện.
Thứ tư, marketing giúp thư viện hiểu được nhu cầu, mong muốn và yêu
cầu tin của mỗi nhóm người dùng tin, từ đó xây dựng các dịch vụ và tạo ra các sản phẩm thông tin phù hợp nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của họ. Với lý do này marketing có mối quan hệ hai chiều, một mặt giúp cán bộ thư viện nắm được nhu cầu tin của người sử dụng, mặt khác giúp người sử dụng nhận biết các dịch vụ và sản phẩm thông tin có giá trị trong thư viện.
Thứ năm, marketing còn là vũ khí quan trọng giúp thư viện có thể cạnh
tranh với các cơ quan thông tin khác trong kỷ nguyên internet. Marketing tốt có thể đem lại những hỗ trợ về tài chính cũng như vật chất từ các cơ quan quản lý, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức phi chính phủ cũng như từ phía người sử dụng thư viện.
Các biện pháp tiến hành marketing sản phẩm và dịch vụ thư viện:
- Quan hệ công chúng: Trung tâm cần tổ chức các hoạt động như câu lạc bộ bạn đọc, triển lãm các sản phẩm thông tin lạ mắt do bạn đọc đóng góp, hoặc tổ chức trưng bày/giới thiệu sách theo một chủ đề/nhân vật.
98
- Thông qua việc phát phiếu khảo sát, điều tra nhu cầu tin cho các đối tượng có thể lồng ghép, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ sẵn có để người sử dụng biết đến.
- Kỹ năng giao tiếp của cán bộ thư viện cũng là một kênh marketing rất hiệu quả và đặc biệt nếu thực hiện tốt sẽ cải thiện được hình ảnh của người cán bộ trong mắt người sử dụng. Thông qua điện thoại, mail, internet hay giao tiếp trực tiếp thì kỹ năng cá nhân trong ứng xử cùng với kiến thức, kinh nghiệm, khả năng truyền thụ tốt, thái độ ân cần, thân thiện trong giao tiếp sẽ tạo được thiện cảm và sự hưởng ứng tích cực từ phía người sử dụng tin và tiếp tục người dùng tin đó sẽ là kênh marketing tích cực đến các đối tượng dùng tin khác.
- Hiện nay, internet phát triển mạnh, người sử dụng dễ tiếp cận nhất mà không tốn nhiều thời gian, công sức và kinh phí. Những sản phẩm, dịch vụ thông tin có thể được giới thiệu trên website, liên kết website hoặc gửi qua hộp mail… để quảng bá, tiếp thị. Ngoài ra có thể tận dụng thế mạnh của blog, facebook để giới thiệu đến người dùng. Những sản phẩm, dịch vụ đặc biệt, có giá trị và chất lượng có thể giới thiệu trên đài quảng cáo qua truyền hình. Tuy nhiên đây là hình thức marketing rất tốn kém (mặc dù mang lại hiệu quả cao hơn), do vậy cần phải cân nhắc khi lựa chọn hình thức này.
- Sử dụng khoảng trống trên tường để trưng bày ảnh, bản đồ, các loại tài liệu mới, các hình ảnh về hoạt động Trung tâm.
- Quảng cáo thông qua tờ rơi hoặc pano, áp phích. Thiết kế với những nội dung và hình thức đa dạng, bắt mắt như: có thể giới thiệu hình ảnh và một số nét chính của Trung tâm; giới thiệu một CSDL mới và cách truy cập, hay quảng bá cho một sự kiện sắp tới của Trung tâm. Các loại tờ rơi có thể đươc in nhỏ hơn và trang trọng hơn, dưới những hình thức hữu dụng như một tấm bưu thiếp, một cái kẹp sách, một tờ lịch bàn …trên đó có chứa những thông tin cần thiết với người dùng tin. Tất cả cần được
99
trưng bày ở những vị trí đẹp và nổi bật tại Trung tâm để thu hút người dùng tin.
- Tổ chức các lớp học về kiến thức thông tin. Cán bộ thư viện có điều kiện gặp gỡ bạn đọc để thảo luận và thu thập thông tin về nhu cầu của bạn đọc