CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNHSổ nhật ký Sổ nhật ký
đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.10: Hình thức kế toán nhật kí chung.
Hàng ngày, kế toán sẽ căn cứ vào các chưng từ ban đầu (phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, phiếu thu,…) đã được kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ. Trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kí chung, sau đó căn cứ trên số liệu đã ghi trên sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như tài khoản 511, 632, 131, 157… Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật kí chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan (sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết hàng hóa, thẻ kho,…). Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật kí đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi vào sổ Nhật kí bán hàng (sổ ghi chép các nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền), căn cứ vào hóa đơn GTGT có phiếu thu, Giấy báo có đính kèm kế toán ghi sổ nhật kí thu tiền, định kì tổng hợp và sổ nhật kí bán hàng lấy số liệu trên sổ này ghi vào tài khoản 111, 112, 511,…trên Sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản đơn vị sử dụng trên Sổ cái, Sổ chi tiết. Sau đó căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu giữa Sổ cái tài khoản 511 với bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, Sổ cái tài khoản 131 với
bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua, Sổ cái tài khoản 156 với bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, Sổ cái tài khoản 632 với bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 632, Sổ cái tài khoản 111 với Sổ quỹ tiền mặt,… Các Sổ cái sẽ được dùng để lập BCTC.