Ghi định kỳ
Đối chiếu
Sơ đồ 2.3: trình tự hạch toán kế toán trên phần mềm kế toán EFFECT
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Hệ thống danh mục chứng từ kế toán được xây dựng trên máy tính, dùng để quản lý các loại chứng từ theo các đối tượng quản lý (ví dụ: quản lí theo mã hàng hóa, mã khách hàng…) đã được mã hóa chi tiết. Khi tìm, xem chứng từ người dùng có thể chọn lọc theo tài khoản tổng hợp và chi tiết của tài khoản.
Danh mục chứng từ gồm: Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy báo nợ; Giấy báo có; Phiếu nhập; Phiếu xuất; Hóa đơn GTGT.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản được thiết lập trên máy khiến cho việc quản lý hệ thống các TK được dễ dàng hơn. Danh mục tài khoản công ty sử dụng được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản thống nhất do bộ tài chính ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và được chi tiết hóa để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
136.0 Thu của Văn phòng công ty.
136.1 Thu của chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh. 136.2 Thu của Cửa hàng Thái Hà.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo tài chính:
Do công việc kế toán tại công ty được xử lí bằng phần mềm máy vi tính, nên giống như hệ thống tài khoản và chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và BCTC cũng được xây dựng trên máy vi tính và vẫn đảm bảo được tính đúng quy chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính ban hành.
Danh mục sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 141, sổ chi tiết tài khoản 131, sổ chi tiết tài khoản 632.
Danh mục sổ tổng hợp: Sổ cái tài khoản 111, 112, 131, 141, 632, 642, 511, 911, 421.
Danh mục BCTC ở công ty: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC.
2.2 Tình hình tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty. công ty.
2.2.1 Các phương thức bán hàng và thanh toán chủ yếu của công ty.
Phương thức bán hàng:
Hiện nay, phương thức bán hàng tại công ty và cửa hàng, chi nhánh chủ yếu là bán buôn cho các đại lý trong cả nước để các đại lý tự khai thác khách hàng ở khắp mọi nơi và mở rộng thị trường đồng thời đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Đối với các đại lý chủ yếu là bán hàng thông qua các đơn đặt hàng nên thường là các lô hàng có giá trị lớn. Còn đối với các khối công ty, các đơn vị dự án chủ yếu là bán hàng thông qua các hợp đồng kinh tế kể cả các hợp đồng có giá trị lớn và không lớn.
Công ty thực hiện bán buôn qua kho. Khách hàng đến lấy hàng tại kho của công ty và tự lo phương tiện vận chuyển. Tuy nhiên, khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển đến một địa điểm nào đó thì công ty sẽ đáp ứng nhu cầu, chi phí vận chuyển do người mua chịu.
Mặc dù, phương thức chủ yếu của công ty là bán buôn nhưng công ty vẫn sử dụng phương thức bán lẻ tại cửa hàng và chi nhánh . Hiện nay, công ty áp dụng
phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và giao hàng trực tiếp cho khách hàng. Đối với hàng hóa có giá trị bán ra thấp dưới mức quy định không phải lập hóa đơn nhưng khi khách hàng yêu cầu công ty vẫn lập. Kế toán cửa hàng cũng viết Hóa đơn GTGT. Định kỳ, 5 ngày kế toán cửa hàng, chi nhánh sẽ