Cộng phát sinh 1.977.270 1.977.270 Lập, ngày 31 tháng 03 năm
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân tồn tại của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
và xác định kết quả kinh doanh.
Thứ nhất,về việc hạch toán CPBH và CPQLDN:
CPBH và CPQLDN được hạch toán chung vào một TK là TK 642 “Chi phí quản lí kinh doanh”. Điều này có nghĩa là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng đều được xem là chi phí quản lí doanh nghiệp.
Nguyên nhân của việc gộp chung 2 loại chi phí này được kế toán giải thích là do
việc hạch toán như vậy không ảnh hưởng gì đến việc xác định kết quả kinh doanh cuối kì, lại thuận tiện hơn cho việc hạch toán kế toán nên công ty đã quyết định chỉ dùng một tài khoản chung là 642.
sai lệch bản chất của các khoản chi phí. Toàn bộ số chi phí bán hàng sẽ được phân bổ chung cho tất cả các mặt hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng mà sẽ không phân bổ chi tiết cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định chính xác được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. Tại công ty, do đặc thù sử dụng, đối tượng sử dụng của các mặt hàng là khác nhau nên các loại chi phí bán hàng phát sinh cho từng mặt hàng là rất khác nhau. Đối với các loại máy bơm công nghiệp, thường được sử dụng cho các công ty, công trình với quy mô lớn và mục đích đặc biệt hơn các loại máy bơm dân dụng nên đòi hỏi phải có công nghệ cao hơn, do đó mà chi phí bán hàng phát sinh, đặc biệt là chi phí lắp đặt, bảo hành máy móc sẽ cao hơn rất nhiều so với các loại máy bơm dân dụng. Nếu chi phí bán hàng không được phân bổ riêng cho từng mặt hàng, sẽ khó có thể kiểm soát được mức lợi nhuận mà từng mặt hàng đem lại. Từ đó sẽ dẫn đến sai lầm trong chiến lược kinh doanh.
Thứ hai,về việc bố trí công tác cho nhân viên kế toán:
Các nhân viên kế toán của công ty được bố trí làm việc chuyên môn hóa theo từng phần hành kế toán. Việc bố trí này thường là lâu dài, ít có thay đổi.
Nguyên nhân của việc bố trí như vậy là do lãnh đạo công ty cho rằng chuyên môn
hóa sẽ khiến cho công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng, chuyên nghiệp và chính xác hơn.
Việc bố trí nhân viên kế toán phân định theo từng công việc cụ thể mang tính chuyên môn hóa cao tuy có ưu điểm là khiến công việc kế toán được giải quyết một cách mau lẹ, song cũng có mặt hạn chế. Sự bố trí này chỉ phát huy tác dụng khi các nhân viên kế toán đều đi làm đầy đủ. Trong trường hợp có một nhân viên phải nghỉ dài hạn thì phần việc kế toán của nhân viên đó sẽ phải chia cho các nhân viên khác thực hiện. Nhưng do tính chuyên môn hóa cao và quá lâu nên những nhân viên kế toán ở bộ phận khác sẽ gặp nhiều khó khăn, hoặc thậm chí không thể xử lí chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Chẳng hạn, nhân viên kế toán tiền mặt sẽ rất lúng túng khi phải làm các công việc của kế toán TSCĐ như tính khấu hao, thanh lí tài sản, hay nhân viên kế toán tiền lương sẽ điền sai tờ khai thuế... Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới tinh thần cũng như chất lượng làm việc của kế toán.
Thứ ba, về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Do đặc phương thức bán hàng của công ty chủ yếu là bán buôn với số lượng lớn, phương thức thanh toán của khách hàng chủ yếu là trả chậm, nên số tiền phải thu là khá lớn. Tuy nhiên , kế toán không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi cho các khoản nợ này.
Nguyên nhân của việc không lập dự phòng phải thu khó đòi được kế toán công ty
giải thích rằng: các khách hàng của công ty hầu hết là khách hàng quen, đã có mối quan hệ hợp tác với công ty trong nhiều năm và có uy tín cao trên thị trường. Hơn nữa, công ty chỉ cho khách hàng chậm thanh toán trong vòng 30 ngày, nên việc lập dự phòng phải thu khó đòi là không cần thiết.
Mặc dù khách hàng của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp có uy tín nhiều năm, và chính sách của công ty là khách hàng phải thanh toán trong vòng tối đa là 30 ngày, song không thể vì thế mà chủ quan không trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Có rất nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan khiến cho khách hàng bị mất hoàn toàn khả năng thanh toán như: thiên tai, hỏa hoạn, phá sản do làm ăn thua lỗ,... làm cho công ty không thể thu hồi được cái khoản phải thu. Nếu như không trích lập dự phòng và khoản phải thu là quá lớn, sẽ không có khoản nào để bù đắp thiếu hụt nguồn vốn kinh doanh, khiến cho công ty lâm vào trạng thái bị động.
Thứ tư, về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Công ty Đại Việt Trí Tuệ là một đơn vị kinh doanh thương mại, nên công ty phải tiến hành mua hàng hoá nhập kho trước rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ. Số lượng HTK của công ty luôn ở mức lớn để có thể đảm bảo cung cấp đầy đủ nhưu cầu của khách hàng. Trong giai đoạn hiện nay, khi mà nền kinh tế đang thiếu ổn định, giá cả các mặt hàng quan trọng như xăng dầu, nguyên vật liệu luôn biến động liên tục, làm cho giá của mọi mặt hàng khác trong xã hội cũng biến động theo không ngừng. Trước hoàn cảnh đó, khả năng giảm giá của HTK là rất cao. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá HTK.
Nguyên nhân của việc không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là do công
ty cho rằng việc kinh doanh của mình rất thuận lợi. HTK nhập về số lượng lớn nhưng không lưu lại trong kho quá lâu do công ty chủ yếu nhập hàng về để đáp ứng
nhưu cầu thường xuyên của khách hàng (điều này là do công ty tự lập luận theo xu hướng tiêu dùng của khách hàng từ xưa đến nay, không hề có cơ sở để khẳng định, như hợp đồng kinh tế với khách hàng), vì vậy không cần thiết phải lập dự phòng giảm giá HTK.
Điều này có thể mang lại những rủi ro bất thường cho công ty khi có sự biến động đột ngột về giá cả hàng hóa trên thị trường hay ngay cả do bảo quản hàng hóa. Mặt khác, mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của công ty có nhu cầu lớn trên thị trường, điều này thúc đẩy nhiều doanh nghiệp khác trở thành đối thủ cạnh tranh với công ty, nên một số mặt hàng giảm giá là không thể tránh khỏi. Mà khách hàng có thể dễ dàng thay đổi nhà cung cấp nếu như thấy mức giá có lợi hơn cho họ, nhất là trong trường hợp công ty không có những hợp đồng đặt mua hàng từ khách hàng. Bên cạnh đó, nguồn hàng của công ty có một phần là nhập khẩu, trong khi đó những mặt hàng đó có thể suất xuất ở trong nước với chất lượng tương đương và giá thành rẻ hơn, kéo theo đó là sự sụt giá cả một số mặt hàng mà công ty đang kinh doanh. Chưa kể đến sự biến động của tỉ giá cũng gây ra hiện tượng giảm giá HTK.
Thứ năm, về các khoản giảm trừ doanh thu:
Hiện nay, trong số các khoản giảm trừ doanh được quy định trong chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”, công ty chỉ sử dụng tài khoản 521 “chiết khấu thương mại”.
Lí giải nguyên nhân, kế toán của công ty giải thích rằng các mặt hàng mà công ty kinh doanh đều đã được thông qua lựa chọn cẩn thận, nên có chất lượng hoàn toàn đảm bảo, khách hàng cũng thường xuyên đến tận nơi xem hàng rồi mới kí hợp đồng, nên sẽ không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu khác như “giảm giá hàng bán” hay “hàng bán bị trả lại”. Vì vậy, việc sử dụng các tài khoản 531 “hàng bán bị trả lại” và 532 “giảm giá hàng bán” là hoàn toàn không cần thiết.
Tuy nhiên, rất khó để có thể đảm bảo 100% rằng trong quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ không xảy ra biến cố gì. Giả sử như trong quá trình vận chuyển về kho của công ty, hàng hóa bị xây sát, tróc sơn...dẫn đến mất thẩm mĩ, để tiêu thụ được, công ty buộc phải tiến hành giảm giá hàng bán cho khách. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất hàng hóa, nhà sản xuất có thể mắc phải sai sót làm giảm chất lượng hàng hóa.
Tuy công ty có kiểm tra chất lượng hàng trước khi nhập về, nhưng với số lượng quá lớn thì việc kiểm tra từng sản phẩm là rất khó thực hiện. Nếu như sản phẩm không đáp ứng được chất lượng như cam kết, khách hàng được quyền đem hàng trả lại cho công ty. Do đó, việc sử dụng các TK 531 và 532 là hoàn toàn có thể xảy ra, mặc dù rất ít.
Ngoài ra, khi hạch toán các khoản chiết khấu thương mại, kế toán không hề thể hiện khoản chiết khấu này trên hóa đơn GTGT, mà chỉ lập phiếu chi tiền để chi tiền mặt cho khách hàng. Theo đúng quy định của Luật kế toán Việt Nam, nhưng khoản chiết khấu thương mại mà không thể hiện trên hóa đơn GTGT sẽ không được coi là một khoản giảm trừ doanh thu mà phải tính là một khoản chi phí, nên không được hạch toán vào tài khoản 521 “chiết khấu thương mại”.
Thứ sáu,về việc vận dụng công tác kế toán quản trị:
Hiện nay việc vận dụng công tác kế toán quản trị vào việc đưa ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn chưa được chú trọng. Kế toán quản trị thường bị lẫn vào kế toán bán hàng dẫn đến công việc dễ bị chồng chéo, không đáp ứng được nhưu cầu đặt ra. Các BCTC là do kế toán bán hàng lập trên cơ sở số liệu, sổ sách cũng do kế toán bán hàng ghi chép, phản ánh.
Thứ bảy, về chính sách chiết khấu của công ty:
Hiện nay, chính sách chiết khấu của công ty dành cho khách hàng chỉ có chiết khấu thương mại, và chỉ áp dụng cho trường hợp khách hàng thanh toán ngay tiền hàng. Ngoài chiết khấu thương mại, và cho khách hàng được trả chậm tiền hàng, công ty không có các chính sách nào khác để thu hút khách hàng.
Nguyên nhân của việc này là do công ty cho rằng việc kinh doanh của mình vẫn rất
ổn định, nên không cần thiết phải đưa thêm các chính sách chiết khấu, khuyến mại để thu hút khách hàng.
Chính sách chiết khấu, khuyến mãi của công ty như vậy là quá ít, khó có thể cạnh tranh được với các đối thủ kinh doanh khác trên thị trường. Các doanh nghiệp khác, họ sử dụng rất nhiều chính sách để thu hút khách hàng, trong đó phổ biến nhất là: chiết khấu thanh toán, miễn phí chi phí vận chuyển,...
Công ty áp dụng phần mềm kế toán, tạo điều kiện giảm bớt khối lượng công việc kế toán cho nhân viên, song có thể dẫn đến tình trạng nhân viên quá ỷ lại và tin tưởng vào phần mềm kế toán nên không phát hiện ra sai sót (nếu có) khi hạch toán trên phần mềm (sai sót có thể do phần mềm bị nhiễm virut hoặc do chính nhân viên kế toán đã thao tác sai). Ngoài ra hệ thống máy tính trong phòng kế toán là kết nối với nhau, một nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào phần công việc kế toán của nhân viên khác nếu họ có được thông tin về mật khẩu và tên truy cập của nhân viên đó. Nếu như một nhân viên kế toán có ý định không tốt (thay đổi số liệu, lấy thông tin mật,...) thì sẽ gây hâu quả lớn cho công ty.