9. TUẦN 7: PHÂN TÍCH NGẮT QUÃNG DÒNG VẬT LIỆU VÀ HỌP NHÓM CHỈ
LẬP KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN HỘI THẢO TƯ DUY
Một sự kiện hội thảo tư duy động não (brainstorm) được tổ chức tốt sẽ lấy các số liệu và các chi tiết thu được từ phân tích khuyết điểm các thước đo (Hình 8-3 đến 8-10) và tổng hợp lại. Sự phối hợp tạo ra một tư duy tích cực về cách làm việc theo nhóm, chia sẻ cách nhìn nhận về các vấn đề thực tế, và tin tưởng vào tác động lợi ích. Việc này cũng tạo điều kiện để mọi người tham gia nhiều hơn, đem đến cho các thành viên của nhóm mở rộng cảm giác mình đã đóng góp, và cuối cùng, họ chính là chủ thể của sự thay đổi.
Có sáu thành phần tạo nên một buổi hội thảo tư duy thành công: 1. Một danh sách khách mời phù hợp.
2. Trao đổi thông tin hiệu quả, bao gồm việc phát giấy mời trước, tổng quan về dự án, và hướng dẫn chuẩn bị cho sự kiện.
3. Sắp xếp các nội dung cần tư duy, sử dụng phân tích khuyết điểm thước đo và dữ liệu thẻ điểm.
4. Một địa điểm thích hợp.
5. Ấn định trước các vai trò lãnh đạo cho nhóm thiết kế nhằm thực hiện từ khâu phân tích khuyết điểm đến khâu phân tích cơ hội.
6. Phương pháp đưa dẫn chứng tổng hợp các ngắt quãng cá nhân, các nhóm vấn đề, các dự án sơ bộ, và ước tính lợi ích.
Khách mời
Lựa chọn những người hàng ngày và hàng tuần tiếp xúc với tất cả quy trình trong chuỗi cung ứng. Cố gắng mời những người đại diện cho những địa điểm được xác định trên bản đồ địa lý cũng như những người có chuyên môn sâu về hoạch định, mua hàng, sản xuất, marketing và bán hàng, kho bãi, vận chuyển, tài chính và dịch vụ
khách hàng. Với sự kiện hội thảo tư duy, số lượng các vấn đề kèm theo các ví dụ minh họa là nhân tố tối quan trọng. Không nên mời những người có chức vụ quá cao của một tổ chức; những người ở vị trí quản lý cấp cao thường quá chung chung và không thể chỉ ra những ví dụ cụ thể. Các ví dụ là yếu tố quyết định đến phân tích nguyên nhân gốc rễ. Các khách mời được xem là một phần của nhóm mở rộng đã được liệt kê trong bản tóm tắt dự án.
Trao đổi thông tin hiệu quả
Thư mời cần truyền đạt được mục đích của sự kiện, hướng dẫn chuẩn bị, thông tin cơ bản về thời gian, địa điểm,… Thư mời cần phải đến tay khách mời trước một hoặc hai tuần; nếu không sẽ tạo ra ấn tượng xấu rằng khâu kế hoạch của dự án được tổ chức yếu kém và hạn chế chất lượng chuẩn bị của cá nhân. Phần tổng quan về dự án được giới thiệu trước sự kiện sẽ đem đến cho những người tham gia một góc nhìn bao quát về dự án, bao gồm một báo cáo hiện trạng về những giao phẩm chính của phân tích khoảng cách, mô phỏng bản đồ địa lý và phân tích khuyết điểm. Hơn nữa, nó đem lại cho họ hướng dẫn ngắn gọn để thực hiện bài tập được giao, kể cả định nghĩa về sự “ngắt quãng” (là bất kỳ vấn đề hay chướng ngại nào cản trở việc đạt đến mức hiệu quả hoạt động mong muốn), cách sử dụng biểu mẫu Excel (Hình 9-1) và kỳ vọng xác định được 20 sự ngắt quãng.
Sắp xếp các nội dung cần tư duy
Thiết lập trước các nội dung cần tư duy (và kết hợp chúng vào bài thuyết trình tổng quan dự án ở trên) sẽ giúp những người tham gia theo dõi các chi tiết nhanh hơn. Có ba phương pháp thông thường để lựa chọn các nội dung cần tư duy. Thứ nhất, bạn có thể sử dụng các phạm trù trong quy trình Tham chiếu hoạt động chuỗi cung ứng (SCOR): HOẠCH ĐỊNH, MUA HÀNG, SẢN XUẤT, PHÂN PHỐI, THU HỒI, và HỖ TRỢ. Thứ hai, bạn có thể sử dụng các địa điểm đã được minh họa trên bản đồ địa lý thực tế hoặc logic. Thứ ba (cũng là cách mà Fowlers chọn), bạn có thể dùng các chỉ số đo lường cấp độ 1 của SCOR kết hợp với phân tích khuyết điểm tương ứng. Đây là quyết định mang tính tổ chức chủ yếu; trong phần đầu của sự kiện, những người tham gia sẽ ghi các vấn đề của họ dưới mục thước đo và loại hình khuyết điểm thích hợp (Hình 9-2).
Địa điểm thích hợp
Địa điểm lý tưởng là một căn phòng rộng hình chữ nhật có đủ chỗ ngồi cho tất cả những người tham dự. Tiêu đề của phạm trù (được đánh máy chữ to khổ giấy 8,5x11),
phân tích khuyết điểm, và dữ liệu thẻ điểm được treo cách đều nhau trên cả 4 bức tường của căn phòng (Hình 9-4). Rất nhiều nhóm đã sử dụng giấy dán mặt sau, giấy vẽ đồ thị hoặc giấy khổ lớn để thể hiện sự ngắt quãng cá nhân. Hầu hết thời gian sẽ dành cho các nhóm nhỏ. Nhóm thường đứng cạnh hạng mục đã thu thập trong một phạm trù hội thảo tư duy; hoạt động này không thể phát huy tác dụng trong một phòng họp nhỏ.
Ấn định trước các vai trò lãnh đạo hội thảo
Với sự kiện hội thảo tư duy, các thành viên của nhóm thiết kế chính thức hóa vai trò của họ trong quá trình chuyển giao kiến thức, chuyển vai trò từ sinh viên thành giáo viên. Trưởng dự án (hay người hướng dẫn) đóng vai trò như người tổ chức sự kiện, đánh giá chương trình và hướng dẫn từng bước thực hiện. Trưởng dự án cũng có vai trò như một người giữ trật tự, hòa giải xung đột và làm gương cho tất cả mọi người. Mỗi thành viên của nhóm mở rộng được giao cho một nội dung cần tư duy; điều quan trọng là phải thực hiện bài tập dựa trên khả năng của mỗi cá nhân. Mỗi thành viên của nhóm thiết kế được giao nhiệm vụ dẫn dắt (hay cùng lãnh đạo) một nội dung cần tư duy và thúc đẩy các bước phân tích ngắt quãng. Việc này bao gồm nhóm các vấn đề giống nhau lại, xác định vấn đề, và tập hợp danh mục đầu tư dự án sơ bộ. Đây là một chiến lược đã được chứng minh để từng trưởng nhóm nội dung tư duy đều tham gia vào phân tích khuyết điểm.
Chuẩn bị biểu mẫu
Mỗi nội dung cần tư duy sẽ được điền vào Bảng danh mục dự án sơ bộ thông qua hai bước: tập hợp các số liệu xác định vấn đề, và sau đó, tính toán ảnh hưởng (Chương 10). Hình 9-5 là hình ảnh được chụp lại của toàn bộ biểu mẫu, mỗi nội dung cần tư duy được lưu lại trong một bảng tính.
Hình 9-6 miêu tả cách điền vào bảng tính. Theo minh họa, nhóm cần phải: • Cung cấp tư liệu phạm trù hội thảo tư duy
• Mỗi một vấn đề nêu ra có một con số riêng • Viết mô tả chi tiết về vấn đề
• Tóm tắt vấn đề trong một mệnh đề khẳng định • Liệt kê các ID ngắt quãng cá nhân kèm theo vấn đề • Liệt kê các loại khuyết điểm tại nơi tập hợp các vấn đề • Liệt kê tỉ lệ các loại khuyết điểm
• Đồng ý với tầm ảnh hưởng của vấn đề đó khi so sánh với các vấn đề khác trong cùng loại khuyết điểm
• Tính toán ảnh hưởng của vấn đề bằng cách nhân tỉ trọng của vấn đề với tỉ lệ loại khuyết điểm
• Và cuối cùng, liệt kê quy trình SCOR nơi vấn đề thường xuyên xảy ra nhất