9. TUẦN 7: PHÂN TÍCH NGẮT QUÃNG DÒNG VẬT LIỆU VÀ HỌP NHÓM CHỈ
TIẾN HÀNH BUỔI TƯ DUY TẬP THỂ
Nhóm tư duy của Fowlers bao gồm toàn bộ nhóm thiết kế; Giám đốc điều hành Brian Dowell; người phụ trách phát triển sản phẩm; nhân viên thu mua/ hoạch định; người phụ trách dịch vụ khách hàng; kế toán chi phí; các nhà phân tích marketing; các nhà hoạch định vật liệu; quản đốc nhà máy tập trung; quản lý bán hàng; quản lý các dây chuyền sản xuất từ nhóm hàng thực phẩm và hàng công nghệ; chuyên gia mua sắm; quản lý các khâu đơn đặt hàng, hoạch định, phân phối, và sản xuất từ các nhóm giải pháp công nghệ; một trưởng phòng quản lý vận chuyển; một trưởng phòng quản lý xuất nhập khẩu; một quản lý kho bãi từ bộ phận logistics; một nhân viên phân tích nghiên cứu thị trường; một nhà phân tích dự báo cho mỗi ngành hàng; và một quản lý phát triển kinh doanh từ bộ phận marketing công ty. Tổng cộng, có 40 người trong danh sách. Như đã đề cập từ trước, nhóm thiết kế đồng ý sử dụng sáu số liệu về SCOR cấp độ 1 của họ làm nội dung cần tư duy. Lý do họ đưa ra là để nhóm mở rộng tư duy về mối quan hệ của mỗi vấn đề với dữ liệu sai sót và nguyên nhân gây ra lỗi sai. Giám đốc hoạch định được chỉ định làm người dẫn dắt buổi tư duy về “dòng đơn hàng đầy đủ và đúng hạn”. “Chu kỳ thời gian thực hiện đơn hàng” do giám đốc mua hàng chỉ đạo; giám đốc sản xuất sẽ giám sát buổi tranh luận về “tính linh động của chuỗi cung ứng với biến động tăng”; “chi phí quản lý toàn diện chuỗi cung ứng” được điều
hành bởi giám đốc logistics/ dịch vụ khách hàng; người điều hành chung dẫn dắt buổi thảo luận về “giá vốn hàng hóa”; phó chủ tịch phụ trách bán hàng và marketing ngành hàng thực phẩm sẽ dẫn dắt nội dung “số ngày tồn kho có thể cung ứng” với sự giúp đỡ của giám đốc ứng dụng. David Able đóng vai trò là người dẫn chương trình, và người hướng dẫn sẽ luân phiên giữa các nhóm để hỗ trợ họ khi cần.
Sự kiện Tư duy tập thể của Fowlers
Chương trình của buổi tư duy tập thể của Fowlers có 5 phần chính như sau:
1. Giới thiệu. David nhắc lại lịch trình, cách bố trí phòng, các nội dung cần tư duy (dòng sản phẩm đúng tiến độ và số lượng, chu kỳ thời gian thực hiện đơn hàng, tính linh động của chuỗi cung ứng với biến động tăng, chi phí quản lý toàn diện chuỗi cung ứng, giá vốn hàng hóa, và số ngày lưu kho khi cung ứng), và phân tích khuyết điểm kết hợp, giới thiệu những người sẽ dẫn dắt từng nội dung.
2. Tư duy ban đầu: 60 phút. David khởi động sự kiện, khuyến khích tất cả mọi người tham gia xác định ít nhất 20 ngắt quãng cá nhân. Fowlers chọn cách làm thủ công với những mảnh giấy dán mặt sau được mọi người điền vào tại chỗ. Những người tham gia có 1 tiếng để chuyển đổi bài tập, mỗi phiếu một sự ngắt quãng. David nhắc lại cho những người không tham dự phần giới thiệu tổng quan rằng một ngắt quãng tốt là yếu tố chứa đựng sự mô tả chính xác về vấn đề, sử dụng một câu đầy đủ, tham khảo một ví dụ thực tế (ví dụ, liệt kê một mặt hàng, một nhà cung cấp, khách hàng), đưa ra sự ước tính về tần suất (ví dụ, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) cùng với các tên viết tắt. Sau đó, họ phải xác định thước đo đầu tiên mà vấn đề có ảnh hưởng đến và điền chúng dưới phạm trù loại khuyết điểm thích hợp (Hình 9-7 về các ví dụ ngắt quãng cá nhân thuộc mục “Quản lý dự báo yếu kém – 7.18” câu miêu tả vấn đề).
3. Biểu đồ quan hệ: 120 phút. Bằng cách sử dụng danh sách nhóm mở rộng đã được quyết định, David chuyển mọi người tới những nội dung tư duy thích hợp cùng với người dẫn đầu nhóm thiết kế của họ. Họ dành 2 tiếng để đọc về sự ngắt quãng và nhóm chúng lại vào từng loại khuyết điểm. Tiếp theo, họ được giao nhiệm vụ hoàn thành định nghĩa về vấn đề và phần ảnh hưởng của bảng danh mục đầu tư dự án sơ bộ.
4. Đánh giá các câu hỏi và trả lời: 60 phút. Sau đó, David chuyển sang phần đánh giá hỏi-và-trả lời của tất cả mọi người về các câu miêu tả vấn đề của từng nhóm. Đã có sự trùng lặp ở những điểm mà những vấn đề giống nhau xảy ra tại những đoạn khác nhau. Chúng cần được sửa lại trong quá trình tổng hợp dự án (Chương 10).
5. Ghi lại: 120 phút. Biểu mẫu về sự ngắt quãng cá nhân và bảng danh mục đầu tư dự án sơ bộ là hai công cụ chủ yếu giúp ghi lại kết quả của buổi tư duy. Phần phân tích
ngắt quãng của Fowlers cho kết quả là 838 ngắt quãng cá nhân trong 6 nội dung cần tư duy và 62 nhóm vấn đề đầu tiên cùng với các câu miêu tả chúng. Một ví dụ cụ thể, hãy xem xét dòng sản phẩm cung cấp đúng tiến độ và số lượng, nội dung này chứa 20 nhóm vấn đề thể hiện 147 ngắt quãng cá nhân (Hình 9-8).
Sau một ngày làm việc mệt mỏi, nội dung đầu tiên trong chương trình của nhóm thiết kế vào Ngày thứ 2 tuần này là chuẩn bị cho nhóm chỉ đạo đánh giá phần thứ 3; sau đây là lịch trình dự kiến. Nội dung thứ 2 là bắt đầu sắp xếp phần tóm tắt phân tích khuyết điểm cho mỗi đoạn. Người hướng dẫn đã minh họa cách xây dựng một biểu đồ xương cá, dùng nội dung tư duy làm phần đầu cá, loại khuyết điểm làm khung xương chính, và các câu miêu tả vấn đề là các xương nhỏ (Hình 9-9). Người hướng dẫn cũng mô tả cách xây dựng biểu đồ Pareto (Hình 9-10) bằng cách lọc các câu miêu tả vấn đề từ ảnh hưởng cao nhất đến ảnh hưởng thấp nhất. Mặc dù nhóm đã nắm được trật tự logic, tất cả đều đồng tình rằng nhiệm vụ này sẽ được chuyển sang phần bài tập về nhà.
TIẾN HÀNH BÁO CÁO NHÓM CHỈ ĐẠO SỐ 3
Chuẩn bị và tiến hành cho báo cáo nhóm chỉ đạo số 3 với lịch trình như sau: • Hiện trạng bản đồ chỉ dẫn dự án
• Kiến thức về quá trình ngắt quãng • Giới thiệu về sự ngắt quãng nhóm • Chia sẻ phân tích về sự ngắt quãng • Đánh giá nhóm các câu miêu tả vấn đề • Các quyết định cần có trong ngày