4. TUẦN 2: KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN VÀ HỆ THỐNG ĐO LƯỜNG TRONG MÔ HÌNH
THU THẬP DỮ LIỆU VÀ LẬP CHUẨN SO SÁNH
Ngày làm việc thứ 2 của tuần 2 bắt đầu bằng cập nhật dữ liệu vảo thẻ điểm. Mục tiêu cơ bản là để tổng hợp kế hoạch thu thập dữ liệu, bao gồm thu thập dữ liệu lập chuẩn so sánh phù hợp cho việc đánh giá trong tuần 3 (chương 5). Cơ bản thì có 5 thành tố chính trong kế hoạch thu thập dữ liệu. Đầu tiên và quan trọng nhất là định nghĩa các phép đo; sử dụng các định nghĩa về mô hình SCOR như cơ sở nền tảng.
Thứ 2, cần phải tổng hợp các chiến lược phân khúc cho việc hợp và tách lọc. Các ví dụ lựa chọn phân khúc được đưa ra là theo địa điểm, khách hàng, sản phẩm, nhóm hoạch định dự báo hoặc nguyên liệu.
Yêu cầu thứ 3 là truy xuất dữ liệu (xem phần chiến lược phân khúc) bao gồm các bảng dữ liệu cụ thể và các trường thông tin từ hệ thống trực tiếp hoặc kho dữ liệu.
Điểm cần chú ý thứ 4 là về quy mô mẫu của dữ liệu. Việc thu thập dữ liệu đơn hàng khách hàng cho việc thực hiện đơn hàng hoàn chỉnh và thời gian chu kỳ đáp ứng đơn hàng có thể sử dụng quy mô mẫu trong 3 tháng gần nhất, trong khi đó tổng chi phí quản trị chuỗi cung ứng có thể sử dụng quy mô mẫu trong năm tài khóa trước. Thành tố thứ 5 trong kế hoạch thu thập dữ liệu là xác định nhóm thu thập dữ liệu. Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm trong toàn bộ quá trình thông qua các phân tích sai sót (Chương 8).
Trước khi tiến hành nỗ lực toàn diện để đạt được kết quả tiêu chuẩn thì điều quan trọng là phải xem xét mức độ chi tiết cần thiết, mức độ thuận tiện khi cung cấp dữ liệu của doanh nghiệp và nỗ lực cần thiết để thu thập lại thông tin. Theo hướng này thì có hai loại nguồn dữ liệu để lập chuẩn so sánh. Thứ nhất là các nguồn dữ liệu thu phí, thường mất phí nếu muốn truy cập dữ liệu. Dữ liệu thu phí thường liên quan đến các vấn đề chi tiết, không yêu cầu thông tin doanh nghiệp và dễ dàng tìm được thông tin. Thứ 2, nguồn khảo sát yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện các phép đo chuỗi cung ứng và đóng góp vào việc xây dựng các mẫu có quy mô lớn hơn. Mặc dù việc này mất thời gian và công sức hơn (lên đến 40 giờ) nhưng các nguồn dữ liệu này lại cung cấp các vấn đề chi tiết hơn. Bảng 4-11 tóm tắt những nguồn để lập chuẩn thường xuyên được sử dụng. Trong bất kỳ trường hợp nào, mục tiêu là để có được nhiều nguồn dữ liệu lập chuẩn cho mỗi phép đo lựa chọn.
Khi đã có kế hoạch thu thập dữ liệu thì phần ngày còn lại sẽ tập trung tìm ra cách tổng hợp các bảng so sánh thông qua địa chỉ hoovers.com. Bảng biểu này tóm tắt dữ liệu thực tế và dữ liệu tiêu chuẩn đối với phép đo cổ đông về lợi nhuận, thu hồi và kết quả
cổ phiếu ở cấp độ doanh nghiệp (bảng 4-12). Danh sách so sánh ngành cần bao gồm ít nhất 25 doanh nghiệp được thống kê và đảm bảo đủ số ngành để so sánh tính cạnh tranh liên quan ở mức độ nhóm kinh doanh. Ít hơn 25 doanh nghiệp thì chỉ được coi là so sánh điểm – điểm.
Ở tập đoàn Fowlers, giám đốc tài chính, giám đốc logistics và giám đốc dịch vụ khách hàng phân chia các dữ liệu phép đo chỉ số đo lường hiệu quả bởi vì họ là những người dễ tiếp cận nhất với thông tin tài chính và đơn hàng, và họ cũng có thể tăng thêm số thành viên trong nhóm, những người có thể hỗ trợ thu thập thông tin. Giám đốc tài chính, phó giám đốc bán hàng và marketing trong ngành hàng thực phẩm, và với tư cách là phó giám đốc hoạt động của nhóm sản phẩm công nghệ – David Able chịu trách nhiệm tổng hợp bảng so sánh ngành. Do nhóm đã biết dữ liệu về Fowlers được thể hiện trong mục “tập đoàn” trên trang web hoovers.com nên họ yêu cầu các nhóm thực phẩm và máy tính cần phải được bổ sung vào danh sách để có so sánh cụ thể hơn với nhóm hoạt động. Giám đốc ứng dụng lên kế hoạch phân công thành viên trong nhóm mở rộng để hỗ trợ các vấn đề thực tế về dữ liệu và thu thập dữ liệu. Các giao phẩm chính mà nhóm đưa ra để thực hiện (sẽ rất cần thiết cho báo cáo tuần 3) bao gồm bảng biểu so sánh ngành hoàn chỉnh và thẻ điểm cập nhật với các kết quả dữ liệu thực tế.