SCOR CẤP ĐỘ 4
Giai đoạn quy trình bước đầu đi vào triển khai
Sơ đồ Tham chiếu hoạt động chuỗi cung ứng (SCOR) cấp độ 3 đã hoàn chỉnh, những khuyến nghị về cơ cấu tổ chức được xem xét, các mục tiêu hiệu quả quy trình được thiết lập và các phân tích RACI về những yếu tố thuộc cấp độ 3 được thông qua. Lúc này, nhóm bắt đầu tập trung vào việc triển khai. Nói theo ngôn ngữ chung, có 5 bước để tiến hành triển khai: xác định các yêu cầu doanh nghiệp cấp cao; hoàn thành thiết kế giải pháp chi tiết cho các giải pháp cải tiến công nghệ; lập cấu hình phần mềm, kiểm tra, hoặc thử nghiệm, triển khai và chuyển đổi. Trong ngôn ngữ Six Sigma, quá trình tương đương với các bước DMAIC: Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải tiến và Kiểm soát.
Sơ đồ SCOR cấp độ 3 thường kết hợp chặt chẽ với các yêu cầu (quy trình) doanh nghiệp cấp cao và đóng vai trò theo dõi trong nhiều dự án. Khái niệm được nhiều người đề cập đến như các quy trình SCOR cấp độ 4 dường như hoàn toàn phù hợp với vai trò thiết kế giải pháp chi tiết, và trên thực tế rất cần thiết trong việc đảm bảo các hoạt động triển khai. Vấn đề tranh luận này là một điển hình của việc nhầm lẫn thuật ngữ do mô hình SCOR không có bất kỳ định nghĩa tiêu chuẩn nào cho các quy trình cấp độ 4 (Hình 18-1); mặc dù bản chỉ dẫn tham chiếu nhanh đã minh họa mối quan hệ
từ cấp độ 3 sang cấp độ 4 nhưng không có định nghĩa cấp độ 4 nào được tìm thấy trong từ điển SCOR. Do đó chương này được dành để nêu khái niệm tạo các sơ đồ cấp độ 4.
Câu hỏi về cách thức xây dựng các quy trình SCOR cấp độ 4 đã nằm ở bản danh mục các câu hỏi thường gặp của Hội đồng Chuỗi cung ứng kể từ năm 2000. Một số người tranh cãi rằng không có các quy trình cấp độ 4 tiêu chuẩn; một số lại cho rằng một tiêu chuẩn nên được xác định cho tất cả quy trình. Sự thật luôn nằm đâu đó ở khoảng giữa hai quan điểm trên, cân bằng tiêu chí hiệu quả thực hành “tiêu chuẩn” với chức năng “tập quán” sẵn có trong tổ hợp hệ thống thông tin của công ty.
XÂY DỰNG QUY TRÌNH SCOR CẤP ĐỘ 4
Có 8 bước để xây dựng một quy trình; sau đây là bản liệt kê các bước:
1. Tìm các sách hàng đầu về thực hành phù hợp để chỉ dẫn bạn về các đặc điểm cấu thành tốt nhất trong ngành.
2. Hoạch định các quy trình “thực hành hiệu quả nhất” của công ty bạn theo quy trình cấp độ 3 (với những đối tượng sẵn sàng thừa nhận họ không có các kinh nghiệm thực tiễn, bỏ qua bước này).
3. Tham chiếu chéo các quy trình được nêu chi tiết trong sách với các quy trình SCOR cấp độ 3 thích hợp.
4. Xác định các module hệ thống chính được sử dụng và tham chiếu chéo các giao dịch với quy trình cấp độ 3 phù hợp: điều này sẽ có hiệu quả với đầu vào, đầu ra và tên gọi các giao dịch.
5. Sử dụng các tài nguyên hệ thống thông tin nhằm giúp tạo ra một “kịch bản nghiệp vụ” minh họa cho các bối cảnh khác nhau (đặc điểm và chức năng) từ lúc bắt đầu cấp độ 3 tới khi kết thúc. Sơ đồ minh họa kịch bản tương đối dễ sản xuất; phím “print screen” trên máy tính cho phép chụp lại màn hình dễ dàng. Mục tiêu của bước này không phải nhằm thay thế các tài liệu kỹ thuật mà là cung cấp cho nhóm thiết kế và nhóm mở rộng một cách nhìn tổng thể về các chức năng trọng yếu.
6. Sử dụng minh họa kịch bản và sách thực hành hiệu quả để tạo bản thảo đầu tiên về quy trình cấp độ 4.
7. Bằng cách sử dụng phương pháp thí điểm “phòng họp” với các thành viên nhóm mở rộng và nhóm thiết kế, hãy chỉ dẫn cho họ bản đồ và kịch bản quy trình. Dựa vào kinh nghiệm của nhóm thiết kế và nhóm mở rộng để thúc đẩy việc tinh lọc quy trình
và hoàn thành phân tích RACI cho từng yếu tố cấp độ 4; sử dụng các tài nguyên hệ thống thông tin để lọc kịch bản của họ (và thiết kế giải pháp chi tiết cuối cùng). 8. Nếu có thể, thiết lập một môi trường thử nghiệm hệ thống thông tin, tại đó dữ liệu công ty có thể đưa các chức năng và quy trình mới vào thử nghiệm, thay vì đưa vào hệ thống thực tiễn. Trong nhiều trường hợp, những “khuôn đúc” (sandbox) này được thiết lập như một thành phần trong khâu triển khai hệ thống thông tin trước đó.
Các quy trình Lập kế hoạch chuỗi cung ứng cấp độ 4 P1 của Fowlers
Nhóm đã hoàn thành các bước 1, 2, 3 và 6 sử dụng cuốn Lập kế hoạch bán hàng và cung ứng (S&OP) của Wallace (Hình 18-2). Họ có thể sử dụng những chi tiết quy trình được mô tả trong chương 5 của Wallace để tập hợp các quan điểm thực hành hàng đầu trong quy trình Lập kế hoạch chuỗi cung ứng cấp độ 4 P1. Hình 18-3 đến 18-6 lần lượt minh họa các dòng quy trình phục vụ cho việc lập kế hoạch cầu (P1.1), lập kế hoạch cung (P1.2), điều hòa (P1.3) và báo cáo lãnh đạo cấp cao (P1.4). Với vai trò một đặc tính bổ sung, nhóm đưa quy trình cấp độ 4 vào các nhóm theo trình tự thời gian. Trong mỗi hình vẽ, nhóm đặt các quy trình cấp độ 4 vào một trong bốn hàng; mỗi hàng tương ứng với một tuần trong tháng (chẳng hạn hàng đầu tiên chứa tất cả các hoạt động tuần 1 cho P1.1, P1.2, P1.3 và P1.4). Theo cách đó, một người hoạch định nhu cầu mới có thể nhìn vào Hình 18-3 và nắm được những việc cần được thực hiện trong suốt từng tuần của tháng. Với bước hoàn thành 4 và 5, nhóm đối chiếu chéo mô hình phần mềm “dự báo lập kế hoạch” với các quy trình Lập kế hoạch chuỗi cung ứng P1. Hình 18-7 là hình ảnh trích từ kịch bản P1.1 minh họa khu vực mà tại đó những nghiên cứu phân tích P1.1.4, P1.1.5, P1.1.7 và P1.1.8 (Hình 18-3) sẽ được nhập vào. Hình ảnh này cũng minh họa chuỗi các tên mới sử dụng cho những giao dịch nhỏ, đó là dự báo đơn hàng, tỉ lệ phần trăm điều chỉnh marketing, các sự kiện marketing/kinh doanh,…
Do chức năng “dự báo để hoạch định” là chức năng thay thế dự tính cho công cụ lập kế hoạch cầu hiện tại nên các thành viên nhóm mở rộng và nhóm thiết kế hệ thống thông tin đã bước đầu thiết lập mô hình thí điểm khu vực hội nghị sử dụng một môi trường thử nghiệm trên hệ thống (bước 7 và 8). Họ đã lựa chọn dữ liệu mẫu từ 12 tháng trước nhằm phục vụ cho việc đánh giá các giải thuật dự báo (ví dụ như tính thời vụ) và phép tổng hợp dự báo sản phẩm khách hàng phức tạp hơn (như dự báo đơn vị hàng tồn kho từ khách hàng). Nhóm sẽ lĩnh hội được những nhận thức đầu tiên về thử nghiệm trong hai tuần tiếp theo.
CÁC TRÌNH ỨNG DỤNG CỦA QUY TRÌNH SCOR CẤP ĐỘ 4
Quan sát hoạt động của các quy trình chuỗi cung ứng tương lai qua bản mô phỏng thực sự đem đến cho nhóm một cái nhìn tổng quát về tương lai; tầm nhìn chung về viễn cảnh của mô hình TƯƠNG LAI này là một quá trình giáo dục có tác động mạnh mẽ và đóng vai trò như một nam châm cho toàn bộ phần còn lại của tổ chức. Các thành viên nhóm mở rộng và nhóm thiết kế của Fowlers đều rất chuyên tâm với quy trình, họ đã tìm ra một số phương thức để quy trình có thể hữu dụng cho Fowlers. 1. Với những đối tượng sử dụng Lean/Six Sigma nhằm thực hiện những cải tiến quy trình chuỗi cung ứng, quy trình có thể được hợp nhất thành một phần trong các bước quy trình Six Sigma DMAIC.
2. Với những đối tượng nằm trong các giai đoạn triển khai phần mềm, quy trình có thể đưa ra định hướng những yêu cầu nhất quán khi chạy thử phần mềm trong việc lựa
chọn, xác định các nhu cầu kinh doanh cụ thể trước khi cấu hình và tổ chức các kịch bản thử nghiệm cấu hình trên phần mềm.
3. Với những đối tượng sử dụng phương pháp Supply Chain Excellence (Chuỗi cung ứng hoàn hảo) để thực hiện một danh mục dự án, các quy trình cấp độ 4 có thể cung cấp một nền tảng cụ thể hơn cho khuôn khổ quản lý quy trình công ty và là một phương tiện để kiểm tra các thực hành hiện tại.
Phần thiết kế cuối cùng tiếp theo đây – sẽ tóm tắt các lợi ích, cập nhật danh mục dự án, tập hợp kế hoạch thực hiện và đưa vào xem xét một tổ chức mới để hỗ trợ cho các nhu cầu quản lý quy trình doanh nghiệp dài hạn.