16. TUẦN 14: TÓM TẮT HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUY TRÌNH
TẬP HỢP BẢN TÓM TẮT HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUY TRÌNH
Hoạt động trong Ngày thứ nhất: tập hợp bản tóm tắt hiệu quả hoạt động quy trình (Hình 16-1), bao gồm 5 bước: Bước đầu tiên là chuẩn bị mẫu tóm tắt. Đối với mỗi
giao dịch chủ đạo được liệt kê ở trên, người hướng dẫn cần làm việc với một vài thành viên nhóm thiết kế có tư duy hệ thống để xác định và gán nhãn cho những giao dịch nhỏ, trong đó các nhãn ngày và giờ được gắn vào giao dịch.
Bước thứ hai là nhóm các giao dịch nhỏ thành các yếu tố thích hợp trong SCOR cấp độ 3; thông thường cách đơn giản nhất là nhóm nhiều yếu tố SCOR vào một giao dịch nhỏ. Bước thứ 3 là thu thập và tính bình quân thời gian của từng giao dịch nhỏ (bao gồm sản lượng) sau đó ước tính tần suất cần thiết để giao dịch nhỏ có thể “mở lại” để gia công (được gọi là “hiệu suất” trong mô hình mẫu). Thu thập dữ liệu hiệu suất là thú vị nhất; về lý tưởng đây là loại công việc thuần túy về mặt dữ liệu, tuy nhiên thường xuyên phải kết hợp chặt chẽ với việc tự phán đoán.
Bước thứ 4 là đánh giá và nhập các điểm số mô tả sự thuần thục trong thực hành một cách thích hợp. Thứ 5 là tính toán hiệu quả hoạt động quy trình được sử dụng để minh họa trên sơ đồ quy trình HIỆN THỜI (AS IS).
Đánh giá các thực hành tốt nhất
Một đánh giá các thực hành tốt gồm bốn bước. Đầu tiên, nhóm cần chọn một công cụ đánh giá có khả năng cân bằng hợp lý giữa nội dung phù hợp và một phương pháp có thể tập hợp dễ dàng các câu trả lời. Thông thường các công cụ được sử dụng bao gồm: • Các tiêu chuẩn quy trình quản lý chuỗi cung ứng được thiết lập bởi Hiệp hội các chuyên gia quản lý chuỗi cung ứng (CSCMP).
• Mô hình SCOR của Hội đồng Chuỗi cung ứng.
• Bản danh mục ABCD của Oliver Wight về Hoạt động xuất sắc.
• Hoạch định bán hàng và cung ứng (Sales and Operation Planning): Sổ tay hướng dẫn, tái bản lần 2.
• Hệ thống lập chuẩn so sánh cộng tác (OSBC) của APQC. • Thẻ điểm Đánh giá mức độ đáp ứng người tiêu dùng (ECR).
• Dành cho những người đã hoàn thành các dự án SCOR, các quy trình SCOR cấp độ 4 tại công ty của mình.
Thứ hai, nhóm với sự hỗ trợ từ người hướng dẫn cần phải tập hợp các câu hỏi đánh giá theo các yếu tố SCOR thích hợp tương ứng với các giao dịch nhỏ ở trên.
Thứ ba, nhóm cần hoàn thành đánh giá, đảm bảo ghi chép các kết quả bằng con số cụ thể. Cuối cùng, nhóm phải tính điểm bằng cách chia số điểm nhận được cho tổng điểm tuyệt đối. Con số phần trăm này sẽ được chuyển vào bản tóm tắt hiệu quả hoạt động quy trình.
Tỉ lệ phần trăm nói trên sẽ giúp mã hóa màu sắc các yếu tố quy trình SCOR cấp độ 3 trên các sơ đồ quy trình: màu đỏ có nghĩa là hỏng hoặc thiếu; màu vàng là cần sửa đổi; và màu xanh nghĩa là có thể chấp nhận. Một sơ đồ quy trình AS IS đầy đủ màu sắc có thể chuyển tải một thông điệp rõ ràng về trạng thái hiệu quả quy trình chuỗi cung ứng của bạn. Tính toán phân loại cho mỗi quy trình SCOR là cả một tiến trình. Thang phân bậc được sử dụng thông dụng nhất có thể đánh giá hiệu suất quy trình, năng suất và điểm số thực hành hiệu quả một cách độc lập, sau đó sử dụng quy trình đồng thuận đối với mã màu sắc cuối cùng.
Ví dụ, hiệu suất quy trình màu Đỏ là dưới 10%. Màu Vàng là trong khoảng từ 10 đến 20% và màu Xanh là lớn hơn 20%.
Hiệu quả thực hành Đỏ là dưới 50%, vàng là khoảng 50-80%, Xanh là trên 95%. Hiệu suất Đỏ là dưới 75%, Vàng là khoảng 75-95%, Xanh là trên 95%.
Để đạt được sự đồng thuận về màu sắc cuối cùng, nhiều nhóm đã thực hiện logic sau. Nhóm sẽ đạt màu Xanh khi hiệu suất quy trình, năng suất và điểm số hiệu quả thực hành đều là màu xanh; để đạt màu Đỏ, hai trong số ba điểm cần phải là màu Đỏ. Tất cả các cách kết hợp khác đều cho màu Vàng.
Trong trường hợp của Fowlers, Hình 16-2 tóm tắt hiệu quả hoạt động quy trình Phân phối tập trung vào giao dịch đơn đặt hàng. Năm giao dịch nhỏ được xác định có nhãn ngày giờ chính xác tương ứng, bao gồm đơn hàng được tạo, kế hoạch giao hàng được tạo, kế hoạch vận chuyển đã tạo, đơn hàng được xuất và giấy biên nhận của khách hàng. Trong mỗi trường hợp, giao dịch nhỏ được nhóm thành một hoặc nhiều yếu tố SCOR. Điều này giúp nhóm xác định bảng tính thích hợp để cộng dồn vào cột thời gian sự kiện. Do Fowlers đã có khách hàng tham gia vào chương trình quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp (Vendor-managed Inventory), nhóm đã nhất trí rằng sử dụng thẻ điểm ECR sẽ là công cụ thích hợp cho công việc. Nhóm đã đánh giá thông qua việc sử dụng mục bổ sung hàng hiệu năng (Efficient Replenishment) trong ECR bao gồm các nhóm chiến lược và hoạch định, quản lý đơn hàng, trao đổi dữ liệu điện tử, phân phối
hiệu năng, nhận và thanh toán hiệu năng. Đối với mỗi phạm trù, công cụ này sẽ liệt kê rất nhiều chỉ số với những mô tả cụ thể về bốn mức độ chín muồi cho từng chỉ số. Với mỗi chỉ số, đơn giản là nhóm phải đọc bản mô tả và đạt được sự đồng thuận, áp dụng điểm số từ 0 đến 4. Điểm của mỗi nhóm được tính bằng cách chia điểm nhận được cho điểm tuyệt đối. Người hướng dẫn sau đó sẽ giúp xác định các loại đánh giá theo đúng các yếu tố SCOR thích hợp và cuối cùng chuyển sang phần trăm tương ứng. Bảng tiêu chuẩn quy trình quản trị chuỗi cung ứng của CSCMP sẽ được sử dụng cho quy trình THU MUA (SOURCE) và THU HỒI (RETURN). Bản danh mục ABCD của Oliver Wight về Vận hành xuất sắc được sử dụng cho SẢN XUẤT (MAKE). Hoạch định bán hàng và cung ứng (Sales and Operation Planning): Sổ tay hướng dẫn sẽ được sử dụng cho quy trình HOẠCH ĐỊNH (PLAN).
Xếp hạng hiệu quả hoạt động quy trình cuối cùng phản ánh theo màu sắc của quy trình, sử dụng logic nói trên, được minh họa trong hình 16-3. D1.2 đến D1.3 đạt điểm R (red) cho hiệu suất quy trình, R cho năng suất, Y (yellow) cho thực hành hiệu quả, và R cho toàn bộ; cả D1.2 và D1.3 đều có màu đỏ. D1.4 đạt điểm G (green) cho hiệu suất quy trình, R cho năng suất, Y cho thực hành hiệu quả và Y cho toàn bộ. D1.5 đến D1.7 đạt điểm R cho hiệu suất quy trình, R cho năng suất, Y cho thực hành hiệu quả và R cho toàn bộ.
BẮT ĐẦU XÂY DỰNG LUỒNG THÔNG TIN VÀ CÔNG VIỆC TƯƠNG LAI (TO BE)
Giống như lưu đồ luồng vật chất TƯƠNG LAI (TO BE), quy trình luồng thông tin và công việc TƯƠNG LAI (TO BE) nhằm mục đích nâng cao năng suất giao dịch bằng cách tạo đòn bẩy cho những thực hành tốt nhất phù hợp và loại trừ sự ngắt quãng. Sự ngắt quãng trong trường hợp này được tạo ra theo nghĩa hẹp hơn trong suốt cuộc phỏng vấn với hai câu hỏi. Tại sao hiệu suất cho quá trình này lại thấp? (Có nghĩa là thường xuyên phải gia công lại). Tại sao hiệu năng quy trình lại thấp (sự chênh lệch lớn giữa thời gian sự kiện và thời gian đã qua)? Không giống luồng vật chất, điểm kết thúc luôn nằm ở chính tư duy – quy trình này lại bắt đầu bằng một sơ đồ chi tiết.
Sơ đồ chi tiết quy trình SCOR thể hiện các tiến trình tích hợp cho 5 thực hành hàng đầu: Hoạch định bán hàng và cung ứng (S&OP), hoạch định nhu cầu phân phối, lên lịch trình sản xuất chính, lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP) và khả năng đáp ứng các đơn hàng (ATP). Sơ đồ chi tiết này cũng đưa vào các quy trình thực thi cho tất cả các yếu tố quy trình SCOR cấp độ 3: THU MUA, SẢN XUẤT, PHÂN PHỐI và THU
HỒI (Hình 16-4). Mô hình mẫu này chính là điểm bắt đầu cho luồng thông tin và công việc TƯƠNG LAI (TO BE). Trong ví dụ cụ thể này, THU HỒI không được áp dụng làm mô hình.
HƯỚNG DẪN VỀ SƠ ĐỒ CHI TIẾT
Thoạt nhìn, sơ đồ chi tiết không giống với một tài liệu thông thường. Mục đích của sơ đồ là mô tả một phương thức hiệu quả hơn để thực hiện thay vì các quy trình tiến hóa thiếu khoa học khiến hầu hết doanh nghiệp bị bó buộc vào nhau (hoặc chia tách các doanh nghiệp). Theo dự đoán, sau khi nhóm (bao gồm cả những lãnh đạo điều hành) dành thời gian đi vào chi tiết thì sơ đồ này sẽ dễ dàng được nhận ra nó đã minh họa một cách đơn giản chuỗi cung ứng phức tạp của họ.
Do đó, mục đích chính cho Ngày thứ hai là nhằm truyền đạt cho nhóm thiết kế về cách thức các quy trình chuỗi cung ứng tích hợp phối hợp cùng nhau. Một số người nhận thấy đây là một phần tiềm năng của dự án. Đó là trường hợp của nhóm thiết kế Fowlers. Chính người hướng dẫn đã giúp cho Ngày thứ hai làm việc tập trung và hiệu quả. Trước tiên, ông giải thích về mục đích chiến lược của quy trình, và sau đó vẽ lại quy trình trên sơ đồ thiết kế. Mọi công đoạn diễn ra như một chuyến đi. Toàn bộ quy trình kéo dài 3 tiếng đồng hồ, cùng với việc mỗi thành viên đưa ra những ví dụ thực tế về thực hành yếu kém đối với các trường hợp của Fowlers. Song song với điều đó, khiếu hài hước của nhóm nhanh chóng được cải thiện.
Hành trình đã đưa nhóm từ HOẠCH ĐỊNH P1 tới P4, P3, P2 rồi đến các quy trình MUA HÀNG S1.1 đến S1.5. Sau đó tiếp tục đến quy trình SẢN XUẤT M1.1 đến M1.6 và cuối cùng là quy trình PHÂN PHỐI D1.1 đến D1.13. Sau cùng, chuyến đi kết thúc với quy trình THU HỒI DR1.1 đến SR1.6 đến DR3.1 đến SR3.7. Phần kết nêu ra một trong những câu hỏi thường gặp nhiều nhất: “Các quy trình hỗ trợ (Enable) là gì?”