VÀO THỰC TẾ”
Từng bước bám sát dòng thông tin
Đây là tuần đánh dấu lần thứ hai một lượng lớn các thành viên của tập đoàn sẽ bàn luận về các vấn đề và cơ hội trong chuỗi cung ứng của công ty. Lần đầu tiên – luồng nguyên vật liệu – các phân tích ngắt quãng – nguồn lực mở rộng xuất hiện trong ý tưởng của nhóm thiết kế. Lần này, nhóm thiết kế sẽ quay ngược trở lại nghiên cứu những nhân tố trên.
“Phỏng vấn đặt mình vào thực tế” là một nghiên cứu thực địa nhằm nghiên cứu dòng các giao dịch chủ chốt luân chuyển từ nhà cung cấp tới khách hàng và ngược lại. Theo kế hoạch phỏng vấn (Hình 13-2), các thành viên của nhóm thiết kế sẽ đi khảo sát tới
thực địa, tại đó họ sẽ thực hiện tìm hiểu dòng chảy các giao dịch được phân công và theo sát công việc đó tới khi kết thúc. Ví dụ, một chuyến đi thực địa liên quan đến đơn hàng bán có thể bắt đầu tại văn phòng của bộ phận bán hàng nơi nhóm nghiên cứu cách thức đơn đặt hàng được xây dựng. Sau đó quay trở lại trụ sở chính để xem xét quá trình nhận đơn hàng, phê chuẩn, và cập nhật đơn hàng. Tiếp theo nhóm sẽ đến kho hàng để theo dõi việc hàng hóa được phân bổ theo đơn hàng, ở đây đại diện dịch vụ khách hàng có thể chia sẻ về quá trình giao hàng; bao gồm thời gian giao hàng, phương thức lên hóa đơn và thanh toán. Nhóm thiết kế sẽ xem xét 15 trong số 130 quy trình lập kế hoạch và thực thi. Dành một tuần để thu thập và tóm tắt nguồn thông tin cần thiết này thông thường vẫn chưa đủ. Mục tiêu của tuần 12 là tiến hành cuộc phỏng vấn tại hiện trường và ghi nhận vào báo cáo của mình.
CHUẨN BỊ CUỘC PHỎNG VẤN
Tiến trình phỏng vấn gồm 3 bước cơ bản:
Đầu tiên, trưởng nhóm thiết kế – khi tới thực địa – sẽ trình bày bản tổng quan ngắn gọn về các quy trình Mô hình tham chiếu Hoạt động chuỗi cung ứng cấp độ 3 khảo sát dành cho các đối tượng phỏng vấn. Công việc này có thể được thực hiện trong một phòng hội nghị nhỏ được trang bị bảng lau. Nhóm trưởng sẽ phác thảo các lưu đồ (Hình 14-1) và dán nhãn cho các kết nối bằng các đầu vào và đầu ra cơ bản. Các đối tượng phỏng vấn sau đó có thể giúp nhóm trưởng xác định các vị trí và chiến lược lý tưởng nhất để tiến hành phỏng vấn.
Thứ hai, nhóm trưởng nên xem xét lại bảng mẫu phỏng vấn (Hình 14-2) để cả đội có thể nắm được loại thông tin, các biểu mẫu và các hình ảnh chụp hữu ích.
Thứ ba, các phân nhóm thiết kế và đối tượng phỏng vấn nên tiến hành phỏng vấn tại các địa điểm đã thống nhất. Địa điểm ở đây có thể là tại một bàn họp, bàn làm việc, một dây chuyền sản xuất, kho hàng,… Nếu các quy trình được hoàn thành chủ yếu trên hệ thống máy tính thì về cơ bản cuộc phỏng vấn có thể diễn ra tại bàn làm việc; mọi diễn biến thực tế sẽ được thực hiện qua màn hình hệ thống máy tính. Trong trường hợp khác, nhóm thiết kế có thể tiến hành cuộc phỏng vấn chính tại phòng hội nghị với một máy tính được kết nối trực tiếp, sau đó họ sẽ phỏng vấn một số đối tượng để bổ sung các thông tin chi tiết cần thiết.
Trên bảng mẫu phỏng vấn (Hình 14-2), quy trình được ám chỉ quy trình SCOR cấp độ 3 tổng hợp các yếu tố được phân tích, bao gồm cả các ký hiệu viết tắt và các từ ngữ. Trong nhiều trường hợp, hệ thống có thể hoàn thành nhiều quy trình SCOR chỉ bằng thao tác nhấn phím đơn giản, chạy đồng loạt hay giải thuật. Đối với những trường hợp như thế, nhóm thường hợp các quy trình lại với nhau. Một ví dụ về hợp gom phổ biến đó là việc đưa vào và chạy kiểm tra chương trình available- to-promise (khả năng đáp ứng đơn hàng) cho các đơn hàng “đã lưu tồn kho” hoặc “sản xuất theo đơn hàng”; các bảng biểu riêng rẽ sẽ nhóm D1.2, D2.2, D1.3 và D2.3 với nhau. Đôi khi nhóm sẽ sử dụng ký hiệu DX! Trong đó “X” là ký tự đại diện áp dụng cho tất cả các loại đơn hàng. Trong ví dụ Hình 14 -3, quy trình M1.2 – cấp vật tư – mô tả việc vận chuyển và phân cấp nguyên vật liệu trước khi tiến hành sản xuất đối với các sản phẩm sản xuất để dự trữ (Make-to-stock).
Đầu vào chủ yếu và đầu ra chủ yếu chỉ các kích hoạt chủ yếu để bắt đầu quy trình và kết quả của quy trình đó. Trong ví dụ mẫu, thì lịch trình sản xuất sẽ là tín hiệu để người điều phối kho vận có thể cung cấp vật liệu cho dây chuyền sản xuất, vật liệu sẵn sàng cho sản xuất là đầu ra chính như là kết quả của bốn bước xử lý.
Các bước quy trình đề cập đến tối đa 10 nhiệm vụ phải thực hiện để hoàn thành các yếu tố quy trình SCOR cấp 3. Tại sao lại là 10 nhiệm vụ? Một số nhóm cần nhiều quy trình hơn để mô tả cách thức thực hiện công việc của họ; ý tưởng quan trọng là nhằm sử dụng cùng số lượng các bước quy trình tối đa cho từng thành tố SCOR để giúp chuẩn hóa mức độ chi tiết. Ví dụ, người điều phối kho vật tư đã hoàn thành 5 nhiệm vụ: nhận tín hiệu Kanban, định vị, điều chuyển, vận chuyển và sau đó linh kiện được sẵn sàng cho việc tiếp nhận.
Công nghệ sử dụng đề cập tới các công cụ thông tin được áp dụng để hoàn thành nhiệm vụ đã xác định tại bước trước đó. Các công cụ này rất đa dạng từ module ERP hoặc tín hiệu Internet tới một máy fax, một cuộc gọi điện thoại hay đơn giản là tờ ghi
chú Post-It. Trong thí dụ mẫu, người điều phối kho vận đã sử dụng bảng Kanban, Thiết bị di động cầm vô tuyến, Excel, Hệ thống vận hành sản xuất (MES) và Hệ thống quản lý kho vận (WMS).
Thời gian sự kiện là thời gian tính từ lúc bắt đầu tới khi kết thúc nhiệm vụ, giả định không kể thời gian chậm trễ; nhóm cố gắng để chuẩn hóa thời gian thực hiện cho mỗi giao dịch. Trong thí dụ mẫu này, nhóm sẽ chuẩn hóa thành thời gian sự kiện trên mỗi lệnh sản xuất. Thời gian sự kiện khác với thời gian đã qua – thời gian thực sự trôi qua tính từ khi bắt đầu tới kết thúc bao gồm cả thời gian đợi các bước được “phê duyệt” (Xem Chương 15).
Sản lượng là một chủ đề khác sẽ được đề cập chi tiết trong Chương 15. Nói một cách khái quát, sản lượng đại diện cho số lượng giao dịch kèm theo điều kiện không có sự gia công lại. Sản lượng được tính theo phần trăm trên tổng số.
Các quy tắc doanh nghiệp là những chính sách và hướng dẫn phi chính thức chi phối các quyết định và hành vi. Xử lý tất cả các đơn hàng trước 3 giờ chiều có thể là một chính sách nhưng những người giám sát hiện trường thực tế có thể ngấm ngầm chấp nhận một đơn hàng trễ hơn 1 tiếng đồng hồ – với cùng thời gian giao hàng – như một phần trong nền văn hóa hướng đến khách hàng. Cả hai điều trên đều là các quy tắc doanh nghiệp. Trong thí dụ mẫu, quy tắc doanh nghiệp điển hình nhất hỗ trợ cho quyết định và hành vi của người điều phối kho vận là một quy tắc không chính thức; không cho phép dây chuyền sản xuất ngừng hoạt động.
Hiện tượng ngắt quãng là những vấn đề gây ra bởi khoảng trống giữa thời gian trôi qua và thời gian sự kiện – quá nhiều thời gian đợi – và khiến sản lượng xuống dưới 100% với công sinh ra không cần thiết. Trong thí dụ điển hình, người điều phối kho vận thường phản ứng lại quy tắc kinh doanh không chính thức để đảm bảo dây chuyền sản xuất vận hành bằng cách lấy nguyên vật liệu từ nơi nhận. Điều này làm giảm số lượng giao dịch hiệu quả do tạo ra sự không nhất quán trong tài liệu giấy tờ mô tả địa điểm đặt vật tư.
Phân tích thực tế của Fowlers
Trong ví dụ của Fowlers, bản phác thảo đầu tiên về phân tích giao dịch thống nhất các quy trình lưu trữ hàng hóa và xác định ngày giao hàng D1.2 và nhận, cấu hình, nhập và phê chuẩn đơn hàng D2.2 được tóm tắt trong Hình 14-4.
Tham gia khảo sát các yếu tố quy trình này gồm các đại diện dịch vụ khách hàng thuộc mỗi nhóm kinh doanh, thành viên bộ phận tín dụng tập đoàn và dịch vụ khách hàng tập đoàn. Điều này đã được ghi chú trong bản tóm tắt đối tượng phỏng vấn từ đầu tài liệu với 6 đối tượng trong bài tập phỏng vấn. Nhóm đi đến nhất trí rằng phân
tích có thể gom các quy trình các đơn hàng sản-xuất-để-dữ-trữ (D1) cũng như các đơn hàng cấu-hình-theo-đơn-hàng (D2). Các dữ kiện đầu vào gồm có gọi điện cho khách hàng, fax hoặc email, đặt hàng qua web, tiếp thị qua điện thoại và thiết lập chính sách ưu tiên cho khách hàng thân thiết. Kết quả đầu ra được gọi là đơn hàng đã được nhập. Phân nhóm thiết kế đã hoàn thành cuộc phỏng vấn suốt trong tuần 12, cung cấp tư liệu về tất cả 15 thành tố của quy trình PHÂN PHỐI. Các phân nhóm khác tổng hợp phần còn lại của 45 quy trình khác bao gồm HOẠCH ĐỊNH, MUA HÀNG, SẢN XUẤT và THU HỒI.
Mục tiêu bài tập về nhà là cập nhật thông tin phỏng vấn vào bảng mẫu phỏng vấn đã được giao vào ngày đầu tiên của tuần 12. Các dữ liệu này sẽ là nguồn để xây dựng lưu đồ quy trình HIỆN THỜI (AS IS) và tóm tắt mức độ hiệu quả của quy trình. Có thể sẽ cần bổ sung thời gian và nguồn lực để nhanh chóng hoàn thành bước này nhằm bắt kịp tiến độ của dự án.