Lưu đồ 2.1 được giải thích như sau:
Khi nhà cung cấp giao hàng và gửi hóa đơn GTGT đến. Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi (gồm 2 liên). Phiếu chi cùng với hóa đơn GTGT được chuyển lên cho kế toán trưởng và giám đốc xem xét và ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong được chuyển đến cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào các phiếu chi và hóa đơn tiến hành làm thủ tục kiểm tra và chi tiền. Phiếu chi liên 2 được giao cho nhà cung cấp. Phiếu chi liên 1 cùng với hóa đơn, thủ quỹ tiến hành nhập liệu vào phần mềm Excel. In ra sổ quỹ tiền mặt, các chứng từ liên quan được chuyển đến cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ do thủ quỹ chuyển đến. Kế toán thanh toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm Bravo. Phần mềm sẽ tự động cập nhật sang sổ kế toán tổng hợp, in SCT TK 111. Phiếu chi liên 1 đã duyệt được lưu tại đây. Hóa đơn GTGT được chuyển đến cho kế toán thuế. Cuối tháng, kế toán thuế tiến hành tập hợp hóa đơn GTGT và lập bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào và tờ khai thuế GTGT trên phần mềm HTKK 3.1.6. Sau khi lập xong kế toán thuế tiến hành in ra mỗi cái 1 bản và kết xuất bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào với dạng file Excel và tờ khai thuế GTGT file PDF. Toàn bộ được chuyển đến cho kế toán trưởng xem xét. Sau đó được chuyển cho giám đốc xem xét và xét duyệt.
Xét duyệt xong, giám đốc tiến hành cắm thiết bị chứng thư số (USB token) vào công USB của máy tính. Đăng nhập vào trang http://kekhaithue.gdt.gov.vn, và thực hiện ký điện tử. Sau khi ký xong giám đốc tiến hành gửi lên cơ quan thuế.
Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào và tờ khai thuế GTGT đã duyệt được giám đốc chuyển lại cho kế toán thuế lưu và quy trình kết thúc.