Kế toán trưởng (ÔNG TRẦN NGỌC NI)
- Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng tài chính kế toán theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định.
- Chịu trách nhiệm phân công bố trí nhân sự, tổ chức bộ máy kế toán và kiểm tra nội bộ hoạt động tài chính kế toán của chi nhánh, đơn vị trực thuộc.
- Theo dõi tình hình sử dụng vốn, hiệu quả sử dụng vốn tại công ty và các chi nhánh. Phản ánh kịp thời với lãnh đạo các cấp về nhu cầu vốn để đáp ứng cho hoạt động kinh doanh của công ty.
- Báo cáo định kỳ tình hình tài chính của công ty cho ban giám đốc, hội đồng quản trị, ban kiểm soát và các cơ quan chuyên ngành.
- Tổng hợp, phân tích, tham mưu cho ban giám đốc về hiệu quả, rủi ro kinh doanh của công ty và chi nhánh.
- Thực hiện công tác kiểm toán hàng năm toàn công ty trước khi báo cáo hoạt động kinh doanh cho hội đồng quản trị.
Kế toán thuế và tổng hợp (BÀ TRẦN THỊ THẢO)
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tài khoản: 133, 1388, 152, 155, 156, 157, 333, 3388, 511, 515, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821.
- Kiểm tra, đối chiếu toàn bộ hóa đơn mua vào, bán ra trước khi lập báo cáo thuế hàng tháng.
- Quản lý sử dụng và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, xuất hóa đơn GTGT và hạch toán ngay khi phát sinh nghiệp vụ.
- Hạch toán và kiểm tra các bút toán hạch toán các khoản chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp, doanh thu, giá vốn.
- Theo dõi, cập nhật liên tục số liệu nhập, xuất, tồn hàng hóa theo số liệu giao nhận hàng thực tế hàng ngày. Kiểm tra đối chiếu số liệu nhập xuất hàng hóa thực tế với số liệu trên các chứng từ như: hóa đơn GTGT, invoice, tờ khai hải quan.
- Hàng tháng lập báo cáo thuế, hoàn thuế, thống kê và báo cáo kết quả kinh doanh cho toàn công ty.
- Hàng tuần báo cáo kế toán trưởng nhập, xuất, tồn hàng hóa.
- Quản lý, theo dõi, xuất hóa đơn GTGT cho các chi nhánh sử dụng, tập hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của các chi nhánh hàng tháng cho kế toán trưởng.
- Hỗ trợ công tác kiểm tra nội bộ. Hàng quý phân tích các chỉ số tài chính, hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng báo cáo kế toán trưởng và ban Tổng giám đốc. Lập báo cáo hàng tháng gởi tập đoàn Intimex theo quy định. Trao đổi, hỗ trợ đồng nghiệp các công việc khác
Kế toán vật tư – tài sản cố định (BÀ LÊ THỊ THU)
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tài khoản: 142, 144, 153, 211, 213, 221, 222, 223, 228, 241, 242, 244.
- Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ phải thu, phải trả, các khoản đầu tư dài hạn, góp vốn liên doanh, liên kết, đầu tư xây dựng cơ bản và tình hình sử dụng CCDC, tài sản và các kho của công ty.
- Theo dõi và báo cáo việc thực hiện bảo hiểm hàng hóa trên thị trường Liffe.
- Lập phương án khấu hao TSCĐ hàng năm, theo dõi việc trích và phân bổ khấu hao các loại tài sản của công ty, các chi nhánh, các đơn vị trực thuộc.
- Lập kế hoạch và triển khai xử lý các vấn đề tồn đọng của công ty như thu hồi công nợ, hàng tuần báo cáo kế toán trưởng về tình hình công nợ gồm tiến độ xử lý các khoản nợ tồn đọng và phát sinh các khoản công nợ mới, hướng xử lý.
- Theo dõi công tác kế toán tài chính, phân tích doanh thu, chi phí, công nợ, tình hình sử dụng vốn vay của các chi nhánh. Thực hiện kiểm tra nội bộ, giám sát toàn bộ hoạt động các chi nhánh theo chỉ đạo của kế toán trưởng và ban tổng giám đốc.
- Hàng tháng báo cáo tình hình tăng giảm và tình hình sử dụng TSCĐ, CCDC của công ty và các kho, chi nhánh, lập báo cáo gửi phòng kinh tế tổng hợp định kỳ theo quy định.
- Phân tích chi phí các mặt hàng tại văn phòng công ty, tổng hợp báo cáo tài chính toàn công ty theo định kỳ quý, năm.
Kế toán thanh toán (BÀ NGUYỄN THỊ BÍCH VÂN)
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tài khoản: 131, 331, 334, 3335, 342, 343.
- Tổng hợp, cân đối nguồn vốn vay cho toàn công ty.
- Chịu trách nhiệm nhận số liệu từ phòng Kinh doanh và lập thủ tục, hồ sơ vay vốn thanh toán cho khách hàng theo đúng quy trình thanh toán hàng hóa. Theo dõi, tổng hợp các khoản nợ vay ngắn hạn và dài hạn của văn phòng công ty và các chi nhánh. Theo dõi, kiểm tra thường xuyên về tình hình sử dụng công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm, tài sản của công ty và các chi nhánh.
- Hàng tháng chịu trách nhiệm lập báo cáo thuế tu nhập cá nhân.
- Hàng tuần báo cáo chi tiết cho trưởng phòng tình hình nợ vay tại Công ty và các chi nhánh.
- Hàng tuần báo cáo tình hình ứng trước tiền hàng cho khách hàng của công ty và các chi nhánh.
- Hàng ngày kiểm tra kế hoạch giao nhận hàng, theo dõi dòng tiền đi, về của công ty đảm bảo việc sử dụng vốn có hiệu quả cao nhất và đảm bảo thanh toán đúng hạn cho khách hàng.
- Trao đổi, hỗ trợ đồng nghiệp các công việc khác.
- Kiểm tra, ký chứng từ thanh toán ngân hàng và điều hành hoạt động của phòng khi Trưởng phòng và Bà Lê Thị Thu (Phó trưởng phòng TCKT) vắng mặt.
- Thay công việc Bà Thanh khi Bà Thanh nghỉ sinh.
Kế toán thanh toán (BÀ MAI THỊ HẰNG)
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tài khoản: 111, 112, 131, 141.
- Chịu trách nhiệm thu chi, lập hóa đơn, tập hợp doanh thu, chi phí, theo dõi công nợ trong công tác dịch vụ vé máy bay và các dịch vụ khác (nếu có).
- Kiểm tra chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi hàng ngày đảm bảo chứng từ phải đúng quy định nhà nước, quy chế tài chính và các quy định của công ty.
- Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên theo đúng quy chế tạm ứng của công ty.
- Theo dõi, lưu trữ và kiểm tra chi tiết số liệu của các invoice, tờ khai hải quan và tiến độ thanh toán của các khách hàng ngoại, báo cáo ngay với kế toán trưởng để xử lý khi có vướng mắc trong việc thu hồi nợ.
- Theo dõi và kiểm tra chi tiết các khoản chi phí xuất khẩu theo từng khoản mục chi phí và hợp đồng cụ thể.
- Theo dõi hoạt động kinh doanh nông sản khác (bắp, sắn…), báo cáo tình hình công nợ, doanh thu, chi phí, nhập, xuất tồn hàng tuần cho kế toán trưởng.
- Kiểm tra định mức chi phí xăng xe, lãi vay, phí ngân hàng.
- Hàng tuần báo cáo với Trưởng phòng số dư nợ tạm ứng của CBCNV.
- Hàng ngày cập nhật chứng từ và đối chiếu số dư các tài khoản ngân hàng. - Hàng tuần báo cáo với kế toán trưởng số dư nợ tạm ứng của cán bộ công nhân viên. Trao đổi, hỗ trợ đồng nghiệp các công việc khác.
Kế toán thanh toán (BÀ TRẦN THỊ LỆ THANH)
- Chịu trách nhiệm kiểm tra và theo dõi các tài khoản: 13111, 136, 3381, 3382, 3383, 3384.
- Chịu trách nhiệm nhận số liệu từ các chi nhánh và lập thủ tục, hồ sơ vay vốn thanh toán cho khách hàng của chi nhánh theo đúng quy trình thanh toán hàng hóa. Theo dõi các khoản nợ vay ngắn hạn và dài hạn của các chi nhánh.
- Hàng tháng chịu trách nhiệm theo dõi, đối chiếu và trích lập các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, thuế TNCN cho công ty và các chi nhánh.
- Theo dõi, kiểm tra thường xuyên về tình hình sử dụng công cụ, văn phòng phẩm, tài sản của công ty và các chi nhánh.
- Thường xuyên theo dõi, liên hệ với khách hàng, phòng kinh doanh để bổ sung đầy đủ chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT, hợp đồng, biên bản tính lãi, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả khách hàng. - Thay công việc cho bà Thảo khi vắng mặt.
Thủ quỹ (BÀ NGUYỄN THỊ HIỀN)
- Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, séc và các giấy tờ có giá trị khác tại công ty. Chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu với kế toán tiền mặt, TGNH tài khoản 111.
- Hàng ngày chịu trách nhiệm giao nhận các loại hồ sơ ngân hàng; kiểm tra, ghi nhận và cập nhật kịp thời số liệu giao nhận hàng hóa và thanh toán của khách hàng mua vào, bán ra vào sổ mua bán. Theo dõi và thực hiện việc thu chi tiền mặt khi phát sinh nghiệp vụ. Nhận và lưu trữ các giấy tờ, công văn đi, đến và chứng từ của phòng.
- Kiểm tra chứng từ trước khi thực hiện thu chi cho mọi đối tượng. Trong trường hợp chưa xác định được đối tượng trên chứng từ thu, chi phải yêu cầu xuất trình các chứng cứ cần thiết để xác minh trước khi thực hiện việc thu chi tiền (như CMND, giấy giới thiệu…).
- Hàng ngày cập nhật số liệu thu chi vào sổ quỹ, đối chiếu với kế toán tiền mặt, TGNH và báo cáo với kế toán trưởng số tồn quỹ, tránh việc tồn quỹ nhiều gây rủi ro trong việc quản lý tiền mặt (tiền mặt tồn quỹ hàng ngày không được nhiều hơn 20.000.000 đồng trừ khi được sự đồng ý của kế toán trưởng).
- Cuối giờ làm việc phải khóa và niêm phong két, không được bàn giao chìa khóa két cho bất kỳ ai. Nếu có việc đột xuất không đi làm được thì trước khi giao quỹ phải có biên bản kiểm quỹ và biên bản bàn giao rõ ràng. Định kỳ, cuối mỗi tháng lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. Trao đổi, hỗ trợ các công việc khác trong phòng kế toán.
Ngoài ra phòng kế toán còn có 1 kế toán thử việc (CHỊ NGÔ MAI NHUNG)
- Lập báo cáo tuần gửi phòng kế toán tổng hợp
- Cập nhật toàn bộ các phát sinh hợp đồng, mua bán, cân đối ngoại tệ theo chỉ đạo của trưởng phòng.
- Kết hợp với bà Hằng theo dõi, thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Chịu sự phân công của bà Vân trong việc lập hồ sơ vay vốn ngân hàng. - Trao đổi, hỗ trợ đồng nghiệp các công việc khác.