Công ty đã và đang sử dụng phần mềm kế toán Bravo theo yêu cầu thiết lập của công ty. Từ khi sử dụng cho đến nay thì phần mềm đã đáp ứng được nhu cầu quản lý về công tác kế toán của công ty.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính [8, tr.54] Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm trên máy vi tính. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán nhật ký chung. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ các quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ theo phần mềm máy vi tính
Phần mềm được thiết kế theo hình thức nhật ký chung. Sổ kế toán tổng hợp phân cấp các chức năng trong phần mềm cho các kế toán viên thực hiện đúng phần việc của mình còn các phần việc khác được khóa lại chỉ có kế toán tổng hợp và kế toán trưởng mới được sử dụng hết các chức năng trong phần mềm.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
SỔ KẾ TOÁN
-BÁO CÁO TÀI CHÍNH - BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi,…) hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định số ghi nợ, số ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Đầu tiên kế toán viên nhập đúng số liệu từ chứng từ gốc theo đúng phần việc của mình. Tất cả đều được nhập chi tiết sau đó phần mềm tự động tổng hợp số liệu và tự thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên nhật ký chung.
Cuối tháng, sau khi đã kiểm tra và kết chuyển hết số liệu thì kế toán tổng hợp sẽ cho in tất cả các sổ cần thiết cho hình thức nhật ký chung. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn được đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và được thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sổ kế toán được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra trước khi ký vào. Số liệu kế toán tuyệt đối bảo mật nên khi in xong sổ sách của tháng đó kế toán tổng hợp tiến hành khóa sổ và không một kế toán viên nào điều chỉnh được nếu có sai sót thì báo cho kế toán tổng hợp điều chỉnh.
Các loại sổ thường dùng
- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt - Sổ cái
- Sổ và thẻ kế toán chi tiết: Các sổ mà công ty sử dụng theo hình thức nhật ký chung.
Sơ đồ 2.5. Quy trình xử lý số liệu