chiếm dụng
Trong quản trị tài chính doanh nghiệp, giải quyết nhanh chóng các khoản phải thu từ khách hàng, đối tác và các bên liên quan đã và đang trở thành thách thức lớn nhất với các nhà quản trị doanh nghiệp vào thời điểm nền kinh tế đang khôi phục chậm chạp.Nội dung của quản lý các khoản phải thu là vừa tăng doanh thu mà không để bị chiếm dụng vốn quá nhiều. Để thực hiện tốt điều này chi nhánh cần áp dụng những giải pháp sau:
3.2.2.1. Giải pháp giảm nợ
- Thẩm định khách hàng:
Trước khi đi đến kí kết hợp đồng cần thẩm định uy tín, mục đích mua bán, năng lực tạo ra lợi nhuận của khách hàng hay có vật đảm bảo (người đảm bảo) từ đó xem xét có nên cho họ nợ hay không. Các doanh nghiệp Việt Nam thường dựa vào sự thân quen để cho nợ mà giảm nhẹ các quy định trong chính sách quản trị doanh nghiệp, vì thế rất dễ gặp phải rủi ro thanh toán. Chi nhánh cần thực hiện đầy đủ các bước thẩm định nhằm tìm hiểu rõ về khách hàng hợp tác dù cho có là doanh nghiệp thân quen.
- Ngay lập tức gửi hóa đơn:
Trong kinh doanh, thông thường khi các đối tác làm ăn đã có những mối quan hệ uy tín sau một thời gian thì đều có xu hướng trì hoãn, tạm hoãn hoặc thậm chí “giả vờ quên” việc hoàn thành chi trả trong các hợp đồng mua bán hàng hóa. Có thể đó là bình thường, tuy nhiên bản thân chi nhánh cần biết thời điểm nào cũng như tình trạng tài chính của bản thân doanh nghiệp mình để quyết định gia hạn thời gian thanh toán. Dù cho có quan hệ thân tín, nhưng một doanh nghiệp chỉ thực sự có trách nhiệm thanh toán khi hợp đồng được thực hiện và minh chứng của nó chính là hóa đơn được lập, vì vậy cần gửi thông báo và hóa đơn ngay khi có thể để ràng buộc và thúc đẩy khách hàng trả tiền.
Khi gửi hóa đơn thanh toán để thúc ép việc chi trả, thì chi nhánh cần phải chú ý không chỉ gửi cho khách hàng một tờ hóa đơn với một con số được tổng hợp trong đó mà phải liệt kê mọi mặt hàng, dịch vụ, phí, thuế… thuộc đơn hàng vừa thực hiện một cách thật chi tiết, cũng như ghi chú các khoản giảm trừ, chiết khấu. Bởi lẽ nếu khách hàng nhận được một yêu cầu thanh toán thiếu rõ ràng, xu hướng chung là họ sẽ tốn thời gian để kiểm tra lại và xác thực lợi ích họ có được có tương xứng với số tiền phải trả hay không, và điều đó tốn vô khối thời gian của cả hai bên. Một khi một bên chủ động làm rõ ràng mọi thông tin thì thời gian thanh toán sẽ rút ngắn đáng kể.
- Đặt thời hạn trả chính xác:
Sai lầm mà các nhà quản trị thường gặp đó là quá nhân nhượng và gia hạn liên tục ngày thanh toán cho khách hàng để duy trì quan hệ tốt đẹp hay cảm thông trước tình trạng khó khăn của đối tác. Trong thời điểm kinh tế còn khó khăn như hiện tại, doanh nghiệp nào cũng thiếu vốn và bản thân chi nhánh cũng vậy, do đó không để cơ hội cho bất cứ sự nhân nhượng nào. Làm rõ ràng thời hạn hoàn trả số tiền và có sự ràng buộc chặt chẽ từ ngay trong hợp đồng, nếu vượt quá thời hạn thanh toán theo hợp đồng thì chi nhánh được thu lãi suất tương ứng như lãi suất quá hạn của ngân hàng. Tuy vậy, không nên quá cứng nhắc mà hãy linh hoạt để phù hợp với các điều khoản vềbàn giao, bảo hành… hay đơn giản là ngày giao hóa đơn bị xê dịch.Bên cạnh đó, áp dụng các chính sách tín dụng như chiết khấu cho khách hàng tùy theo thời gian thanh toán.
- Nhiều khoản nhỏ sẽ tốt hơn:
Đối tác kinh doanh có xu hướng để dành các khoản thanh toán lớn hoặc chấp nhận thanh toán một phần nhỏ trong đó để chờ đợi thời điểm thích hợp.Do vậy, chi nhánh cần tránh gây áp lực quá lớn cho khách hàng khi gửi họ một hóa đơn giá trị lớn. Bằng việc tạo lập thói quen thanh toán từng khoản có giá trị thấp thường xuyên cũng là một lá chắn an toàn cho quỹ tiền của chi nhánh đề phòng đối tác rơi vào tình trạng không thể trả tiền và chi nhánh chỉ nhận lại những tờ hóa đơn không thanh toán.
Ngoài ra, chi nhánh cần có các biện pháp phòng ngừa rủi ro không được thanh toán như giới hạn giá trị tín dụng, yêu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trước một phần giá trị đơn hàng, bán nợ...
3.2.2.2. Giải pháp thu hồi nợ
- Phân loại các khoản phải thu:
Tùy theo thời gian và mức độ rủi ro mà phân loại từng khoản phải thu đồng thời thẩm định tình hình tài chính, khả năng trả nợ của các đối tác nhờ vậy chi nhánh có thể theo dõi chi tiết số dư của các khoản nợ phải thu trong và ngoài doanh nghiệp,
những nguyên nhân của từng khoản nợ để có những biện pháp xử lý kịp thời để thu nợ nhưgia hạn nợ, thoả ước xử lý nợ, xoá một phần nợ cho khách hàng hoặc yêu cầu Toà án kinh tế giải quyết theo thủ tục phá sản doanh nghiệp.Kết hợp trích lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi, quy mô quỹ này phải được điều chỉnh phù hợp với tổng thể các khoản phải thu, không quá nhiều gây lãng phí và không quá ít gây rủi ro trong thanh toán cho chi nhánh.
- Tìm đúng người trả tiền:
Nhiều nhà quản trị thường cho rằng người mà họ thuyết phục đặt bút ký hợp đồng và mua hàng hóa dịch vụ cũng đồng thời là người thực hiện thanh toán. Thường thì bộ phận phụ trách thanh toán và những người phụ trách kí hợp đồng là riêng biệt. Do đó, không nên tốn quá nhiều thời gian gây áp lực và đeo bám đại diện trực tiếp làm việc với chi nhánh, mà cần phải tìm chính xác người sẽ trả tiền.Chi nhánh nên chủ động liên lạc với đại diện đối tác để tìm kiếm thông tin chính xác về bộ phận thanh toán, đồng thời xây dựng quan hệ thân thiết với họ - thường là kế toán, quản lý tài chính. Đôi khi những món quà nhỏ, thư cảm ơn sẽ là xúc tác hiệu quả cho việc đẩy nhanh tiến độ thanh toán ở phía khách hàng. Về lâu dài, những người trả tiền sẽ nhớ ngay đếnchi nhánh và khi hóa đơn tới sẽ ưu tiên thực hiện trước các công ty khác.