Sử dụng phần mềm Microsoft Excel, còn được gọi theo tên đầy đủ Microsoft
Office Excel, là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dung. Và nó có thể tạo ra các báo cáo dạng bảng, biểu đồ, hình vẽ…
Tóm lại: Với phương pháp mã hóa dữ liệu, xử lý dữ liệu bằng Excel là rất thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm về thời gian và kinh phí cho nhà nghiên cứu, đánh giá và phân tích các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra ta có thể sử dụng phần mềm SPSS 19.0
Phần mềm “SPSS for Window” (Statistical Package for the Social Sciences) là phần mềm chuyên dụng xử lý thông tin sơ cấp thông qua một bảng câu hỏi được thiết kế sẵn. Phần mềm SPSS có tất cả 4 dạng màn hình: màn hình quản lý dữ liệu (data view), màn hình quản lý biến (variables view), màn hình hiển thị kết quả (output) và màn hình cú pháp (syntax).
SPSS có một bộ soạn thảo dữ liệu tương tự như excel, xử lý mỗi file dữ liệu ở một thời ñiểm. SPSS thực hiện những phân tích thống kê chung nhất như hồi qui, phân tích phương sai, phân tích nhân tố…Khả năng vẽ đồ thị, lập bảng biểu tổng hợp, báo cáo thống kê trong SPSS đa dạng và linh hoạt, được trình bày đẹp, chất lượng cao có thể tiếp tục hiệu chỉnh, in ra hoặc chuyển đổi linh hoạt tài liệu sang các biểu đồ, đồ thị thuận lợi cho việc theo dõi, phân tích dữ liệu.
Sức mạnh lớn nhất của SPSS là phân tích phương sai và phân tích nhiều chiều. Cái yếu nhất của SPSS là không có khả năng xử lý những ước lượng phức tạp, không hỗ trợ phân tích dữ liệu theo lược đồ mẫu.
Trên cơ sở xác định bảng câu hỏi và mô hình phân tích (kế hoạch phân tích dữ liệu), quá trình nhập liệu và phân tích có thể thông qua một số công đoạn như sau:
Nhập liệu
Phân tích mô tả (thống kê mô tả) Kiểm định tham số
Kiểm định chi bình phương về tính độc lập hay phụ thuộc giữa hai biến (crosstabs)
Kiểm định phi tham số
Ưu điểm:
SPSS mạnh về lĩnh vực đồ thị và lập bảng biểu, báo cáo tổng hợp số liệu. SPSS có một bộ soạn thảo dữ liệu tương tự như Excel, bộ soạn thảo cho phép nhập các dữ liệu và mô tả các thuộc tính của chúng.
Sức mạnh lớn nhất của SPSS là lĩnh vực phân tích phương sai (SPSS cho phép thực hiện nhiều loại kiểm định tác động riêng biệt) và phân tích nhiều chiều.
SPSS có một giao diện làm việc đơn giản để tạo ra các đồ thị và cho phép người dùng có thể hiệu chỉnh và hoàn thiện chúng.
Nhược điểm:
SPSS không có công cụ quản lý dữ liệu thật mạnh. SPSS xử lý mỗi tệp dữ liệu ở một thời điểm. Các tệp dữ liệu có thể có đến 4096 biến và số lượng bản ghi chỉ bị giới hạn trong dung lượng của đĩa cứng.
Cái yếu nhất của SPSS là khả năng xử lý đối với các vấn đề ước lượng phức tạp và do đó khó đưa ra được các ước lượng sai số đối với các ước lượng này. SPSS cũng không hỗ trợ các công cụ phân tích dữ liệu theo lược đồ mẫu.