6. Kết cấu đề tài
3.2.1 Kiến nghị về tổ chức quản lý tại doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần có những biện pháp cụ thể để nâng cao trình độ của
nhân viên kế toán cả về nghiệp vụ lẫn kiến thức về máy vi tính như: bỏ ra chi phí đào tạo lại, thường xuyên cho kế toán tham dự các lớp huấn luyện mới. Doanh nghiệp nên khuyến khích cán bộ, công nhân viên đi học thêm để nâng cao trình độ chuyên môn.
Doanh nghiệp nên cập nhật nhiều thông tin trên trang web cá nhân để
cho khách hàng biết. Điều này, sẽ tạo điều kiện mở rộng hình thức kinh doanh, sẽ tìm kiếm được nhiều nguồn cung cấp vật liệu xây dựng hơn.
-111-
Thực hiện luân chuyển nghiệp vụ cho tất cả các nhân viên trong phòng
của mình để đối phó với trường hơp khi có người nghỉ đột xuất thì có người khác thay thế.
Doanh nghiệp nên có chính sách động viên, khen thưởng cho những
nhân viên hoàn thành tốt công việc nhằm tạo động lực, khuyến khích họ làm việc tốt hơn.
Doanh nghiệp cần tăng cường tích lũy vốn nhằm mở rộng hình thức kinh
doanh không chỉ trong địa bàn huyện Vĩnh Cửu mà các vùng lân cận như Bình Dương, phải dự trữ hàng trong kho để có thể xuất bán bất kỳ lúc nào. Hầu như, khi nào doanh nghiệp có đơn đặt hàng thì lúc đó doanh nghiệp mới đi nhập về và xuất bán ngay nên không có nhiều hàng dự trữ trong kho. Chính điều này, doanh nghiệp sẽ bị thụ động trong việc mua bán và sẽ không thể cạnh tranh với các đối thủ nếu như có đơn đặt hàng lớn, đặc biệt là lúc cao điểm nếu không mua được hàng thì sẽ dẫn tới không có hàng để xuất.
Hiện nay, doanh nghiệp đã có đủ các điều kiện cần thiết: trang thiết bị,
nguồn nhân lực, nguồn tài chính, tài sản... để doanh nghiệp có thể hình thành công ty TNHH. Theo tôi được biết thì, hiện nay doanh nghiệp đang xin giấy phép để hình thành công ty TNHH MTV Thùy Linh Nguyễn. Việc chuyển từ hình thức DNTN lên công ty TNHH sẽ làm cho uy thế của doanh nghiệp ngày càng cao trong mắt bạn hàng, tạo được uy tín lớn, thu hút được nhiều đơn đặt hàng, khách hàng sẽ yên tâm và hợp tác lâu dài với doanh nghiệp hơn. Ngoài ra, vệc này còn tạo được sự cạnh tranh với các đối thủ trong cùng ngành để có thể thực hiện nhận nhiều đơn đặt hàng có giá trị lớn nhằm đem lại doanh thu cao nhất cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải đặt mục tiêu là uy tín lên hàng đầu để tạo được lòng
tin cho khách hàng. Một doanh nghiệp muốn tồn tại bền vững phụ thuộc vào doanh nghiệp đó có tạo được lòng tin đối với khách hàng hay không, có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng ngày càng cao và những khách hàng khó tính khi mà thị trường cạnh tranh trong lĩnh vực này rất gay gắt. Nếu như doanh nghiệp tạo được uy tín tốt, làm hài lòng khách hàng sẽ thúc đẩy được hiệu quả kinh
-112-
doanh của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị cung ứng, doanh nghiệp cũng cần xây dựng mối quan hệ kinh tế mang tính lâu dài và ổn đinh để có thể mua được hàng với giá ưu đãi hơn.
3.2.2 Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán
Doanh nghiệp nên đào tạo đội ngũ kế toán gọn nhẹ, linh hoạt, hoạt động
theo đúng chức năng, phần hành kế toán của mình. Tránh tình trạng một kế toán mà phải đảm nhận nhiều phần hành kế toán, công việc chồng chéo dẫn đến khả năng thực hiện công việc khó chính xác và kịp thời.
Doanh nghiệp nên mở thêm tài khoản chi tiết (tài khoản cấp 3) cho chi
phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để khi hạch toán ta có thế thấy rõ hơn, khi đó sẽ đúng với bản chất của tài khoản.
- Đối với chi phí bán hàng, ta mở thêm tài khoản cấp 3 như sau:
+ TK 64211: Chi phí lương nhân viên
+ TK 64212: Chi phí vật liệu, bao bì
+ TK 64213: Chi phí dụng cụ đồ dùng
+ TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 64215: Chi phí bảo hành
+ TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ TK 64218: Chi phí bằng tiền khác
- Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, ta mở thêm tài khoản cấp 3 như sau:
+ TK 64221: Chi phí lương nhân viên
+ TK 64222: Chi phí vật liệu quản lý
+ TK 64223: Chi phí đồ dùng văn phòng
+ TK 64224: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 64225: Thuế, phí và lệ phí
+ TK 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ TK 64228: Chi phí khác bằng tiền
Doanh nghiệp nên đóng bảo hiểm cho nhân viên để nhân viên được
hưởng những quyền lợi theo quy định của nhà nước. Quan tâm hơn nữa tới đời sống nhân viên, có những chế độ đãi ngộ cho nhân viên được nghỉ làm khi có
-113-
thai sản, đóng bảo hiểm lao động cho nhân công vì ở doanh nghiệp hoạt động trong ngành vận tải. Tránh để cơ quan thuế thanh kiểm tra, khi đó doanh nghiệp sẽ bị phạt.
3.2.3 Kiến nghị tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Đối với doanh thu bán hàng: nhằm hạn chế việc bán hàng trả chậm,
doanh nghiệp phải có chính sách riêng để tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng. Doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm khách hàng thay vì để khách hàng tìm đến doanh nghiệp mua hàng. Doanh nghiệp nên có chính sách ưu đãi cho khách hàng. Đặc biệt là những ngày cuối năm, doanh nghiệp cần phải tặng quà cho các khách hàng đã hợp tác với doanh nghiệp trong việc mua bán vật liệu xây dựng. Chính vì điều này, sẽ tạo được sự thiện cảm trong mắt khách hàng và có thể giữ chân được khách hàng lâu dài.
Đối với khách hàng đã đến hạn phải trả nợ, doanh nghiệp có thể gửi
thông báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ. Định kỳ hàng tháng, doanh nghiệp phải gửi bản đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt với những khách hàng nợ quá hạn quá nhiều và không còn khả năng thanh toán, phải có biện pháp cứng rắn (như t lệ lãi trả cho nợ quá hạn . Ngược lại, có chế độ khuyến khích đối với khách hàng thanh toán đúng hạn. Cơ sở để lập kế hoạch nợ phải thu khách hàng là: các sổ chi tiết, sổ tổng hợp công nợ phải thu, khả năng tài chính của khách hàng, khả năng tài chính hiện có của doanh nghiệp...ngoài ra, còn phải căn cứ vào từng hợp đồng kinh tế cụ thể. Thông qua các số liệu này, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể biết được chi tiết và tổng hợp công nợ của khách hàng, tình hình và kế hoạch trả nợ của từng khách hàng để từ đó quyết định có nên bán chịu cho khách hàng đó nữa hay không, đảm bảo khả năng chủ động của doanh nghiệp trong việc thu hồi tiền hàng, đảm bảo khả năng tài chính của doanh nghiệp trong kinh doanh.
Doanh nghiệp cần chú ý đến khoản chiết khấu một phần nào đó cho
khách hàng nhằm thu hút được khách hàng đến mua hàng của doanh nghiệp. Đây cũng là một yếu tố kích thích mạnh mẽ việc tiêu thụ hàng hóa, thu hút khách hàng, tăng nhanh vòng quay của vốn. Vì vậy, doanh nghiệp nên thực hiện chiết
-114-
khấu thương mại cho các bạn hàng để đạt được doanh thu mong muốn với các hình thức sau:
+ Đối với khách hàng thường xuyên: Doanh nghiệp có thể chiết khấu
theo tỉ lệ % nào đó nếu khách hàng ký kết với doanh nghiệp một hợp đồng có giá trị lớn. Vào cuối quý hoặc cuối năm, doanh nghiệp nên tính toán giá trị giá các hợp đồng của khách hàng lớn để có ưu đãi phù hợp.
+ Đối với khách hàng không thường xuyên: Nếu khách hàng là những
bạn hàng lâu năm của doanh nghiệp thì cũng nên áp dụng các hình thức ưu đãi như chiết khấu theo một t lệ nhất định nào đó.
+ Nếu khách hàng không phải là bạn hàng lâu năm nhưng lại ký kết một
hợp đồng lớn thì có thể thưởng cho người ký hợp đồng của phía khách hàng một t lệ hoa hồng nào đó hoặc chiết khấu trên hợp đồng.
Nếu khách hàng là lần đầu tiên mua hàng thì nên đưa ra điều kiện trong
hợp đồng: phải thanh toán tiền hàng trong vòng bao nhiêu ngày để được hưởng chiết khấu thanh toán. Điều này, doanh nghiệp có thể thu hồi vốn nhanh, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng nhưng lại phát sinh thêm khoản chi phí hoạt động tài chính (TK 635).
Chi phí này được hạch toán như sau:
Nợ 635: Khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Nợ 111, 112: Số tiền còn lại sau khi trừ chiết khấu thanh toán
Có 131: Phải thu khách hàng
Hiện nay, thị trường kinh doanh ngành mua bán vật liệu xây dựng biến
động rất nhiều nên doanh nghiệp cần dự đoán sự biến đổi của giá cả. Nếu doanh nghiệp không dự đoán được giá hàng hóa lên hay xuống trong tương lai thì doanh nghiệp nên tồn trữ hàng với khối lượng vừa đủ nhằm đối phó với việc giá cả giảm. Có 2 trường hợp:
+ Nếu hàng trong kho còn quá ít thì khi có đơn đặt hàng lớn doanh
nghiệp sẽ bị thụ động và không cung ứng kịp thời. Điều này sẽ làm giảm đi lượng bán hàng của doanh nghiệp và sẽ không đạt được doanh thu như mong muốn.
-115-
+ Nếu doanh nghiệp dự trữ hàng nhiều, doanh nghiệp sẽ chấm dứt được tình trạnh bị thụ động trong việc thiếu hụt hàng hóa khi cung cấp những đơn đặt hàng lớn; tạo điều kiện đem về doanh thu cao hơn như mong muốn. Nhưng khi giá cả trên thị trường giảm xuống thì doanh nghiệp sẽ gánh chịu một khoản chi phí rất lớn.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét có nên lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hay không khi giá cả lên xuống trong thị trường đầy biến động như hiện nay. Việc trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện thường là cuối năm tài chính nên doanh nghiệp cần xem lại điều kiện, căn cứ, thời điểm, nội dung, mục đích của việc trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đưa ra nhận định kịp thời nhất.
Đối với giá vốn hàng bán: Trường hợp đây là chi phí bỏ ra để mua dầu
DO dùng cho việc khách hàng thuê lu + ủi đất. Doanh nghiệp cần phải quản lý rõ tình hình mua dầu DO, nhằm tránh tình trạng chi phí không hợp lý. Phải làm rõ việc lu + ủi đất mất bao nhiêu thời gian, ước lượng được khoản cách di chuyển, doanh thu thu được là bao nhiêu để quy ra định mức cho một lít dầu DO? Tất nhiên, ước lượng này chỉ là trong khoản cho phép nào đó nhưng đây cũng là biện pháp để giảm tình trạng đem hóa đơn về kế toán chỉ biết nhập chứ không biết chi phí bỏ ra bao nhiêu là hợp lý.
3.3 Phƣơng hƣớng nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp
Mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là làm sao để thu được lợi nhuận ngày càng cao mà vẫn đảm bảo uy tín với khách hàng. Để nâng cao lợi nhuân thì chúng ta cần chú ý đến cả hai chỉ tiêu: doanh thu và chi phí. Chúng ta không ngừng nghiên cứu và áp dụng các giải pháp nhằm tối đa hóa doanh thu và giảm chi phí đến mức thấp nhất có thể. Để thực hiện điếu này, em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau:
3.3.1 Một số giải pháp tăng doanh thu 3.3.1.1 Chính sách giá cả 3.3.1.1 Chính sách giá cả
Giá cả là yếu tố quan trọng quyết định đến doanh thu của doanh nghiệp. Đối với khách hàng thì giá cả là mối quan tâm hàng đầu để họ có nên
-116-
mua hàng hóa của doanh nghiệp hay không thay vì sang doanh nghiệp khác. Do đó, doanh nghiệp cần định giá như thế nào để kích thích khách hàng một lần nữa quay lại với doanh nghiệp là điều rất quan trọng. Qua thời gian thực tập tại doanh nghiệp, em thấy những hàng hóa mà doanh nghiệp phải nhập với giá cao như: Đá 1x2, Đá 4x6,…mà những hàng hóa này có nhiều doanh nghiệp kinh doanh nên cạnh tranh rất gay gắt. Vì vậy, doanh nghiệp nên tìm mua đầu vào những hàng hóa này với giá thấp hơn để đạt được doanh thu cao nhất.
3.3.1.2 Tìm kiếm khách hàng
Luôn phát triển, mở rộng danh sách khách hàng tiềm năng; đồng thời có chiến lược biến họ thành khách hàng lâu dài, thường xuyên của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần duy trì mối quan hệ kinh doanh với khách hàng cũ, nỗ lực tìm kiếm khách hàng mới, có chính sách ưu đãi đối với khách hàng khi khách
hàng mua hàng của doanh nghiệp đặc biệt là những đơn đặt hàng lớn. Từ đó,
doanh nghiệp sẽ nâng cao được doanh thu bán hàng như mong muốn.
3.3.1.3 Tìm kiếm đầu vào
Kết hợp với việc lu + ủi đất, doanh nghiệp nên liên hệ với khách hàng thuê doanh nghiệp đến san lấp mặt bằng để mua đất còn thừa với giá rẻ hơn mua ở các doanh nghiệp khác. Cùng với đó doanh nghiệp kết hợp với việc tìm kiếm khách hàng cần đổ đất để chở bán thẳng cho khách hàng. Chính điều này sẽ góp phần tăng doanh thu của doanh nghiệp.
3.3.1.4 Cung cấp thông tin của doanh nghiệp cho khách hàng
Hiện nay, công nghệ thông tin rất phát triển nên đây là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp của mình. Doanh nghiệp nên đưa lên trang web của doanh nghiệp nhiều thông tin hơn nữa về ngành nghề mà doanh nghiệp kinh doanh, giá cả cạnh tranh để cho mọi người quan tâm có thể xem và lựa chon là khách hàng với doanh nghiệp.
3.3.1.5 Làm tốt công tác lập kế hoạch tiêu thụ
Điều đặc biệt quan trọng là doanh nghiệp nên lập kế hoạch tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm. Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho doanh nghiệp nhìn rõ được tình hình mua hàng nhập kho và xuất bán, tránh được tình trạng hàng bị tồn kho
-117-
lớn dẫn đến không thu hồi được vốn. Hàng tháng, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tiêu thụ như dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng và cùng với việc tham khảo tình hình bán hàng của những tháng trước đó để làm tốt công tác này.
3.3.2 Một số biện pháp giảm chi phí
3.3.2.1 Thực hiện theo đúng quy định của pháp luật trong việc vận chuyển
Vận chuyển hàng hóa đúng tuyến, đúng trọng tải cho phép theo quy định của Nhà nước để tránh các chi phí phạt trong quá trình vận chuyển. Nếu phát sinh khoản phí này thì doanh nghiệp sẽ tự chịu chứ không được tính vào chi phí hợp lý (điều này thường xuyên xảy ra đối với các tài xế lái xe của doanh nghiệp mà cho đến bây giờ doanh nghiệp cũng không có cách nào khắc phục được).
3.3.2.2 Tổ chức theo dõi tài sản cố định
Nên thường xuyên theo dõi, kiểm tra, bảo dưỡng các tài sản cố định phục vụ cho việc bán hàng. Nhằm tránh tình trạng xe hỏng giữa đường khi đang vận chuyển, như vậy sẽ tốn khá nhiều thời gian và tăng thêm chi phí sửa chữa ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong việc giao hàng đúng hạn.
3.3.2.3 Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn
Chi phí tài chính của doanh nghiệp chủ yếu là chi phí vay vốn Ngân hàng. Do đó, doanh nghiệp nên có nhiều chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh tiền hàng. Điều này, sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng, thiếu vốn phải đi vay, giảm được chi phí lãi vay.
3.3.2.4 Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần xây dựng định mức sử dụng điện, nước, điện thoại; thực hiện công khai chi phí đến từng bộ phận liên quan để đề ra biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cũng không thể khống chế chi phí này ở mức quá thấp vì nó hỗ trợ cho văn phòng làm việc, hoặc đối với chi phí tiếp khách cần có một mức độ nào đó. Tiết kiệm được chi phí đồng nghĩa với việc lợi