6. Kết cấu đề tài
3.1.1 Nhận xét về tình hình tổ chức quản lý
3.1.1.1 Ƣu điểm
Bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp tuy đơn giản nhưng rất
phù hợp và hiệu quả. Ban quản lý luôn phân chia công việc kỹ càng cho các nhân viên, giúp nhân viên giải đáp những khúc mắt trong công việc, tạo điệu kiện tốt nhất để hoàn thành tốt công việc được giao.
-102-
Giám đốc doanh nghiệp luôn cùng với các phòng ban trong doanh
nghiệp tìm hướng đi riêng để vượt qua mọi khó khăn thử thách. Giám đốc là người điều hành chung mọi hoạt động của doanh nghệp. Giữa các thành viên trong các phòng ban luôn có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, chính điều này giúp cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp dễ dàng hơn.
Nhân viên phòng kế toán của doanh nghiệp có trình độ cao và có
nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán, điều này sẽ giúp cho công tác kế toán dễ dàng hơn, nhằm hạn chế những sai sót trong khi hạch toán. Nhân viên kế toán của doanh nghiệp thường xuyên tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn của trường đại học Lạc Hồng nhằm nâng cao kiến thức và kinh nghiệm để nắm bắt các tình hình thực tế, nắm bắt những thông tin kế toán mới, những quyết định, thông tư hướng dẫn liên quan đến chuyên ngành kế toán. Khi có những thay đổi về chính sách thuế, doanh nghiệp cử nhân viên đi tham gia,...Chính vì những điều này, sẽ góp phần trang bị thêm cho nhân viên của doanh nghiệp những kiến thức về thuế, pháp luật,…để nhân viên thực hiến tốt công việc được giao.
Doanh nghiệp có nối mạng để nhân viên tìm kiếm thông tin trên thị
trường, cập nhật phần mềm kế toán phục vụ tốt cho quá trình bảo lưu số liệu cũng như cập nhật thông tin mới nhất về thị trường, về tình hình kinh tế xã hội.
3.1.1.2 Nhƣợc điểm
Là DNTN nên nhân viên tương đối ít, trong phòng chỉ có 02 nhân
viên kế toán nên những lúc công việc nhiều, nhất là những ngày cuối năm thì nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, áp lực công việc rất lớn. Điều này dẫn đến hiệu quả công việc đạt được không cao.
Thông tin của doanh nghiệp trên mạng còn rất ít, những thông tin
của doanh nghiệp chỉ có trên trang web chính thức nên khách hàng muốn tìm hiểu thông tin của doanh nghiệp để mua hàng rất khó khăn.
Doanh nghiệp còn khá thụ động trong việc tìm kiếm khách hàng để
kinh doanh, mua bán vật liệu xây dựng. Những đơn đặt hàng của doanh nghiệp hầu hết là khách hàng quen biết lâu năm, còn những khách hàng tiềm năng là chưa có. Bởi lẽ, nên nguồn cung cấp cho khách hàng để tạo ra doanh thu như mong muốn còn rất hạn chế.
-103-
3.1.2 Nhận xét về tình hình tổ chức công tác kế toán 3.1.2.1 Ƣu điểm
Nhìn chung, bộ máy kế toán tại doanh nghiệp gọn nhẹ, bộ phận nhân
sự phòng kế toán được sắp xếp hợp lý. Nội bộ trong phòng có sự kiểm soát đan xen công việc với nhau một cách chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra các chứng từ, đối chiếu số liệu ở các bộ phận có liên quan để đảm bảo việc ghi chép và quản lý chứng từ một cách đầy đủ, trung thực và đúng theo qui định của Chế độ kế toán.
Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp khá đơn giản, nhanh
chóng và hiệu quả do doanh nghiệp biết vận dụng máy vi tính vào trong công tác kế toán. Hiện nay, doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán SMART giúp cho công việc ghi chép thuận lợi, đơn giản hơn nhiều mà không phải tốn nhiều thời gian như ghi chép bằng tay vào sổ sách (sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, sổ Cái, ... . Hơn nữa, phần mềm sẽ giúp lưu trữ, bảo quản, in ấn các báo cáo một cách dễ dàng hơn.
Hiện nay, doanh nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký
chung. Việc áp dụng hình thức kế toán này cho thấy đơn vị đã biết khai thác khả năng về chuyên môn của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán trong doanh nghiệp, giúp giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán.
Doanh nghiệp thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc kế toán, các
quy định, hướng dẫn theo quyết định 48 của Bộ tài chính; đảm bảo chính xác, đúng chế độ, không có sai sót. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sổ sách của doanh nghiệp luôn hoàn thành đúng thời gian quy định. Doanh nghiệp luôn cập nhật những quy định mới về tài khoản kế toán.
Về việc quản lý sổ sách và chứng từ doanh nghiệp thực hiện rất tốt.
Sổ sách, chứng từ của tháng nào thì được để riêng theo tháng ấy và được cất theo tháng – quý – năm. Điều này, giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu và tìm kiếm được dễ dàng hơn. Các hóa đơn, chứng từ sau khi đã lập báo cáo tài chính thì được đóng thành tập (phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) và bảo quản cẩn thận.
-104-
Công tác kế toán ở doanh nghiệp dễ thực thi, cách tính đơn giản và
tổng kết tính toán một cách chính xác. Việc theo dõi tình hình xuất – nhập – tồn khá chặt chẽ, giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới.
Việc tổ chức công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu
của doanh nghiệp đề ra: đảm bảo tính thống nhất về mặt phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế; đảm bảo cho số liệu kế toán được phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu.
Tổ chức lưu trữ, tiêu hủy tài liệu kế toán đã thực hiện đúng theo
quy định của luật kế toán.
3.1.2.2 Nhƣợc điểm
Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh
nghiệp hạch toán hết vào các tài khoản cấp 2 (Tài khoản 6421, Tài khoản 6422) chứ không mở tài khoản chi tiết. Điều này rất khó phân biệt được các nghiệp vụ phát sinh và không thể hiện hết bản chất của từng tài khoản. Ví dụ:
+ Các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng như: tiền cước điện thoại, cước phí đường bộ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí mua dầu DO, chi lương nhân viên,...
+ Các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận quản lý doanh nghiệp
như: thuế môn bài, tiền cước viễn thông, phí dịch vụ ngân hàng, văn phòng phẩm, tiền tiếp khách, tiền điện,...
Các nghiệp vụ bán hàng diễn ra hằng ngày nên hàng tháng, trước
khi kế khai với cơ quan thuế, kế toán phải đối chiếu giữa việc ghi sổ và chứng từ nhằm tránh xảy ra sai xót trong khi ghi chép. Điều này, khiến cho cho công tác kế toán trở nên mất khá nhiều thời gian.
Theo quy định thì tất cả các công ty, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ
đều phải nộp bảo hiểm: BHXH, BHYT, KPCĐ… nhưng DNTN Thùy Linh không nộp bảo hiểm cho nhân viên trong nhiều năm liền. Việc không nộp bảo hiểm thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí nhưng nhân viên của
-105-
doanh nghiệp sẽ không được hưởng các quyền lợi như: các BHXH, BHYT, bảo hiểm lao động không có, chế độ thai sản không được hưởng,...Điều này cho thấy, doanh nghiệp chưa thật sự quan tâm tới sức khỏe và đời sống của nhân viên, những quyền lợi mà nhân viên đáng ra được hưởng nhưng lại không có.