6. Kết cấu đề tài
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp [3]
Giám đốc Phòng Kinh Doanh Kho Phòng Kế Toán
-41-
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người đứng đầu doanh nghiệp, có quyền hạn cao nhất, quyết định và trực tiếp lãnh đạo các bộ phận chức năng; hướng dẫn cấp dưới về mục tiêu thực hiện và theo dõi quá trình thực hiện của các phòng ban. Là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước pháp luật.
Phòng kinh doanh: tìm hiểu và thăm dò thị trường để bán hàng, nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, phụ trách các hợp đồng kinh tế với khách hàng và điều hành đội xe chở hàng cho khách hàng. Theo dõi và tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết và kế hoạch đã đề ra.
Phòng kế toán:
+ Chịu trách nhiệm về tài chính, hạch toán và tham mưu cho ban giám đốc tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Kiểm tra và giám sát các khoản thu – chi tài chính, các khoản nộp Nhà nước.
+ Kiểm tra và giữ gìn sử dụng tài sản, nguồn vốn hình thành tài
sản.
+ Tổ chức theo dõi, sữa chữa tài sản cố định.
+ Trích khấu hao, phân loại tài sản.
+ Tập hợp và sao lưu các thông tin, số liệu kế toán theo đối
tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực chế độ kế toán.
+ Quản lý vốn tiền mặt, vật tư và mọi khoản phát sinh thu – chi
bằng tiền.
+ Tổ chức hạch toán, kế toán thống kê.
+ Báo cáo về tình hình hoạt động của doanh nghiệp từng tháng, quý, năm.
Kho: để lưu trữ và bảo quản vật liệu xây dựng, theo dõi tình hình nhập, xuất và số lượng tồn.
-42-
2.1.4 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại phòng kế toán DNTN Thùy Linh 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
a. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán [3]
b. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận [3]
+ Kế toán trƣởng: là người hỗ trợ đắc lực về chuyên môn cũng như đưa ra biện pháp vận dụng các chế độ quản lý thích hợp đối với doanh nghiệp. Giúp giám đốc tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác thống kê kế toán tại doanh nghiệp; tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ trong đơn vị, kiểm tra tổng hợp số liệu của các bộ phận kế toán, tổng hợp đối chiếu số cuối kỳ và lập báo cáo tài chính.
+ Kế toán bán hàng: căn cứ vào số lượng thực tế giao nhận từ bên bộ phận bán hàng từ đó xuất hóa đơn bán ra cho khách hàng.
+ Thủ quỹ: theo dõi việc thu - chi tiền mặt, thực hiện công tác thu - chi theo chứng từ hợp lệ; bảo quản tiền mặt, ghi chép quỹ và báo cáo quỹ hàng ngày.
2.1.4.2 Các chính sách và chế độ kế toán áp dụng [3]
Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung
Kỳ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hằng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ
Hệ thống tài khoản: Doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống tài
khoản được Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc
- Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền cuối kỳ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Thủ quỹ Kế toán
-43-
Ghi chú
: Ghi hằng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Tuyến tính cố định
Nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí đi vay: Chi phí đi vay
được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phát sinh. Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó (được vốn hóa) gồm: các khoản lãi tiền vay, phân bổ các khoản chiết khấu.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu :
- Doanh thu bán hàng: Được ghi nhận tuân thủ đầy đủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu quy định tại chuẩn mực kế toán số 14.
- Doanh thu bán hàng được xác định theo giá trị hợp lý các khoản tiền đã thu hoặc sẽ thu được theo nguyên tắc kế toán dồn tích.
- Trường hợp bán hàng trả chậm, phần lãi trả chậm được hoãn lại ở mục doanh thu chưa thực hiện và sẽ ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính khi đến hạn thu được khoản tiền lãi này.
- Doanh thu cung cấp dịch vụ: được ghi nhận tuân thủ đầy đủ 4 điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ quy định tại chuẩn mực kế toán số 14.
- Doanh thu hoạt động tài chính: được ghi nhận tuân thủ đầy đủ 2 điều kiện ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính quy định tại chuẩn mực số 14.
2.1.4.3 Hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán
a. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán thể hiện qua sơ đồ
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung [6]
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng Cân đối số phát sinh
-44-
b. Thuyết minh sơ đồ [6]
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung; các nghiệp vụ được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm tiến hành cộng số liệu trên sổ Cái để lập bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để lập các Báo cáo tài chính.
- Về nguyên tắc: Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
2.1.5 Thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát triển của doanh nghiệp 2.1.5.1 Thuận lợi 2.1.5.1 Thuận lợi
- Qua nhiều năm hoạt động nên doanh nghiệp đã quen được một
lượng khách hàng lớn, thời gian hợp tác lâu dài, có nguồn cung cấp hàng hóa ổn định nên đã tạo được chỗ đứng trên thị trường.
- Đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ tuổi nhiệt tình, năng động trong
công việc và nhiều kinh nghiệm. Họ là những cán bộ trẻ hoàn toàn có thể đảm đương và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, luôn nhạy bén nắm bắt tình hình và xu hướng biến động trên thị trường để điều chỉnh cho phù hợp, tạo lợi thế trong cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Là doanh nghiệp thành lập lâu năm nên ít nhiều đã có kinh
nghiệm trong việc kinh doanh nhất là kinh doanh vật liệu xây dựng. Hơn nữa, doanh nghiệp đã có đủ vốn cần thiết để đầu tư mua sắm TSCĐ phục vụ cho việc bán hàng, vận chuyển đường bộ nhằm đem lại nhiều nguồn thu đáng kể.
- Với chính sách: “Uy tín là hàng đầu” nhiều năm qua, doanh
nghiệp đã mở rộng việc kinh doanh không chỉ trong huyện Vĩnh Cửu mà ngay cả các vùng lân cận như Bình Dương. Những nơi mà doanh nghiệp hợp tác đã để lại
-45-
ấn tượng về cách làm ăn uy tín trong khách hàng, nhiều khách hàng đã hợp tác lâu dài với doanh nghiệp với những hợp đồng cung cấp vật liệu xây dựng lớn trị giá gần t đồng như: thực hiện công trình COTECCONS là một ví dụ.
- Với chính sách đãi ngộ đặc biệt và hợp lý, tiền lương tiền thưởng
hậu hĩnh cho nhân viên. Hiện nay, doanh nghiệp đã có nhiều người làm việc lâu năm và gắn bó với doanh nghiệp từ khi doanh nghiệp mới thành lập. Chính vì điều này tạo thuận lợi cho việc quản lý các mặt của doanh nghiệp và tránh được tình trạng thay đổi nhân lực.
2.1.5.2 Khó khăn
- Khó khăn lớn nhất của doanh nghiệp là vốn chủ sỡ hữu thấp, hằng
tháng doanh nghiệp phải trả tiền vay quá lớn.
- Cho dù doanh nghiệp thành lập lâu năm và hoạt động ổn định
nhưng hiện nay trên địa bàn huyện Vĩnh Cửu và trong tỉnh Đồng Nai đã có nhiều công ty, doanh nghiệp thành lập kinh doanh cùng ngành nghề nên sự cạnh tranh diễn ra rất gay gắt.
- Hiện tượng “bán nhiều, nợ nhiều” cũng là một vấn đề nan giải của
doanh nghiệp. Cho nên, câu cửa miệng của các nhà cung cấp vật liệu xây dựng là: “Chỉ cung cấp cho những bạn hàng truyền thống, đủ sức thanh toán”. Nhằm gỡ nợ và thu hồi vốn về nhanh, doanh nghiệp đã phải kinh doanh theo kiểu: “Họ trả 100.000.000 đồng thì bán lại hàng 50.000.000 đồng”.
- Doanh nghiệp cũng còn hạn chế trong bộ máy quản lý. Do nhân
sự ít nên đôi khi một người phải đảm đương nhiều trọng trách, tạo nên hình thức quá tải trong công việc.
2.1.5.3 Phƣơng hƣớng phát triển [3]
- Chấp hành luật pháp, tuân thủ chặt chẽ các chính sách quản lý
kinh tế, tài chính của Nhà nước.
- Tiếp tục đẩy mạnh các mối quan hệ rộng rãi với các khách hàng
cũ và mới, tiếp cận thị trường nhằm đẩy mạnh khả năng tiêu thụ.
- Doanh nghiệp nên mở rộng quy mô kinh doanh, chuyển đổi hình
-46-
- Huy động và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả trong việc phát triển
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục tiêu thu được lợi nhuận tối đa, tạo việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước.
- Chú trọng việc đào tạo, bồi dưỡng, phát huy khả năng hiện có để
nâng cao trình độ cũng như nâng cao năng lực làm việc của cán bộ nhân viên.
- Thực hiện tốt các chính sách về tiền lương, phân công lao động
hợp lý, đảm bảo công bằng xã hội, các chế độ về quản lý tài sản.
2.1.6 Một số chỉ tiêu thể hiện kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Bảng 2.1: Bảng thể hiện kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DNTN Bảng 2.1: Bảng thể hiện kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DNTN
Thùy Linh năm 2012 và năm 2013
DNTN Thùy Linh Mẫu số B01 - DNN
Địa chỉ: Bình Hòa – Vĩnh Cửu (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC
Mã số thuế: 3600443094 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
Chỉ tiêu Mã
số
Thuyết
minh Năm 2013 Năm 2012
A B C 1 2
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 IV.08 31.322.923.236 27.824.858.126
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 2
3. Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV 10 31.322.923.236 27.824.858.126
4. Giá vốn hàng bán 11 29.755.080.233 26.218.106.921
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 20 1.567.843.003 1.606.751.205
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 3.175.167 4.171.715
7. Chi phí tài chính 22 575.328.375 631.968.248
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 575.328.375 631.968.248
9. Chi phí quản lý kinh doanh 25 959.561.887 949.284.298
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 36.127.908 29.670.370
11. Thu nhập khác 31 115.911.073 102.410.559
12. Chi phí khác 32
13. Lợi nhuận khác 40 115.911.073 102.410.559
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 IV.09 152.038.981 132.080.929
15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 38.009.745 33.020.232
16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 60 114.029.236 99.060.697
-47-
Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ta nhận thấy rằng:
+ Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp tăng từ 27.824.858.126 đồng năm 2012 tới 31.322.923.236 đồng năm 2013, tức tăng 3.498.065.110 đồng, tương đương tăng 12.57%. Nguyên nhân dẫn đến sự gia tăng như vậy là do nhu cầu sử dụng hàng hóa dùng cho công trình xây dựng, đầu tư cơ sở hạ tầng nhiều và hầu hết các mặt hàng mà doanh nghiệp kinh doanh đều phục vụ cho xây dựng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp mở rộng thị trường ra các vùng địa phương lân cận nên hàng hóa được tiêu thụ nhiều.
+ Tình hình chi phí của doanh nghiệp có chiều hướng biến động. Năm 2013, giá vốn của doanh nghiệp là 29.755.080.233 đồng, tăng 3.536.973.315 đồng, tương đương tăng 13.49% so với năm 2012. Đó là do giá hàng hóa mua vào của doanh nghiệp năm 2013 tăng. Cùng với sự biến động của giá vốn hàng bán thì chi phí hoạt động tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng biến động theo. Năm 2013, chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp giảm 56.639.873 đồng, tương đương giảm 8.96%. Chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp giảm là do doanh nghiệp làm ăn có lãi nên đã trả bớt tiền gốc vay. Hơn nữa, doanh nghiệp được hưởng ưu đãi từ chính phủ nên lãi suất vay chỉ còn 9%/năm của ngân hàng BIDV và 11% của ngân hàng Agribank làm cho chi phí đi vay giảm một phần đáng kể.
+ Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tăng vào năm 2013. Lợi nhuận thuần tăng từ 29.670.370 đồng năm 2012 tới 36.127.908 đồng năm 2013, tăng 6.457.538 đồng, tương đương tăng 21.76%. Nguyên nhân là do doanh thu năm 2013 của doanh nghiệp tăng 3.498.065.110 đồng nên lợi nhuận tăng.
+ Lợi nhuận từ hoạt động tài chính của doanh nghiệp bị thu lỗ rất lớn, nguyên nhân là do chi phí quá lớn. Cụ thể, doanh thu hoạt động tài chính của doanh nghiệp năm 2013 giảm 996.548 đồng so với năm 2012, chi phí hoạt động tài chính năm 2013 giảm 56.639.873 đồng so với năm 2012 nhưng còn chiếm t lệ lớn nên lợi nhuận từ hoạt động tài chính giảm. Cần hạ thấp chi phí hoạt động tài chính để gia tăng lợi nhuận.
-48-
+ Từ số liệu phân tích ta thấy, lợi nhuận thuần chiếm t trọng cao trong tổng lợi nhuận kế toán trước thuế. Điều đó, thể hiện sự cố gắng của doanh nghiệp trong việc tìm kiếm lợi nhuận, đồng thời nó cũng cho thấy sự phát triển của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Lợi nhuận kế toán trước thuế của doanh nghiệp năm 2013 tăng 19.958.052 đồng, tương đương tăng 15.11% so với năm 2012.
Điều này cho thấy, doanh nghiệp cần có biện pháp để giảm chi phí, tăng
lợi nhuận tạo điều kiện để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại DNTN Thùy Linh kết quả kinh doanh tại DNTN Thùy Linh
2.2.1 Kế toán doanh thu
2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Doanh thu của doanh nghiệp là những hợp đồng cung cấp vật liệu xây dựng, vận tải đường bộ cát – đất – sỏi – đá, san lấp mặt bằng xây dựng.
- Khi ghi nhận doanh thu, kế toán phải ghi nhận các khoản chi phí
để tạo ra khoản doanh thu đó (tuân thủ nguyên tắc phù hợp trong kế toán).
- Cuối kỳ, doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh và kết chuyển toàn bộ doanh thu hoạt động trong kỳ sang Tài khoản 911: “Xác định kết quả kinh doanh”.
a. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT: Kế toán ghi nhận doanh thu khi lập và xuất hóa
đơn, hóa đơn tại doanh nghiệp khi lập cho khách hàng thì lập thành 3 liên:
+ Liên 1: “màu tím đen” lưu lại quyển hóa đơn. + Liền 2: “màu đỏ” giao cho khách hàng. + Liên 3: “màu xanh” kế toán lưu.