6. Kết cấu đề tài
3.1.3 Nhận xét tình hình tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác
định kết quả kinh doanh
3.1.3.1 Ƣu điểm
Nhìn chung DNTN Thùy Linh áp dụng nghiêm chỉnh các chế độ và
chuẩn mực kế toán hiện hành về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh từ việc xây dựng hệ thống tài khoản, chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và lập các báo cáo. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phản ánh trên sổ sách kế toán với bút toán định khoản chính xác.
Việc vận dụng tin học trong công tác kế toán đã cho phép doanh
nghiệp khai thác được khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, khối lượng công việc mà lẽ ra kế toán phải trực tiếp ghi chép bằng tay giờ đây giảm nhẹ đi rất nhiều. Lao động ở phòng kế toán giảm mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ đề ra; cung cấp thông tin từ chi tiết đến tổng hợp, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời nhằm phục vụ cho công tác điều hành quản lý ở doanh nghiệp.
Có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán
phục vụ cho việc theo dõi tình hình nhập – xuất hàng hóa chính xác về mặt số lượng.
Về hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: do doanh
nghiệp áp dụng phần mềm trong hạch toán doanh thu và chi phí nên khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh từ các chứng từ liên quan, kế toán bán hàng sẽ nhập luôn số liệu lên máy tính tại các phân hệ kế toán thích hợp. Từ đó có thể khẳng định rằng, công tác kế toán doanh thu bán hàng tại doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng và kịp thời. Bên cạnh đó, doanh thu bán hàng còn được hạch toán chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, từng mặt hàng và theo cả từng khách hàng. Sở dĩ được như vậy là do các hoá đơn bán hàng, các hàng hóa và các
-106-
khách hàng của doanh nghiệp đều được quản lý trên máy tính theo mã số riêng nên rất dễ theo dõi chi tiết.
Về hạch toán giá vốn hàng bán: do đặc điểm hàng hóa của doanh
nghiệp là nhập xong bán ngay nên công tác tiêu thụ hàng hóa tiến hành khẩn trương, số lần nhập xuất hàng hóa diễn ra liên tục trong tháng. Vì thế, doanh nghiệp sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ để tính giá vốn hàng xuất kho. Chính vì điều này, đã giảm bớt được khối lượng công tác kế toán và cũng khá phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp doanh nghiệp quản lý được hệ thống hàng hóa theo chi tiết cho từng loại.
Về hạch toán doanh thu hoạt động tài chính: các khoản doanh thu
hoạt động tài chính ở doanh nghiệp không thường xuyên xảy ra và thường là cuối tháng (lãi tiền gửi ngân hàng) nên kế toán phản ánh rất đúng đối trên phần hành doanh thu hoạt động tài chính.
Về hạch toán xác định kết quả kinh doanh: công tác hạch toán xác
định kết quả kinh doanh được thực hiện kết hợp cả phần mềm kế toán và kế toán thủ công nên việc hạch toán rất chính xác, đầy đủ và được chi tiết cho từng hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với công tác điều hành của ban giám đốc.
3.1.3.2 Nhƣợc điểm
Phần lớn các khoản doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đều là
trả chậm. Doanh nghiệp cung cấp mặt hàng này chủ yếu phục vụ cho công trình xây dựng nên tới khi công trình hoàn thành rồi mới thu về được tiền hàng. Đây cũng là điều hết sức khó khăn cho doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định phải sử dụng phương pháp nào để thu hồi được tiền hàng càng nhanh càng tốt, phải có những biện pháp kịp thời nếu không thì vốn của doanh nghiệp sẽ bị chiếm dụng. Đây cũng là khó khăn của ngành buôn bán vật liệu xây dựng muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt này.
Về giá vốn hàng bán: doanh nghiệp ở đây có 02 nguồn đó là chi phí
-107-
+ ủi đất kế toán phản ánh chưa rõ là tiêu tốn bao nhiêu, còn quá chung chung. Phải tính toán ra rằng, để lu + ủi phải bỏ ra chi phí dầu là bao nhiêu cho phù hợp, phải tính ra định mức, nhằm tránh tình trạng thất thoát dầu. Có thể dùng bảng tính định mức mà tác giả nghiên cứu trên : “BẢNG THÔNG SỐ PHỤC VỤ XÂY DỰNG GIÁ CA MÁY VÀ THIẾT BỊ THI CÔNG” ban kèm theo Thông tư số: 06/2005/TT-BXD ngày 15 tháng 04 năm 2005 của Bộ Xây Dựng. [8]
Bảng 3.1: BẢNG ĐỊNH MỨC TIÊU HAO DẦU
STT Tên xe Số lƣợng Thông số Định mức tiêu hao nhiên liệu 1km Định mức tiêu hao nhiên liệu ca/7h
1 Xe tải hiệu KIA RIHNO 1Chiếc 15 Tấn 0.9 lít dầu Điezen/km 2 Xe ôtô BEN 1Chiếc 12 Tấn 0,7 lít dầu Điezen/km 3 Xe Huynhdai 15 tấn 1Chiếc 15 Tấn 0.9 lít dầu Điezen/km 4 Xe ôtô Tải 1Chiếc 12 Tấn 0,7 lít dầu Điezen/km
5 Xe Cẩu 1Chiếc 10 Tấn 6 lít dầu Điezen/ca 6 Xe HINO ( 60S - 8789 ) 1Chiếc 11 Tấn 0,7 lít dầu Điezen/km
7 Xe Tải 1Chiếc 5 Tấn 0,4 lít dầu Điezen/km
8 Xe đào bánh xích - Gàu 1Chiếc 1 m3 6 lít dầu Điezen/ca
9 Xe Lu 1Chiếc 12 Tấn 6 lít dầu Điezen/ca
(Nguồn: Tác giả nghiên cứu trong quá trình thực tập)
- Dựa vào bảng định mức tiêu hao dầu trên chúng ta có thể tính được mức tiêu hao dầu DO. Để tính được ta cần tính ra cung đường vận chuyển là bao nhiêu km, lập một bảng kê cung đường vận chuyển kèm theo lệnh điều xe, lịch trình công tác như vậy sẽ tính ra km xe chạy là bao nhiêu.
+ Trong tháng, khối lượng vận chuyển hàng hóa là 10.000 tấn, bình quân mỗi lần vận chuyển được 15 tấn, cung đường 10 km, ta lấy định mức tiêu hao dầu là 0.9 lít dầu/km (cả có hàng và không có hàng), ta tính được số dầu vận chuyển của tháng này như sau:
(10.000 tấn / 15 tấn) x 0.9 lít/km x 10 km = 6.000 lít
Vì vậy, cần phải có định mức tiêu hao xăng dầu nhằm mục đích: + Doanh nghiệp kiểm soát được chi phí xăng xe (thông qua lệnh điều xe, nhật trình để tính số km và định mức xăng xe được thanh toán).
+ Cơ quan thuế căn cứ vào đó sẽ tính được chi phí hợp lý, hợp lệ.
Nếu thấy doanh nghiệp có định mức xăng dầu quá cao thì cơ quan thuế sẽ áp dụng định mức và điều chỉnh.
-108-
Một số tài khoản doanh nghiệp sử dụng chưa tuân thủ chế độ kế
toán hiện hành nên chưa phản ánh đúng bản chất của tài khoản, một số định khoản kế toán doanh nghiệp cũng hạch toán chưa hợp lý. Cụ thể:
- Doanh nghiệp thanh toán phí mua Sec cho ngân hàng Agribank
với số tiền là 39.500 đồng, thuế GTGT 10%. Kế toán lại hạch toán vào tài khoản 6352 (Chi phí tài chính khác . Điều này không đúng và phải hạch toán khoản này vào tài khoản 6422 (chi phí quản lý doanh nghiệp).
Hạch toán đúng phí mua Sec của ngân hàng Agribank:
Nợ 6422: 39.500 đ
Nợ 1331: 3.950 đ
Có 1121_Agr: 43.450 đ
- Cước đường bộ phát sinh 98 tờ, mỗi tờ là 44.000 đ, bao gồm thuế
GTGT 10%. Nhưng kế toán lại hạch toán là :
Nợ 6421: 4.312.000 đ (98 tờ x 44.000 đ/tờ)
Có 1111: 4.312.000 đ
+ Về phía doanh nghiệp: Doanh nghiệp muốn đưa vào chi phí bán hàng nhưng không đưa thuế vào mà tính luôn giá trị trực tiếp là cộng vào giá mua phí dịch vụ. Cũng có thể hiểu rằng, kế toán phòng tờ cước phí đường bộ nhỏ nên dễ mất, nếu mất thì sẽ bị cơ quan thuế phạt và số tiền thuế sẽ không được khấu trừ. Chính vì điều này, doanh nghiệp sẽ bị mất một khoản thuế đáng ra được khấu trừ là 392.000 đồng. Nhưng ngược lại, chi phí của doanh nghiệp lại được đẩy tăng lên 392.000 đồng, khiến lợi nhuận sẽ bị giảm, sẽ giảm được khoản nộp thuế.
+ Về phía cơ quan thuế: doanh nghiệp hạch toán như vậy với mục đích đẩy chi phí lên để cho lợi nhuận giảm lại, dẫn đến sẽ giảm được khoản nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận.
Hạch toán đúng cước đường bộ:
Nợ 6421: 3.920.000 đ
Nợ 1331: 392.000 đ
-109-
- Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp: + Tháng 02/2004, doanh nghiệp mua một chiếc xe máy Attila với nguyên giá là 25.000.000 đ, thời gian đăng ký trích khấu hao là 10 năm. Theo thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013, có hiệu lực thi hành từ ngày 10/06/2013 thì ta trích khấu hao của chiếc xe máy này như sau:
Tháng 02/2004 doanh nghiệp mua xe Attila, kế toán đã ghi sổ:
Nợ 2111: 25.000.000 đ Nợ 1331: 2.500.000 đ Có 111, 112, 331: 27.500.000 đ Mỗi tháng phân bổ: Nợ 6422: 208.333 đ Có 214: 208.333 đ (25.000.000 đ / 120 tháng
Từ tháng 02/2004 đến tháng 05/2013, số tiền khấu hao sẽ là:
208.333 đ * 111 tháng = 23.124.963 đ
Số tiền khấu hao đến ngày 10/06/2013:
(208.333 đ / 30 ngày * 9 ngày = 62.500 đ
Giá trị còn lại của chiếc xe máy Attila sau khi đã khấu hao:
Nợ 242: 1.812.537 đ (25.000.000 đ - 23.187.463 đ
Nợ 214: 23.187.463 đ (23.124.963 đ + 62.500 đ
Có 2111: 25.000.000 đ
Còn phải phân bổ trong 9 tháng nữa (đến tháng 02/2014):
1.812.537 đ / 9 tháng = 201.393 đ
Giá trị phân bổ từ ngày 10/06/2013 đến ngày 30/06/2013 là:
Nợ 6422: 140.975 đ
Có 242: 140.975đ (201.393 đ / 30 ngày * 21 ngày
Vậy, chi phí khấu hao chiếc xe máy Attila tháng 01/2014 dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp là 201.393 đồng chứ không phải là 208.333 đồng như doanh nghiệp đã khấu hao:
Nợ 6422: 201.393 đ
-110-
Tương tự, chúng ta cũng tính được phân bổ giá trị còn lại của điện thoại di động, máy tính xách tay, xe vision và máy tính bảng bằng cách làm ở trên.
Bảng 3.2: BẢNG PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ [7] Đvt: đồng Tên Đvt lƣợng Số Năm KH Nguyên giá Năm ĐK khấu hao Số tiền KH đã trích Giá trị còn lại Số tiền KH 1 tháng Attila Chiếc 1 2004 25.000.000 10 24.798.607 201.393 201.393 ĐTDĐ Cái 1 2009 10.818.181 5 10.469.595 348.586 174.293 Máy tính xách tay Cái 1 2011 18.257.143 5 10.811.221 7.445.922 373.663 Xe Vision Chiếc 1 2013 25.090.909 5 3.848.078 21.242.831 472.063
Cộng 79.166.233 49.927.501 29.238.732 1.221.412
(Nguồn: Tác giả nghiên cứu trong quá trình thực tập)
Ta thấy, tất cả những Tài khoản doanh thu và chi phí thì cuối kỳ đều kết
chuyển sang Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Do vậy, việc hạch toán như trên sẽ dễ dàng, gọn nhẹ, đơn giản…và cũng không ảnh hưởng gì đến kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, việc hạch toán như vậy là không đúng theo nguyên tắc phù hợp của việc ghi nhận doanh thu và chi phí; không đúng theo qui định của Luật kế toán. Và nếu ta hạch toán chi tiết từng khoản mục doanh thu, chi phí ta sẽ dễ dàng thấy được doanh thu và chi phí của từng hoạt động là bao nhiêu một cách chính xác. Ta sẽ thấy được chi phí nào cao, chi phí nào thấp? Từ đó, ta sẽ tìm hiểu và trả lời được câu hỏi là: Nguyên nhân vì sao như thế? Chi phí đó có thích đáng không?
3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại DNTN Thùy Linh phí và xác định kết quả kinh doanh tại DNTN Thùy Linh
3.2.1 Kiến nghị về tổ chức quản lý tại doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần có những biện pháp cụ thể để nâng cao trình độ của
nhân viên kế toán cả về nghiệp vụ lẫn kiến thức về máy vi tính như: bỏ ra chi phí đào tạo lại, thường xuyên cho kế toán tham dự các lớp huấn luyện mới. Doanh nghiệp nên khuyến khích cán bộ, công nhân viên đi học thêm để nâng cao trình độ chuyên môn.
Doanh nghiệp nên cập nhật nhiều thông tin trên trang web cá nhân để
cho khách hàng biết. Điều này, sẽ tạo điều kiện mở rộng hình thức kinh doanh, sẽ tìm kiếm được nhiều nguồn cung cấp vật liệu xây dựng hơn.
-111-
Thực hiện luân chuyển nghiệp vụ cho tất cả các nhân viên trong phòng
của mình để đối phó với trường hơp khi có người nghỉ đột xuất thì có người khác thay thế.
Doanh nghiệp nên có chính sách động viên, khen thưởng cho những
nhân viên hoàn thành tốt công việc nhằm tạo động lực, khuyến khích họ làm việc tốt hơn.
Doanh nghiệp cần tăng cường tích lũy vốn nhằm mở rộng hình thức kinh
doanh không chỉ trong địa bàn huyện Vĩnh Cửu mà các vùng lân cận như Bình Dương, phải dự trữ hàng trong kho để có thể xuất bán bất kỳ lúc nào. Hầu như, khi nào doanh nghiệp có đơn đặt hàng thì lúc đó doanh nghiệp mới đi nhập về và xuất bán ngay nên không có nhiều hàng dự trữ trong kho. Chính điều này, doanh nghiệp sẽ bị thụ động trong việc mua bán và sẽ không thể cạnh tranh với các đối thủ nếu như có đơn đặt hàng lớn, đặc biệt là lúc cao điểm nếu không mua được hàng thì sẽ dẫn tới không có hàng để xuất.
Hiện nay, doanh nghiệp đã có đủ các điều kiện cần thiết: trang thiết bị,
nguồn nhân lực, nguồn tài chính, tài sản... để doanh nghiệp có thể hình thành công ty TNHH. Theo tôi được biết thì, hiện nay doanh nghiệp đang xin giấy phép để hình thành công ty TNHH MTV Thùy Linh Nguyễn. Việc chuyển từ hình thức DNTN lên công ty TNHH sẽ làm cho uy thế của doanh nghiệp ngày càng cao trong mắt bạn hàng, tạo được uy tín lớn, thu hút được nhiều đơn đặt hàng, khách hàng sẽ yên tâm và hợp tác lâu dài với doanh nghiệp hơn. Ngoài ra, vệc này còn tạo được sự cạnh tranh với các đối thủ trong cùng ngành để có thể thực hiện nhận nhiều đơn đặt hàng có giá trị lớn nhằm đem lại doanh thu cao nhất cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải đặt mục tiêu là uy tín lên hàng đầu để tạo được lòng
tin cho khách hàng. Một doanh nghiệp muốn tồn tại bền vững phụ thuộc vào doanh nghiệp đó có tạo được lòng tin đối với khách hàng hay không, có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng ngày càng cao và những khách hàng khó tính khi mà thị trường cạnh tranh trong lĩnh vực này rất gay gắt. Nếu như doanh nghiệp tạo được uy tín tốt, làm hài lòng khách hàng sẽ thúc đẩy được hiệu quả kinh
-112-
doanh của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị cung ứng, doanh nghiệp cũng cần xây dựng mối quan hệ kinh tế mang tính lâu dài và ổn đinh để có thể mua được hàng với giá ưu đãi hơn.
3.2.2 Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán
Doanh nghiệp nên đào tạo đội ngũ kế toán gọn nhẹ, linh hoạt, hoạt động
theo đúng chức năng, phần hành kế toán của mình. Tránh tình trạng một kế toán mà phải đảm nhận nhiều phần hành kế toán, công việc chồng chéo dẫn đến khả năng thực hiện công việc khó chính xác và kịp thời.
Doanh nghiệp nên mở thêm tài khoản chi tiết (tài khoản cấp 3) cho chi
phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để khi hạch toán ta có thế thấy rõ hơn, khi đó sẽ đúng với bản chất của tài khoản.
- Đối với chi phí bán hàng, ta mở thêm tài khoản cấp 3 như sau:
+ TK 64211: Chi phí lương nhân viên
+ TK 64212: Chi phí vật liệu, bao bì
+ TK 64213: Chi phí dụng cụ đồ dùng
+ TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 64215: Chi phí bảo hành
+ TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ TK 64218: Chi phí bằng tiền khác
- Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, ta mở thêm tài khoản cấp 3 như sau: