- Kết quả sơ bộ: Cho đến nay, hoạt động của NVHTGV đã đi vào nề nếp Qua các chuyến đi giám sát, Nhóm Dạy và Học và các nhà đánh giá bên
2.2.3.Đánh giá thực trạng công tác giám sát, đánh giá Dự án PEDC trong những năm qua
những năm qua
2.2.3.1. Những mặt được
Dự án đã tiến hành định kỳ và thường xuyên công tác giám sát, đánh giá một số hoạt động theo kế hoạch và có hệ thống như:
- Xây dựng và bảo dưỡng công trình xây dựng;
- Kiểm kê MCLTT cấp huyện, chỉ số đầu vào MCLTT; - Quỹ sáng kiến giáo dục;
- Mua sắm đấu thầu; - Tài chính và kế toán.
Công tác giám sát, đánh giá nội bộ cũng được triển khai đối với các hoạt động còn lại của Dự án bởi các Nhóm TCNL.
Chú trọng việc giám sát, đánh giá các chương trình tập huấn. Trong thời gian vừa qua Dự án đã thực hiện đợt kiểm tra (gồm dự giờ) và phân tích nhu cầu của một số chương trình hoạt động và đã cho kết quả tốt.
Gần đây đã có một số sự phối hợp giữa các Nhóm trong việc tập huấn cho Hiệu trưởng về giám sát, đánh giá một số hoạt động như tập huấn giáo viên, công tác cộng đồng, NVHTGV, CBTV, lập kế hoạch phát triển trường học để đạt MCLTT ...
Một số mẫu phiếu giám sát, đánh giá đã được Nhóm Lập kế hoạch đưa vào sử dụng chung cho các Nhóm cho tập huấn.
Công tác giám sát, đánh giá của các nhà tài trợ được thực hiện đều đặn 2 lần/năm đã giúp họ nắm bắt tình hình sát với thực tế thực hiện các hoạt động Dự án, biết được các hạn chế, khó khăn trong quá trình thực hiện, đưa ra các khuyến nghị điều chỉnh, đôn đốc … đối với việc thực hiện Dự án. Trên cơ sở kết quả giám sát, đánh giá, Cơ quan chủ quản, lãnh đạo Dự án và các nhà tài trợ đã thảo luận, phối hợp để thống nhất nhận định tình hình, kịp thời áp dụng một số biện pháp phù hợp để từng bước giải quyết những khó khăn, hạn chế trong quá trình thực hiện Dự án.
2.2.3.2. Những mặt hạn chế
Dự án PEDC là một dự án lớn, phức tạp, thực hiện nhiều hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau và với nhiều nguồn lực đầu vào ở những mức độ,
qui mô khác nhau. Nếu không có kế hoạch thực hiện cụ thể, không có đội ngũ nhân sự chuyên trách về giám sát, đánh giá, đáp ứng yêu cầu về nghiệp vụ cũng như không có hệ thống tăng cường mạnh, không xây dựng một cơ chế giám sát chặt chẽ thì phương pháp thu thập số liệu rời rạc hiện nay sẽ không giúp nâng cao khả năng thu thập số liệu từ các trường. Và như thế, các Nhóm TCNL gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập dữ liệu, thông tin để thực hiện công tác giám sát, đánh giá của Nhóm một cách hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện các hoạt động, các Nhóm TCNL chưa thu thập được các thông tin kỹ thuật mang tính chuyên sâu để cải tiến cách làm, biên soạn tài liệu tập huấn và cơ chế hỗ trợ. Hơn nữa, các số liệu chuyên sâu thường mang tính định tính, và các số liệu mở, được thu thập ở tất cả các địa điểm thực hiện Dự án, trong bối cảnh hạn chế nguồn lực thì khả năng xử lý số liệu là rất khó thực hiện.
Một số công cụ giám sát mà các Nhóm đang được sử dụng thực sự mang tính chất là các công cụ xây dựng năng lực tại cấp trường và có thể là các công cụ sử dụng tại địa phương để giám sát chứ không phải là bộ công cụ giám sát toàn Dự án. Bộ công cụ này chỉ có giá trị sử dụng cho cấp trường chứ không phát huy tác dụng làm hệ thống giám sát cho toàn Dự án.
2.2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong giám sát, đánh giá Dự án
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến các bất cập trong giám sát, đánh giá Dự án, bao gồm các nguyên nhân khách quan như đã đề cập trong Phần mở đầu của luận văn và trong phần giới thiệu về khái niệm giám sát, đánh giá và các nguyên nhân chủ quan xuất phát từ những hoạt động của Dự án.
Các hạn chế thường ảnh hưởng đến công tác giám sát, đánh giá các dự án ODA nói chung hiện nay là:
- Công tác giám sát, đánh giá Dự án chưa được coi trọng đúng mức; - Năng lực quản lý và tổ chức thực hiện dự án ở các cấp còn nhiều yếu kém, nhất là ở cấp địa phương;
- Đội ngũ cán bộ quản lý dự án chưa nắm chắc các qui trình, thủ tục của nhà tài trợ, chưa được đào tạo một cách chuyên nghiệp và bài bản. Chế độ lương và chính sách đãi ngộ chưa phù hợp đã không tạo được động lực khuyến khích cán bộ có năng lực và trình độ chuyên môn cao làm việc cho dự án.
Đối với Dự án PEDC, xin đề cập đến một số nguyên nhân chủ yếu, trực tiếp dẫn đến những hạn chế trong công tác giám sát, đánh giá Dự án như sau:
Lập kế hoạch giám sát, đánh giá
Cũng như toàn bộ các hoạt động của Dự án, công tác giám sát, đánh giá cũng cần được lập kế hoạch. Đó là việc tính toán, xác định ngay từ đầu cần làm những gì? Vào thời điểm nào? Do ai thực hiện? Nguồn kinh phí?
Hơn nữa, để thực hiện công tác giám sát, đánh giá tốt thì cần gắn công tác này với việc lập kế hoạch thực hiện Dự án. Các yếu tố này có quan hệ chặt chẽ với nhau bởi lẽ giám sát, đánh giá là mắt xích không thể thiếu trong chuỗi công việc mà các cán bộ lập kế hoạch và quản lý phải thực hiện. Việc lập kế hoạch là cơ sở để giám sát, đánh giá và ngược lại giám sát, đánh giá kết quả thực hiện trong từng giai đoạn sẽ giúp nhìn nhận, xác định lại kế hoạch để điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh và môi trường, giúp cho việc thực hiện Dự án đi đúng mục tiêu đã định.
Kế hoạch thực hiện Dự án đề cập đến kế hoạch giám sát, đánh giá Dự án. Tuy nhiên, kế hoạch này về thực tế không đạt được như mong muốn. Bản dự thảo Kế hoạch giám sát và đánh giá Dự án năm 2006 chưa được hoàn tất và triển khai, dẫn đến việc giám sát, đánh giá tản mát, không toàn diện.
Tổ chức nhân sự
Nhân sự là yếu tố quan trọng trong công tác giám sát, đánh giá vì có ảnh hưởng tới chất lượng, tiến độ của công tác này. Theo thiết kế, Nhóm Lập kế hoạch có một tư vấn quốc tế về lập kế hoạch/giám sát và đánh giá và một tư vấn trong nước về lập kế hoạch MCLTT/giám sát, đánh giá. Tuy nhiên,
việc sử dụng các tư vấn không liên tục mà có sự gián đoạn. Đội ngũ hỗ trợ giám sát, đánh giá từ các Nhóm TCNL trong Dự án và tại địa phương chưa được xác định cụ thể … chưa có kế hoạch tăng cường năng lực cho đội ngũ này. Trong khi, để tiến hành công tác giám sát, đánh giá theo đúng yêu cầu như nêu trong Chương I thì đòi hỏi phải có một đội ngũ có năng lực, kiến thức và kỹ năng vững vàng. Vì thế, dù có kế hoạch giám sát, đánh giá cụ thể, chi tiết chăng nữa thì công tác này cũng không thể tiến hành hiệu quả nếu như không có đội ngũ chuyên trách, mà chỉ là những người kiêm nhiệm thực hiện.
Một yếu tố nữa tác động đến công tác giám sát, đánh giá là việc các thành viên trong Ban ĐPDATW làm việc kiêm nhiệm nên nhiều người chỉ dành 50% thời gian cho Dự án. Họ ít có thời gian trao đổi tập thể, sự quan tâm của họ đối với các hoạt động của Dự án không được trọn vẹn, không sát sao. Họ thường giao khoán công việc cho cán bộ hợp đồng, sự giám sát, đánh giá của họ không chặt chẽ. Điều này cũng làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc, đặc biệt là công tác giám sát, đánh giá.
Cơ chế phối hợp các hoạt động thực hiện Dự án giữa TW và địa phương. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua sơ đồ số 2.1 có thể thấy Dự án có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, với các Nhóm TCNL có đầy đủ các thành viên cần thiết cho hoạt động chuyên môn như điều phối viên, tư vấn trong nước, tư vấn quốc tế, trợ lý, phiên dịch. Ở các địa phương thực hiện Dự án đều thành lập các Ban ĐHDA cấp tỉnh và huyện với các thành viên chịu trách nhiệm từng mảng công việc. Tuy nhiên, do không có cán bộ chuyên trách về giám sát, đánh giá ở các địa phương nên khi nhận được yêu cầu giám sát, đánh giá của Ban ĐPDATW, các địa phương, tùy tình hình thực tế, cử người kiêm nhiệm tổng hợp tình hình và báo cáo. Như vậy, sự phối hợp giữa Ban ĐPDATW và các Ban ĐHDA địa
phương được thực hiện một cách hình thức, không đảm bảo về mặt chất lượng và tính chuyên môn cao.
Với phạm vi triển khai Dự án rộng, ngay cả với các hoạt động được coi là thí điểm, thì công tác hậu cần cũng là một khó khăn lớn đối với công tác giám sát nếu không có cơ chế hỗ trợ đủ mạnh và thận trọng trong việc lập kế hoạch lựa chọn loại số liệu giám sát cần thu thập.
Tính hệ thống
Theo các cán bộ cấp tỉnh và huyện thì cách giám sát hiện nay khiến họ gặp khó khăn. Họ mong muốn có một hệ thống thống nhất để giám sát các hoạt động của Dự án. Trên cơ sở đó, họ cũng mong muốn được học hỏi thêm về các kỹ năng giám sát và hiểu được các thông tin cần thiết qua quá trình giám sát.
Đến nay, có một số khó khăn trong việc xây dựng hệ thống giám sát các hoạt động cấp huyện và trường. Cụ thể là:
- Do cơ chế hỗ trợ dàn trải từ cấp Dự án TW xuống cấp trường, các Nhóm TCNL không đủ khả năng thu thập số liệu. Hiện nay chưa có một phương pháp thống nhất và có hệ thống để tận dụng tối đa cơ sở hạ tầng và giảm thiểu áp lực lên hệ thống. Nhiều thông tin được thu thập từ hệ thống câu hỏi mở.
- Hiện tại, một số biểu mẫu đang được áp dụng, được thực hiện theo lịch trình khác nhau và qui trình báo cáo không đầy đủ, rõ ràng. Trên thực tế, việc giám sát và báo cáo chưa được áp dụng đồng bộ.
Năng lực chuyên môn
Các Nhóm TCNL đã thu thập các số liệu phục vụ cho công tác đánh giá nhưng số liệu định tính chưa chuyên sâu nên thông tin thu thập chưa đầy đủ về thực tế diễn ra và tác động thu được từ các hỗ trợ đầu vào của Dự án và quá trình thực hiện. Những thông tin này cần được thu thập theo hướng tăng cường năng lực cho các Nhóm. Hệ thống giám sát chung được thực
hiện tại các trường không đáp ứng được yêu cầu này. Do đó, các Nhóm TCNL giám sát quá trình thực hiện bằng cách thăm điểm trường. Tuy nhiên, các chuyến đi thực tế này không được thực hiện một cách hệ thống, không được chuẩn bị tỉ mỉ và tổ chức trên cơ sở kế hoạch giám sát nhằm (i) xác định các vấn đề kỹ thuật chính mà các Nhóm muốn thu thập thông tin, (ii) xác định chọn mẫu các địa điểm, (iii) sử dụng công cụ đã thiết kế, (iv) áp dụng hệ thống đã định để phân tích và (v) xây dựng phương pháp sử dụng các thông tin thu thập được.
Các báo cáo chủ yếu dựa vào một số quan sát, nhận định có được trong các chuyến đi thực tế nói trên và các đánh giá bên ngoài để xem xét trong phạm vi lớp học và đánh giá quá trình thực hiện cũng như tác động của các hoạt động.
Việc sử dụng nhiều biểu mẫu, lịch trình và cấu trúc báo cáo khác nhau như hiện nay các Nhóm đang thực hiện khiến cho giám sát trở thành nên phức tạp. Do các cấp không xử lý thông tin từ báo cáo giám sát nên kết quả thu được không nhiều và không hiệu quả. Ngay cả khi thông tin báo cáo thu được đúng yêu cầu thì vẫn khó khăn vì ngay từ đầu, các bộ công cụ mà các Nhóm TCNL xây dựng có nhiều dữ liệu mở, được thu thập theo trật tự rất khó tập hợp, khó xử lý, phân tích và sử dụng.
Chương 3: CÁC BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN PEDC NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Từ việc nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn ở Chương I và Chương II, có thể thấy vai trò và tác động quan trọng của giám sát, đánh giá đối với việc thực hiện dự án ODA cũng như những khó khăn trong quá trình thực hiện công tác này tại một dự án ODA về giáo dục. Trên cơ sở đó, tác giả xin được mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát, đánh giá dự án PEDC như sau: