Việc khen thưởng là một cơng cụ khuyến khích tốt đối với mọi doanh nghiệp. Việc khen thưởng một cách đúng đắn và cĩ tổ chức cĩ thể củng cố các nỗ lực dẫn tới sự thành cơng của cơng ty. Trái lại, khen thưởng khơng thỏa đáng sẽ gây bực mình cho những người đang mong chờ được khen thưởng và họ cĩ thể cảm thấy thất vọng với những gì mà họ nhận được.
Nhưđã phân tích tại chương 2, một trong những hạn chế mà Cơng ty TNHH dịch vụ 179 gặp phải cĩ liên quan tới các chính sách phúc lợi, chính sách khen thưởng mà hiện tại cơng ty đang áp dụng. Đối với ngành quảng cáo, tổ chức sự kiện, thành cơng của một chương trình sẽ phụ thuộc rất nhiều vào khả năng phối hợp, làm việc nhĩm của các thành viên, do đĩ cơng ty cần đưa ra các chính sách để động viên khuyến khích tinh thần hợp tác trong tập thể. Tuy vậy, trên thực tế, Cơng ty TNHH dịch vụ
179 lại xếp hạng nhân viên của mình dựa trên hiệu quả làm việc định lượng của từng cá nhân, do đĩ chính sách lương bổng vẫn chưa thể khuyến khích tinh thần hợp tác giữa các thành viên. Trong ngắn hạn, để khắc phục hạn chế này, cơng ty cĩ thể nghiên cứu áp dụng bổ sung một số chính sách khen thưởng tập thể. Đối tượng nhận thưởng sẽ là các đơn vị, phịng ban hồn thành tốt hoặc đạt thành tựu đặc biệt trong cơng việc. Các giải thưởng sẽđược trao định kì theo quý, năm tùy vào tính chất của mỗi giải.
Tuy vậy, trong dài hạn, để việc khen thưởng đem lại những kết quả như mong muốn, Cơng ty TNHH dịch vụ 179 cần gắn chúng vào những mục tiêu rõ ràng. Đầu năm là thời điểm tốt để các bộ phận, nhân viên đề ra các mục tiêu trong cơng việc. Các mục tiêu khen thưởng cần phải cụ thể, khơng xa vời và gắn liền với sự phát triển kinh doanh của cơng ty. Các bước thực hiện sau đây sẽ giúp Cơng ty TNHH dịch vụ 179 cĩ thể lập ra các mục tiêu khen thưởng đúng đắn :
Cùng với nhân viên xác định mục tiêu
Nhân viên thường là nguồn thơng tin tốt nhất về những mục tiêu gắn với cơng việc cụ thể nhằm gĩp phần làm tăng năng suất chung, khả năng đáp ứng hay các mục tiêu kinh doanh khác. Nhờ tham gia vào quá trình xác định mục tiêu, họ sẽ gạt bỏđi sự
khơng hài lịng do việc áp đặt mục tiêu từ phía những người quản lý. Ban lãnh đạo cĩ thể cĩ được ý kiến của nhân viên về mục tiêu trong cơng việc thơng qua cuộc họp chung của cơng ty hay trong các cuộc đối thoại, trị chuyện đơn giản hằng ngày.
Tiêu chuẩn của các mục tiêu
Thứ nhất đặt ra các mục tiêu cụ thể và cĩ thể đo được. Khơng nên đặt các mục tiêu như "Hãy làm việc tốt hơn ", bởi vì những mục tiêu chung chung đĩ khơng hướng dẫn người lao động các bước cần phải thực hiện. Các lãnh đạo nên đặt ra các mục tiêu mang tính định lượng cho các nhân viên. Các mục tiêu định lượng sẽ cĩ tính xây dựng hơn, ví dụ như : "Hãy tăng thêm một phần ba thời gian trả lời các cuộc gọi của khách hàng " hoặc "Hãy giảm tỉ lệ khiếu nại của khách hàng xuống một nửa ".
57
Thứ hai đảm bảo chắc chắn rằng người lao động cĩ thể đạt được mục tiêu đề ra. Nếu các mục tiêu quá cao và khơng phù hợp với năng lực khiến cho nhân viên nản lịng và làm giảm động lực thúc đẩy, điều đĩ sẽ triệt tiêu giá trị của các mục tiêu đặt ra. Do đĩ các lãnh đạo cơng ty cần phải hiểu và đánh giá chính xác năng lực của các nhân viên để cĩ thể gửi gắm niềm tin đúng chỗ.
Thường xuyên đánh giá lại các mục tiêu
Tối thiểu nửa năm một lần phải làm việc này để đảm bảo các mục tiêu vẫn cịn ý nghĩa và nhân viên vẫn đang đi đúng hướng. Các lãnh đạo của Cơng ty TNHH dịch vụ
179 cần lưu ý điều này trong quá trình điều hành để cĩ thể mang lại những điều cĩ lợi nhất cho các hoạt động kinh doanh của cơng ty. Qua các báo cáo định kì về việc thực hiện mục tiêu của các nhân viên, các lãnh đạo cĩ thể tiến hành phân tích và đưa ra các nhận xét, điều chỉnh trong các cuộc họp.
Đánh giá mức độ hồn thành cơng việc và tiến hành khen thưởng
Giám đốc và các trưởng phịng của cơng ty cĩ thể thảo luận để thiết lập các chỉ
tiêu để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên của mỗi bộ phận. Ngồi ra cơng ty cũng cĩ thể tham khảo, áp dụng các cơng cụđánh giá năng lực, hiệu quả cơng việc của nhân viên như Balanced Scorecard (BSC) hay Key Performance Indicator (KPI) …
Hình 3.4 Mẫu đánh giá năng lực nhân viên theo chỉ tiêu KPI
Nên tiến hành đánh giá hiệu quả cơng việc của nhân viên và cơng bố trong các buổi họp tháng, đây là thời điểm nhân viên và lãnh đạo cĩ thể thảo luận các mục tiêu và các vấn đề cần cải thiện. Cuối cùng, nhân viên sẽ thỏa mãn hơn nếu lương bổng và các khoản thưởng cũng được đánh giá thường kì. Và khi đĩ, họ sẽ làm việc tốt hơn nếu cảm thấy được hưởng xứng đáng về mặt tài chính.
Các chính sách tạo động lực cho nhân viên về mặt tinh thần
Lý thuyết “X” của Sigmund Freud, nhà phân tâm học người Áo nổi tiếng, giả định rằng: “Con người là lười biếng, ghét lao động và bởi vậy luơn tìm cách lẩn tránh làm việc vậy nên cách duy nhất để bắt họ làm việc là đưa ra những cảnh báo về những hình phạt ”.
Đây chính là triết lý "cây gậy và củ cà rốt" trong quản lý. Theo lý thuyết này, cĩ thể nhà quản lý phải liên tục quản thúc chặt chẽ nhân viên của mình trong bầu khơng khí ngột ngạt, áp lực mà cả hai - người quản lý và người bị quản lý – gần như khơng cĩ bất kỳ cơ hội nào cho sự thành cơng hay sáng tạo… Hoặc, nhà quản lý sẽ làm gì với những nhân viên chỉ biết an phận thủ thường, tuân thủ kỷ luật, cố gắng làm việc hết giờ nhưng chưa bao giờ cố gắng hết sức mình cho mục tiêu cơng việc, chưa bao giờ
tồn tâm tồn lực cho nhiệm vụ được giao và thiếu hẳn một khát khao phát triển và hồn thiện bản thân? Phương pháp thơng thường cĩ thể là: xây dựng quy trình cơng việc rõ ràng, bố trí cơng việc cùng với những hướng dẫn cụ thể về cách thức và quy trình thực hiện, cố gắng hết sức trong việc cải thiện lương bổng, chính sách phúc lợi,
điều kiện làm việc…
Khơng thể phủ nhận phần nào tính đúng đắn của những luận thuyết và cách thức trên, tuy nhiên, cùng với sự ra đời và phát triển của các nghiên cứu về quản trị, nhiều luận thuyết khác về tạo động lực làm việc cho nhân viên xuất hiện và ngày càng chứng tỏ tính thuyết phục và hiệu quả. Ngồi các khoản thưởng bằng tiền bạc, hiện vật cơng ty vẫn cĩ thể khơi dậy động lực làm việc cho nhân viên bằng việc tác động vào các yếu tố tâm lí. Cơng ty TNHH dịch vụ 179 cĩ thể nghiên cứu tổ hợp các biện pháp sau
để cải thiện động lực làm việc và giúp các nhân viên trở nên hạnh phúc và trung thành với tổ chức hơn.
Khuyến khích nhân viên đĩng gĩp giải pháp, ý tưởng cho cơng ty
Cách đầu tiên để khuyến khích nhân viên, các lãnh đạo cần làm cho họ cảm thấy rằng họ đang thực sự đĩng gĩp cho sự phát triển chung của cơng ty. Xây dựng tầm nhìn và mục tiêu của cơng ty, đặc biệt kéo theo sự tham gia của nhân viên trong việc tạo lập chúng, sẽ thúc đẩy họđạt được những mục tiêu và giúp họ cảm thấy rằng bản thân đang làm một việc cĩ ý nghĩa.
Ngồi ra, Cơng ty TNHH dịch vụ 179 cĩ thể tổ chức các cuộc thi “Giải pháp sáng tạo” định kì 3 tháng. Các chủ đề của mỗi lần tổ chức cĩ thể khác nhau và liên quan tới nhiều khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của cơng ty như về “Các giải pháp tăng doanh số”, “Khắc phục tồn tại của chất lượng dịch vụ”, “ Biện pháp hiệu quả chăm sĩc khách hàng”… Người thắng cuộc sẽ nhận được những khoản thưởng bằng tiền hoặc hiện vật. Các giải pháp hay, hữu ích sẽđược lãnh đạo cơng ty lựa chọn
59
bộ như vậy sẽ giúp các nhân viên cảm giác được gĩp sức, được cơng ty thừa nhận, các lãnh đạo thì thu về được những giải pháp hay và hơn hết sẽ gĩp phần làm các thành viên cơng ty trở nên đồn kết hơn.
Tạo thêm cơ hội cho nhân viên phát triển bản thân
Theo kết quả cuộc khảo sát nội bộ năm 2013 của Cơng ty TNHH dịch vụ 179, cĩ 30% số nhân viên cho rằng cơng ty cần tăng cường các khĩa học nâng cao chuyên mơn. Đây cũng là một dấu hiệu đáng tích cực bởi nĩ cho thấy các nhân viên của cơng ty cĩ sự cầu tiến, nỗ lực để hồn thiện bản thân hơn.
Hơn nữa, những nhân viên cĩ cơ hội để phát triển các kỹ năng và chuyên mơn sẽ
tự hào về cơng việc, lãnh đạo của cơng ty nên khuyến khích các nhân viên trong tổ
chức đạt được những kỹ năng mới. Cơng ty cĩ thể thực hiện điều này bằng nhiều cách, chẳng hạn như cung cấp các chương trình đào tạo và các cơ hội khác để phát triển những kỹ năng mới.
Về cơng tác đào tạo, cơng ty cĩ thể thuê các diễn giả hay mua các khĩa học của các tổ chức đào tạo bên ngồi để tăng cường chuyên mơn cho các nhân viên. Các đối tượng nhân viên được chọn tăng cường đào tạo phải là những nhân viên cĩ thể gắn bĩ với cơng ty trong một khoảng thời gian dài. Ngồi ra, để tiết kiệm chi phí, cơng ty cũng cĩ thể tận dụng các cán bộ cĩ chuyên mơn cao của cơng ty như Giám đốc, các Trưởng phịng để soạn thảo một số chuyên đề nhất định đểđào tạo cho các nhân viên.
Xây dựng văn hĩa doanh nghiệp
Ngày nay, để đánh giá một doanh nghiệp, ngồi thị trường, cơ cấu tổ chức... người ta cịn quan tâm đến giá trị cốt lõi của nĩ. Đĩ chính là văn hố doanh nghiệp. Một doanh nghiệp xây dựng thành cơng văn hố của mình tức là đã sở hữu một tài sản
đặc trưng, điều làm nên sự khác biệt với đối thủ và giúp cho nĩ trường tồn.
Xây dựng văn hĩa doanh nghiệp tốt nhằm tháo gỡ bài tốn về cơ chế và chất lượng chăm sĩc khách hàng nội bộ mà Cơng ty dich vụ 179 hiện đang mắc phải, giúp nâng cao được hiệu quả cơng việc của nhân viên đặc biệt tăng tính phân cấp để cấp dưới chủ động thực hiện theo chủ trương thay vì hoạt động cứng nhắc như hiện nay.
Đây là bài tốn để thay đổi nhận thức của cả một tập thể cần cĩ thời gian ít nhất là 5 năm để đảm bảo vừa làm vừa đào tạo ngắn hạn dài hạn kết hợp với sức ép cạnh tranh sẽ chứng minh hiệu quả của biện pháp.
Kế hoạch xây dựng văn hĩa doanh nghiệp của Cơng ty TNHH dịch vụ 179 cĩ thể
tiến hành thực hiện gồm các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Phổ biến kiến thức chung (Thời gian dự kiến:6 tháng)
Đây là bước chuẩn bị tinh thần quan trọng cho quá trình xây dựng văn hố doanh nghiệp. Nếu chỉ mỗi cấp lãnh đạo hiểu về văn hố doanh nghiệp thì điều đĩ là
chưa đủ. Một khi tất cả nhân viên đều hiểu và thấy rõ lợi ích của văn hố doanh nghiệp, cơng cuộc xây dựng mới thành cơng.
Giai đoạn này tập trung vào việc phổ biến kiến thức chung về văn hố doanh nghiệp, các yếu tố cấu thành, ý nghĩa của văn hố doanh nghiệp cho mọi thành viên. Cơng ty cĩ thể tổ chức các buổi thảo luận, khố học về văn hố, hoặc phát động các cuộc thi tìm hiểu, xây dựng cơ sở dữ liệu về văn hố để nhân viên tự tìm hiểu. Các lãnh đạo Cơng ty TNHH dịch vụ 179 sẽ chuẩn bị trước nội dung cần phổ biến xuyên suốt giai đoạn này, từ cơ bản đến nâng cao. Mục đích của những việc làm này là giúp cho các thành viên hiểu được những kiến thức cơ bản về văn hố doanh nghiệp và ý thức được lợi ích của nĩ đối với sự phát triển của bản thân và doanh nghiệp. Cơng ty cĩ thể thuê các đơn vị, tổ chức chuyên nghiệp hỗ trợ đào tạo kiến thức cơ bản mảng VHDN như Best, BGM…
Bước 2: Định hình văn hố doanh nghiệp (Thời gian dự kiến: 6 tháng)
Ở giai đoạn này, các lãnh đạo của cơng ty sẽ cĩ vai trị lớn. Giám đốc và trưởng phịng cần thảo luận để cĩ thể xác định được những yếu tố của văn hố cơng ty, bao gồm: Hệ tư tưởng (hồi bão và sứ mệnh của doanh nghiệp), hệ giá trị (triết lý kinh doanh và giá trị cốt lõi); các chuẩn mực hành vi và các biểu trưng nhận dạng của doanh nghiệp.
Văn hố doanh nghiệp là "linh hồn" của cơng ty, trong giai đoạn này, "linh hồn"
ấy mới dần hiện rõ. Chính nĩ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng được nhận biết bằng những khác biệt của mình. Để giai đoạn diễn ra thuận lợi hơn, cơng ty cĩ thể các tổ
chức, đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực này tư vấn và hỗ trợ. Tuy vậy, việc thuê một đối tác vào tư vấn chỉ là phương tiện để những yếu tố của văn hố cơng ty hình thành, chứ khơng thể quyết định các yếu tốđĩ sẽ như thế nào.
Giai đoạn 3: Triển khai xây dựng (Thời gian dự kiến: 2 năm)
Giai đoạn này, việc xây dựng văn hố cần được cơng ty tiến hành từng bước nhưng đồng bộ và kiên trì, từ tuyên truyền những quan điểm, hệ giá trị cho đến việc thực hiện các chuẩn mực hành vi phải được tổ chức một cách khéo léo. Cơng ty cĩ thể
tổ chức các phong trào, phương thức tơn vinh hành vi văn hố, gĩp phần xây dựng văn hố theo đúng định hướng ở giai đoạn 2.
Giai đoạn này, Cơng ty TNHH dịch vụ 179 sẽ cĩ thể phải đối mặt với một số
thay đổi, bước đầu cĩ thể ban hành quy chếđể bắt buộc thực hiện. Sau một thời gian, từ vị thế bắt buộc, nhân viên sẽ thực hiện một cách tự nguỵên. Đây chính là dấu hiệu của thành cơng.
Song song với việc điều chỉnh những yếu tố vơ hình, cơng ty cần tiến hành thay
đổi những yếu tố hữu hình như kiến trúc, màu sắc, nội thất văn phịng, nghi thức... sao cho phù hợp với văn hố của mình. Kết quả của giai đoạn này sẽ dần hình thành những
61
đặc trưng văn hố của cơng ty, giúp các thành viên nhận biết các giá trị văn hĩa của cơng ty mình.