TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI & ĐẠI LÝ DẦU
3.1.2.4. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Phiếu thu: Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền (thu từ bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, thu nợ khách hàng, thu hoàn ứng,...), căn cứ vào các hoá đơn và giấy nộp tiền,... Kế toán thanh toán lập phiếu thu gồm 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu, trình lên cho Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc ký duyệt, rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu, đóng dấu “đã thu tiền” và ký tên. 1 liên lưu nơi lập phiếu, 1 liên thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho Kế toán thanh toán kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán, 1 liên giao cho người nộp tiền.
Phiếu chi: Khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền (chi tạm ứng, mua sắm vật tư, hàng hóa, thanh toán công tác phí,...), căn cứ vào các chứng từ gốc như giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng và cam kết thanh toán, hóa đơn GTGT,... Kế toán thanh toán lập phiếu chi gồm 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu, trình lên cho Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc ký duyệt chi. Thủ quỹ chỉ được xuất quỹ khi đã có đầy đủ chữ ký của Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc. Sau khi người đề nghị đã nhận tiền, ký tên vào phiếu chi, thủ quỹ nhận lại phiếu chi, đóng dấu “đã chi tiền” và ký tên. 1 liên lưu nơi lập phiếu, 1 liên thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho Kế toán thanh toán kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán, 1 liên giao cho người nhận tiền.
Sau đó Kế toán thanh toán lập Bảng kê phân loại chứng từ gốc, ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 1111.VP và lập Chứng từ ghi sổ, rồi chuyển Chứng từ ghi sổ kèm theo toàn bộ chứng từ gốc cho Kế toán tổng hợp ghi vào Sổ Cái tài khoản 111.
Sơ đồ 3.1: Trình tự luân chuyển chứng từ “Tiền mặt” tại Công ty
Các chứng
từ gốc Phiếu thu Phiếu chi Sổ quỹ
Sổ kế toán chi tiết TK 1111.VP Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 111 Bảng kê chứng từ gốc
Để minh hoạ rõ nét kế toán tiền mặt, tôi xin trích dẫn số liệu tháng 12/2012: Số dư đầu tháng 12/2012 của tài khoản 1111.VP: 69.991.466 đồng.
Trong tháng 12/2012 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau (trích từ các tập Chứng từ ghi sổ tháng 12/2012):
(1) Ngày 01/12/2012, thu tiền huy động vốn bằng tiền mặt 10.000.000 đồng (theo phiếu thu số 001/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 1111.VP: 10.000.000 Có 3112.VP: 10.000.000
(2) Ngày 01/12/2012, chi trả tiền huy động vốn bằng tiền mặt 40.000.000 đồng (theo phiếu chi số 002/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 3112.VP: 40.000.000 Có 1111.VP: 40.000.000
(3) Ngày 01/12/2012, chi trả tiền huy động vốn bằng tiền mặt 5.000.000 đồng (theo phiếu chi số 006/12).
Kế toán định khoản: Nợ 3112.VP: 5.000.000 Có 1111.VP: 5.000.000
(4) Ngày 01/12/2012, chi trả tiền huy động vốn bằng tiền mặt 3.000.000 đồng (theo phiếu chi số 012/12).
Kế toán định khoản: Nợ 3112.VP: 3.000.000 Có 1111.VP: 3.000.000
(5) Ngày 04/12/2012, chi công tác phí bằng tiền mặt 9.288.800 đồng (theo phiếu chi số 023/12, hóa đơn cước vận chuyển số 1058871).
Kế toán định khoản: Nợ 6428.VP: 9.288.800 Có 1111.VP: 9.288.800
(6) Ngày 04/12/2012, chi trả lãi huy động tháng 11/2012 bằng tiền mặt 600.000.000 đồng (theo phiếu chi số 027/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 635.VP: 600.000.000 Có 1111.VP: 600.000.000
(7) Ngày 10/12/2012, thu tiền huy động vốn bằng tiền mặt 120.000.000 đồng (theo phiếu thu số 090/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 1111.VP: 120.000.000 Có 3112.VP: 120.000.000
(8) Ngày 14/12/2012, thu hồi vốn vay của Xí nghiệp Dịch Vụ Sửa Chữa Cơ Khí và Công Trình Biển bằng tiền mặt 1.808.984.092 đồng (theo phiếu thu số 117/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 1111.VP: 1.808.984.092
Có 1361.CTB: 1.808.984.092
(9) Ngày 18/12/2012, thu tiền huy động vốn bằng tiền mặt 1.200.000.000 đồng (theo phiếu thu số 132/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 1111.VP: 1.200.000.000 Có 3112.VP: 1.200.000.000
(10) Ngày 20/12/2012, thu hồi tiền vay của cô Nguyễn Thị Hòa Bình bằng tiền mặt 1.000.000.000 đồng (theo phiếu thu số 141/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 1111.VP: 1.000.000.000 Có 138.VP: 1.000.000.000
(11) Ngày 25/12/2012, thu các khoản phải nộp tháng 9,10,11/2012 của Xí nghiệp Xây Lắp Điện bằng tiền mặt 1.362.111.931 đồng (theo phiếu thu số 161/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 1111.VP: 1.362.111.931
Có 1361.XLĐ: 1.362.111.931
(12) Ngày 26/12/2012, nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi ngân hàng Đại Dương 2.778.550.000 đồng (theo phiếu chi số 134/12), đã nhận được phiếu báo có.
Có 1111.VP: 2.778.550.000
(13) Ngày 26/12/2012, thanh toán chi phí tiếp khách bằng tiền mặt 8.160.000 đồng, thuế GTGT 10% (theo phiếu chi số 150/12, hóa đơn GTGT số 0003356).
Kế toán định khoản: Nợ 6428.VP: 8.160.000 Nợ 1331.VP: 816.000
Có 1111.VP: 8.976.000
(14) Ngày 26/12/2012, thanh toán chi phí mua vật tư cây cảnh bằng tiền mặt 3.322.000 đồng (theo phiếu chi số 151/12, hóa đơn số 0074228).
Kế toán định khoản: Nợ 6427.VP: 3.322.000 Có 1111.VP: 3.322.000
(15) Ngày 27/12/2012, thu cước phí vận chuyển bằng tiền mặt 282.862.166 đồng (theo phiếu thu số 176/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 1111.VP: 282.862.166 Có 131.VP: 282.862.166
(16) Ngày 27/12/2012, chi lương tháng 10,11,12/2012 bằng tiền mặt 39.453.000 đồng (theo phiếu chi số 153/12).
Kế toán định khoản: Nợ 334.VP: 39.453.000 Có 1111.VP: 39.453.000
(17) Ngày 28/12/2012, thu các khoản phải nộp tháng 11/2012 của Xí nghiệp Kinh Doanh Vật Liệu Xây Dựng 125 bằng tiền mặt 118.742.062 đồng (theo phiếu thu số 178/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 1111.VP: 118.742.062
Có 1361.VLXD: 118.742.062
(18) Ngày 28/12/2012, thu nhượng ấn chỉ bằng tiền mặt 650.000 đồng (theo phiếu thu số 180/12).
Kế toán định khoản: Nợ 1111.VP: 650.000 Có 6428.VP: 650.000
(19) Ngày 28/12/2012, rút tiền gửi Ngân hàng Hàng Hải 700.000.000 đồng nhập quỹ tiền mặt (theo phiếu thu số 181/12).
Kế toán định khoản:
Nợ 1111.VP: 700.000.000 Có 1121.HH: 700.000.000
(20) Ngày 28/12/2012, thanh toán chi phí sửa chữa máy tính bằng tiền mặt 2.250.000 đồng (theo phiếu chi số 156/12, hóa đơn số 0083385, 0083393).
Kế toán định khoản: Nợ 6427.VP: 2.250.000
Có 1111.VP: 2.250.000 Nhận xét:
Lượng tiền mặt tại quỹ của Công ty luôn được đảm bảo hợp lý để đáp ứng nhu cầu chi tiêu, trong đó các khoản thu chiếm tỷ trọng nhiều nhất là thu từ kết quả kinh doanh sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ còn các khoản chi chiếm tỷ trọng nhiều nhất là thanh toán chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh hàng ngày.
Ngoài ra nhờ hình thức vay huy động vốn mà Công ty vừa có thêm nguồn thu để trang trải chi phí vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Kế toán thanh toán luôn theo dõi chặt chẽ các khoản thu chi bằng tiền mặt, ghi chép và hạch toán đầy đủ theo trình tự phát sinh nghiệp vụ vào sổ kế toán, hàng ngày đối chiếu sổ sách với thủ quỹ nhằm kiểm tra tình hình sử dụng vốn bằng tiền, qua đó cung cấp số liệu chính xác giúp các nhà quản trị ra quyết định đúng đắn.