Là hình thức tuyển chọn cho mình các thành viên của kênh phân phối mà mình quyết định hợp tác.Với công ty đôi khi cũng gặp rất nhiều khó khăn mới tìm được cho mình những thành viên phù hợp hay trung gian phân phối theo tiêu chuẩn phân phối. Công ty sẽ tuyển chọn thành viên cho kênh phân phối của công ty dựa vào những tiêu chuẩn sau:
Đối với hình thức kinh doanh xăng dầu của Công ty thì việc tuyển chọn các trung gian phân phối như đại lý, tổng đại lý hay các cửa hàng xăng dầu đều theo nghị định 84- 2009 của chính phủ. Các thành viên của kênh sẽ phải đáp ứng đầy đủ những yêu cầu theo điều 13, 14, 15 và 17 trong nghị định 84/2009/NĐ/CP theo phụ lục 1.
Công ty giao cho phòng kinh Doanh Xăng dầu và phòng Kinh doanh Tổng hợp có trách nhiệm mở rộng thị trường, tìm các trung gian phân phối cho công ty. Các phòng này sẽ thành lập từng tổ đi tìm hiểu và điều tra các trung gian có đủ điều kiện rồi từ đó sẽ đặt vấn đề hợp tác khi cả hai bên cùng đồng ý thông qua ban giám đốc. Nhưng cũng có các
đại lý, tổng đại lý hiện đang hợp tác với công ty là do Tổng công ty quy định. Bên cạnh đó, Công ty cũng dựa trên sự ưu tiên như:
- Tăng cường công tác phát triển hệ thống kênh phân phối trong đó tập trung, ưu tiên ký hợp đồng với các Đại lý trực tiếp không thuộc hệ thống Tổng đại lý hiện hữu của Công ty.
- Trường hợp Đại lý trực thuộc hệ thống Tổng đại lý của Công ty có nhu cầu ký trực tiếp với Công ty, Công ty sẽ làm việc và thống nhất với Tổng đại lý và đại lý trước khi ký hợp đồng trên nguyên tắc hài hòa lợi ích giữa các bên và vì sự bền vững chung của hệ thống phân phối của Công ty...
Một điều nữa trong việc tuyển chọn thành viên kênh phân phối của Công ty là Công ty chỉ tập trung phát triển các thành viên thuộc khu vực thị trường do Tổng công ty giao. Việc đại lý của Công ty bị giảm trong năm 2012 là do bị thu hẹp địa bàn hoạt động ở 2 tỉnh là Bình Định và Phú Yên theo đúng chính sách bán hàng mới của Tổng công ty Dầu Việt Nam. Khi bị thu hẹp ở 2 tỉnh này thì Công ty cũng phải bàn giao các khách hàng tại các đại bàn này cho PV OIL ở các tỉnh trên.
Bảng 3.7. Số lƣợng đại lý của Công ty qua 3 năm
Năm Khách hàng
2010 2011 2012
Đại lý 17 35 29
Nguồn: Phòng kinh doanh
Lý do chưa tuyển thêm được đại lý mới là vì việc tuyển chọn đại lý đúng theo mục tiêu với Công ty là rất khó trong tình hình hiện tại. Vì với địa bàn hoạt động kinh doanh hiện tại Công ty đã tìm hiểu và ký hợp đồng với các đại lý phù hợp và đủ điều kiện kinh doanh. Với nhiều đối thủ cạnh tranh và việc kinh doanh xăng dầu đang gặp nhiều khó khăn thì việc mở rộng đại lý cũng đang là một trong những thách thức với Công ty. Mặt khác Công ty thật sự chưa chú trọng vào việc tuyển thêm đại lý cho mình mà lại tập trung mở rộng CHXD và Công ty còn khá thụ động khi phụ thuộc vào Tổng công ty về việc tuyển chọn đại lý.
3.7.2. Khuyến khích các thành viên hoạt động
Khi đã tuyển chọn được các thành viên của kênh rồi thì công ty phải có những biện pháp để khuyến khích hoạt động của các thành viên được tốt nhất. Vì vậy mà Công ty
khích các thành viên của Công ty làm việc một cách có hiệu quả nhất. Đó là mở ra các đợt thi đua giữa các trung gian để tặng những phần quà và những phần thưởng nhất định.
Hàng năm Công ty đề ra những doanh số nhất định để có sự thi đua giữa các trung gian và đẩy mạnh sản lượng bán ra. Ngoài ra Công ty còn tổ chức các chương trình để khuyến khích trực tiếp các thành viên trong kênh của mình là:
- Thường xuyên trao đổi thông tin thị trường trong và ngoài nước; thông báo và cung cấp thông tin, tài liệu cũng như tư vấn, trao đổi các vấn đề liên quan đến chính sách quản lý, điều hành kinh doanh xăng dầu của nhà nước.
- Tổ chức hỗ trợ các đơn vị, khách hàng đào tạo các nghiệp vụ liên quan đến kinh doanh xăng dầu theo quy định.
- Trang bị logo, bảng hiệu theo quy định đối với CHXD của Công ty.
- Hỗ trợ khách hàng làm việc với Ngân hàng khi khách hàng có nhu cầu làm bảo lãnh thanh toán.
- Tổ chức thăm hỏi, tặng quà.... vào các dịp thành lập Công ty, chi nhánh của khách hàng, các ngày lễ trong năm.
Hình 3.1. PV OIL Vũng Tàu trao quà lƣu niệm cho khách hàng tiêu biểu năm 2012
- Tùy điều kiện nguốn lực của đơn vị, Công ty sẽ cố gắng tổ chức “ Hội nghị khách hàng” năm/ lần để có điều kiện tổng kết, đánh giá trao đổi, tạo sự gắn bó và thể hiện tri ân đối với khách hàng.
- Khen thưởng theo % doanh thu nhằm đẩy mạnh sản lượng bán hàng như: Ngoài những chính sách khuyến khích thành viên trong kênh phân phối như trên thì Công ty còn tổ chức đánh giá thành viên trong kênh của mình theo háng quý và háng năm do các nhân viên thuộc phòng Kinh doanh phụ trách để xem hiệu quả hoạt động của họ
như thế nào, họ có hoàn thành tốt hay không hay mắc phải những sai phạm gì. Hình thức đánh giá này cũng là để khuyến khích và khen thưởng những thành viên để họ hoạt động tốt hơn, từ đó có biện pháp khai thác tối đa và cảnh cáo, phạt và thậm chí là loại bỏ những thành viên không phù hợp với kênh phân phối của Công ty. Việc đánh giá này cũng giúp Công ty tìm ra nhu cầu và khó khăn của các thành viên trong kênh phân phối để xem họ cần gì và gặp phải những khó khăn nào khi họ bán sản phẩm của Công ty.
Trên cơ sở thu thập thông tin đánh giá cần thiết, Công ty sẽ đưa ra các biện pháp phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu của các thành viên, giúp đỡ hỗ trợ họ giải quyết những khó khăn đồng thời đưa ra những chính sách thưởng phạt khách nhau.
Chính sách thưởng:
- Bao gồm thưởng định kỳ hàng tháng, phòng Kế toán sẽ tính thưởng cho từng thành viên. Điều kiện tính thưởng là dựa trên mức khoán hoàn thành doanh thu.
Bảng 3.8: Hệ số thƣởng theo doanh thu bán hàng
Mức độ hoàn thành khoán doanh thu Hệ số thưởng(% doang thu đại lý)
100%- 105% 3%
105%- 110% 5%
Trên 110% 10%
Nguồn: Phòng Kế toán
- Thưởng cuối năm: Định kỳ cuối năm Công ty dựa vào kết quả hoạt động của các thành viên để phân loại các loại thưởng như: Thành viên có doanh số bán cao nhất, thành viên có doanh thu ổn định...mức thưởng thay đổi theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng năm.
Phạt:
- Các thành viên sẽ cam kết chịu các hình phạt trong trường hợp vi phạm các quy định như: Không thực hiện đúng những chính sách của Công ty đưa ra, Chậm trễ trong thanh toán tiền hàng, gian lận trong mua bán...
Nhìn chung các chính sách của Công ty đã góp phần tích cực vào việc khuyến khích các thành viên trong kênh hoạt động. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế nhất định như Công ty chưa mạnh tay trong việc phạt khi có thành viên làm sai quy định mà chỉ nhắc nhở gây mâu thuẫn giữa các kênh...Vì vậy Công ty cần khắc phục và có những biện pháp thưởng, phạt công bằng để xây dựng hệ thống kênh phân phối lành mạnh.