CHƯƠNG V XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN 5S
5.2. Chương trình triển khai 5S
5.2.1 Kế hoạch thực hiện chương trình 5S
Kế hoạch triển khai chương trình 5S tại Công ty Cổ Phần Chế Biến và XNK Thủy Sản Hòa Phát, được tiến hành theo 5 bước. Trong 1 lần áp dụng cho 1 quý (4 tháng), trong đó tháng đầu thực hiện từ bước 1 đến bước 3, 2 tuần tiếp theo đó là thực hiện bước 4 và cuối cùng là thực hiện 5S cho tất cả khu vực trong công ty như:
khu vực sản xuất, kho nguyên liệu, khu bảo trì, khu vực làm việc văn phòng…
Mục tiêu : hoàn thành thực hiện tốt 5S trong 4 tháng đầu cho công nhân và toàn thể nhân viên tạo ra 1 thói quen làm việc ổn định. Giúp công ty nhận thấy đƣợc hiệu quả khi áp dụng chương trình 5S. Theo dõi tình hình hoạt động 5S, tính kiên trì thực hiện 5S của nhân viên đánh giá, rút kinh nghiệm để triển khai kế hoạch tiếp theo cho các quý còn lại trong năm. Sau đây là bảng kế hoạch thực hiện 5S của Công ty Cổ Phần Chế Biến và XNK Thủy Sản Hòa Phát:
Bảng 5.1. Bảng kế hoạch thực thiện chương trình 5S
Thứ tự các bước Nội dung Thời gian thực hiện
Bước 1 Chuẩn bị 2 tuần
Bước 2 Thông báo 1 tuần
Bước 3 Tuyên truyền và đào tạo 1 tuần
Bước 4 Tổng vệ sinh 2 tuần
Bước 5 Thực hiện 5S 10 tuần
5.2.2 Chuẩn bị
Trước khi ra một quyết định ban lãnh đạo công ty phải có sự phân tích những thuận lợi, những khó khăn cũng nhƣ chi phí, lợi ích hoạt động của phong trào 5S mang lại. Trong giai đoạn này, ban lãnh đạo cố gắng phân tích và tìm hiểu những nguyên lý và lợi ích của 5S. Vì vậy, chuẩn bị là khâu cốt lõi dẫn đến sự thành công của 5S sau này. Do đó, ban lãnh đạo cần phải:
+ Cam kết thực hiện 5S.
+ Chỉ định người thực hện.
+ Thành lập đội 5S từ nhiều thành viên trong các phòng ban của công ty nhằm để tuyên truyền, đào tạo và đánh giá thực hiện 5S.
+ Đề cử người có trách nhiệm tham gia các khóa đào tạo về 5S, tham quan và học tập kinh nghiệm từ các công ty đã áp dụng 5S thành công.
+ Tham khảo ý kiến các chuyên gia từ các công ty tƣ vấn thực hiện 5S.
5.2.3 Thông báo chính thức về việc thực hiện chương trình 5S
Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban lãnh đạo phải có thông báo cam kết thực hiện phong trào này. Cam kết của lãnh đạo thể hiện trách nhiệm và quyết tâm thực hiện 5S cho đến cùng. Sự cam kết của ban lãnh đạo là một việc rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S. Cam kết của lãnh đạo là cơ sở và là động lực thúc đẩy các thành viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra.
Trong giai đoạn này người lãnh đạo phải có nhiệm vụ thông báo cho toàn thể công nhân viên về quyết định thực hiện phong trào 5S trong công ty. Nội dung 5S là gì?
Đối tƣợng? Phạm vi? Mục tiêu? Lợi ích 5S mang lại là gì? Đồng thời giới thiệu thông tin , dụng cụ, các vấn đề chung nhất để thực hiện 5S nhƣ thẻ đỏ, biểu mẫu thực hiện 5S...
Sau đây là sơ đồ tổ chức Ban 5S của công ty:
Hình 5.1.Sơ đồ tổ chức của Ban 5S Trong đó:
- Chủ tịch kiêm Phó giám đốc điều hành nhà máy là người phê duyệt việc chuẩn bị các trang thiết bị, kế hoạch đào tạo, kế hoạch thực hiện chương trình 5S.
Đồng thời cũng là người hỗ trợ động viên mọi người tích cực tham gia và hành động vì mục đích chung của công ty.
- Uỷ ban kiểm soát là đội trưởng KCS gồm nhiều nhóm KCS giữ chức vụ khác nhau như: KCS văn phòng, KCS vệ sinh, KCS mỗi khu vực của phân xưởng. Là người chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát thực hiện chương trình tại các bộ phận mình quản lý. Biên soạn tài liệu, các tiêu chí cho những hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong ủy ban kiểm soát thực hiện. Báo cáo tiến độ thực hiện chương trình 5S và thu gom những khó khăn vướng mắc, đề xuất các giải pháp cải tiến trong quá trình thực hiện cho chủ tịch Ban 5S phê duyệt.
- Uỷ ban thực hiện là nhân viên, công nhân của công ty cũng đồng thời là người thực hiện theo kế hoạch của Ủy ban kiểm soát đưa ra. Nhóm trưởng thực hiện phải báo cáo kết quả công việc mỗi tháng cho Ban 5S.
Chủ tịch
Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban thực hiện
Khu vực văn phòng
Khu vực sản xuất Khu vực bảo trì Khu vực kho
5.2.4 Tuyên truyền và đào tạo kiến thức các quy định về 5S Để triển khai áp dụng chương trình 5S đạt hiệu quả cao cần phải:
Ban lãnh đạo công ty tạo điều kiện mời các chuyên gia cố vấn đào tạo về chương trình 5S trao đổi những hiệu quả, lợi ích, khó khăn để tạo động lực niềm tin là sức mạnh tinh thần cho mọi người thực hiện chương trình này.
Ban phụ trách tổ chức chương trình tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tìm hiểu về kiến thức của chương trình 5S? Lý do áp cũng như lợi ích áp dụng và triển khai 5S cho công ty. Sau đó ban phụ trách phải biên soạn tài liệu, sổ tay chỉ dẫn về việc thực hiện chương trình cho từng công đoạn.
Khi kế hoạch triển khai đã xây dựng thì công việc đầu tiên thực thi đó là việc đào tạo cho các nhân viên về các quy định của công ty. Các quy định này có thể truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp hay có thể là một buổi học ngoại khóa.
Để các quy định này đi vào thực tế lãnh đạo công ty phải triển khai dần từng bước và theo từng giai đoạn thích hợp. Khi các thành viên của công ty đã nắm đƣợc các mục tiêu, cách thức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể ở giai đoạn tiếp theo.
5.2.5 Tiến hành tổng vệ sinh Công ty
Tiến hành tổng vệ sinh là giai đoạn thực hiện sau khi các nhân viên đã nắm bắt đƣợc các tiêu chuẩn mà Uỷ ban kiểm soát đƣa ra. Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên công ty sẽ tiến hành nhƣ sau:
- Công ty dành một ngày chủ nhật đầu tiên ( 1/9/2013) tổ chức thật sôi nổi, hào hứng nhiệt tình để không khí phấn khởi cho mọi người khi thực hiện chương trình này. Người ta thường nói vạn sự khởi đầu nan.
- Lập sơ đồ mô phỏng mặt bằng của công ty, phân chia từng khu vực. Uỷ ban kiểm soát sẽ bổ nhiệm các đội trưởng cho mỗi khu vực thực hiện. Phân chia nhỏ công việc ra cho các nhóm trưởng ở mỗi khu vực đó. Hoạt động này giúp xây dựng và ý thức trách nhiệm và tinh thần tập thể cho các thành viên.
- Ủy ban kiểm soát phải hướng dẫn mọi người thực hiện vệ sinh, quy định các tiêu chuẩn cần làm của 5S. Nêu rõ quy định từng khu vực để mọi người thực hiện.
- Ban lãnh đạo phải tích cực tham gia để khuyến khích mọi thành viên tham gia nhiệt tình và hăng hái hơn. Việc này giúp cho mọi người hòa đồng và hiểu nhau hơn, thắt chặt tình đoàn kết giữa lãnh đạo và công nhân viên. Tạo mối quan hệ mật thiết hơn cho mọi người.
- Cần trang bị đầy đủ các trang thiết bị, dụng cụ: chổi, giẻ lau, các chất lỏng dùng để vệ sinh máy móc thiết bị.... Tiến hành treo các khẩu hiệu, hình ảnh minh họa cổ động giúp mọi người dễ dàng hiểu và tham gia nhiệt tình hơn. “ Nhiệt liệt hưởng ứng phong trào 5S tại công ty”.
- Đồng thời chuẩn bị máy ảnh để ghi lại những hình ảnh của hoạt động này để giúp mọi người thích thú với công việc hơn. Bên cạnh đó, còn có thể giúp cho công ty nhận ra những khuyết điểm nhỏ còn thiếu sót để rút kinh nghiệm cho các hoạt động cải tiến sau này nhất là chương trình áp dụng HACCP của công ty được hoàn thiện tốt hơn.