CHƯƠNG V XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN 5S
5.4. Bài học kinh nghiệm
5.4.1 Nâng cao hơn nữa nhận thức về 5S của lãnh đạo
Lãnh đạo là người tác động trực tiếp tới quá trình áp dụng thực hiện chương trình 5S với sự tham gia của tất cả mọi thành viên trong công ty.
Cán bộ lãnh đạo là người định hướng, lên kế hoạch thực hiện cho các thành viên phải thực hiện nhƣ thế nào mới là hiệu quả.
Do đó, cán bộ lãnh đạo cần hiểu rõ chương trình công ty của mình đang áp dụng để có thể đưa ra những quyết định, phương pháp hỗ trợ chính sách thích hợp.
=> Vì vậy, nó đòi hỏi cần phải có sự cam kết thống nhất thực hiện giữa các thành viên trong công ty. Để làm đƣợc điều đó ban lãnh đạo cần nổ lực không ngừng về tất các mọi mặt.
Để thực hiện thành công chương trình 5S đòi hỏi các cấp lãnh đạo cần phải trải qua nhiều thời gian học tập nghiên cứu và tìm hiểu các vấn đề liên quan đến chương trình này. Nhằm nâng cao kiến thức, kinh nghiệm, khả năng nhận thức về một chương trình mà sẽ áp dụng cho công ty. Do đó, cán bộ lãnh đạo có thể mời các chuyên gia trực tiếp hướng dẫn để thực hiện chương trình 5S khi áp dụng cho công ty không mắc phải những sai lầm thiếu sót. Từ đó, cán bộ lãnh đạo học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiêm và tăng khả năng thuyết phục để toàn bộ công nhân viên tham gia với thái độ tích cực và nhiệt tình hơn.
5.4.2 Tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban
Chương trình 5S không chỉ áp dụng cho khu vực sản xuất mà áp dụng cho toàn bộ công ty mang lại sự sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp tất cả mọi nơi trong công ty tạo vẻ mỹ quan gây ấn tƣợng tốt đẹp đối với khách hàng và các đối tác kinh doanh khác.
Đặc biệt công ty chuyên về xuất khẩu nên phần lớn khách hàng là các chủ doanh nghiệp người nước ngoài rất khó tính nên vẽ mỹ quan bên ngoài của công ty là rất quan trọng đó cũng là niềm tự hào của tất cả mọi thành viên trong công ty. Do đó,
tất cả các phòng ban trong công ty phải tham gia thực hiện chương trình. Các cán bộ trong các phòng ban khác tuy không là người trực tiếp tham gia hoạt động sản xuất nhƣng để công ty hoạt động và tạo ra sản phẩm an toàn thì đòi hỏi phải có sự liên kết, hỗ trợ chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Họ có nhiệm vụ phổ biến các chính sách, văn bản do cấp trên giao xuống cho các công nhân vả phải trực tiếp chỉ đạo cho các công nhân làm theo nên họ cần phải tích cực gương mẫu thực hiện phong trào 5S.
=> Công ty cần tổ chức các dịp lễ trong năm để các phòng ban tham gia gặp gỡ thắt chặt thêm mối quan hệ giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo. Tạo điều kiện giao lưu học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. Đây cũng là dịp giúp cho nhân viên vui chơi, giải trí, giúp cho tinh thần thoải mái phấn khởi sau những ngày làm việc mệt mõi.
5.4.3 Nâng cao nhận thức, tính tự giác và tích cực tham gia của công nhân viên Sự tham gia của tất cả công nhân viên là một yếu tố rất quan trọng cho việc triển khai và thực hiện chương trình 5S đạt được thành công. Yêu cầu mọi người phải hiểu được lợi ích chương trình mang lại: môi trương làm việc sạch sẽ ngăn nắp, tăng năng suất, giảm chi phí giúp hạ giá thành, giao hàng đúng hạng, an toàn lao động….Đặc biệt nó mang lại công ty nhiều cơ hội hợp tác kinh doanh làm cho khách hàng tin tưởng hơn khi hợp đồng.
Để thu hút mọi người tham gia hiểu được các bước thực hiện chương trình 5S đòi hỏi mọi người cần phải quan tâm tìm hiểu và có sự am hiểu về kỹ năng chuyên môn của chương trình. Vì vậy, cần tổ chức thường xuyên các lớp tuyên truyền đào tạo cho mọi người về 5S giúp họ nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kiến thức chuyên môn, tay nghề, đạo đức, tác phong trong công việc.
Tăng cường cải tiến, thay đổi các hình thức tuyên truyền để thu hút mọi người tham gia thực hiện. Có thể áp dụng khen thưởng bằng vật chất hay tinh thần: tăng lương, quà, bằng khen,….Đồng thời, cũng sẵn sàng phê bình những ai không thực hiện tốt chương trình sau qua nhiều lần nhắc nhỡ.
Phát động phong trào thi đua viết khẩu hiệu về 5S mà mọi người dễ hiểu, dễ nhớ, dễ thực hiện.
Mỗi ngày mỗi người cần vệ sinh nơi làm việc của mình lúc nào cũng sạch sẽ.
Có thể lúc tuyển nhân sự công ty cần đào tạo công nhân viên ngay từ lúc đó.
Để trước khi vô làm việc họ đã có sự am hiểu và dễ dàng thực hiện chương trình thật tốt.
5.4.4 Triển khai thực hiện chương trình 5S phải đi đôi với cải tiến
Để xây dựng và thực hiện chương trình 5S có hiệu quả cần phải được lặp lại sau mỗi quý và đều đặn với các tiêu chuẩn sau cao hơn tiêu chuẩn trước. Do đó, quá trình thực hiện chương trình 5S phải có các chương trình cải tiến khác hỗ trợ.
Trong các bước thực hiện sàng lọc đòi hỏi những kỹ năng và nguyên tắc cải tiến để đảm bảo cho phù hợp với công ty.
Trong bước sắp xêp cũng đòi hỏi mọi người có tính cải tiến cho các hoạt động sản xuất, sắp xếp sao cho thuận lợi trong quá trình di chuyển, tận dụng đƣợc không gian và thời gian khi thực hiện sản xuất.
Trong bước săn sóc cần có lịch cụ thể phân biệt giữa bảo trì và săn sóc của phong trào 5S. Săn sóc của phong trào là thường xuyên và liên tục trong ngày và kiểm tra định kì.
Trong các cuộc họp để đánh giá về kết quả thực hiện chương trình cần phải đánh giá một cách khách quan, trung thực thông qua hình ảnh cụ thể.
Khi công ty thực hiện chương trình 5S đạt đến mức độ nhất định thì tập thể công nhân viên không nên hài lòng vói hiện tại mà phải đặt ra mục tiêu cao hơn để ngày càng cải tiến.