Việc thực hiện sắp xếp đƣợc tiến hành dƣới sự hƣớng dẫn của Ủy ban kiểm soát theo các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Hoạch định không gian lƣu trữ là làm vệ sinh các thiết bị và dụng cụ sau khi sàng lọc, phân biệt các đối tƣợng sau khi sàng lọc bằng việc phân nhóm, kẻ vạch xanh dƣới nền,… đảm bảo tính mỹ quan và an toàn vệ sinh dễ phân biệt và kiểm soát.
Bƣớc 2: Chuẩn bị vật chứa là chuẩn bị chỗ lƣu trữ những thứ không cần thiết sau đó tạo danh mục cho các vật dụng, tài liệu, hồ sơ để dễ dàng tra cứu, dễ tìm khi cần thiết tránh lãng phí thời gian tìm kiếm, không cần phải hỏi.
Bƣớc 3: Áp dụng một số nguyên tắc bố trí sao cho thuận lợi thao tác: - Nhóm theo chủng loại màu sắc, sử dụng không gian hợp lý.
- Thuận tiện cho ngƣời sử dụng: dễ nhận dạng- dễ nhìn- dễ lấy- dễ vận chuyển.
- Sử dụng hiệu quả phƣơng tiện vận chuyển bằng các phƣơng tiện lăn, trƣợt, xe nâng,…
5.3.2.2 Tiến hành sắp xếp
Trƣớc tiên ban tổ chức 5S sẽ tiến hành treo các khẩu hiệu thực hiện chƣơng trình 5S, làm các tiêu lệnh cấm hút thuốc, các tiêu lệnh nghiêm cấm ở các khu vực cần thiết thực hiện. Đồng thời, thực hiện sắp xếp hàng ngày theo các bƣớc thực hiện sắp xếp nhƣ trên và tiến cải tiến các khu vực đó nhƣ sau:
Bảng 5.2. Nội dung sắp xếp của khu vực sản xuất
Số thứ tự
Đối tƣợng Hƣớng dẫn thực hiện
1 Rổ Sắp xếp theo đúng loại, đặt đúng chổ, số lƣợng vừa đủ dùng cho công nhân fillet.
2 Thớt Để đúng chổ làm, đúng số lƣợng.
3 Sọt (Bơ) Sắp xếp đúng vị trí cần để, chỉ lấy đủ số lƣợng để sử dụng.
4 Thùng đựng
nƣớc rửa tay
Đặt đúng vị trí không đƣợc di chuyển ra nơi khác.
5 Ống dẫn nƣớc Sắp xếp gọn gàng, quấn vào thanh sắt cố định khi xài mới đƣợc lấy ra tránh mất không gian của khu vực sản xuất.
6 Bọc Để đúng nơi quy định, đúng chủng loại.
7 Dụng cụ vệ sinh Đúng nơi quy định, đảm bảo điều kiện vệ sinh tốt 8 Kho dụng cụ Chỉ để những thứ không cần thiết, không để vật dụng
ngoài khác trong khu vực sản xuất 9 Phòng làm việc Bàn ghế cố định, kẻ vạch phân biệt.
Bảng 5.3. Nội dung sắp xếp của kho nguyên liệu_ thành phẩm
Số thứ tự Đối tƣợng Hƣớng dẫn thực hiện
1 Nguyên liệu Lựa chọn kỉ, đúng với yêu cầu đƣa ra
2 Thùng Đặt đúng chổ, đúng số lƣợng sử dụng
3 Xe nâng Đậu đúng chổ, kẻ vạch vị trí để xe nâng
4 Nền kho Kẻ vạch, quy định đƣờng vận chuyển của xe nâng 5 Đèn bắt mọt Sơn vị trí thứ tự đèn bắt mọt.
6 Bao bì Sắp xếp đúng loại, đặt đúng chổ
Bảng 5.4. Nội dung sắp xếp của khu vực bảo trì
Số thứ tự Đối tƣợng Hƣớng dẫn thực hiện
1 Dụng cụ bảo
trì
Đặt đúng nơi quy định, sau khi sử dụng phải đặt đúng chổ, sắp xếp ngăn nắp để thuận tiện sử dụng. 2 Tủ chứa vật tƣ Sắp xếp theo cùng nhóm cùng chủng loại.
3 Các dụng cụ khác Sắp xếp ngay ngắn đúng mục đích sử dụng 4 Nền phòng bảo trì Kẻ vạch nhƣ khu vực sản xuất
Bảng 5.5. Nội dung sắp xếp khu vực văn phòng
Số thứ tự Đối tƣợng Hƣớng dẫn thực hiện
1 Hồ sơ, tài liệu Đặt đúng theo thứ tự, cố định, đúng với chức năng 2 Bàn, ghế Đặt đúng chổ, có tính mỹ quan
5.3.3 Thực hiện sạch sẽ
Hoàn thành 3S trƣớc nếu không những gì thực hiện trƣớc đó sẽ trở nên vô nghĩa. Ban lãnh đạo 5S của nhà máy là ngƣời làm gƣơng để tạo thói quen cho mọi ngƣời.
Phối hợp quét dọn hàng ngày, tiến hành kiểm tra và giám sát sạch sẽ. Uỷ ban kiểm soát có nhiệm vụ quản lý kiểm tra thƣờng xuyên, khuyến khích, nâng cao tinh thần cho nhân viên.
Hình thành thói quen không vứt và ném vật dụng bừa bãi. Việc thực hành sạch sẽ do ngƣời làm việc trực tiếp ở đó thực hiện giảm chi phí cho việc thuê nhân viên quét dọn. Dành 3-10 phút mỗi ngày cho thực hành sạch sẽ và cùng mọi ngƣời nhận trách nhiệm làm sạch chung quanh nơi làm việc. Uỷ ban kiểm soát sẽ theo dõi phân công trực nhật cho nhân viên theo mẫu ( Phụ lục 3-4: Thực hiện bƣớc 3 Sạch sẽ). Bảng 5.6. Nội dung thực hiện Sạch sẽ
Khu vực Đối tƣợng Hƣớng thực hiện
Sản xuất Máy móc, thiết bị, trên
trần, nền, cầu thang,hồ nƣớc
Chuẩn bị chổi, khăn lau, chất tẩy rửa, thùng rác. Tiến hành quét dọn, lau chùi
Vệ sinh bảo dƣỡng các thiết bị máy móc, hệ thống PCCC.
Kho nguyên liệu_ thành phẩm
Sàn, đèn, góc tƣờng, đèn bắt mọt.
Bảo trì Sàn, góc tƣờng, tủ chứa
vật tƣ,trên trần nhà Văn phòng điều hành Hồ sơ, tài liệu, bàn ghế
Bảng 5.7. Lịch thực hiện Sạch Sẽ theo thời gian và tần suất
Loại Thời gian Tần suất Ngƣời thựchiện
Hàng ngày 3-10 phút Trƣớc hoặc sau khi
kết thúc công việc hàng ngày.
Tất cả mọi ngƣời
Hàng tuần 15-30 phút Cuối tuần.
Hàng tháng 30-60 phút Cuối tháng.
Hàng năm 2-4 giờ Trƣớc kì nghỉ cuối
năm.
Tức thì 1 phút Mọi lúc mọi nơi
5.3.4 Thực hiện săn sóc 5.3.4.1 Trình tự thực hiện
Săn sóc là một quá trình giúp duy trì các tiêu chuẩn và công việc vệ sinh sạch sẽ nhƣ lần thực hiện đầu tiên và ngày càng cải tiến nó. Mục đích săn sóc tạo một hệ thống nhằm duy trì sạch sẽ ở nơi làm việc.
Để không lãng phí thực hiện tốt 3S đầu tiên phải duy trì thành quả và liên tục phát triển với các nguyên tắc chung nhƣ: không xài thì bỏ, không vứt bỏ bừa bãi, không bụi bấm.
Tổ chức phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi ngƣời tham gia.
Khen thƣởng tuyên dƣơng những cá nhân, bộ phận thực hiện tốt và phê bình những bộ phận thực hiện chƣa có hiệu quả. Đồng thời, đƣa ra biện pháp khắc phục để chƣơng trình 5S đƣợc mọi ngƣời thực hiện nghiêm túc.
5.3.4.2 Phƣơng pháp đánh giá định kỳ
Kiểm soát 5S do chủ yếu ban lãnh đạo của công ty và chính xác là các thành viên trực thuộc ban 5S của công ty. Kiểm sóat 5S có thể thực hiện bằng phƣơng pháp sau:
- Định kì mỗi tháng sẽ tổ chức họp báo cáo kết quả thực hiện 5S của các khu vực. Các Uỷ ban kiểm soát sẽ tham quan kiểm tra chéo lẫn nhau kết quả thực hiện của các khu vực.
- Các Uỷ ban kiểm soát chấm điểm thực hiện 5S và kiểm tra cá yêu cầu khắc phục từ lần đánh giá trƣớc
- Các Uỷ ban kiểm soát sẽ chấm điểm theo mẫu phiếu đánh giá 5S ( Phụ lục 5 : Thực hiện bƣớc 4 săn sóc).
- Để nâng cao ý thức thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện 5S, chọn ra những đơn vị xuất sắc dán lên bảng thông báo và khen thƣởng để mọi ngƣời có thể tham khảo và rút ra kinh nghiệm. Mặt khác nếu đơn vị nào vẫn còn tái lặp đi lặp lại thì chụp hình làm dẫn chứng và bị phạt tiền 100,000 đồng/ 1 tấm hình.
Nội dung kiểm tra cụ thể như sau:
1. Kiểm tra vệ sinh các phòng làm việc, sắp xếp tài liệu theo quy định của công ty.
2. Đánh giá, xếp loại để làm căn cứ xét thƣởng và phê bình
=> Để dễ dàng cho việc chấm điểm và đảm bảo khách quan mỗi Uỷ viên kiển soát sẽ nhận đƣợc 1 phiếu đánh giá 5S. Cách tính điểm nhƣ sau: - Thang điểm 10 là cao nhất, thấp nhất là 1 điểm.
- Điểm trung bình = Tổng số điểm / số hạng mục chấm điểm.
- Đánh giá thực hiện của từng khu vực thông qua điểm trung bình cộng của các Uỷ ban kiểm soát từng khu vực.
- Điểm trung bình đƣợc xếp loại nhƣ sau: Bảng 5.8 .Bảng tính điểm trung bình
Điểm trung bình Loại
1,0-3,5 Yếu kém
3,6- 4,9 Trung bình - yếu
5,0-6,4 Trung bình – tốt
6,5- 7,9 Khá
8,0- 10 Tốt
Chính sách thi đua hoạt động phong trào 5S.
- Khu vực nào sau khi chấm điểm đạt đƣợc kết quả thì ứng với mỗi thang điểm nhƣ sau:
+ Điểm trung bình (8,0-10): Đƣợc cấp giấy khen cá nhân hay tại khu vực đó. Tuyên dƣơng kèm thêm 1 phần quà nhỏ và đƣợc lƣu tên vào danh sách các thành viên đã hoàn thành tốt nhiệm vụ trong phong trào hoạt động 5S của Công ty.
+ Điểm trung bình (6,5-7,9): Tuyên dƣơng với mọi ngƣời và khuyến khích để ngày càng họat động tốt hơn.
+ Điểm trung bình (5,0-6.4): Khuyến khích mọi ngƣời để ngày càng họat động tốt hơn. Giám sát và theo dõi thƣờng xuyên để mọi ngƣời thực hiện đúng quy định và mục tiêu đƣa ra.
+ Điểm trung bình (3,6-4,9): Nhắc nhỡ mọi ngƣời thực hiện phong trào 5S, viết giấy kiểm điểm nếu khi vi phạm quy định. Vận động và khuyến khích để giữ vững những nguyên tắc chung của phong trào 5S.
+ Điểm trung bình (1,0-3,5): Phê bình trƣớc mọi ngƣời và viết giấy kiểm điểm. Đƣa vào danh sách những ngƣời thƣờng xuyên vi phạm hoạt động phong trao 5S của Công ty.
5.3.5 Thực hiện sẵn sàng
- Là giai đoạn mọi ngƣời thực hiện 4S một cách tự giác nhƣ là một thói quen cho đến mọi ngƣời thực sự yêu thích 5S. Mọi ngƣời tự giác thực hiện vệ sinh chỗ làm việc của mình trƣớc, giữa và sau khi hết giờ làm việc.
- Để xây dựng kế hoạch 5S thành công thì ban chỉ đạo cần đào tạo thích hợp cho các bậc công nhân viên trong công ty, đào tạo nhận thức về các quy định, chính sách và an toàn bảo hộ lao động của công ty. Hàng tháng tổ chức phong trào đóng góp ý kiến của nhân viên thông qua địa chỉ mail bằng hình thức bảng câu hỏi trắc nghiệm.
- Tổ chức thi đua viết khẩu hiệu và các hình thức tuyên truyền về 5S với những sáng tạo về hình ảnh, khẩu hiệu,…
- Quy định một quý sẽ thực hiện cải tiến 5S một lần, với những sửa đổi và bổ sung nâng cao tiêu chuẩn về 5S.
- Xây dựng gát hộp thƣ góp ý để chƣơng trình 5S đƣợc hoàn thiện hơn. - Xây dựng hình ảnh công ty lành mạnh và văn hóa:
+ Xin nghỉ phép phải báo cáo trƣớc 1 ngày và có sự chấp thuận của ban lãnh đạo công ty.
+ Không đƣợc mang thức ăn vào phòng làm việc. + Trang phục phải đúng với quy định công ty đƣa ra.
+ Trong giờ làm việc, không đƣợc dùng internet của công ty làm việc riêng nhƣ chơi games, chát, facebook …
+ Đặc biệt là phải tuân thủ theo tiêu chuẩn của 5S: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn Sàng.
+ Đi trễ quá giờ làm 30 phút xem nhƣ nghỉ làm ngày đó.
=> Tất cả công nhân viên phải xem nơi làm việc là ngôi nhà chung của tất cả mọi ngƣời nên cần phải giữ gìn sạch sẽ và ngăn nắp.
- Ngoài ra, để nâng cao tinh thần thực hiện Sẵn sàng của 5S cho mọi ngƣời thì trƣớc hết cán bộ lãnh đạo phải là tấm gƣơng tốt để mọi ngƣời noi theo.
Đối với lãnh đạo:
- Cán bộ lãnh đạo phải là tấm gƣơng tốt cho mọi ngƣời noi theo. Nên chia sẽ kinh nghiệm của mình cho nhân viên học hỏi. Đặc biệt là phải thực hiện tốt 3S tại chỗ làm việc của mình sau đó kiểm soát việc thực hiện 3S của các thành viên do mình quản lý.
- Đầu và cuối giờ làm, Các Uỷ ban kiểm soát điều kiểm tra kết quả thực hiện 3S để khuyến khích họ làm việc hăng sai và nhiệt tình. Sẵn sàng khen thƣởng nhân viên khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Bên cạnh đó, phải biết quan tâm và lắng nghe ý kiến của mọi ngƣời tạo cho mọi ngƣời thấy đây là công việc chung của mọi ngƣời cần làm và hiểu rõ những lợi ích 5S mang lại cho công ty.
Đối với nhân viên:
- Phải thể hiện sự tôn trọng và đánh giá tốt nhân viên không nên nói thẳng quá sẽ làm họ mặt cảm và khó chịu khi làm việc. Thay vào đó là những lời khuyên trƣớc rồi sau đó là những lời nhắc nhỡ và khuyên của mình, sẽ giúp cho họ có tinh thần thoải mái trong lúc làm việc và yêu công việc của mình hơn
- Luôn quan tâm và đồng hành với nhân viên giúp họ cởi mở vui vẻ khi làm việc, và nhiệt tình giải quyết những vấn đề khó khăn khi họ gặp phải.
- Phải tạo cảm giác công ty là ngôi nhà chung của mọi ngƣời khi làm việc nâng cao tính đoàn kết và gắn bó giữa các phòng ban.
Đối với công việc:
- Đƣa ra các mục tiêu và nguyên tắc chung của phòng ban. Nó là nền tảng cho việc tổ chức quản lý nguồn nhân lực và tài chính, phân chia công việc để tạo điều kiện hợp tác làm việc nhóm.
- Thông báo công việc cụ thể và những thông tin cần thiết để cho nhân viên làm theo.
- Tạo điều kiện làm việc cho nhân viên sáng tạo và đóng góp ý tƣởng cải tiến hơn cho phong trào 5S.
- Cần quy định rõ ràng các mức độ khen thƣởng và xử phạt cho nhân viên làm theo. Đồng thời đó cũng là quy định chung để căn cứ vào đó khen thƣởng và xử phạt
5.3.6 Hình ảnh minh họa
Sau hơn 6 tuần thực hiện chƣơng trình 5S tại các khu vực sản xuất, kho nguyên liệu – thành phẩm, bảo trì, văn phòng. Chúng tôi đã lƣu lại một số hình ảnh đại diện nhƣ sau:
Hình 5.2. Logo thực hiện 5S của Công ty
Khu vực sản xuất
Hình 5.5. Trƣớc và sau ở khu vực Cắt tiết và Sửa cá
Điều khiển sao đây?
Hình 5.6. Kẻ vạch cho một số khu vực
Văn phòng điều hành và các phòng nghỉ của công nhân
Hình 5.7. Trƣớc và sau ở văn phòng điều hành
Khu vực kho
Khu vực bảo trì