3.2.1 Sơ đồ tổ chức
Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức
3.2.2 Quyền hạn và nhiệm vụ các bộ phận
Tổng Giám đốc: là ngƣời điều hành và quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
Phó Tổng Giám đốc : Là ngƣời chịu trách nhiệm và sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc. Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm phối hợp, điều hòa kế hoạch sản xuất - kinh doanh, hƣớng dẫn kiểm tra kỹ thuật, quy trình công nghệ các mặt hàng theo hợp đồng Công ty đã ký với khách hàng. Ngoài ra, Phó Tổng Giám đốc còn có chịu trách nhiệm về công tác nhân sự toàn Công ty, thực hiện chế độ, chính sách tiền lƣơng và công tác đời sống cho nhân viên, quản trị xây dựng cơ bản.
3.2.2.1 Phòng Tổ chức – Hành chánh – Nhân sự a) Chức năng a) Chức năng
Tham mƣu cho Tổng Giám đốc và thực hiện các hoạt động liên quan đến quản lý hành chánh, quản lý nhân sự và tổ chức bộ máy sản xuất..
b) Nhiệm vụ
+ Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên toàn công ty, Giải quyết các chế độ tuyển dụng và thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, kỷ luật khen thƣởng…..là thành viên thƣờng trực của hội đồng thi đua khen thƣởng và hội đồng kỷ luật của công ty.
+ Đảm bảo xác định và cung cấp nhân sự phù hợp, có năng lực, phối hợp với các khối, phòng ban khác đào tạo, hƣớng dẫn, giám sát đầy đủ, phù hợp với các hoạt động của họ để thực hiện và duy trì hệ thống, đáp ứng đƣợc các yêu cầu của khách hàng.
+ Qui hoạch cán bộ, tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc quyết định bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo và các chức danh quản lý.
+ Xây dựng kế hoạch, chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ…. cho cán bộ nhân viên trong toàn công ty.
+ Quản lý lao động, tiền lƣơng cán bộ công nhân trong công ty.
+ Nghiên cứu và tổ chức lao động có khoa học, xây dựng các định mức lao động, giá thành của lao động dựa trên đơn vị thành phẩm…
+ Quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chánh và con dấu, lƣu trữ các loại tài liệu của công ty.
+ Xây dựng công tác bảo vệ ANTT nội bộ, bảo vệ môi trƣờng vệ sinh khu vực và công tác PCCC.
+ Theo dõi pháp chế về hoạt động kinh doanh của công ty…
+ Tham mƣu chính về các vấn đề sử dụng lao động có liên quan đến pháp luật, chế độ chính sách cho ngƣời lao động.
3.2.2.2 Phòng Kinh doanh a) Chức năng
+ Tham mƣu cho Tổng Giám đốc và thực hiện các hoạt động lập kế hoạch kinh doanh nhƣ mua hàng, bán hàng, mở rộng thị trƣờng…
b) Nhiệm vụ
+ Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo định kỳ do Ban Tổng Giám đốc quy định.
+ Phối hợp với các Giám đốc nghiệp vụ của Công ty có liên quan để xây dụng kế hoạch tiền lƣơng, giá thành theo thời điểm, tài chính, kho hàng, vận chuyển, kế hoạch sản xuất, tiếp thị…… lập kế hoạch về nguyên liệu, bao bì…. cần cho sản xuất
+ Khai thác thị trƣờng tiêu thụ trong và ngoài nƣớc, tìm khách hàng thƣơng lƣợng và đàm phán để lấy đơn hàng cho công ty, tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc ban hành lệnh sản xuất cho đơn hàng đã ký, trực tiếp trả lời những thắc mắc của khách hàng, thực hiện và lƣu trữ thủ tục xuất nhập kho.
+ Kiểm tra và theo dõi tiến độ và mức độ hoàn thành các lệnh sản xuất đã triển khai, tổng hợp và báo cáo kịp thời đến Ban Tổng Giám đốc tình hình thực hiện các lệnh sản xuất nhằm giúp cho Ban Tổng Giám đốc khắc phục kịp thời những phát sinh nếu có.
+ Quản lý các hợp đồng kinh tế về mua sắm vật tƣ hàng hóa, hợp đồng xuất nhập khẩu. Hỗ trợ khối tài chính về tiến độ thanh toán tiền bán hàng của khách hàng nƣớc ngoài…..
+ Tham gia vào lĩnh vực kỹ thuật chế biến sản phẩm nhằm mục đích thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
3.2.2.3 Phòng Công Nghệ - Quản lý chất lƣợng a) Chức năng
+ Tham mƣu trực tiếp cho Tổng Giám đốc các hoạt động liên quan đến chất lƣợng sản phẩm và thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá chất lƣợng sản phẩm.
+ Quản lý trực tiếp chất lƣợng sản phẩm trong quy trình sản xuất đến khi chuyển giao cho khách hàng đúng tiến độ.
b) Nhiệm vụ
+ Quản lý hồ sơ liên quan đến chất lƣợng sản phẩm. + Kiểm tra, giám sát trực tiếp sản phẩm.
+ Kiểm tra chất lƣợng sản phẩm dựa vào quá trình phân tích, đánh giá trên kết quả sản phẩm.
+ Theo dõi các quy trình từ nguyên liệu đến xuất hàng. + Thực hiện kế hoạch tạo mẫu hàng cho các sản phẩm mới.
+ Liên kết các phòng ban triển khai thực hiện chƣơng trình quản lý chất lƣợng sản phẩm.
+ Tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc về các tiêu chuẩn chất lƣợng cũng nhƣ các yêu cầu của khách hàng.
+ Nghiên cứu cải tiến sản phẩm của công ty để nâng cao chất lƣợng sản phẩm.
3.2.2.4 Phòng Kế toán a) Chức năng
+ Tham mƣu cho Tổng Giám đốc và thực hiện các nghiệp vụ Tài chính Kế toán tại công ty theo đúng luật kế toán của Nhà nƣớc và quy định.
b) Nhiệm vụ
+ Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo quy định của nhà nƣớc.
+ Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh để phục vụ cho ban Tổng Giám đốc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty.
+ Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống khoa học về các số liệu sử dụng nguồn vốn, làm cơ sở cho việc hoạch định chiến lƣợc sử dụng vốn của Ban Tổng Giám đốc.
+ Theo dõi các khoản công nợ của Công ty, phản ánh về đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt hoặc hình thức thanh tồn kho, thực hiện công tác đối nội, đối ngoại và thanh toán quốc tế.
+ Thực hiện chế độ quyết toán theo định kỳ qui định đúng tiến độ, tham gia cùng các Giám đốc nghiệp vụ khác để hạch toán chi phí cho từng công đoạn sản xuất trong các kỳ theo qui định làm cơ sở để Ban Tổng Giám đốc nắm chắc nguồn vốn.
+ Theo dõi hàng hóa xuất nhập, tài sản, công cụ, dụng cụ của công ty, định kỳ kiểm kê tài sản đã giao cho các bộ phận kể cả các dụng cụ rẻ tiền mau hỏng.
+ Tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc thực hiện các chế độ quản lý tài chính, thƣờng xuyên tổ chức hƣớng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc nhƣ trung tâm nuôi trồng thuỷ sản, Xƣởng phụ phẩm…..
3.2.2.5 Phòng Điều hành Sản xuất a) Chức năng
+ Tổ chức và điều hành quản lý các hoạt động sản xuất .
b) Nhiệm vụ
+ Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đúng tiến độ và các yêu cầu kỹ thuật.
+ Quản lý các định mức kỹ thuật, tiêu hao nguyên liệu…. trong mỗi công đoạn chế biến. Báo cáo tổng hợp, phân tích chất lƣợng nguyên vật liệu đƣa vào sản xuất làm cơ sở cho Ban Tổng Giám đốc định hƣớng xây dựng vùng nguyên liệu.
+ Phối hợp Phòng công nghệ - Quản lý chất lƣợng, cải tiến quy trình sản xuất, cải tiến đa dạng hoá sản phẩm tăng sức cạnh tranh.
+ Xây dựng quy chế của phòng ĐHSX
3.2.2.6. Phòng Kỹ thuật a) Chức năng
+ Quản lý theo dõi, vận hành và kiểm tra các thiết bị máy móc, điện, nƣớc… của công ty.
b) Nhiệm vụ
+ Quản lý, vận hành và đảm bảo tình trạng hoạt động của các thiết bị máy móc phục vụ sản xuất và phục vụ hoạt động hàng ngày của toàn Công ty theo yêu cầu.
+ Quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật về điện, nƣớc, nhiên liệu…. trong quá trình sản xuất kinh doanh và hoạt động của công ty.
+ Nghiên cứu cải tiến thiết bị, máy móc nhằm nâng cao năng xuất, giảm điện tiêu thụ….
+ Tổ chức các chƣơng trình bảo trì, bảo dƣỡng thiết bị.
3.3. Sản phẩm và thị trƣờng 3.3.1. Sản phẩm 3.3.1. Sản phẩm
Các chủng loại sản phẩm dịch vụ:
Hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty tập trung chủ yếu vào sản xuất chế biến xuất khẩu các sản phẩm từ cá tra nhƣ cá fillet các loại, nhƣ cá tra nguyên con, cá tra lăn bột các loại cấp đông, cá tra cắt các dạng lăn bột, các loại chiên chín cấp đông, cá loại tẩm gia vị nấu chín tổ hợp, chả cá các loại, xúc xích lạp xƣởng các loại,… Tuy nhiên, hiện nay Công ty chỉ tập trung vào chế biến cá tra fillet các loại, doanh thu cá tra fillet các loại chiếm trên 90% doanh thu trung bình hàng năm của Công ty.
Riêng đối với các loại cá tra fillet, sản phẩm cũng rất đa dạng và đƣợc phân loại theo nhiều tiêu chuẩn khác (màu sắc, kích cỡ, trọng lƣợng,..) tùy theo yêu cầu khách hàng và xuất khẩu.
Ngoài ra, trong quá trình chế biến, Công ty còn một số phụ phẩm khác nhƣ: đầu cá, mỡ cá, xƣơng, da cá,... tuy nhiên doanh thu từ các phụ phẩm này thƣờng chiếm tỷ trọng 10% doanh thu trung binh hàng năm của Công ty.
3.3.2. Thị trƣờng
Hình 3.2. Các sản phẩm của Công ty
Các sản phẩm sản xuất và phân phối rộng rãi trên cả nƣớc, đặc biệt là các siêu thị ở Đồng Bằng Sông Cửu Long.
Sản phẩm của công ty đã và đang đƣợc xuất khẩu đến hơn 18 nƣớc trên thế giới với những thị trƣờng thật sự khó tính và lâu đời nhƣ: Mỹ, Canada, Anh, Pháp,
CHƢƠNG IV
KHẢO SÁT MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY
4.1 Hiện trạng môi trƣờng làm việc một số khu vực tại Công ty
Cá tra fillet là một loại sản phẩm chính của Công ty đòi hỏi phải đảm bảo đƣợc các yêu cầu chất lƣợng và an toàn thực phẩm. Vì đây là một loại sản phẩm chủ yếu là để xuất khẩu nên đòi hỏi độ dinh dƣỡng phải đƣợc giữ lại đúng với hợp đồng và kích cỡ phân loại, đặc biệt trong thịt cá phải giữ độ đạm, độ béo, màu sắc đồng nhất, vệ sinh thực phẩm, tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và hệ thống an toàn thực phẩm HACCP theo tiêu chuẩn quy định. Do đó, Môi trƣờng sản xuất cẩn phải đảm bảo ngăn nắp sạch sẽ, trang thiết bị máy móc cần phải hoạt động tốt để giúp cho quá trình sản xuất liên tục không bị gián đoạn, thông số hoạt động đảm bảo đƣợc điều chỉnh một cách chính xác và đƣợc bố trí một cách khoa học.
4.1.1 Môi trƣờng làm việc tại khu vực sản xuất
Cá tra là một loại cá mà trong quá trình sản xuất tiết ra rất nhiều mỡ. Vì vậy, Công ty rất quan tâm đến vấn đề làm sao đƣợc sạch sẽ và an toàn thực phẩm để sản phẩm xuất ra phải đạt chất lƣợng cao. Do tính đặc thù của Công ty nên phần lớn là làm thủ công, với số lƣợng công nhân tƣơng đối nhiều. Tuy nhiên công ty cũng đã trang bị đầy đủ những loại máy móc cần thiết để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Nhờ vậy, công nhân có thể giảm bớt thời gian di chuyển và sức lực để tăng năng suất lao động.
Hình 4.1. Các bơ ( sọt ) còn để lộn xộn- Công đoạn fillet
Trong thời gian sản xuất và sau mỗi lần nghỉ ngơi chờ cá lên để tiếp tục hoạt động thì công nhân không dọn dẹp dụng cụ lại cho gọngàng, làm cho nhà xƣởng trở nên xáo trộn và mất vẻ mỹ quan cho khu vực sản xuất. Nhƣ vậy sẽ gặp khó khăn cho việc kiểm soát số lƣợng sọt, rổ, thùng, thớt,…trong phân xƣởng.
Bơ sọt còn để ở trên sàn nhà
Hình 4.2. Các thùng nƣớc rửa còn đọngquá nhiều mỡ- Công đoạn fillet Sau mỗi giờ giải lao thì công nhân phải vệ sinh cá nhân trƣớc để lên phòng nghỉ thì thùng nƣớc rửa vệ sinh chung có rất nhiều mỡ làm ảnh hƣởng chéo đến chất lƣợng sản phẩm sau khi quay lại sản xuất tiếp.
Hình 4.3. Chƣa có bảng hƣớng dẫn cho việc rửa tay ở phân xƣởng sản xuất Là công ty chuyên sản xuất về thực phẩm nên vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm phải đƣợc đặt lên hàng đầu. Vì vậy, cần có bảng hƣớng dẫn trình tự rửa tay
Mỡ cá nhiều quá!
nhƣ thế nào mới là sạch sẽ để cho công nhân thực hiện, đặc biệt hơn là khách hàng đến đặt hàng biết cách mà sử dụng và làm đúng theo bảng hƣớng dẫn.
Hình 4.4. Thông báo ở phân xƣởng sản xuất
Các thông báo trong phân xƣởng đều viết trực tiếp trên tƣờng làm mất vẻ sạch sẽ của phân xƣởng và đồng thời cũng gặp khó khăn khi thông tin chƣa đƣợc truyền đi hết có thể bị xóa đi. Trong khu sản xuất cần có các bảng dán thông báo tại một địa điểm cụ thể để cho công nhân dễ dàng nắm bắt mọi thông tin từ cấp trên giao xuống và kịp thời ứng phó.
Hình 4.5. Cửa vào phân xƣởng
Trong khu vực sản xuất của phân xƣởng công ty gồm 4 khu vực sản xuất với mỗi khu vực có các công đọan khác nhau nhƣng không có bảng tên khu vực sẽ gặp khó khăn khi khách hàng lạ bƣớc vào phân xƣởng. Cần có bảng tên mỗi khu vực để giúp cho dễ khách hàng đến đúng nơi họ cần đến.
Hình 4.6. Hộp điều khiển băng chuyền ở công đoạn Fillet
Khu vực nào đây?
Hộp điều khiển băng chuyền ở công đoạn Fillet không có dán nhãn hƣớng dẫn sử dụng sẽ gặp khó khăn cho ngƣời lạ khi sử dụng.
Hình 4.7. Thùng nƣớc uống cho công nhân để không đúng chỗ
Để thuận tiện cho việc chăm sóc sức khỏe công nhân trong phân xƣởng công ty cũng trang bị đầy đủ thứ cần thiết nhƣ bình nƣớc uống gồm nƣớc đá và nƣớc lạnh nhƣng vị trí để bình nƣớc không đúng chỗ làm ô nhiễm nguồn nƣớc làm mất vệ sinh chỗ ăn uống và ảnh hƣởng đến sức khỏe của ngƣời lao động.
Sao lại để đây?
Hình 4.8. Chƣa có lối đi rõ ràng trong phân xƣởng
Cá tra fillet là loại sản phẩm phần lớn lao động thủ công nên việc phân chia ngăn nắp lối đi rất cần thiết cho phân xƣởng. Tránh nhiễm chéo giữa các công đoạn và đùa giỡn của công nhân khi có cá ít trong khu vực sản xuất.
4.1.2 Thực trạng khu vực văn phòng
Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy môi trƣờng làm việc tại các phòng ban của khu vực sản xuất phục vụ cho việc sản xuất tƣơng đối rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ với hệ thống nội thất, trang thiết bị điện tử hiện đại ở văn phòng điều hành sản xuất và các phòng nghỉ cho công nhân tƣơng đối sạch sẽ trang bị đầy đủ quạt gió. Mỗi phòng đều có biển tên, có bảng quy định về an toàn bảo hộ lao động. Điều đó giúp nhân viên và công nhân làm việc có hiệu quả cao với tinh thần làm việc thật thoải mái, có thể tiết kiệm đƣợc năng lƣợng để sản xuất đạt năng suất cao.
Hình 4.9. Bàn tiếp khách hàng còn lộn xộn
Hình 4.10. Bình hết nƣớc còn trong phòng khách nhiều
Quần, áo sao để đây?
Kệ để giày, dép
Mặt khác, qua khảo sát nhận thấy ý thức của nhân viên trong quá trình làm việc còn chƣa tốt lắm còn đặt dụng cụ, vật dụng không đúng chỗ, gây mất vẻ mỹ quan nơi tiếp khách hàng.
Hình 4.11. Bàn làm việc không gọn gàng
Bàn làm việc còn để nhiều thứ không cần thiết nhƣ máy âm thanh, báo, tạp chí, biên bản không sử dụng và lỗi thời.
Hình 4.12. Quần áo để không đúng chỗ
Sao nhiều giấy vụn vậy!