CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY LONG PHƯƠNG, BẮC NINH
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản trị nhân sự tại Công ty Long Phương
4.2.1. Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Mục tiêu của giải pháp
Thiết lập hệ thống chức danh và làm rõ bản chất của các chức danh đó trong công ty tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong dự báo số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết trong từng thời kỳ và giúp người lao động hiểu rõ bản chất công việc mà họ đảm nhận.
Xác lập các tiêu chuẩn công việc làm cơ sở để tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với yêu cầu công việc thực tế, xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng;
xây dựng chương trình đào tạo cần thiết cho CBCNV; sắp xếp và phân công công việc để tránh sự chồng chéo; đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động một cách công bằng.
Nội dung của giải pháp
- Xác định hệ thống chức danh trong công ty: chính là việc xác định danh mục các công việc cần phân tích. Đây là một việc hết sức quan trọng, quyết định tới tính hiệu quả của kết quả phân tích. Trong công ty có rất nhiều loại công việc khác nhau vì vậy cần lựa chọn các công việc đại diện cho phù hợp, mỗi một bộ phận phòng ban đều phải có công việc nằm trong danh mục được phân tích.
Trước hết nghiên cứu cơ cấu bộ máy quản lý của công ty rút ra các vị trí công việc và mối quan hệ giữa các vị trí công việc đó.
- Lựa chọn người phân tích:
Để giảm thiểu những chi phí trong tiến hành phân tích cũng như bám sát bản chất thực của công việc trong công ty, có thể lựa chọn những người phân tích công việc là:
79
Người đang thực hiện công việc: nên chọn những người thực hiện công việc ở mức đạt yêu cầu vì phân tích công việc của công ty nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng và năng lực cần có để thực hiện công việc.
Người quản lý trực tiếp, nhân viên quản lý lao động, ban lãnh đạo công ty, bao gồm: Giám đốc, trưởng phó các phòng, tổ trưởng các tổ sản xuất. Những người này sẽ nằm trong hội đồng phân tích công việc vì người thực hiện công việc có khuynh hướng thổi phồng những trách nhiệm và tầm quan trọng của công việc mà họ làm, vì thế nếu chỉ để cho người thực hiện công miêu tả công việc thì rất khó đảm bảo tính xác thực của công việc được phân tích.
Bảng 4.2 Hệ thống chức danh trong công ty Long Phương
STT Đơn vị
Chức danh công việc
Lao động gián tiếp Lao động
trực tiếp
1 Ban Giám đốc Giám đốc Phó
Giám đốc 2 Phòng Kinh doanh Trưởng, phó phòng Nhân viên 3 Phòng
Tài chính kế toán Trưởng, phó phòng Nhân viên 4 Phòng Kế hoạch
tổng hợp Trưởng, phó phòng Nhân viên
5 Phòng Nhân sự Trưởng, phó phòng Nhân viên 6 Phòng Kỹ thuật Trưởng, phó phòng Nhân viên
7 Phòng Phụ trợ Trưởng, phó phòng Nhân viên Bảo vệ
Lái xe
8 Xưởng sản xuất Trưởng, phó tổ sản xuất Công
nhân (Nguồn: Tác giả tổng hợp) - Thu thập thông tin cần thiết để phân tích:
Để phục vụ cho các mục đích đã trình bày ở trên công ty cần thu thập các loại thông tin trong phân tích công việc bao gồm:
80
+ Thông tin chung: chức danh công việc, vị trí của công việc trong cơ cấu bộ máy của công ty (bộ phận, phòng ban), mục tiêu của công việc.
+ Các nhiệm vụ của công việc: danh sách các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ của công việc, đầu vào và kết quả của các nhiệm vụ chính.
+ Các mối quan hệ trong công việc: người giám sát công việc; người nhận báo cáo và tần suất báo cáo thực hiện công việc; các mối quan hệ bên trong và bên ngoài khi thực hiện công việc; tần suất giao tiếp; người cung cấp đầu vào để thực hiện công việc và người sử dụng kết quả công việc.
+ Quyền hạn và trách nhiệm thực hiện công việc.
+Các kiến thức và kỹ năng cần thiết: các lĩnh vực và trình độ kiến thức, kỹ năng cần có để thực hiện công việc; mức độ sử dụng các kiến thức và kỹ năng.
+Các yêu cầu thể chất để thực hiện công việc.
+Các trang thiết bị sử dụng.
+Các điều kiện và môi trường làm việc.
- Phương pháp sử dụng để thu thập thông tin
Sử dụng phương pháp thu thập thông tin phù hợp quyết định tới lượng thông tin, chất lượng thông tin thu thập được.Công ty có thể sử dụng kết hợp các phương pháp như phỏng vấn, điều tra bằng phiếu câu hỏi và quan sát để thu thập các thông tin trên:
Quan sát: người giám sát trực tiếp của công việc phân tích sẽ trực tiếp quan sát công việc được thực hiện như thế nào trên thực tế và ghi chép các thông tin quan sát được vào biểu mẫu thu thập thông tin đã được thiết kế sẵn. Nên kết hợp quan sát với quay video, sử dụng đồng hồ bấm giây để ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện công việc.
Sau đó làm rõ những điểm chưa hiểu và bổ sung thêm những thông tin do người thực hiện cung cấp mà người thực hiện phỏng vấn hay điều tra không quan sát được thì tiến hành sử dụng phương pháp phỏng vấn và phương pháp điều tra bằng phiếu câu hỏi.
Phương pháp phỏng vấn: nhằm thu thập các thông tin mà người thực hiện công việc khó có thể mô tả bằng lời viết hoặc khó quan sát.
Để thu thập được thông tin từ nhiều người khác nhau cùng thực hiện công việc thì công ty tiến hành sử dụng phương pháp điều tra bằng phiếu câu hỏi.
81
Công ty có thể sử dụng mẫu Bảng 4.3. Mẫu phân tích công việc để tập hợp các thông tin.
Bản phân tích công việc lạc hậu hoặc không chính xác có thể sẽ dẫn đến các quyết định sai trong nhiều hoạt động quản lý nhân sự của công ty (lập kế hoạch, tuyển dụng, đề bạt, đào tạo, đánh giá thành tích, thù lao lao động). Do vậy công ty cần rà soát các tài liệu công việc một cách định kỳ để đảm bảo chúng vẫn còn chính xác và phù hợp.
- Thẩm định kết quả phân tích:
Để khẳng định tính chính xác đầy đủ của thông tin, nhận được sự nhất trí của người thực hiện về các thông tin, bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc điều chỉnh những thông tin sai lệch thì người giám sát trực tiếp, người quản lý lao động, ban lãnh đạo công ty cần thảo luận thẩm định thông tin với người thực hiện công việc. Hãy hỏi họ xem các thông tin đưa ra trong bảng phân tích công việc có phản ánh đúng công việc mà họ đã thực hiện hay không? Họ có thể thực hiện theo đúng yêu cầu công việc đã xác định hay không? Thông tin nào cần bổ sung, vì sao và bổ sung như thế nào?
Thông tin nào cần điều chỉnh, vì sao cần phải điều chỉnh và điều chỉnh như thế nào?
Viết các tài liệu về phân tích công việc:
+ Viết bản mô tả công việc: với các nội dung chủ yếu:
Xác định chức danh công việc là gì? Kế toán tiền lương; kế toán thuế, thành phẩm,….
Mô tả ngắn gọn các chức năng, nhiệm vụ chính của công việc: tại sao lại có vị trí này? Vị trí này hỗ trợ gì cho việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất của công ty? Liệt kê các nhiệm vụ chiếm ít nhất 5% thời gian của người thực hiện, theo mức độ quan trọng, mô tả ngắn gọn (từng nhiệm vụ trong một câu và không dài quá 02 dòng), các nhiệm vụ phải được cập nhật linh hoạt.
Liệt kê các mỗi quan hệ của bộ phận: Các quan hệ báo cáo (báo cáo cho ai?
Báo cáo khi nào?), quan hệ giám sát (giám sát ai?Giám sát như thế nào?), quan hệ hỗ trợ.
Phạm vi quyền hạn của người thực hiện công việc; quyền sử dụng tài chính, thiết bị, ra quyết định có liên quan đến thực hiện công việc.
Khi mô tả công việc cần chú ý công việc chứ không phải mô tả người thực
82 hiện công việc.
+ Bản yêu cầu chuyên môn công việc:tập trung viết về các nội dung:
Trình độ học vấn: tốt nghiệp 9/12 hay 12/12,…?
Trình độ chuyên môn/kỹ năng: Đại học kỹ thuật, cao đẳng nghề, đại học quản trị kinh doanh, bậc 1/6 hay 3/6….
Kinh nghiệm: 1,2,3,… năm hoạt động trong lĩnh vực phù hợp Tuổi tác: từ 18-25 tuổi, hay trên 20 tuổi,…
Thể lực và khả năng thích ứng với điều kiện làm việc: thấp nhất là 1,5m nặng 45 kg trở lên, có thể đi công tác xa dài ngày, chịu được áp lực công việc,…
Hành vi ứng xử giao tiếp:nhã nhặn, lịch sự, không nói ngọng,….
Phẩm chất cá nhân (nếu có): trung thực, cẩn thận,…
+ Bản tiêu chuẩn kết quả công việc: tập trung viết các nội dung:
Số lượng công việc hoặc năng suất lao động.
Chất lượng công việc.
Thời hạn hoàn thành công việc.
Những tiêu chuẩn trên có thể lượng hoá hoặc đánh giá định tính được:
- Truyền đạt thông tin phân tích tới tập thể người lao động trong công ty Sau khi tài liệu phân tích công việc được xây dựng xong thì các trưởng phòng/bộ phận sử dụng chúng như là công việc để quản lý lao động dưới quyền.
Và việc truyền đạt các tài liệu phân tích công việc đến tận từng người lao động cần phải được công ty quan tâm vì ngoài mục đích là công cụ quản lý lao động nó còn giúp người lao động hiểu rõ bản chất công việc mà họ đang thực hiện. Công việc truyền đạt này phải được thực hiện bởi trưởng các phòng ban/bộ phận.
Các hình thức sử dụng để truyền đạt các tài liệu phân tích công việc mà công ty có thể sử dụng:
Chương trình hội nhập môi trường làm việc cho nhân viên mới: đây là công cụ phục vụ cho việc cập nhật những thay đổi trong các tài liệu công việc của các nhân viên hiện có.
Sổ tay hướng dẫn: công ty có thể tập hợp tài liệu phân tích công việc cho tất cả các vị trí hiện tại (và tương lai) vào sổ tay hướng dẫn của công ty và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận được với nó.
Bảng tin của công ty: công ty đưa lên bảng tin các tài liệu công việc hoặc bất
83
cứ sự thay đổi trong tài liệu công việc của công ty.
Bảng 4.3. Mẫu phân tích công việc
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Mã số:
Lần ban hành/sửa đổi:
Ngày hiệu lực:
I. THÔNG TIN LIÊN QUAN Chức danh
Phòng/ban
Quá trình liên quan Chế độ làm việc Chế độ báo cáo
II. Mô tả công việc II.1. Công việc chính
tt Nhiệm vụ/công việc Tiêu chuẩn kết quả
1 2 3
II.2. Các mối quan hệ trong công việc Trong công ty
Cấp báo cáo Cấp kiểm soát Phòng ban phối hợp
Ngoài công ty
Đối tượng Mục đích
II.3 Phạm vi quyền hạn Về công việc
Phạm vi quyền hạn khác
I. Yêu cầu về năng lực và phẩm chất cá nhân
84 Bằng cấp
Kiến thức chuyên môn Năng lực làm việc Làm việc độc lập Làm việc nhóm Tư duy và nhận thức Giao tiếp
Sáng tạo thích nghi
Thái độ, hành vi, sức khoẻ, ngoại hình Ngoại hình, sức khoẻ
Thái độ Phong cách
Mức độ cam kết gắn bó
II. Nguồn lực thực hiện Điều kiện thực hiện
Vị trí làm việc Trang thiết bị Các điều kiện khác
Người duyệt Người kiểm tra Người lập