5.2 Tiến trình đào tạo
5.2.1 Xác định nhu cầu đào tạo
5.2.1.2 Ba cấp độ của đánh giá nhu cầu
Bất cứ quá trình nào nỗ lực đánh giá nhu cầu xuyên suốt nào phải chú tâm đến 3 lĩnh vực chính yếu: Tổ chức, công việc và cá nhân.
Phân tích tổ chức:
Đánh giá nhu cầu ở mức độ tổ chức đòi hỏi sự đánh giá rộng lớn về hiệu quả của toàn bộ tổ chức và các nhu cầu nhằm duy trì tổ chức. Ví dụ: Doanh nghiệp thiết kế lại công việc có thể dẫn tới nhu cầu về đào tạo; Doanh nghiệp thay đổi các quy trình để đảm bảo sức khỏe và an toàn lao động cũng có thể dẫn tới việc phải đào tạo; Kế hoạch nhân sự chỉ ra khi nào doanh nghiệp cần tới các chương trình đào tạo để đảm bảo các nhu cầu tương lai của doanh nghiệp về nhân lực. Bảng sau liệt kê các vấn đề trong việc phân tích tổ chức để đánh giá nhu cầu.
119
Hình 5.3 Tiến trình xác định nhu cầu đào tạo nhân viên Các vấn đề trong phân tích tổ chức:
Sự định hướng của đào tạo về chiến lược của tổ chức là gì?
Làm thế nào chương trình đào tạo thích hợp với kế hoạch và mục tiêu của tổ chức?
Chưa đặt vấn đề đào tạo
Chuẩn bị cho tương lai
Do không muốn làm
Không biết làm
Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công việc.
Dự kiến những yêu cầu đối với nhân viên trong tương lai
Làm tốt Công việc thực hiện kém hiệu quả
So sánh với bảng tiêu chuẩn thực
hiện CV
Chính sách nhân sự: bố trí lao động, bố trí
lao động , chính sách khen thưởng
Không biết phải làm công việc đó
Không có điều kiện làm Do hậu quả hành động khác
Không đủ trình độ trong khi biết phải làm gì, có đủ các điều kiện và hiệu quả của các hoạt động khác tốt
Thải hồi Tái bố trí CV
Có khả năng đào tạo
Phí tổn hợp lý
Phí tổn lớn
Tuyển mới NV ĐÀO TẠO
120
Đào tạo cần thiết trong tổ chức ở đâu?
Làm thế nào việc thực hiện công việc của các đơn vị khác nhau được so sánh với kỳ vọng hoặc mục tiêu?
Bộ phận nào thì đào tạo thành công nhất?
Bộ phận nào được đào tạo trước tiên?
Tổ chức có khả năng về chi phí để thực hiện việc đào tạo hay không?
Những chương trình đào tạo nào nên có thứ tự ưu tiên?
Việc đào tạo này có ảnh hưởng bất lợi đến các đơn vị hoặc nhân viên không được đào tạo hay không?
Đào tạo này có tương thích với văn hóa tổ chức hay không?
Việc đào tạo này có được chấp nhận và củng cố bởi người khác trong tổ chức hay không? Chẳng hạn như người giám sát và cấp dưới?
Kết quả tuyển chọn người sẽ chỉ ra liệu những nhân viên mới có nhu cầu phải được đào tạo ngay để có thể hoàn thành tốt công việc không…
Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp có thể được đánh giá thông qua sản lượng, chất lượng, phế phẩm, tai nạn, nghỉ việc, bỏ việc. Cần phải tiến hành đánh giá hiệu quả của hoạt động của doanh nghiệp để nhận biết những vấn đề có thể cải thiện bằng đào tạo.
Cần tiến hành đánh giá các nhu cầu duy trì của doanh nghiệp để đưa ra những hoạt động đào tạo cần thiết nhằm cung cấp ổn định những kỹ năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp về nhân lực. Nếu một quá trình đào tạo được thực hiện cho một số lượng lớn nhân viên trong tổ chức thì chúng ta phải phân tích để biết được nên thực hiện với những đơn vị nào trước. Một công ty có thể quyết định bắt đầu với những đơn vị nào được biết đến là bộ phận đặc biệt dễ lĩnh hội việc đào tạo để phát triển sự thành công và tạo ra một hình ảnh tốt về chương trình đào tạo trước khi nhân rộng và triển khai nó cho các bộ phận khác trong tổ chức.
Cuối cùng, khả năng của người đào tạo, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực tài chính và thứ tự ưu tiên việc hoàn thành các chương trình đào tạo phải được xem xét như là một phần của phân tích tổ chức.
Phân tích công việc:
Phân tích công việc sẽ xác định các kỹ năng và hành vi cần thiết cho nhân viên thực hiện tốt công việc. Phân tích công việc chú trọng xem nhân viên cần làm gì để thực hiện công việc tốt. Một vài cách tiếp cận cho nhân viên phân tích công việc đã được trình bày trong chương phân tích công việc, trong số các phương pháp thì hồ sơ về công việc và phương pháp sự kiện điển hình” là đặc biệt hữu ích cho việc đánh giá
121
nhu cầu đào tạo. Hồ sơ công việc có thể xác định các thành phần việc cụ thể được thực hiện tại công việc, và phương pháp sự kiện điển hình hỗ trợ trong việc xác định những phần việc mà không được thực hiện một cách chính xác.
Khi đã xác định những nhiệm vụ hoặc phần việc mà qua đó đào tạo cần đạt được, bước kế tiếp là tiến hành phân tích chi tiêt mỗi phần việc. Mục đích của bước này là kiểm tra lại phần việc đó quan trọng như thế nào, có nên được đào tạo hay không và để phát triển những thông tin thêm về kiến thức công việc và các thủ tục nên đào tạo.
Người đào tạo sẽ cần các chuyên gia về các vấn đề chính chẳng hạn như người giám sát và những nhân viên có thành tích cao để thu thập các thông tin này.
Phân tích nhân viên:
Loại phân tích này chú trọng đến các năng lực và đặc tính cá nhân của nhân viên, được sử dụng để xác định ai là người cần thiết được đào tạo và những kỹ năng, kiến thức cần thiết được lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo. Các chương trình đào tạo chỉ nên chú trọng đến các đối tượng thật sự cần đào tạo. Phân tích nhân viên đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng của cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên.
Người đào tạo có thể lựa chọn cá nhân để đào tạo dựa trên thành tích quá khứ của họ hoặc lựa chọn một nhóm làm việc hoặc tất cả những người thực hiện công việc với một vị trí công việc cụ thể. Sau đó người đào tạo đánh giá hoặc ít nhất ước đoán mức độ kỹ năng và kiến thức của học viên được lựa chọn để đào tạo không quá đơn giản hoặc phức tạp.
Cần đặc biệt chú ý những kỹ năng cơ bản cần thiết, cũng như kỹ năng và kiến thức hiện tại liên quan đến công việc. Ví dụ, một công ty máy tính tiến hành một chương trình đào tạo về kiểm soát chất lượng bằng kỹ thuật thống kê cho một số lượng lớn nhân viên của công ty đó. Sau đó công ty nhận thấy rằng nhân viên của họ đa số không thể làm toán cơ bản và do đó bài học trở nên rối rắm cho họ trong suốt thời gian học. Để giải quyết vấn đề này, công ty đã đề nghị một chương trình bổ sung về toán cơ bản cho 500 nhân viên. Nếu việc phân tích cá nhân đối với nhân viên được tiến hàng trước khi tiến hành chương trình kiểm soát chất lượng được khởi xướng, người đào tạo có thể đưa toán học cơ bản vào đầu khóa học và các nhân viên được chuẩn bị tốt hơn và chương trình có hiệu quả cao hơn.
Đối tượng đào tạo được chia ra 2 nhóm:
Thứ nhất là các nhà quản trị và nhân viên điều hành. Với các nhà quản trị lại chia ra thành các nhà quản trị và các cán bộ nguồn (những nhà quản trị trong tương lai).
Thứ hai là công nhân trực tiếp sản xuất.
Đối tượng đào tạo sẽ tạo thành đặc điểm của học viên – một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến việc thiết kế một chương trình đào tạo.
122
Số lượng học viên là một điều quan trọng cần cân nhắc khi chọn chương trình đào tạo. Phần lớn các chương trình đào tạo có hiệu quả nếu có ít học viên.
Khả năng của học viên cũng phải được cân nhắc. Chương trình đào tạo cần phải được trình bày ở mức mà học viên có thể hiểu được. Đây có thể trở thành vấn đề khi khả năng của học viên dao động lớn.
Sự khác nhau của từng học viên về nhu cầu đào tạo cũng là một điều quan trọng phải cân nhắc khi hoạch định hoặc chọn chương trình đào tạo. Các chương trình đào tạo có hiệu quả sẽ tính đến các khả năng khác nhau của học viên, kinh nghiệm và động cơ của học viên.