5.2 Tiến trình đào tạo
5.2.2 Lập kế hoạch đào tạo
5.2.2.1 Các nguyên tắc học
Để đạt mục tiêu có được một chương trình đào tạo tốt người thiết kế chương trình phải chú ý đến các nguyên tắc học. Để một chương trình đào tạo có hiệu quả, phải được thiết kế để kết hợp những nguyên tắc được đưa ra đây nhằm tạo ra điều kiện thuận lợi cho quá trình học tập của học viên.
Nguyên tắc phản hồi:
Phản hồi ở đây là những thông tin từ phía người đào tạo cho học viên tham gia quá trình đào tạo. Thông tin này cho học viên biết được họ có đi đúng hướng hay không, có tiến bộ hay không? Nhằm mục đích củng cố những kết quả mong muốn và thay đổi những kết quả không mong muốn. Nếu không có những thông tin này, học viên sẽ không có cơ sở để đánh giá xem họ đã học đúng những kỹ thuật mà nhà quản trị mong muốn hay chưa? Đã hiểu đúng được những kỹ năng mà họ được học hay chưa? Nếu việc đào tạo sai sẽ dẫn đến việc giảm hoặc đánh mất sự động viên để học viên tiếp tục học. Phản hồi làm cho tiến trình học trở nên thích thú hơn, tối đa hóa sự sẵn sàng của học viên. Phản hồi cũng cần thiết cho mục tiêu duy trì hoặc cải thiện thành tích.
Việc đưa ra các thông tin phản hồi nên đi theo hướng tích cực, đóng góp và xây dựng. Đầu tiên, người đào tạo nên đánh giá cao bất cứ cải thiện nào. Dần dần khi mà kỹ năng của học viên được gia tăng, người đào tạo nên tăng mức độ thành tích để tạo được động lực cho người học, nhận được thông tin phản hồi. Vào cuối chương trình học, người đào tạo nên hướng dẫn cho người học làm thế nào để tự đánh giá được thành tích của họ, hướng dẫn cho người học đi đến mức cao hơn là tự đánh giá những gì mà họ tự xây dựng hơn là nhận những đánh giá của người khác. Điều này gia tăng khả năng của học viên có thể tiếp tục thực hiện một cách chính xác khi trở lại công việc.
Nguyên tắc củng cố:
Củng cố là việc áp dụng những kết quả có ích sau một thói quen làm việc mong muốn được hình thành. Các chương trình đào tạo thường dùng kỹ thuật “rèn luyện” để củng cố một kết quả ngày càng cao.
124
Chương trình củng cố có thể được thay đổi để tạo thuận lợi cho các mục tiêu đào tạo khác nhau. Củng cố liên tục (củng cố sau mỗi kết quả mong muốn) là cách tốt nhất để tạo thói quen làm việc mới. Củng cố gián đoạn (chỉ củng cố sau khi có kết quả nhất định) là cách làm tốt nhất để giữ hành vi nghề nghiệp sau khi học được.
Quá trình củng cố cần cho các học viên để học và duy trì một hành vi nghề nghiệp sẽ được chuyển từ các nguồn bên ngoài vàp nguồn bên trong theo thời gian.
Nguyên tắc thực hành:
Thực hành bao gồm sự nhắc lại hoặc tập lại để nhớ hoặc cải thiện một phản xạ, một thói quen làm việc. Việc thực hành một cách chủ động các kỹ năng hoặc phần việc được học có thể gia tăng việc học và giúp người học xuyên suốt các giai đoạn. Vì vậy nhân tố then chốt trong việc thiết kế đào tạo là liệu rằng công việc có được học và thực hành như là một đơn vị hay là phải chia nhỏ thành từng phần công việc. Nếu công việc phức tạp thì nên được chia nhỏ để người học có thể học nó một cách riêng biệt. Mỗi bộ phận cấu thành được lặp đi lặp lại và người học sau một thời gian thuần thục sẽ kết nối chúng lại với nhau. Chú ý rằng, một vài công việc đặc biệt phức tạp với nhiều bước độc lập không thể chia nhỏ thành các bộ phận có ý nghĩa và phải được học ở một góc độ tổng thể.
Người đào tạo cũng phải xem xét liệu rằng việc thực hành nên phân phối (phân chia thành những phần nhỏ) hay là tập trung (lập tiến độ trong một bài dài). Các nghiên cứu chỉ ra rằng thực hành tập trung là tốt hơn cho công việc đơn giản.
Thực hành đòi hỏi phải có thông tin ngược. Thực hành có hiệu quả nhất trong sự kết hợp với quá trình củng cố. Thực hành có sắp xếp ( nghĩa là thực hành xen lẫn với nghỉ ngơi và các hoạt động khác) có hiệu quả hơn là thực hiện liên tục và thực hành toàn bộ thói quen tốt hơn là thực hành từng phần.
Thực hành giúp học viên tiến bộ chính xác, về tốc độ cho tới khi tạo được một phản xạ tự động. Vậy “Thực hành bao nhiêu là đủ?”. Việc học nâng cao sẽ được thực hiện khi học viên vượt qua điểm mà họ thành thục và thực hiện công việc một cách chính xác một vài lần. Việc học nâng cao nên được áp dụng trong đào tạo khi mà người học học một phần việc mà ở đó phản ứng đầu tiên phải chính xác tuyệt đối. Học nâng cao là quan trọng do các nguyên nhân sau:
1. Nó gia tăng sự chú ý qua thời gian 2. Nó làm cho hành vi được tự động hơn
3. Nó gia tăng chất lượng của thành tích dưới áp lực của stress
4. Nó hỗ trợ học viên chuyển dịch những điều họ học và việc thiết lập công việc.
Nguyên tắc về sự thích hợp:
125
Sự thích hợp nói lên ý nghĩa của quá trình đào tạo đối với học viên. Các học viên sẽ học tốt hơn nếu quá trình đào tạo tỏ ra thích hợp. Quá trình học tập sẽ thuận lợi nếu học viên hiểu vì sao họ phải học chương trình đào tạo đó.
Người học cần có được những kiến thức và kỹ năng nền tảng cần thiết để học những nội dung mà chương trình đào tạo sẽ trình bày.
Có sự khác nhau trong cách học của trẻ em và người lớn nên người thực hiện chương trình phải quan tâm đến khi tiến hành thiết kế.
Các nguyên tắc học của người lớn:
Người trưởng thành luôn có sẵn những kiến thức và kinh nghiệm mà họ có thể tự học và chia sẽ với những người khác. Người trưởng thành muốn chịu trách nhiệm về chính họ và về việc học của họ. Người trưởng thành thường chú tâm một số vấn đề nhất định mà họ muốn học những điều hữu ích cho việc giải quyết vấn đề hiện tại của họ. Đặc điểm này khiến người lớn có thể bực bội khi họ bị đối xử như trẻ con trong các tình huống học tập, hoặc trong trường hợp người học biết rất ít vấn đề được học và những kinh nghiệm không liên quan đến vấn đề học tập, khi đó họ học một cách miễn cưỡng và không hiệu quả. Có một thực tế cho thấy rằng những nhân viên tốt nhất thường né tránh các chương trình đào tạo của tổ chức bởi vì các chương trình này thường không đáp ứng và mang tính lăng mạ đối với trí thông minh của họ.
Malcom gợi ý rằng việc học nên năng động và tập trung vào học viên hơn là thụ động và tập trung vào người hướng dẫn. Cách tiếp cận lấy trọng tâm là sinh viên cho phép người học tham gia vào việc chuẩn đoán nhu cầu đào tạo của riêng họ, chọn lọc mục đích và mục tiêu học tập của từng cá nhân. Thậm chí có thể vận dụng cấu trúc việc đánh giá bản thân để người học cảm nhận được sự liên quan của chương trình học. Việc học nên tập trung vào các vấn đề thực tế, có lẽ thông qua những kỹ thuật như bài tập tình huống, đóng vai, nên thừa nhận và sử dụng những kinh nghiệm và kiến thức mà người lớn mang theo. Thảo luận nhóm có thể rất hữu ích trong việc làm cho người học chia sẽ những kinh nghiệm liên quan và khám phá rõ ràng những điều mà họ biết ở cấp độ trực giác. “Không bao giờ dạy một người trưởng thành những điều mà họ đã biết, và không bao giờ nói với nhóm bất cứ điều gì mà họ có thể đạt được từ chính nhóm”. Người đào tạo nên đóng vai trò là chất xúc tác và là nguồn tư liệu hơn là giáo viên, cung cấp đầu vào và hướng dẫn chỉ khi nhóm dao động, ngập ngừng trong việc tự học.
Nguyên tắc về sự tham gia:
Sự tham gia nói lên sự tích cực tham gia của các học viên vào quá trình đào tạo, các học viên học được nhiều hơn từ các chương trình đào tạo đòi hỏi nhiều sự tham gia của học viên so với các chương trình đòi hỏi ít tham gia đó.
Việc học sẽ hiệu quả hơn nếu người học muốn học, tốt nhất là người học nên thấy được nhu cầu về những kỹ năng mới và thấu hiểu sự thành công của đào tạo sẽ đem lại lợi ích cho họ như thế nào.
126
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng thái độ và sự kỳ vọng của người học ngay khi bắt đầu vào chương trình học có thể ảnh hưởng đến phản ứng của họ đối với chương trình và khối lượng mà họ học được. Những cá nhân có sự tự do trong lựa chọn chương trình học sẽ học tốt hơn những người bị bắt buộc phải tham dự. Hơn nữa, những cá nhân tận tâm với nghề nghiệp của họ và tham gia vào việc hoạch định nghề nghiệp thường là phản ứng là phản ứng tốt hơn đối với đào tạo. Các tổ chức có thể ảnh hưởng thái độ của những nhân viên tiềm năng này bằng cách kêu gọi họ tham gia vào giai đoạn đánh giá nhu cầu/ hoặc cho họ tự tìm hiểu thực tế đào tạo và làm thế nào nó áp dụng vào kế hoạch nghề nghiệp của họ.
Một số nghiên cứu cũng chỉ ra rằng khi cá nhân thiết lập mục tiêu cụ thể cho họ, họ sẽ thực hiện tốt hơn là những người không có mục tiêu hoặc mục tiêu mơ hồ. Đối với những chương trình đào tạo dài hạn, người học nên có một bức tranh rõ ràng về mục tiêu kỳ vọng cuối cùng của họ nhưng cũng nên có những mục tiêu trung gian cho phép họ cảm thấy thành công và tiến triển ngay khi họ gia tăng sự tham gia vào các thành tố khác của chương trình đào tạo.
Kỳ vọng hiệu quả bản thân là những niềm tin sẽ thực hiện công việc một cách thành công. Những niềm tin này chỉ dẫn những khả năng vững chắc và thậm chí thành công trong việc học các phần việc khó khăn. Vì vậy, nghiên cứu gợi ý rằng người đào tạo cố gắng gia tăng kỳ vọng hiệu quả của người học bằng cách (1) thuyết phục – bảo với người học rằng họ có thể thực hiện nó, rằng có một tỷ lệ cao cho sự thành công của chương trình; (2) mô hình – chỉ cho người học (qua cá nhân hoặc qua băng hình) những người khác như họ đã thành công trong đào tạo; hoặc (3) sự thành thạo điều khoản – nguyên nhân mà người học thành công trong giai đoạn đầu của đào tạo. Sự thành thạo thường là phương pháp hiệu nghiệm nhất trong việc gia tăng kỳ vọng hiệu quả. Sự thành thạo thường là phương pháp đo lường hiệu quả nhất trong việc gia tăng kỳ vọng hiệu quả, người đào tạo nên cơ cấu một tỷ lệ thành công sớm trong chương trình đào tạo và cung cấp thông tin phản hồi tốt về sự cải thiện thành tích ban đầu.
Nguyên tắc về ứng dụng những điều học được:
Các chương trình đào tạo có hiệu quả sẽ được chủ động thiết kế để tạo thuận lợi cho việc ứng dụng những điều học được vào công việc. Nếu nội dung học không được chuyển đổi vào công việc thì chương trình đào tạo có thể lãng phí nguồn nhân lực của công ty. Nhiều chương trình đào tạo bị phê bình về việc thiếu hụt tác động của nhân viên vào thực hiện công việc thực tế.
Có thể tạo thuận lợi cho áp dụng có hiệu quả những điều học được bằng cách tối đa hóa sự đồng nhất giữa những điều đã học với hoàn cảnh công việc hiện tại; bằng quá trình thực hành thành tích cực; bằng cách phân biệt những yếu tố quan trọng của kiến thức và hành vi nghề nghiệp và xác định mối liên quan của những yếu tố này với công việc; bằng sự cung cấp thông tin ngược và sự củng cố quá trình ứng dụng vào công việc.
127
Lý thuyết học truyền thống đề nghị tối đa hóa sự giống nhau giữa đào tạo và sự bố trí công việc, giảng dạy những phương pháp có thể áp dụng trong công việc, sử dụng những ví dụ và đảm bảo rằng những vật liệu liên quan đến công việc của học viên.
Thêm vào đó, ngay khi học viên học được các kỹ năng, người đào tạo nên yêu cầu họ phát triển một kế hoạch hành động, bao gồm các mục tiêu đo lường được, để thực hiện các hành vi mới vào công việc. Sau khi đào tạo, người học nên được khuyến khích để đánh giá chính họ dựa trên những mục tiêu cá nhân.
Thứ hai là sự hỗ trợ các hành vi mới tại nơi làm việc. Nếu người giám sát hoặc động nghiệp không chấp nhận hoặc thưởng cho các hành vi mới của người học, hành vi mới sẽ bị từ bỏ nhanh chóng hoặc có thể sẽ không cố gắng thực hiện. Nếu hành vi quản trị mới hoặc cách thức lãnh đạo được dạy trong tổ chức, quản trị cấp cao nên được đào tạo trước tiên và sau đó mới đến nhà lãnh đạo cấp thấp hơn. Thứ tự này bảo đảm rằng khi những nhà quản trị trở lại công việc sau khi đào tạo, người giám sát của họ đã quen với hành vi mới và sẵn sàng khuyến khích học sử dụng. Nếu nhà giám sát không nhận đào tạo, họ cần tóm tắt những điều mà thuộc cấp đang học và nêu cách làm thế nào họ có thể hỗ trợ sử dụng những kỹ năng mới này. Người đào tạo nên bàn bạc cả trước và sau đào tạo với người giám sát trung gian và nhận được khích lệ để theo đuổi những điều mà họ đã học.
Các chương trình học phải đảm bảo tính nhất quán với văn hóa và giá trị của tổ chức; phải được hiểu, thuyết phục và hỗ trợ bởi giám sát viên của người học ở giai đoạn sớm hơn; và phải được củng cố, ủng hộ bởi đồng nghiệp, giám sát viên, những cơ hội và hệ thống thưởng.