6.1 Các khái niệm về đánh giá thành tích
6.1.3 Các tiêu chuẩn cho một hệ thống đánh giá tốt
Phần lớn các công ty sử dụng một vài loại đánh giá thành tích khác nhau. Tuy nhiên nhiều công ty cho rằng tiến trình đánh giá thành tích của họ mang lại ít hoặc không có giá trị cho tổ chức. Thực tế đã có nhiều hệ thống đánh giá được thiết kế quá
149
nghèo nàn và thực hiện một cách sơ sài. Trong quá trình đánh giá thành tích, cần đảm bảo khía cạnh đạo đức và nhất là làm cho nhân viên cảm thấy công bằng và chính xác.
Các quyết định cơ bản về loại đánh giá được sử dụng, tiêu chuẩn đánh giá nào cần có trong bảng đánh giá thành tích được xác định trên 4 tiêu chuẩn: tính hợp lý, độ tin cậy, tính thực tế. Những tiêu chuẩn này không thể thiếu được chấp nhận của người sử dụng.
*************************************************************
Về khía cạnh đạo đức: Phát triển quy trình đánh giá thành tích công bằng.
Khi tổ chức ra các quyết định về con người, chẳng hạn như sẽ thuê hoặc đề bạc ai, vấn đề được đặt ra sẽ là điều gì sẽ được đánh giá hoặc mức lương thành tích nào sẽ được đưa ra, làm thế nào để xử lý đối những hành vi vi phạm cụ thể, điều quan trọng là các quyết định phải được nhìn nhận dưới con mắt khách quan công bằng và chính xác. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng công bằng ảnh hưởng đến sự thỏa mãn của nhân viên và cam kết của tổ chức.
Loại công bằng thứ nhất là “ công bằng phân biệt” hoặc sự công bằng nhận được từ các kết quả cụ thể. Yêu cầu của công nhân phân biệt là phản ánh sự khác nhau về thành tích của các nhân viên trên cơ sở đánh giá thành tích mà không xem xét đến cách thức hay quy trình đánh giá. Công bằng phân biệt sẽ tồn tại nếu nhân viên đồng ý rằng người tốt nhất đã được lựa chọn cho thăng tiến, rằng những lỗi mắc phải sẽ được xử lý một cái thích đáng, hoặc mức độ tăng lương khuyến khích thành tích phải phản ánh chính xác sự khác nhau thực sự về thành tích của các nhân viên liên quan. Công bằng phân biệt là điển hình đối với từng trường hợp cụ thể.
Loại thứ hai được gọi là “ Công bằng thủ tục”. Một chính sách hoặc thủ tục công bằng sẽ giúp đảm bảo các kết quả công bằng ở mọi lúc, mọi nơi, trong một trường hợp cụ thể của công bằng phân biệt có thể xảy ra do sự may rủi, bởi sự thay đổi, sự thiên vị, hoặc một vài tiến trình không công bằng khác.
Một thủ tục công bằng chính xác là như thế nào? Theo Folger và Greenberg , có 6 quy tắc cho công bằng thủ tục:
Quy tắc nhất quán: Các thủ tục đánh giá cần phải nhất quán theo thời gian và cho mọi nhân viên.
Quy tắc hạn chế tư lợi: Cần phải ngăn chặn ý đồ tư lợi trong tiến trình đánh giá thành tích.
Quy tắc chính xác: Các quyết định phải dựa trên thông tin chính xác.
Quy tắc hiệu chỉnh: Có nhiều khả năng hiệu chỉnh tùy theo các tình huống cụ thể.
150
Quy tắc tiêu biểu: Tiền trình được sử dụng phải đại diện cho các mối quan tâm của tất cả người nhận.
Quy tắc đạo đức: Phân phối phải đưa trên các tiêu chuẩn đạo đức thịnh hành.
Thực tế các đánh giá được xem là công bằng hơn khi các tiêu chuẩn được áp dụng nhất quán cho tất cả mọi người lao động được đánh giá.
Đánh giá được xem là công bằng hơn khi các tiêu chuẩn áp dụng nhất quán cho tất cả người được đánh giá. Thủ tục sẽ được nhìn nhận là công bằng hơn nếu nhân viên hiểu đầy đủ các tiêu thức đánh giá và các kỳ vọng của người giám sát trước khi tiến hành đánh giá. Một cách lý tưởng thì người được đánh giá nên được dự phần vào việc xác định các tiêu chuẩn đánh giá.
******************************************************************
6.1.3.1 Tính hiệu lực
Một công tác đánh giá về thành tích được xem là hữu hiệu cần phải đo lường được những đặc điểm quan trọng của công việc và không phụ thuộc vào các ảnh hưởng những yếu tố không liên quan đến vấn đề cập hoặc những yếu tố gây nhiễu từ bên ngoài và nó phải bao quát được công việc. Đánh giá thành tích được xem là hợp lý về cấu trúc nếu nó đánh giá được hoàn toàn những điều cần đánh giá – trong thường hợp này là thành tích công việc. Mối quan hệ giữa tính hợp lý của việc đánh giá ( những khía cạnh quan trọng của công việc và thể hiện tính tiêu biểu) với các khái niệm về sự liên quan, sự thiếu hụt và nhiễu hoàn toàn rõ ràng. Sự đánh giá phải đo lường đến những khía cạnh liên quan đến thành tích, và những khía cạnh đó là quan trọng thực sự để xác định tính hữu hiệu của công việc. Ví dụ, một sự đo lường về đánh giá thành tích thực hiện của một giảng viên đại học sẽ bao gồm thành tích giảng dạy. Sự đánh giá sẽ không bị thiếu hụt nếu nó đánh giá được tất cả các khía cạnh liên quan và mang tính quan trọng trong công việc. Trong trường hợp của một giảng viên đại học, sự đánh giá thành tích này sẽ thiếu hụt nếu không tiến hành đánh giá các nhân tố khác như những đóng góp cho cộng đồng, các bài báo, các nghiên cứu …. cũng như các thành tích giảng dạy. Sự đánh giá này sẽ được xem là không bị nhiễu nếu nó loại bỏ được những nhân tố bên ngoài của thành tích. Nếu việc xếp hạng thành tích của giáo sư bao gồm cả việc đánh giá về độ bóng của đôi giày mà giảng viên này mang thì đánh giá đó sẽ bị nhiễu do nội dung không liên quan này. Mối liên hệ giữa sự thiếu hụt, liên quan và nhiễu được minh họa ở hình 6.2
Một hệ thống đánh giá thành tích yêu cầu phải hợp lý. Điều then chốt là phân tích công việc phải được thực hiện trước khi xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhằm xem xét tất cả những khía cạnh liên quan của thành tích và loại bỏ những nhân tố làm nhiễu việc đánh giá.
151 6.1.3.2 Độ tin cậy:
Đánh giá đo lường việc thực hiện phải đảm bảo tính nhất quán. Cho dù phương pháp thu thập thông tin là gì đi nữa thì kết quả tổng hợp mang lại phải dùng cho cùng kết quả và đi đến cùng một quyết định.
Độ tin cậy giữa những người đánh giá: là đáng quan tâm nhất. Độ tin cậy cao là khi hai hoặc nhiều người đánh giá nhất trí về thành tích của một nhân viên và thấp khi họ không đồng nhất ý kiến. Độ tin cậy này thông thường là cao khi người đánh giá thành tích đến từ cùng một cấp bậc trong tổ chức, chẳng hạn như hai người cùng là cấp trên hoặc đồng nghiệp của người được đánh giá. Tuy nhiên, thường có sự bất đồng giữa những người đánh giá ở các cấp khác nhau, chẳng hạn như một đồng nghiệp và một giám sát viên hoặc cấp trên và cấp dưới. Vì vậy có thể tin vào độ tin cậy giữa những người đánh giá là cao khi những người đánh giá ở cùng một cấp bậc trong tổ chức.
Hình 6.2 Mối quan hệ giữa sự thiếu hụt, liên quan và nhiễu.
Độ tin cậy nhất quán nội bộ và độ tin cậy theo thời gian: không đặc biệt quan trọng trong đánh giá thành tích bởi sự thực hiện tự nó không thể nhất quán nội bộ hoặc ổn định theo thời gian. Một người có thể rất tốt ở những khía cạnh khác chính của một công việc nhưng lại hoàn toàn yếu ở các công việc khác, vì thế khi đánh giá một cách chính xác những khía cạnh khác nhau này của thành tích sẽ không biếu hiện được độ nhất quan cao trong nội bộ. Thành tích có được thông qua kinh nghiệm làm
Sự đo lường thực tế của
thành tích Sự đo lường
hợp lý của thành tích
Các khía cạnh quan trọng của sự đo lường hợp lý thành tích mà không có đánh giá thực tế mà tổ
chức đang sử dụng
Phần giao nhau giữa sự đo lường hợp lý và sự đo
lường thực tế
Các khía cạnh không liên quan đến thành tích mà ít
nhiều bao hàm trong đánh giá thực tế.
152
việc theo thời gian hoặc do đào tạo, đồng thời cũng cũng có thể biến động khi có nỗ lực hoặc may mắn, việc ổn định cao theo thời gian là không cần thiết quá kỳ vọng.
Cùng với mục tiêu đảm bảo sự khách quan chúng ta cần biết rõ loại thước đo nào được sử dụng và trong từng trường hợp xếp loai này là chủ quan về thực hiện, thì ai đang thực hiện sự phân loại, sắp xếp. Ví dụ như tiêu chuẩn mức độ vắng mặt ở nơi làm việc được sử dụng như một thước đo để đánh giá thành tích của nhân viên. Nếu thỉnh thoảng người giám sát mới có mặt và ghi chép về sự vắng mặt của nhân viên thì sự đo lường này không đáng tin cậy.
Hơn nữa tiêu chuẩn được xây dựng được xem như là có độ tin cậy cao khi sự phân biệt về mức độ là rõ ràng hay còn gọi là độ nhạy. Bất kỳ một tiêu chuẩn nào cũng phải có khả năng phản ánh sự khác nhau giữa mức độ cao và thấp của việc thực hiện. Đó là mức độ khác nhau của việc thực hiện công việc phải được cho điểm làm sao để phân biệt được.
6.1.3.3 Loại bỏ các lỗi:
Việc loại bỏ các lỗi trong đánh giá thành tích có hai thành tố. Thành tố đầu tiên liên quan đến những vấn đề luật pháp về đối xử công bằng với nhân viên; thành tố thứ hai là mức độ chủ quan trong đánh giá về thành tích của nhân viên.
a, Vấn đề pháp luật về công bằng:
Trên phương diện này, đánh giá được xem là không có thành kiến nếu có được sự công bằng đối với tất cả mọi nhân viên, không phân biệt về màu da, chủng tộc, giới tính, xuất xứ, tình trạng hôn nhân và gia đình… Mặc dầu không có sự ủy nhiệm luật pháp nào với các tổ chức về việc đáp ứng những yêu cầu hiện thời, phương pháp đánh giá mà tổ chức sử dụng không nên có ảnh hưởng ngược đến các nhóm được pháp luật bảo vệ. Một hệ thống có thể được xem là có tính phân biệt đối xử nếu có bất kỳ những lý do gì sau đây:
1. Nội dung đánh giá không liên quan đến công việc hoặc không hiệu quả.
2. Nội dung đánh giá không được xây dựng từ phân tích công việc.
3. Người đánh giá không quan sát người được đánh giá thực hiện công việc của họ.
4. Việc phân loại, xếp hạng dựa trên các đánh giá chủ quan của người đánh giá hoặc dựa trên các nhân tố không rõ ràng.
Người sử dụng lao động có thể giảm thiểu các thách thức về mặt pháp luật theo nhiều cách thức khác nhau. Nguyên tắc cốt lõi là chỉ sử dụng những hệ thống đánh giá thành tích dựa trên phân tích công việc tỷ mỉ. Tiến trinh đánh giá nên kết hợp với những nhiệm vụ hoặc đặc tính quan trọng đối với sự thực hiện công việc. Giám sát nên được đào tạo để sử dụng các công cụ đánh giá một cách chính xác, và kết quả phải được xem xét cẩn thận và lưu trữ thành văn bản phục vụ cho mục đích làm tài liệu
153
tham khảo. Nếu có thể, môt cơ chế đánh giá và hỗ trợ chính thống nên được thiết lập và nhà quản trị cấp cao hay nhà quản trị nguồn nhân lực nên xem xét kết quả đánh giá, xếp hạng. Cuối cùng, nên có một vài hình thức tư vấn nhằm giúp đỡ những người bị đánh giá yếu.
b, Loại bỏ các lỗi đánh giá:
Khi một hệ thống đánh giá cần các cá nhân đưa ra sự chủ quan về sự thực hiện của người khác, thành tố thứ hai về loại bỏ các lỗi trở nên quan trọng. Việc đánh giá, xếp loại có thể bị sai lệch, hoặc là cố ý hoặc là vô ý.
Lỗi bao dung: Thỉnh thoảng người đánh giá, đánh giá thành tích của nhân viên cao hơn mức mà họ xứng đáng được nhận. Lỗi bao dung là một loại lỗi thông thường ở đánh giá, mặc dầu các nghiên cứu gần đây gợi ý rằng đó chính là tính chất vốn có của người đánh giá.
Lỗi nghiêm khắc: Thi thoảng người đánh giá nhân viên thấp hơn mức lẽ ra họ đáng được nhận. Lỗi nghiêm khắc này ngược lại hoàn toàn với lỗi bao dung.
Lỗi xu hướng trung tâm: Đôi khi người giám sát lại đánh giá tất cả các nhân viên gần với điểm giữa của thang thành tích. Có một ít nhân viên nhận được kết quả đánh giá cao hoặc thấp.
Khi lỗi xu hướng trung tâm, bao dung hoặc nghiêm khắc xảy ra thường xuyên, hệ thống đánh giá thành tích không đạt được mục đích phân biệt giữa nhân viên hoàn thành tốt công và kém. Khi các lỗi xảy ra, gần như tất cả nhân viên nhận được đánh giá như nhau – cao, thấp hoặc trung bình, tùy thuộc và lỗi đánh giá.
Lỗi vần hào quang: Jack M.Feldman định nghĩa lỗi Halo như là sự tương quan rất cao giữa các đánh giá trên nhiều phương diện, hoặc đánh giá theo khuynh hướng mà người đánh giá tô hồng thành tích của người đánh giá theo chiều hướng tốt.
c, Tại sao xảy ra các lỗi:
Lỗi đánh giá xảy ra do cả tiền trình cố ý và không cố ý:
Lỗi không cố ý: Cách thức để phân tích tại sao lỗi đánh giá xảy ra là sử dụng cách tiếp cận được gọi là xử lý thông tin liên quan đến nhận thức. Thông tin sẵn có về thành tích của nhân viên là rất lớn. Người đánh giá có thể ghi nhớ và lưu lại số lượng hạn chế các thông tin về nhân viên, các nghiên cứu chỉ ra rằng họ sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để cô đọng các thông tin họ nhận được. Điều này có thể là nguyên nhân gây ra lỗi đánh giá.
Khi được yêu cầu đánh giá thành tích của một nhân viên, giám sát viên tìm kiếm trong trí nhớ của mình để xác định mô hình phù hợp với nhân viên đó. Giám sát đó đánh giá nhân viên này theo những hình dung trước đây của họ mà không dựa vào quan sát thực tế. Việc đánh giá này thực sự là một nguồn để phát sinh lỗi vần hào quang.
154
Lỗi cố ý: Đôi khi giám sát viên đánh giá nhân viên không chính xác một cách chủ đích do nguyên nhân chính trị hoặc lý do khác. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra ảnh hưởng của các nhân tố chính trị đến đánh giá thành tích. Ví dụ, lỗi bao dung có chủ đích xảy ra do nhiều nguyên nhân. Giám sát viên có thể cảm thấy rằng khi nhân viên cấp dưới của ông được đánh giá cao, ông sẽ có sự gia tăng vị thế trong công ty, hoặc họ sợ tác động tiêu cực khi đánh giá thành tích của nhân viên thấp. Cũng vậy, nhà quản trị cảm thấy khó khăn khi phản hồi tiêu cực về thành tích của nhân viên và họ có khuynh hướng thổi phồng việc đánh giá nhằm né tránh công việc tế nhị này.
6.1.3.4 Tính thực tế
Để xây dựng, thực hiện và sử dụng hệ thống đánh giá thành tích cần phải có thời gian, nỗ lực và tiền bạc. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống đánh giá đối với tổ chức có giá trị hơn nhiều so với chi phí. Hệ thống đánh giá nên tương đối dễ sử dụng; được nhân viên và nhà quản lý nhất trí cao. Ngay cả hệ thống đánh giá được xây dựng tốt nhất cũng sẽ vô ích nếu nó không được sử dụng.
Việc phát triển và sử dụng một hệ thống đánh giá là rất tốn kém. Vì chi phí bằng tiền là rất cao, một tiêu chuẩn thực tế quan trọng để đánh giá hệ thống đánh giá là khoản tiết kiệm mà nó mang lại cho tổ chức. Thông tin phản hồi, giống như lựa chọn và đào tạo kỹ lưỡng có thể cải thiện thành tích của nhân viên. Trên cơ sở lợi ích mang lại của đánh giá thành tích, người đánh giá có thể tính toán hiệu quả của đánh giá thành tích. Vì vậy, mặc dầu hệ thống đánh giá thành tích là khá tốn kém để xây dựng và thực hiện, chúng đem lại nhiều lợi ích tiềm tàng.