5.2 Tiến trình đào tạo
5.2.3 Giai đoạn đào tạo
Thực hiện quá trình đào tạo cần phải tìm ra các hình thức và các phương pháp thích hợp nhằm tối ưu hóa quá trình đào tạo. Có nhiều hình thức đào tạo được phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhau:
PHÂN LOẠI CÁC HÌNH THỨC ĐÀO TẠO:
Tiêu thức Các hình thức/ phương pháp
Theo định hướng nội dung đào tạo - Đào tạo theo định hướng công việc - Đào tạo theo định hướng doanh nghiệp Theo mục đích của nội dung đào tạo - Đào tạo hướng dẫn công việc cho nhân
viên
- Đào tạo huấn luyện kỹ năng - Đào tạo kỹ thuật an toàn lao động - Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn
kỹ thuật
- Đào tạo và phát triển các năng lực quản lý
-
Theo tổ chức hình thức đào tạo - Đào tạo chính quy - Đào tạo tại chức
130
- Lớp cạnh xí nghiệp - Kèm cặp tại chỗ
Theo địa điểm đào tạo - Đào tạo tại nơi làm việc - Đào tạo xa nơi làm việc Theo đối tượng học viên - Đào tạo mới
- Đào tạo lại
Có nhiều phương pháp đào tạo và phát triển khác nhau. Tên gọi mỗi phương pháp có thể khác nhau, nhưng cách đào tạo và nội dung tương đối giống nhau. Chúng ta chú trọng đến các phương pháp có khả năng áp dụng tại Việt Nam trong giai đoạn trước mắt cũng như trong tương lai.
PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN
Đào tạo tại nơi làm việc
Đào tạo tại nơi làm việc là phương pháp đào tạo được sử dụng rộng rãi nhất. Ước đoán rằng hơn 60% hoạt động đào tạo xảy ra ngay tại nơi làm việc. Nhân viên giàu kinh nghiệm hoặc giám sát viên bố trí nhân viên ngay tại nơi làm việc thực tế, chỉ dẫn họ về công việc và những thủ thuật nghề nghiệp.
Chương trình này có vẻ đơn giản và ít tốn kém, nhưng nếu ta bố trí không hợp lý sẽ gây ra sự tăng cao về chi phí do việc hỏng hóc máy móc, không làm thỏa mãn khách hàng, hình mẫu không chuẩn và người hướng dẫn thiếu khả năng sư phạm. Để tránh trường hợp này, người đào tạo phải được chọn lựa và huấn luyện kỹ càng. Người học việc nên được đi kèm với người phụ trách tương đồng về nền tảng, kiến thức và tính cách. Người đào tạo nên sử dụng những kỹ thuật hiệu quả trong việc hướng dẫn người học.
Cách tiếp cận hệ thống về đào tạo tại nơi làm việc là hệ thống đào tạo hướng dẫn công việc (JIT – job instruction training) được phát triển trong suốt chiến tranh thế giới thứ II. Trong hệ thống này, người đào tạo sẽ huấn luyện giám sát viên hoặc người hướng dẫn trực tiếp, người này sau đó sẽ đào tạo nhân viên. Hình sau mô tả các bước của chương trình JIT
--- Những điều này bạn phải sẵn sàng để đào tạo, huấn luyện công việc.
1. Quyết định về những điều người học sẽ được dạy để hoàn tất công việc một cách hữu hiệu, an toàn, tiết kiệm và thông minh.
2. Chuẩn bị sẵn sàng và đúng loại thiết bị, công cụ, vật thay thế và vật liệu.
131
3. Bố trí đúng nơi sản xuất, nơi mà nhân viên mong đợi được phục vụ.
Sau đó, bạn nên chỉ dẫn người học theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị (của người học)
- Tạo điều kiện thuận lợi cho người học
- Tìm hiểu xem, những gì người học đã biết về công việc
- Làm cho người học cảm thấy thích thú và mong muốn học công việc.
Bước 2: Giới thiệu (quá trình hoạt động và kiến thức)
- Chỉ dẫn, trình bày, minh họa và hỏi để nắm bắt kiến thức mới và thao tác - Chỉ dẫn một cách chậm rãi, rõ ràng, đầy đủ và kiên nhẫn.
- Kiểm tra, hỏi và lặp lại
- Chắc chắn rằng người học thực sự biết.
Bước 3: Thử và kiểm tra
- Kiểm tra người học bằng cách cho họ tham gia thực hiện công việc - Hỏi các câu hỏi bắt đầu với Tại sao, Làm thế nào, Khi nào hoặc Ở đâu - Quan sát sự thực hiện, hiệu chỉnh các lỗi gặp phải và lặp lại nếu thấy cần
thiết.
- Tiếp tục cho đến khi bạn biết rằng người học đã biết.
Bước 4: Sự tiếp tục
- Bố trí người học vào vị trí riêng của họ.
- Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng người học tuân theo các chỉ dẫn - Giảm dần các giám sát thêm và dừng hẳn sự tiếp tục cho đến khi nhân viên
đủ khả năng thực hiện công việc với sự giám sát thông thường.
--- Ưu điểm :
Đơn giản, dễ tổ chức, có thể đào tạo nhiều người cùng một lúc.
Ít tốn kém. Trong quá trình đào tạo học viên tạo ra sản phẩm, doanh nghiệp không cần có các phương tiện chuyên biệt như phòng học, đội ngũ cán bộ giảng dạy riêng…
132
Học viên năm được ngay cách thức giải quyết các vấn đề thực tế và mau chóng có thông tin phản hồi về kết quả đào tạo.
Nhược điểm:
Người hướng dẫn thường không có kinh nghiệm về sư phạm, do đó có thể hướng dẫn người học không theo trình tự từ dễ đến khó, không theo đúng quy trình công nghệ khiến học viên khó tiếp thu.
Người hướng dẫn có thể cảm thấy học viên là mối nguy hiểm đối với công việc của họ nên không nhiệt tình hướng dẫn.
Phương pháp tình huống
Phương pháp tình huống dựa trên sử dụng bản mô tả một tình huống ra quyết định tại doanh nghiệp hoặc tổ chức cụ thể. Nhà quản trị yêu cầu nghiên cứu tình huống để thực hiện nó. Nếu có sự tương tác giữa nhà quản trị và người hướng dẫn thì việc học sẽ có hiệu quả hơn. Người hướng dẫn như là chất xúc tác giúp học viên nắm bắt được những yêu cầu công việc cũng như các thao tác thực hiện công việc. Người hướng dẫn giỏi là người có khản năng dẫn dắt, cuốn hút mọi người tham gia vào việc giải quyết vấn đề.
Phương pháp tình huống có nhiều ưu điểm. Lấy ví dụ, với việc phân tích chính sách kinh doanh, nghiên cứu tình huống là tốt hơn nhiều so với cách giải quyết theo một cấu trúc cứng nhắc. Phương pháp tình huống khiến người ta dễ dàng lắng nghe và đưa ra cách thức giải quyết hơn so với việc đưa ra các cách giải quyết mà không có tình huống. Với người hướng dẫn giỏi thì phương pháp tình huống là các công cụ hữu hiệu để cải thiện và gia tăng tính hữu ích trong việc ra quyết định.
Người hướng dẫn sử dụng phương pháp tình huống phải lưu ý: (1) Kiểm soát, quản lý việc thảo luận, (2) cho phép một vài người kiểm soát việc thảo luận, hoặc (3) dẫn việc thảo luận đến những giải pháp yêu thích của anh hay cô ấy. Như là chất xúc tác, người hướng dẫn nên khuyến khích các quan điểm khác nhau, thảo luận các điểm mà người quản lý thiếu sót và phải chuẩn bị kỹ càng.
Một biến tướng khác của phương pháp tình huống là phương pháp thảo luận. Trong phương pháp này, những thông tin tối thiểu của vấn đề được đưa ra và người học được ấn định vai trò để xem xét vấn đề. Thông tin thêm sẽ được cung cấp nếu học viên hỏi đúng câu hỏi ( câu hỏi thích hợp cho vấn đề). Mỗi học viên giải quyết tình huống, và được nhóm lại theo những nhóm giải pháp giống nhau. Mỗi nhóm sau đó sẽ so sánh giải pháp của họ với đáp án. Bước cuối cùng là dành cho học viên khả năng áp dụng các kiến thức vào tình huống riêng của họ.
Phương pháp đóng vai
Trong phương pháp này mỗi người được ấn định một vai trò cụ thể trong một tình huống và được yêu cầu thể hiện vai trò, ảnh hưởng và tương tác với người khác.
Người thực hiện được yêu cầu đóng vai, thể hiện vai trò của mình trong tình huống.
133
Người đóng vai được cung cấp thông tin nền tảng. Một bản mô tả chính, ngắn gọn sẽ được cung cấp cho người tham gia. Thỉnh thoảng, việc đóng vai sẽ được thu video và tái phân tích như là một phần của tình huống phát sinh. Thông thường, đóng vai được thực hiện ở nhóm có quy mô nhỏ khoảng 12 người. Mức độ thành công của phương pháp này phụ thuộc vào khả năng của người đóng vai. Nếu thực hiện được tốt, đóng vai có thể giúp đỡ nhà quản trị nhận thức sâu sắc hơn cảm giác của người khác.
Nghiên cứu tình huống Đóng vai
1. Giới thiệu vấn đề để phân tích và thảo luận
2. Sử dụng các tình huống đã thực sự xảy ra tại công ty hoặc một tổ chức cụ thể 3. Giải quyết vấn đề liên quan đến người
khác.
4. Giải quyết vấn đề trong khía cạnh cảm xúc và tính chất dựa trên mức độ thông minh
5. Nhấn mạnh vào việc sử dụng các sự kiện và giả định
6. Đào tạo theo cách thức kiểm tra, đánh giá
7. Tạo thực hành phân tích vấn đề.
1. Đặt vấn đề vào tình huống thực tế.
2. Sử dụng các tình huống đang tồn tại hoặc đang xảy ra trong công việc.
3. Giải quyết tình huống mà trong đó bản thân người tham gia là liên quan.
4. Giải quyết vấn đề trong khía cạnh cảm xúc và tính chất dựa trên kinh nghiệm 5. Nhấn mạnh vào cảm giác
6. Đào tạo theo cách kiểm soát cảm xúc 7. Thực hành kỹ năng giao tiếp
Kỹ thuật giỏ:
Một phương pháp khác để phát triển khả năng ra quyết định quản trị là kỹ thuật giỏ.
Người tham gia được cung cấp các vật liệu (bản ghi nhớ điển hình hoặc bản mô tả các công việc phải làm) bao gồm những bộ phận điển hình như thư từ và danh bạ điện thoại của nhà quản trị. Những vấn đề quan trọng và cấp thiết, chẳng hạn như mức độ thiếu hàng trong kho, phàn nàn từ khách hàng, yêu cầu bản báo cáo từ cấp trên, được sắp xếp lẫn lộn với lịch công tác, chẳng hạn như yêu cầu phát biểu tại buổi ăn tối hoặc quyết định về dã ngoại cho công ty. Người được đào tạo được phân tích và bị phê bình theo số lượng các quyết định thực hiện theo thời gian, chất lượng của quyết định và mức độ ưu tiên trong việc chọn lựa chúng. Để tạo ra sự hứng thú, các vật liệu cho kỹ thuật này phải thực tiễn, liên quan đến công việc và có khả năng ra quyết định.
Trò chơi quản trị
Trò chơi quản trị mô tả các đặc tính hoạt động của công ty, ngành công nghiệp. Trò chơi quản trị nhấn mạnh việc phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề. Trong trò chơi quản trị, các yếu tố được vi tính hóa và nạp sẵn vào một hệ thống, nhóm người chơi
134
được yêu cầu ra một loạt các quyết định quản trị. Trong các trò chơi này, thông thường người tham gia phải ra các quyết định về các vấn đề như về kế hoạch sản xuất, chi phí mua nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất, vay nợ tài chính, chiến lược marketing, chi phí R&D. Khi người chơi ra quyết định, với sự tương tác của các quyết định với nhau và các yếu tố của hệ thống trò chơi, những điểm sẽ được tính toán bằng tay hoặc bằng máy tương ứng với cơ sở dữ liệu của trò chơi đã cho ban đầu. Kết quả của mỗi người chơi hoặc mỗi nhóm tham gia về thị phần, lợi nhuận… được đem so sánh với nhau và người chơi tốt nhất hoặc nhóm thắng cuộc sẽ được xác định.
a. Ưu điểm của trò chơi kinh doanh
Trò chơi rất sinh động vì tính cạnh tranh, hấp dẫn của nó
Học viên học được cách phán đoán những gì của môi trường kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp thông qua các thông tin phản hồi về các quyết định
Học viên có cơ hội phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề, đề ra chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp, kỹ năng ra quyết định trong điều kiện thiếu dữ liệu mà nó thường được phản ánh trong thực tế.
Học viên được phát triển khả năng thủ lĩnh và khuyến khích khả năng hợp tác, làm việc tập thể.
b. Nhược điểm chủ yếu:
Trò chơi kinh doanh đòi hỏi chi phí rất cao về việc phát triển, xây dựng và quản lý.
Bị giới hạn về tính mới lạ và sự tác động ngược lại của quyết định
Học viên chỉ được quyền lựa chọn các phương án cho sẵn, trong khi đó, thực tiễn thường đòi hỏi nhiều phương án thực hiện sáng tạo hơn.
Khuynh hướng xáo trộn xảy ra do người tham gia tập trung vào tìm cách thức thắng trong trò chơi thay vì chú tâm vào việc ra các quyết định đúng.
Nhiều học viên dường như cảm thấy có sự gian lận trong quá trình chơi, một vài nhân tố có thể dẫn đến thắng cuộc mà người lập chương trình ít quan tâm đến.
Mô hình hành vi
Một phương pháp để nâng cao, cải thiện kỹ năng giao tiếp là mô hình hành vi mà thường được gọi là quản trị giao tế. Mấu chốt của phương pháp này là học thông qua quan sát và tưởng tượng.
Phương pháp này được tiến hành bằng cách sử dụng một băng video được soạn thảo đặc biệt để minh họa cho các học viên thấy các nhà quản trị giỏi đã ứng xử trong
135
các tình huống khác nhau đồng thời qua đó các học viên có thể rèn luyện khả năng xử lý tình huống của mình. Đối với những tình huống cụ thể người học có thể liên hệ với các công việc của riêng mình.
Chương trình định hướng ngoài trời
Tình huống, trò chơi, mô hình và đóng kịch là phổ biến, một phương pháp mới được biết đến nhiều là định hướng ngoài trời hoặc cuộc sống thực, chương trình định hướng vào hành đến nhiều định hướng ngoài trời hoặc cuộc sống đích thực, chương trình định hướng vào hành động. Rèn luyện khả năng lãnh đạo, làm việc nhóm và đối diện với những tình huống có tính chất mạo hiểm là ưu tiên hàng đầu trong chương trình định hướng ngoài trời. Mục tiêu chủ yếu của các bài tập này là xây dựng tinh thần làm việc đội nhóm và quan trọng là sự tin tưởng của các thành viên với nhau.
Chọn lựa phương pháp
Quyết định về phương pháp hoặc sự kết hợp là dựa trên đánh giá các tiêu chuẩn khác nhau. Sự lựa chọn được tiến hàng trên cơ sở số lượng nhà quản trị, chi phí liên quan đến mỗi nhà quản trị cho mỗi phương pháp, tính sẵn sàng của các vật liệu trong các hình thức khác nhau ( bao hàm cả khả năng của hướng dẫn viên ), và tính hiệu quả liên quan đến nhân viên đến nhân viên trong đào tạo. Phương pháp được sử dụng nên phản ánh mức độ tích cực tham gia vào mỗi chương trình.
PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO NHÀ QUẢN TRỊ
Đào tạo tại nơi làm việc cho nhà quản trị a. Kìm cặp và hướng dẫn
Một phương pháp tốt nhất và được sử dụng rộng rãi nhất để đào tạo các nhà quản lý trẻ là được nhà quản lý giỏi, kinh nghiệm hướng dẫn. Quản trị cấp trên làm cho những ví dụ sinh động mà các nhà quản trị thực hiện. Người hướng dẫn cũng trả lời những câu hỏi và lý do tại sao phải làm như thế nào. Một kỹ thuật mà cấp trên sử dụng là tạo hội nghị ra quyết định với người đươc đào tạo. Cấp trên phải giao quyền đủ đề ra quyết định với người được đào tạo. Cấp trên phải giao quyền đầy đủ để ra quyết định và thậm chí có các sai lầm. Cách này không chỉ tạo cơ hội để học mà còn đòi hỏi sự ủy quyền hợp lý và tạo ra cảm giác tự tin hơn. Tuy nhiên phương pháp này sẽ thất bại nếu không có đủ thời gian cho học viên, học viên không được phép mắc sai lầm, nếu có sự cạnh tranh và nếu nhu cầu độc lập của học viên không được nhận thấy và chấp nhận bởi cấp trên.
b. Kinh nghiệm trước kỳ hạn nhất thời.
Khi một người được xác định là sẽ được đề bạt cho một vị trí công việc cụ thể, sự chuẩn bị được tiến hành trong giai đoạn ngắn trước khi đề bạt cương vị mới là người đó học công việc, thực hiện một số nhiệm vụ mới trong khi vấn thực hiện hầu hết các nhiệm vụ cũ. Sự sắp xếp trung gian này sẽ có những tên gọi khác nhau trong công ty;
trợ lý thay thế, đa quản trị hoặc thời gian học quản lý. Đặc điểm chính của loại
136
chương trình này là cung cấp trước cho một người một phần kinh nghiệm về công việc mà họ sẽ đảm nhiệm trong vị trí tương lai.
c. Luân chuyển công việc
Đây là phương pháp luân chuyển nhân viên hoặc cấp quản trị từ công tác này sang công tác khác nhằm mục đích cung cấp cho họ những kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn. Kiến thức thu được trong quá trình luân chuyển công việc này rất cần thiết cho họ sau này để đảm nhiệm các công việc khác vị trí cao hơn. Phương pháp này ngày nay được sử dụng rất rộng rãi ở Nhật cũng như ở Hoa Kỳ, ngoài mục đích trên, phương pháp này còn tạo ra sự hứng thú cho cán bộ, nhân viên nhờ thay đổi công việc nên tránh được sự nhàm chán trong công việc, ngoài ra nó còn đảm bảo cho cán bộ, nhân viên trở thành những người đa năng, đa dụng để đối phó với mọi tình huống thay đổi sau này.
Ưu điểm của luân chuyển công việc:
Giúp cho học viên được đào tạo đa kỹ năng, tránh được tình trạng trì trệ, dễ dàng thích ứng với các công việc khác nhau. Doanh nghiệp có thể phân công bố trí nhân viên linh hoạt hơn, phối hợp hoạt động của các phòng ban có hiệu quả cao hơn còn nhân viên có khả năng thăng tiến cao hơn.
Giúp học viên kiểm tra, phát triển ra các điểm mạnh, điểm yếu của mình và có kế hoạch đầu tư phát triển nghề nghiệp phù hợp.
Đào tạo ngoài nơi làm việc a. Thảo luận bài giảng
Đây là phương pháp đào tạo bằng cách sử dụng các tài liệu đã được biên soạn sẵn một cách kỹ lưỡng dưới hình thức một cuốn sách giáo khoa hoặc một cuốn băng. Nội dung soạn thảo của tài liệu phải thỏa mãn các yêu cầu sau đây:
Phải đưa ra được các dự kiện, câu hỏi, các nội dung vấn đề mà học viên cần nắm được.
Phải cho phép học viên tự kiểm tra nhận thức của mình qua học tập bằng cách tự trả lời các câu hỏi có sẵn.
Phải đảm bảo thông tin phản hồi lại được cho học viên về kết quả của các câu trả lời mà họ đã trả lời.
Phương pháp giảng dạy này dựa vào sự tự nghiên cứu của học viên mà không cần sự can thiệp của giảng viên. Học viên đọc một đoạn sách hoặc nghe một đoạn băng sau đó họ phải trả lời ngay các câu hỏi đã có sẵn. Khi trả lời xong thì học viên đã có thể biết được tính chính xác trong các câu trả lời của mình bằng việc kiểm tra đối chiếu với đáp án có sẵn trong danh sách hoặc trong đoạn băng tiếp theo. Nếu các câu