CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BA ĐÌNH - THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Khái quát về quận Ba Đình và bộ phận “Một cửa” tại UBND quận Ba Đình- Thành phố Hà Nội
2.1.2. Khái quát về bộ phận “một cửa” tại UBND quận Ba Đình
Thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 84/2009/QĐ-UBND ngày 01/7/2009 UBND thành phố Hà Nội về việc thực hiện cơ chế “Một cửa, một cửa liên thông”
trong giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân tại các cơ quan quản lý HCNN thuộc thành phố Hà Nội thì bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC (gọi tắt là bộ phận “Một cửa”) được thành lập ở tất cả các cơ quan hành chính thuộc thành phố Hà Nội.
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận “Một cửa ”
Bộ phận “Một cửa” UBND quận trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận và chịu sự quản lý toàn diện của Văn phòng HĐND và UBND quận.
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Bộ phận “Một cửa” UBND quận có chức năng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế “Một cửa” thuộc trách nhiệm thẩm quyền của UBND quận.
Thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, chuyển giao, trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) theo cơ chế “Một cửa” đúng quy định:
Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ yêu cầu giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chuyển giao hồ sơ yêu cầu giải quyết TTHC của tổ chức, công dân đến phòng, ban chuyên môn, cơ quan có liên quan giải quyết theo đúng thẩm quyền.
Nhận kết quả giải quyết TTHC từ các bộ phận chuyên môn, cơ quan có thẩm quyền và trả kết quả cho tổ chức, công dân, thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin theo quy định của pháp luật và bằng công nghệ thông tin trên máy vi tính theo quy định.
Nghiên cứu, đề xuất với Chủ tịch UBND quận và thành phố về các giải pháp cải cách TTHC.
Báo cáo thống kê định kỳ tháng, quý, năm và đột xuất với Chủ tịch UBND quận kết quả thực hiện cơ chế “Một cửa” theo quy định.
Quản lý, sử dụng một số loại sổ sách, biểu thống kê: sổ nhật ký ghi chép việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan chức năng thụ lý giải quyết và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; biên bản giao, nhận hồ sơ giữa bộ phận
“Một cửa” với cán bộ, công chức cơ quan chuyên môn trực tiếp thụ lý hồ sơ;
phiếu hẹn trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân.
2.1.2.2. Tổ chức bộ máy và biên chế của bộ phận “Một cửa”
Theo quy định tại Điều 6 của Quyết định 84/2009/QĐ-UBND ngày
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
01/7/2009 thì tổ chức bộ máy và biên chế của bộ phận “một cửa” quy định như sau:
Bộ phận “Một cửa” UBND quận do Chánh Văn phòng HĐND và UBND quận phụ trách làm Trưởng bộ phận, các công chức được điều động từ các phòng chuyên môn và lao động hợp đồng. Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “Một cửa” chịu sự quản lý trực tiếp của Văn phòng HĐND và UBND quận.
Biên chế của bộ phận “Một cửa” do Chủ tịch UBND quận quyết định trong tổng số biên chế được giao cho quận. Công chức thuộc biên chế của bộ phận “Một cửa” làm việc theo chế độ chuyên trách.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy và mối quan hệ giữa bộ phận một của CHÁNH VĂN PHÒNG
TRƯỞNG BỘ PHẬN
Cán bộ phụ trách lĩnh vực tư
pháp
Cán bộ phụ trách
lĩnh vực thu phí
Cán bộ phụ trách
lĩnh vực TNMT
Cán bộ phụ trách
lĩnh vực QLĐT
Cán bộ phụ trách
lĩnh vực ĐTXD
Cán bộ phụ trách
lĩnh vực ĐKKD
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
STT BỘ PHẬN “MỘT CỬA”
SỐ LƯỢNG
GIỚI
TÍNH ĐỘ TUỔI TRÌNH ĐỘ CHUYÊN
MON
CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC Nam Nữ Từ 30 đến
50
Trên 50
Trên ĐH
ĐH hoặc CĐ
Trung cấp
Chuyên trách
Kiêm nhiệm
Tổng 8 1 7 6 2 1 6 1 8
1 Trưởng Bộ phận 1 1 1 1 1
2 Công chức 5 5 4 1 5 5
3 HĐLĐ 2 2 1 1 2 2
(Nguồn: Báo cáo sơ kết 3 năm thực hiện Quyết định 84/2009/QĐ-UBND của UBND quận Ba Đình năm 2012)
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Về đội ngũ cán bộ, công chức: Trên tinh thần chỉ đạo của Thành phố, cùng với sự quan tâm của lãnh đạo UBND Ba Đình cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “Một cửa” của quận trên được lựa chọn những cán bộ, công chức có kinh nghiệm, chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, đáp ứng được yêu cầu công việc và số lượng cán bộ, công chức được bố trí, sắp xếp phù hợp với lượng giao dịch hồ sơ của từng cơ quan, đơn vị. Nhìn chung cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “Một cửa” đã thể hiện rõ tinh thần trách nhiệm, tính chuyên nghiệp, lấy tinh thần phục vụ dân làm mục tiêu công tác và được Nhân dân, tổ chức đến thực hiện giao dịch hành chính đánh giá tốt. Hầu hết, cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “Một cửa”
quận là những cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn cao đẳng và đại học. Hiện nay, vẫn còn điểm bất cập trong việc sử dụng lao động hợp đồng tại bộ phận “Một cửa” UBND quận, do vậy sẽ có ảnh hưởng đến tinh thần, trách nhiệm giải quyết công việc của người lao động, đồng thời rất khó quy trách nhiệm xử lý những cán bộ này nếu xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
* Chế độ và trang phục cho cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận
“Một cửa”: Trước đây, UBND thành phố Hà Nội có Quyết định số 2748/QĐ-UBND ngày 24/11/2008 về việc quy định chế độ phụ cấp đối với cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “một cửa”, theo đó mức chi ở cấp quận/huyện và thành phố: 500.000 đồng/người/tháng; cán bộ, công chức kiêm nhiệm: 10.000 đồng/buổi. Ngoài ra, công chức làm công tác chuyên trách tại bộ phận “một cửa” còn được cấp trang phục: 1.000.000 đồng/năm. Ngày 02/6/2011 UBND Thành phố ban hành Quyết định số 2492/QĐ-UBND thay thế Quyết định số 2748/QĐ-UBND ngày 24/11/2008 về việc quy định chế độ bồi dưỡng, cấp trang phục đối với Trưởng bộ phận, công chức, lao động họp đồng làm việc tại bộ phận “Một cửa” như sau:
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
thiểu/người/tháng) tương đương: 840.000 đồng/người/tháng; đối với công chức làm việc kiêm nhiệm và lao động hợp đồng ở quận được hưởng: 0,03 (hệ số theo mức lương tối thiểu/người/buổi) tương đương: 31.500 đồng/người/buổi.
Chế độ trang phục: Đối với Trưởng bộ phận, công chức làm việc chuyên trách tại bộ phận “một cửa” năm đầu tiên được cấp 3.000.000 đồng/
người/năm (gồm 02 bộ xuân hè, 02 bộ thu đông), từ năm thứ hai trở đi được cấp 1.500.000 đồng/người/năm (gồm 01 bộ xuân hè, 01 bộ thu đông).
* Điều kiện làm việc của bộ phận “Một cửa ” tại UBND quận:
Hiện nay, văn phòng làm việc bộ phận “Một cửa” tại UBND quận cơ bản được bố trí đặt tại trụ sở của HĐND và UBND quận với vị trí thuận lợi nhất để công dân, tổ chức thuận tiện khi đến giao dịch, Diện tích phòng làm việc bộ phận “Một cửa” tại UBND quận được bố trí đáp ứng theo đúng quy định tại Điều 14 Quyết định số 84/2009/QĐ-UBND ngày 01/7/2009 của UBND thành phố Hà Nội.
Về trang thiết bị phục vụ hoạt động của bộ phận “Một cửa” UBND quận đã trang bị đầy đủ theo hướng hiện đại và bố trí, sắp xếp khoa học theo đúng quy định, gồm: Quầy bàn giao dịch, bàn, ghế làm việc của cán bộ, công chức;
máy vi tính có kết nối phần mềm ứng dụng tin học; máy in; máy điện thoại bàn; máy photo; máy quét mã số, mã vạch để phục vụ tổ chức, công dân tra cứu kết quả hồ sơ; máy xếp hàng tự động; máy camera; hòm thư góp ý; tủ đựng hồ sơ; nội quy làm việc... Bàn, ghế cho tổ chức, công dân ngồi chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến TTHC cần giải quyết và chờ đến lượt thực hiện giao dịch TTHC lĩnh vực cần giải quyết được thông báo từ bảng điện tử của cán bộ, công chức.
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
nhanh chóng, kịp thời, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 127/2007/QĐ-TTg ngày 01/8/2007 và Quyết định số 14/2010/QĐ-TTg ngày 12/02/2010 về việc tổ chức làm việc vào ngày thứ bảy hàng tuần để tiếp nhận, giải quyết TTHC. Tthực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và Thành phố, UBND quận đã ban hành nội quy, quy chế làm việc tại bộ phận “Một cửa” UBND quận như sau: thời gian làm việc trong tuần từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần, riêng thứ bảy làm việc buổi sáng (nghỉ chủ nhật, các ngày lễ, tết theo quy định), quy định giờ làm việc trong ngày: Sáng từ 8h00’-llh30’; Chiều từ 13h30’-17h00
Hết ngày làm việc cán bộ thu phí, lệ phí có trách nhiệm kiểm kê phí, lệ phí đã thu, nộp cho Kho bạc Nhà nước theo chế độ quản lý tài chính.
Trong giờ hành chính, cán bộ, công chức bộ phận “Một cửa” phải mặc trang phục theo quy định; đeo thẻ cán bộ, công chức và có biển chức danh đặt trên mặt quầy làm việc để tổ chức, cá nhân biết liên hệ.
2.1.2.3. Mối quan hệ giữa bộ phận “Một cửa” với lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND, với các phòng, ban chuyên môn, đơn vị liên quan và với tổ chức, công dân
Thực hiện Quyết định số 84/2009/QĐ-UBND ngày 01/7/2009 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định thực hiện cơ chế “Một cửa, một cửa liên thông” tại các cơ quan HCNN thuộc thành phố Hà Nội và văn bản số 2422/SNV-CCHC ngày 17/8/2009 của Sở Nội vụ hướng dẫn thì mối quan hệ giữa bộ phận “Một cửa” với lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND, với các phòng, ban đơn vị liên quan và các tổ chức, công dân tại bộ phận “Một cửa” thực hiện như sau:
* Quan hệ với Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND
Bảo đảm cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động theo dự toán đã được phê duyệt của bộ phận và giám sát việc sử dụng theo quy định.
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc bộ phận “Một cửa”; kết hợp với các Trưởng phòng, ban chuyên môn và các đơn vị hữu quan thuộc ngành dọc kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc xảy ra, đặc biệt là những hồ sơ thuộc trách nhiệm giải quyết của nhiều cơ quan, đơn vị liên quan.
Kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc chấp hành quy chế, nội quy; chấn chỉnh về tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, công chức; kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong quá trình giao dịch, giải quyết công việc đối với cá nhân, tổ chức.
Nhận xét, đánh giá đối với cán bộ, công chức được UBND quận điều động từ các cơ quan, đơn vị liên quan theo Luật cán bộ, công chức và các quy định hiện hành về làm việc tại bộ phận “Một cửa”. Báo cáo UBND quận xem xét, xử lý những cán bộ, công chức không thực hiện đúng nội quy, quy chế hoạt động của bộ phận “Một cửa”.
Báo cáo UBND quận theo định kỳ tháng, quý, năm về tình hình và kết quả thực hiện công tác của bộ phận “Một cửa”. Xây dựng kế hoạch công tác, đồng thời đề xuất với UBND quận các vấn đề có liên quan, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của bộ phận.
Lập dự toán kinh phí, kế hoạch thu chi tài chính, quyết định các khoản thu, chi của bộ phận “Một cửa” theo hướng dẫn của Sở Tài chính và chịu trách nhiệm trước UBND quận về quyết định đó.
* Quan hệ với phòng, ban chuyên môn, đơn vị liên quan
Trưởng các phòng, ban chuyên môn, đơn vị liên quan có trách nhiệm phân công cán bộ, công chức xem xét, giải quyết hồ sơ theo quy định.
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
cầu tổ chức, công dân bổ sung hồ sơ (có phiếu giao nhận). Nếu hồ sơ không giải quyết được hoặc cần phải xem xét lại thì phòng, ban chuyên môn, đơn vị liên quan phải có văn bản gửi về bộ phận “Một cửa” để trả lời công dân.
Các phòng, ban chuyên môn, đơn vị liên quan không trực tiếp nhận hồ sơ thuộc các lĩnh vực giải quyết theo cơ chế “Một cửa” của tổ chức, công dân.
Hồ sơ không có chữ ký xác nhận của Trưởng bộ phận và không có dấu của Văn phòng HĐND và UBND quận được coi là hồ sơ không hợp lệ.
Hồ sơ liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị thì Thủ trưởng của phòng, ban chuyên môn, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm chính phải phối hợp với các cơ quan, đơn vị khác để cùng giải quyết.
Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức được phân công làm việc tại bộ phận “Một cửa”.
* Quan hệ với các tổ chức, công dân
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc chưa rõ ràng thì công chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi với phòng chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ của tổ chức, công dân. Nếu công chức tiếp nhận hồ sơ có sai sót thì trực tiếp liên hệ xin lỗi và đề nghị tổ chức, công dân bổ sung hồ sơ. Nếu phòng chuyên môn giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân chậm trả kết quả so với thời gian quy định thì cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo, giải thích cho tổ chức, công dân biết để tránh tình trạng bức xúc của người dân.