CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BA ĐÌNH - THÀNH PHỐ HÀ NỘI
3.2. Nhóm giải pháp triển khai cụ thể tại bộ phận “Một cửa” của UBND quận Ba Đình
3.2.1. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết TTHC
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
tin tại bộ phận “Một cửa” với cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, tạo điều kiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến cho người dân và doanh nghiệp qua mạng Internet; bảo đảm tính liên thông giữa các đơn vị trong quy trình xử lý TTHC; thực hiện tin học hóa tối đa các hoạt động trong quy trình giải quyết TTHC.
Trong những năm qua, bộ phận “Một cửa” tại UBND quận đã chú trọng, quan tâm đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính. Chính việc áp dụng công nghệ thông tin giúp cho cán bộ, công chức bộ phận “Một cửa” giám sát được quá trình giải quyết hồ sơ hành chính và trách nhiệm đó thuộc về tổ chức, cá nhân để có biện pháp xử lý và điều chỉnh kịp thời.
Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào hoạt động quản lý các cơ quan HCNN cấp quận mang lại hiệu quả và giúp các cơ quan xây dựng được một phương pháp làm việc khoa học, loại bỏ được những TTHC không cần thiết, rút ngắn được thời gian giải quyết công việc, giảm chi phí, đồng thời nâng cao năng lực, trách nhiệm, ý thức phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức. Do yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao đối với nền hành chính, do đó nhu cầu ứng dụng càng phát triển cần thiết, theo đó các cơ quan HCNN phải ứng dụng khoa học công nghệ, kỹ thuật tiên tiến phục vụ công tác quản lý. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hôc trợ hoạt động quản lý Nhà nước nhằm tích hợp thông tin, chia sẻ và kế thừa thì một cách có hiệu quả thông tin hệ thống phục vụ công tác quản lý của từng cán bộ, công chức, hỗ trơ các cấp lanh đạo ra quyết định chính xác, hiệu quả;
làm giảm thời gian xử lý hồ sơ từ 30% đến 50% so với thời gian tra cứu, ra
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
công tác tiếp nhận và trả kết quả TTHC theo cơ chế “Một cửa” tại UBND quận là một số quận đã tập trung đầu tư đồng bộ các công việc sau:
Để hệ thống vận hành thì các thành phần của hệ thống như hạ tầng công nghệ thông tin (hệ thống mạng và các thiết bị, hệ thống máy chủ, hệ thống máy trạm, hệ thống các thiết bị phục vụ xử lý hồ sơ cho từng phòng chuyên môn, cán bộ, công chức), dữ liệu, phần mềm và đặc biệt là con người phải được đầu tư đồng bộ. Nội dung đầu tư phải phù hợp với hiện trạng, đúng với nhu cầu của từng đơn vị, từng phòng chuyên môn, tránh tình trạng phân bổ bình quân, do vậy chủ đầu tư phải là các đơn vị ứng dụng.
Hình thức triển khai phần mềm ứng dụng: Có thể khẳng định trong giai đoạn hiện nay không thể thành công với hình thức phần mềm dùng chung, bởi tính đặc thù của mỗi cơ quan, mỗi địa phương rất khác nhau. Các phần mềm ứng dụng ngoài các thông tin mang tính chuẩn chuyên ngành thì mỗi cơ quan có nhu cầu quản lý các thông tin theo đặc thù của mình, vì vậy phần mềm phải được chỉnh sửa phù hợp với từng cơ quan.
Hướng dẫn vận hành hệ thống và sử dụng phần mềm: Có thể khẳng định hình thức đào tạo tập trung mang nặng tính giới thiệu như thường làm từ trước tới nay không đem lại thành công. Để đảm bảo cho hệ thống thực sự vận hành tốt thì mỗi chuyên viên ở từng vị trí phải sử dụng thành thạo phần mềm tương ứng với vị trí đó, nghĩa là phải đào tạo sử dụng cho từng người tham gia trong hệ thống. Việc đào tạo không đơn giản vì các chuyên viên vẫn phải thực hiện công việc hàng ngày và kết hợp học sử dụng phần mềm, ít nhất mỗi một chuyên viên phải hướng dẫn ba lần mới có thể sử dụng được phần mềm.
Điểm quyết định đến sự thành công chính là yếu tố con người: Lãnh đạo quận phải chỉ đạo và giám sát thường xuyên, và tham gia tích cực vào các ứng
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
UBND quận cần tập trung xây dựng hệ thống hạ tầng, nối mạng trong nội bộ các cơ quan, đơn vị và nối mạng diện rộng đến tất cả các cơ quan đơn viej trực thuộc và các cơ quan đơn vị cấp trên. Song song với việc đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thông tin phải đào tạo kỹ năng sử dụng cho cán bộ, công chức tham gia vào quy trình giải quyết TTHC.
Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của các cơ quan HCNN hiện nay là rất quan trọng góp phần xây dựng nền hành chính điện tử theo hướng hiện đại từ Trung ương đến địa phương; hoàn thiện hệ thống thông tin tạo môi trường làm việc trên môi trường mạng, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc; giảm thời gian, chi phí hoạt động của cơ quan nhà nước, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của tổ chức, công dân góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.