Chứng từ kế toán có các yếu tố đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế về nội dung, qui mô, thời gian, địa điểm xảy ra hoạt động đó cũng như yếu tố về trách nhiệm vật chất của cá nhân, đơn vị có liên quan... tất cả các yếu tố này được phân thành 2 loại như sau:
- Yếu tố cơ bản: là những yếu tố bắt buộc mà bất cứ một chứng từ kế toán nào cũng phải có. Các yếu tố cơ bản của một chứng từ kế toán gồm:
+ Tên gọi của chứng từ : mọi chứng từ kế toán đều có tên gọi riêng. Tên gọi này khái quát nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, từ đó giúp cho việc phân loại chứng từ và tổng hợp số liệu.
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 28
+ Ngày lập chứng từ và số hiệu chứng từ: phản ánh thời gian, thứ tự nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Nếu là chứng từ bên trong thì số hiệu của chứng từ được đánh liên tục từ đầu năm đến cuối năm tài chính. Nếu là chứng từ bên ngoài thì số hiệu của chứng từ do đơn vị bên ngoài đánh.
+ Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu (nếu có) của đơn vị, các bộ phận và cá nhân liên quan. Yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.
+ Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh: được diễn đạt ngắn gọn, nhưng chính xác. Nó là căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để định khoản và ghi sổ kế toán.
+ Các đơn vị đo lường cần thiết: phản ánh phạm vi, quy mô của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi trong chứng từ.
- Các yếu tố bổ sung: là những yếu tố không có tính bắt buộc mà tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán. Ví dụ như yếu tố thời gian thanh toán, phương thức thanh toán trên các chứng từ về bán hàng, yếu tố định khoản kế toán trên các chứng từ làm căn cứ trực tiếp ghi sổ kế toán…
Các bạn cần chú ý một số điểm sau về chứng từ kế toán:
+ Một số chứng từ cần phải có chữ ký của kế toán trưởng và của thủ trưởng đơn vị.
Ví dụ như các quyết định duyệt chi, điều động tài sản, séc chuyển khoản…
+ Riêng với các chứng từ về bán hàng như các hoá đơn bán hàng phải ghi thêm các chỉ tiêu về thuế suất và số thuế phải nộp
+ Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ liên cần thiết theo quy định, ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, trung thực, ghi đầy đủ các yếu tố bắt buộc. Phần còn trống ghi không hết phải gạch bỏ. Không được tẩy xoá, sửa chữa chứng từ, nếu viết sai phải viết lại nhưng không được xé bỏ tờ viết sai mà lưu lại trên cuống.
+ Thủ trưởng và kế toán trưởng tuyệt đối không được ký khống trên chứng từ trắng, mẫu có sẵn.
Sau đây là ví dụ về mẫu của chứng từ và các yếu tố của chứng từ.
Ví dụ: Hoá đơn GTGT có những yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung như trên mẫu sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số : 01.GTKT-3LL
Liên 2 (Giao khách hàng) DP/02 _B
N0033399 Đơn vị bán hàng
Địa chỉ... Số tài khoản...
Điện thoại Mã số...
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 29
Họ tên người mua hàng Đơn vị...
Địa chỉ... Số tài khoản...
Hình thức thanh toán Mã số...
TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT ...% Tiền thuế GTGT
Tổng cộng tiền thanh toán
Số tiền viết bằng chữ:...
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấughi rõ họ tên).
3.2.2. Phân loại chứng từ kế toán.
a. Phân loại chứng từ kế toán theo trình độ khái quát của tài liệu trong bản chứng từ Theo cách phân loại này chứng từ kế toán gồm 2 loại:
+ Chứng từ gốc (còn gọi là chứng từ ban đầu) là chứng từ kế toán được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phản ánh trực tiếp và nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và địa điểm phát sinh của nó. Ví dụ : phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT...
+ Chứng từ tổng hợp : là những chứng từ được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc cùng loại (cùng một nội dung kinh tế), phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Chứng từ tổng hợp chỉ có giá trị pháp lý và được sử dụng ghi sổ kế toán khi có đủ chứng từ gốc đính kèm. Thuộc loại này có: chứng từ ghi sổ, bảng tổnghợp chứng từ…
b. Phân loại chứng từ theo địa điểm lập chứng từ
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán gồm 2 loại:
+ Chứng từ bên trong (chứng từ nội bộ): là chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị hạch toán. Chứng từ bên trong có loại chỉ phản ánh nghiệp vụ kinh tế giải quyết quan hệ trong nội bộ đơn vị (phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, bảng thanh toán lương…) hoặc phản ánh nghiệp vụ kinh tế giải quyết mối quan hệ giữa đơn vị với đối
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 30
tượng bên ngoài (hoá đơn bán hàng, biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị khác...).
+ Chứng từ bên ngoài: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị khác và đuợc lập ở các đơn vị khác (hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho do đơn vị bạn lập, phiếu vận chuyển thuê ngoài...).
c. Phân loại theo số lần ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ
+ Chứng từ một lần: là loại chứng từ kế toán chỉ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một lần rồi chuyển vào ghi sổ kế toán.
+ Chứng từ nhiều lần: là chứng từ ghi chép một loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiếp diễn nhiều lần. Số liệu trên chứng từ này được cộng dồn tới một hạn mức nhất định thì sẽ chuyển chứng từ vào ghi sổ kế toán và lưu trữ.
Thuộc loại này có thẻ quầy hàng, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức
Doanh nghiệp………..
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Số:…………
Ngày…tháng…….năm…… Nợ:………
Có:………
- Bộ phận sử dụng:………
- Lý do xuất kho:………...
- Xuất tại kho:………...
Số TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư
Mã số
Đơn vị tính
Hạn mức được duyệt trong tháng
Số lượng Đơn
giá
Thành tiền
Ngày Ngày …. Cộng
Cộng
Xuất ngày………tháng…năm…
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 31
Doanh nghiệp………..
THẺ QUẦY HÀNG Ngày…...tháng…….năm……
Tên hàng:………Quy cách………
Đơn vị tính:……….. Đơn giá:……….
Ngày tháng
Tên người
bán hàng
Tồn đầu ngày
Nhập từ kho
trong ngày
Nhập khác trong ngày
Cộng nhập và
tồn trong ngày
Xuất bán Xuất khác
Tồn cuối Lượng Tiền Lượng Tiền ngày
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 32
Cộng
d. Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ:
Chứng từ kế toán gồm các loại sau:
+ Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương…
+ Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Bảng phân bổ vật liệu
+ Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT
+ Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có...
+ Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính khấu hao.
e. Phân loại theo công dụng của chứng từ:
+ Chứng từ mệnh lệnh: là chứng từ mang tính quyết định của chủ thể quản lý (Lệnh điều động xe, lệnh xuất vật tư, giấy đi đường…) do chứng từ này biểu thị một nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện chứ chưa chứng minh kết quả sự hình thành nghiệp vụ do đó loại chứng từ này chưa đủ căn cứ để ghi sổ kế toán.
+ Chứng từ chấp hành (chứng từ thực hiện): là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành nên nó được dùng làm căn cứ ghi sổ.
+ Chứng từ thủ tục kế toán: đây là chứng từ trung gian được dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến những đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhất định để tiện cho việc ghi sổ kế toán. loại chứng từ này phải đi kèm với chứng từ gốc thì có cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ như chứng từ ghi sổ.
+ Chứng từ liên hợp : là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 trong 3 loại trên như phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số :
Ngày... tháng ...năm …..
Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ Có
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 33
Cộng
Kèm theo... chứng từ gốc
Người lập Kế toán
( Ký tên) ( Ký tên)
f. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trên chứng từ:
+ Chứng từ bình thường: là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện tính hợp quy luật của các nghiệp vụ xảy ra và được tiếp tục sử dụng theo trình tự quy định để ghi sổ.
+ Chứng từ cấp bách: là chứng từ thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (như vật tư sử dụng quá định mức) và được xử lý trước khi đưa vào ghi sổ kế toán hoặc xử lý theo trình tự đặc biệt.
3.2.3. Lập, kiểm tra, sử dụng và luân chuyển chứng từ Bước 1: Lập chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải phản ánh vào các bản chứng từ kế toán theo thời gian và địa điểm phát sinh của chúng. Lập chứng từ kế toán phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố của chứng từ kế toán. Tùy theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ, yêu cầu quản lý, việc lập chứng từ kế toán khác nhau về loại chứng từ sử dụng, đối tượng tham gia, địa điểm, số liên (bản) chứng từ... Các chứng từ được lập tại các địa điểm khác nhau nhưng đều được chuyển về phòng kế toán để kế toán kiểm tra, hoàn chỉnh và phân loại phục vụ ghi sổ kế toán.
Ví dụ: Khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng phải lập hóa đơn bán hàng nhằm phản ánh chủng loại, số lượng, giá bán, doanh thu bán hàng,… trên hóa đơn sau đó chứng từ được chuyển về phòng kế toán để kế toán kiểm tra, hoàn chỉnh, ghi sổ kế toán.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 34
Khi nhận được chứng từ kế toán, nhân viên kế toán của đơn vị kiểm tra chứng từ.
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ. Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ.
Kiểm tra việc chấp hành các quy định trong việc lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. Các chứng từ kế toán phải đảm bảo các nội dung kiểm tra mới được sử dụng để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế. Những chứng từ kế toán khi kiểm tra phát hiện không đảm bảo các nội dung trên phải báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để xử lý. Chỉ những chứng từ kế toán đảm bảo nội dung kiểm tra mới được sử dụng để ghi sổ kế toán.
Bước 3: Sử dụng chứng từ
Chứng từ kế toán là một bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chính vì thế sau khi chứng từ kế toán được thu thập sẽ được kiểm tra, hoàn chỉnh và được sử dụng để phản ánh số liệu lên các sổ kế toán liên quan. Công việc của kế toán có được thực hiện một cách hiệu quả hay không phụ thuộc vào việc phân loại, ghi chép từ các chứng từ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Ví dụ: phiếu thu sau khi được kiểm tra sẽ được sử dụng để ghi vào sổ quỹ tiền mặt tại quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tổng hợp tại phòng kế toán.
Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh phải được luân chuyển đến các cá nhân, bộ phận liên quan. Trên cơ sở nhu cầu sử dụng chứng từ kế toán của các cá nhân, bộ phận mà kế toán trưởng có qui định cụ thể về đường đi, thời gian sử dụng chứng từ ở các bộ phận đó. Đường đi của chứng từ được tổ chức theo kiểu liên tiếp, kiểu song song hoặc vừa liên tiếp vừa song song.
Chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán, là căn cứ pháp lý chứng minh số liệu trên sổ kế toán phù hợp với thực tế hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh và hoàn thành.
Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ chứng từ cần phải thực hiện theo qui định của nhà nước, tuyệt đối không được làm mất mát hư hỏng để khi cần thiết có thể sử dụng lại phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra kinh tế.