4.6. KIỂM TRA VIỆC GHI CHÉP TRÊN TÀI KHOẢN
4.6.2. Kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản chi tiết
Để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản kế toán chi tiết, kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh theo từng tài khoản tổng hợp có mở chi tiết.
Nội dung của bảng chi tiết số phát sinh: Là bảng kê đối chiếu số liệu đã ghi chép trên các tài khoản kế toán chi tiết với tài khoản tổng hợp tương ứng. Số liệu đối chiếu gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
a. Kết cấu của Bảng chi tiết số phát sinh
Mẫu bảng chi tiết số phát sinh tuỳ thuộc vào từng đối tượng nhưng thường có hai dạng sau:
Mẫu 1: Số liệu được phản ánh theo thước đo hiện vật và cả thước đo giá trị. Mẫu sổ này dùng cho các tài khoản hàng tồn kho.
BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH (Dùng cho các TK hàng tồn kho).
Tên TK tổng hợp:...
Tháng...năm...
TT Tên TK chi tiết
Đơn vị tính
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
1 2
…
Vật liệu A…
Vật liệu B…
kg m
Cộng .... x x x x x x x x
Ghi chú: Sl : Số lượng ĐG: Đơn giá TT: Thành tiền
Mẫu 2: Số liệu được phản ánh theo thước đo giá trị (tiền). Mẫu sổ này dùng cho các đối tượng khác ngoài các tài khoản hàng tồn kho.
BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH (Dùng cho các đối tượng khác).
Tên TK tổng hợp:...
Tháng...năm...
TT Tên TK chi tiết Dư đầu kỳ PS trong kỳ Dư cuối kỳ
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 69
Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1
2
…..
Đối tượng A Đối tượng B
…….
Tổng cộng
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 70
b. Phương pháp lập Bảng chi tiết số phát sinh
Số liệu để lập bảng chi tiết số phát sinh được lấy từ các tài khoản chi tiết thuộc tài khoản tổng hợp tương ứng cụ thể như sau:
• Cuối tháng khoá sổ kế toán chi tiết, xác định tổng số phát sinh và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản chi tiết.
• Liệt kê tất cả tài khoản chi tiết đã mở cho tài khoản tổng hợp đó trên bảng chi tiết số phát sinh, mỗi tài khoản chi tiết được ghi vào một dòng.
• Lấy số dư đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của từng tài khoản chi tiết để ghi vào các cột tương ứng và phù hợp với dòng tài khoản chi tiết đó.
Sau khi liệt kê tất cả số liệu của các tài khoản chi tiết thuộc tài khoản tổng hợp phản ánh trên bảng này thì tổng cộng số liệu trên cột số tiền để ghi vào dòng tổng cộng cuối bảng.
c. Phương pháp kiểm tra
Dựa vào số liệu trên dòng tổng cộng của bảng chi tiết số phát sinh gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ trong kỳ, số phát sinh Có trong kỳ, số dư cuối kỳ để đối chiếu kiểm tra có phù hợp với số liệu trên tài khoản tổng hợp không. Nếu không có sự phù hợp thì số liệu hạch toán trên các tài khoản chi tiết hoặc tài khoản tổng hợp đã bị sai sót, nhầm lẫn cần phải kiểm tra lại.
Như vậy, tác dụng của bảng này là để đối chiếu kiểm tra sự phù hợp giữa số liệu hạch toán trên các tài khoản chi tiết với số liệu tương ứng trên tài khoản tổng hợp từ đó đảm bảo sự chính xác, đúng đắn của số liệu kế toán trước khi lập báo cáo tài chính đồng thời trong kế toán quản trị nó giúp cho các nhà quản lý đưa ra được các quyết định kịp thời.
Ví dụ minh họa phương pháp tài khoản và ghi sổ kép Có tài liệu về doanh nghiệp X như sau: (Đơn vị tính: 1.000.000 đồng) Đầu tháng 1/N doanh nghiệp có tình hình số dư của các tài khoản:
1. Tiền mặt 500 10. Tiền gửi ngân hàng 8.000
2. Nguyên vật liệu 4.000 11. Phải nộp cho nhà nước 1.000 3. Công cụ, dụng cụ 1.500 12. Quỹ đầu tư phát triển 2.000 4. Phải thu của khách hàng 1.000 13. Phải trả khác 1.000
5. Vay ngắn hạn 3.000 14. Tạm ứng 500
6. Phải trả cho người bán
(A: 300, B: 1.500 ) 1.800 15. Lãi chưa phân phối 2.200
7. Nguồn vốn kinh doanh 6.000 16. Hàng hóa 3.000
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 71
8. Tài sản cố định hữu hình 2.000 17. Vay dài hạn 1.000
9. Phải trả cho CNV 3.500 18. Phải thu khác 1.000
Trong tháng 1/N có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế:
1. Nhập kho nguyên vật liệu chưa trả tiền công ty A trị giá 500 2. Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt giá trị 200
3. Chi tiền mặt để tạm ứng cho nhân viên đi công tác 50 4. Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng TGNH là 800 5. Vay ngắn hạn để trả nợ cho người bán B là 500
6. Dùng lãi bổ sung quỹ đầu tư phát triển 300
7. Chuyển quỹ đầu tư phát triển để bổ sung nguồn vốn kinh doanh 1.500 8. Vay ngắn hạn để thanh toán khoản phải trả khác 800
9. Nhập kho công cụ, dụng cụ chưa phải trả tiền cho người bán B trị giá 600 10. Nhà nước cấp cho doanh nghiệp một tài sản cố định hữu hình có giá trị 3.000 11. Vay ngắn hạn 2.000 và chuyển về tài khoản ngân hàng
12. Mua tài sản cố định hữu hình có trị giá 15.000 được trả bằng tiền vay dài hạn 13. Chi tiền mặt để thanh toán cho CNV 500
14. Dùng tiền gửi ngân hàng để trả nợ vay ngắn hạn 1.000 15. Chuyển tiền gửi ngân hàng trả nợ người bán A 300 16. Dùng tiền gửi ngân hàng để nộp thuế cho nhà nước 1.000 17. Mua hàng hóa nhập kho chưa trả tiền người bán A trị giá 100 18. Vay ngắn hạn trả nợ người bán B số tiền 200
19. Người mua trả tiền cho doanh nghiệp qua chuyển khoản số tiền 200 20. Thu bằng tiền mặt khoản phải thu khác số tiền 550
Yêu cầu:
A. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phản ánh lên tài khoản.
B. Lập sổ chi tiết và bảng chi tiết số phát sinh cho tài khoản “phải trả người bán”
C. Lập bảng cân đối số phát sinh Bài giải:
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 72
A. Định khoản và phản ánh vào tài khoản I. Định khoản
1. Nợ TK “Nguyên vật liệu” – TK 152: 500 Có TK “Phải trả người bán” –TK 331 (A): 500 2. Nợ TK “Tiền mặt” – TK 111: 200 Có TK “Tiền gửi ngân hàng” – TK 112: 200 3. Nợ TK “Tạm ứng” – TK 141: 50
Có TK “Tiền mặt” – TK 111: 50 4. Nợ TK “Tiền gửi ngân hàng” – TK 112: 800
Có TK“Phải thu khách hàng”– TK 131: 800 5. Nợ TK“Phải trả người bán”–TK 331(B): 500
Có TK “Vay ngắn hạn” – TK 311 : 500 6. Nợ TK “Lãi chưa phân phối” – TK 421: 300 Có TK “Quỹ đầu tư phát triển”– TK 414 : 300 7. Nợ TK “Quỹ đầu tư phát triển” – TK 414 : 1.500
Có TK“Nguồn vốn kinh doanh”-TK 411: 1.500 8. Nợ TK “Phải trả khác” – TK 338: 800
Có TK “Vay ngắn hạn” – TK 311: 800 9. Nợ TK “Công cụ dụng cụ” – TK 153: 600 Có TK “Phải trả người bán” – TK 331 (B): 600 10. Nợ TK “Tài sản cố định HH” – TK 211: 3.000
Có TK “Nguồn vốn kinh doanh” – TK 411: 3.000 11. Nợ TK “ Tiền gửi ngân hàng”- TK 112: 2.000 Có TK “Vay ngắn hạn” – TK 311: 2.000 12. Nợ TK “Tài sản cố định HH”- TK 211: 15.000
Có TK “Vay dài hạn” – TK 341: 15.000 13. Nợ TK “phải trả NLĐ” – TK 334: 500
Có TK “Tiền mặt” – TK 111: 500 14. Nợ TK “Vay ngắn hạn” – TK 311: 1.000
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 73
Có TK “Tiền gửi ngân hàng” - TK 112: 1.000 15. Nợ TK “Phải trả người bán” – TK 331 (A): 300
Có TK “Tiền gửi ngân hàng” – TK 112: 300 16. Nợ TK “Phải trả, phải nộp NSNN” – TK 333: 1.000
Có TK “Tiền gửi ngân hàng” – TK 112: 1.000 17. Nợ TK “ Hàng hóa” – TK 156: 100
Có TK “Phải trả người bán” – TK 331(A): 100 18. Nợ TK “Phải trả người bán” – TK 331 (B): 200 Có TK “Vay ngắn hạn” – TK 311: 200 19. Nợ TK “Tiền gửi ngân hàng” – TK 112: 200 Có TK “Phải thu khách hàng” – TK 131: 200
20. Nợ TK “Tiền mặt” – TK 111: 550
Có TK “ Phải thu khác” – TK 138 : 550 II. Phản ánh vào tài khoản
Ghi chú: SDDK: Số dư đầu kỳ Cộng N: Tổng phát sinh nợ SDCK: Số dư cuối giảng Cộng C: Tổng phát sinh có
Tài khoản tiền mặt – 111 Tài khoản TGNH – 112 Tài khoản PTKH – 131 SDĐK:500
(2) 200 (20) 550
50 (3) 500 (13)
SDĐK:800 0
(4) 800 (11) 2000 (19) 200
200 (2) 1000 (14) 300 (15) 1000 (16)
SDĐK:1000 (4) 800 (19) 200
Cộng N:750 Cộng C:550 Cộng N:3000
Cộng C:2500
Cộng N:0 Cộng C:1000
SDCK:700 SDCK:8500 SDCK:0
Tài khoản tạm ứng - 141 Tài khoản NVL - 152 Tài khoản CCDC - 153 SDĐK:500
(3) 50
SDĐK:400 0
(1) 500
SDĐK:1500 (9) 600
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 74
Cộng N:50 Cộng C:0 Cộng N:500 Cộng C:0 Cộng N:600 Cộng C:0
SDCK:550 SDCK:4500 SDCK:2100
Tài khoản hàng hóa - 156 Tài khoản PT khác - 138 Tài khoản TSCĐHH - 211 SDĐK:3000
(17) 100
SDĐK:100 0
(20) 550 SDĐK:2000 (10) 3000 (12) 15000
Cộng N:100 Cộng C:0 Cộng N:0 Cộng C:550 CộngN:1800 0
Cộng C:0
SDCK:3100 SDCK:450 SDCK:20000
Tài khoản vay NH - 311 Tài khoản PTNB - 331 Tài khoản PTCNV - 334 (14) 1000 SDĐK:3000
500 (5) 800 (8) 2000 (11) 200 (18)
(5) 500 (15) 300 (18) 200
SDĐK:180 0
500 (1) 600 (9) 100 (17)
(13) 500 SDĐK:3500
Cộng N:1000
Cộng C:3500
Cộng N:1000
Cộng C:1200
Cộng N:500 Cộng C:0
SDCK:5500 SDCK:2000 SDCK:3000
Tài khoản PNNSNN - 333 Tài khoản PT khác - 338 Tài khoản Vay DH - 341 (16) 1000 SDĐK:1000 (8) 800 SDĐK:100
0
SDĐK:1000 15000(12) Cộng
N:1000
Cộng C:0 Cộng N:800 Cộng C:0 Cộng N:0 CộngC:1500
0
SDCK:0 SDCK:200 SDCK:16000
Tài khoản NVKD - 411 Tài khoản QuỹĐTPT-414 Tài khoản LNCPP- 421
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 75
SDĐK:6000 1500 (7) 3000 (10)
(7) 1500 SDĐK:200 0
(6) 300
(6) 300 SDĐK:2200
Cộng N:0 Cộng C:4500
Cộng N:1500
Cộng C:300 Cộng N:300 Cộng C:0
SDCK:1050 0
SDCK:800 SDCK:1900
B. Lập sổ chi tiết và bảng chi tiết số phát sinh tài khoản phải trả người bán – TK 331
I. Lập sổ chi tiết người bán
SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN A Chứng từ
Diễn giải Số tiền
SH NT Nợ Có
NV1 NV15 NV17
Số dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Mua NVL chưa trả tiền Thanh toán nợ tiền
Mua hàng hóa chưa trả tiền Cộng phát sinh
300 300
300 500 100 600
Số dư cuối tháng 600
Ghi chú: NV: nghiệp vụ
SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN B Chứng từ
Diễn giải Số tiền
SH NT Nợ Có
NV5 NV9 NV18
Số dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Thanh toán tiền nợ Mua CCDC chưa trả tiền Thanh toán nợ tiền Cộng phát sinh
500 200 700
1500
600 600
Số dư cuối tháng 1400
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 76
III. Lập bảng chi tiết số phát sinh
BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH Tài khoản 331 – Phải trả người bán
TT Tên người bán Dư đầu kỳ PS trong kỳ Dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 2
Người bán A Người bán B
300 1.500
300 700
600 600
600 1.400
Tổng cộng 1.800 1.000 1.200 2.000
C. Lập bảng cân đối số phát sinh
STT TênTK
Số dư đầu kỳ Số phát sinh
trong kỳ Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 TK 111 - TM 500 750 550 700
2 TK 112-TGNH 8000 3000 2500 8500
3 TK 131-PTKH 1000 0 1000 0
4 TK 138-PTK 1000 0 550 450
5 TK 141- TƯ 500 50 0 550
6 TK 152-NVL 4000 500 0 4500
7 TK 153-CCDC 1500 600 0 2100
8 TK 156-HH 3000 100 0 3100
9 TK 211-TSCĐHH 2000 18000 0 20000
10 TK 311-VNH 3000 1000 3500 5500
11 TK 331-PTNB 1800 1000 1200 2000
12 TK 333-PNNSNN 1000 1000 0 0
13 TK 334-PTCNV 3500 500 0 3000
14 TK 338-PTK 1000 800 0 200
15 TK 341-VDH 1000 0 15000 16000
16 TK 411- VKD 6000 0 4500 10500
17 TK 414-QĐTPT 2000 1500 300 800
18 TK 421-LNCPP 2200 300 0 1900
Giảng viên: Nguyễn Thị Minh Thu Bộ môn Kế 77
Tổng cộng 21500 21500 29100 29100 39900 39900 BÀI TẬP CHƯƠNG 4 – Phần 2
Bài 1: Tại đơn vị X, tháng 12 năm N có các tài liệu sau (ĐVT: nghìn đồng) I. Số dư đầu tháng 12 năm N của các tài khoản kế toán như sau: