2. Xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
8.2. Các hình thức kế toán
Để phản ánh, ghi chép các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động thì DN cần phải mở rất nhiều sổ sách kế toán. Việc sử dụng những loại sổ nào trong ghi chép cũng như kết cấu của từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép như thế nào phụ thuộc vào việc DN lựa chọn hình thức kế toán nào. Hiện nay, tuỳ thuộc vào 4 điều kiện là đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm của công nghệ, điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại cũng như trình độ của cán bộ kế toán mà các DN có thể lựa chọn 1 trong 4 hình thức kế toán là:
- Hình thức Nhật ký- sổ cái - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chứng từ.
Vậy hình thức kế toán là gì? Ta có thể định nghĩa như sau:
Định nghĩa: Hình thức kế toán là hệ thổng tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ các chứng từ gốc theo trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp tài liệu phục vụ
cho việc lập báo cáo kế toán.
8.2.1. Hình thức Nhật ký sổ cái a. Đặc điểm
- Đặc điểm của hình thức Nhật ký sổ cái là chỉ sử dụng duy nhất một sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký sổ cái để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống.
b. Các sổ sách kế toán sử dụng - Sổ Nhật ký sổ cái
- Sổ kế toán chi tiết được mở tuỳ theo yêu cầu quản lý như sổ chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người mua người bán, sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết thành phẩm hàng hoá…
c. Trình tự ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ, kế toán tiến hành lập định khoản kế toán và ghi vào sổ Nhật ký sổ cái trên cả hai phần của sổ trên một dòng kẻ và đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan. Những chứng từ gốc liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ ghi sổ quỹ và cuối ngày chuyển sổ quỹ cho kết oán ghi vào sổ Nhật ký sổ cái. Cuối tháng tiến hành khoá sổ Nhật ký tổng hợp, lập bảng tổng hợp chi tiết. Tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ Nhật ký sổ cái: nếu tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có, tổng số tiền ở cột Nhật ký bằng nhau thì việc ghi chép trên sổ là chính xác. Bên cạnh đó cần đối chiếu số liệu giữa bảng Tổnghợp chi tiết với số liệu trên sổ Nhật ký sổ cái trước khi lập các báo cáo kế toán.
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ QUỸ SỔ, THẺ KẾ
TOÁN CHI TIẾT
NHẬT KÝ - SỔ CÁI BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT
BÁO CÁO KẾ TOÁN
d. Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng - Ưu điểm:
+ Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu (do số liệu kế toán tập trung, cho biết cả hai chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tượng ngay trên một dòng trong cùng một sổ)
+ Số lượng sổ ít nên khối lượng ghi sổ ít.
- Nhược điểm:
+ Do sử dụng sổ kế toán tổnghợp nên việc phân công lao động khó khăn.
+ Nếu đơn vị sử dụng nhiều TK thì mẫu sổ sẽ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ + Ghi trùng lắp trên một dòng: ghi tổng số tiền và số tiền theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Từ nhược điểm đó ta thấy rằng chủ yếu sử dụng hình thức này trong điều kiện đơn vị có ít tài khoản, ít lao động kế toán, khối lượng nghiệp vụ không nhiều trình độ kế toán thấp.
8.2.2. Hình thức kế toán Nhật ký chung a. Đặc điểm
Đặc điểm của hình thức Nhật ký chung là sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản và sau đó sẽ sử dụng số liệu ở sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các TK.
b. Các loại sổ sách kế toán - Sổ kế toán tổng hợp gồm:
+ Sổ Nhật ký chung (được sử dụng để ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tếphát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo quan hệ đối ứng tài khoản).
+ Sổ Nhật ký đặc biệt hay Nhật ký chuyên dùng (là loại sổ được dùng để ghi riêng các nghiệp vụ cùng diễn ra nhiều lần trong kỳ và được mở cho từng đối tượng có yêu cầu quản lý như Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng).
+ Sổ cái các TK (được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản căn cứ vào số liệu từ sổ Nhật ký chung).
- Sổ kế toán chi tiết được mở tuỳ theo yêu cầu quản lý.
c. Trình tự ghi sổ
CHỨNG TỪ GỐC
d. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động
- Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lắp nhiều do ghi cả trên sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK
- Áp dụng chủ yếu đối với DN vừa, đã được áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
8.2.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ a. Đặc điểm
Đặc điểm của hình thức này là các chứng từ gốc được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ và sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái TK. Việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổnghợp khác nhau là sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái các TK.
b. Các loại sổ sách kế toán - Sổ kế toán tổng hợp gồm :
+ Sổ cái các TK (được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản. Có thể sử dụng loại sổ cái ít cột hoặc nhiều cột tuỳ thuộc vào việc DN có các hoạt động kinh tế đơn giản hay phức tạp).
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (là sổ được dùng để ghi các hoạt động kinh tế đã được tổng hợp trong các chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian).
- Sổ kế toán chi tiết được mở tuỳ theo yêu cầu quản lý.
c. Trình tự ghi sổ
NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT SỔ, THẺ KẾ
TOÁN CHI TIẾT
SỔ CÁI BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT
BÁO CÁO KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
BẢNG CÂN ĐỐI SPS
d. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng - Ưu điểm:
+ Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động (do sổ nhật ký là sổ tờ rời), số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra.
- Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lắp nhiều, khối lượng công việc lớn, việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp số liệu lập báo cáo kế toán thường chậm chễ.
- Áp dụng chủ yếu đối với đơn vị có quy mô vừa hoặc quy mô lớn phù hợp với cả lao động thủ công hoặc làm kế toán máy
8.2.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ a. Đặc điểm
Đặc điểm của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ Nhật ký chứng từ và cuối tháng số liệu tổng cộng ở sổ Nhật ký chứng từ được sử dụng để ghi vào sổ cái các TK.
- Sổ sách mở theo vế phát sinh Có của TK
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và hệ CHỨNG TỪ GỐC
SỔ QUỸ SỔ, THẺ KẾ
TOÁN CHI TIẾT
SỔ CÁI BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT
BÁO CÁO KẾ TOÁN
CHỨNG TỪ GHI SỔ
BẢNG CÂN ĐỐI SPS SỔ
ĐKCTGS
thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp kế toán tổnghợp và kế toán chi tiết trong cùng một sổ sách.
- Kết hợp kế toán hàng ngày và việc tập hợp dần các chỉ tiêu cần thiết cho công tác quản lý và lập báo biểu.
b. Các loại sổ sách kế toán
Các loại sổ sử dụng trong hình thức này gồm các Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết.
c. Trình tự ghi sổ
d. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng - Ưu điểm:
+ Giảm nhẹ khối lượng ghi chép (do kết cấu mẫu sổ theo kiểu một bên Có của TK, do kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên cùng trang sổ).
+ Dễ kiểm tra đối chiếu (do mẫu sổ được thiết kế theo kiểu bàn cờ)
+ Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất nên tạo kỷ cương ghi chép cũng như đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý.
- Nhược điểm: mẫu sổ kết cấu phức tạp, số lượng sổ lớn và phong phú về chủng loại nên khó áp dụng phương tiện máy tính vào xử lý số liệu.
- Áp dụng chủ yếu đối với DN có quy mô lớn, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao và chủ yếu là thực hiện công tác kế toán bằng lao động thủ công.
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ
QUỸ SỔ, THẺ KẾ
TOÁN CHI TIẾT
SỔ CÁI BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT NHẬT KÝ CHỨNG
TỪ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẢNG KÊ