CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ
1.1 Tổng quan về đầu tư, dự án đầu tư, quản lý dự án
1.1.2 Quản lý dự án đầu tư xây dựng
1.1.2.2 Lịch sử và quá trình hình thành của công tác quản lý dự án
Quản lý dự án thực ra không phải là lĩnh vực mới, từ lâu đời nó đã được thể hiện dưới hình thức này hay hình thức khác. Những công trình xây dựng kỳ vĩ của thế giới cổ đại như: Kim tự tháp Ai Cập, Vạn lý trường thành… hay các hệ thống cầu cống, đường sá, thủy lợi… hầu hết đều có các đặc điểm của dự án ngày nay. Những công việc tuyệt tác
Chất lượng Các nguồn lực
Trong khuôn khổ các mối quan hệ bình thường với
chủ đầu tư
17
như vậy sẽ không thể hoàn thành nếu không có sự đầu tư thích đáng về kỹ thuật, tài chính, nhân công và yếu tố không thể thiếu được là công tác quản lý.
Ngay từ đầu thế kỷ XX, các nhà quản lý đã bắt đầu áp dụng các phương thức quản lý khoa học. Năm 1917, Henry Laurence Gantt đã phát kiến một công cụ lập kế hoạch bằng đồ thị và đã được sử dụng trong những năm Chiến tranh thế giới thế nhất vào các dự án sản xuất vũ khí, đạn dược. Cho đến ngày nay, biểu đồ này vẫn đang được sử dụng trong công tác quản lý dự án và được gọi bằng cái tên đơn giản là biểu đồ Gantt.
Vào cuối thập niên 1950, Dupont với sự trợ giúp của công nghệ máy tính Temington Rand Univac, áp dụng một phương pháp mà nay đã trở nên quen thuộc là Đường tới hạn để quản lý việc vận hành và bảo dưỡng một nhà máy.
Nhiều nhà quản lý đều thống nhất rằng, có thể coi thời điểm xuất hiện của ngành khoa học quản lý dự án là vào khoảng đầu của những năm 50. Do có nhiều lợi ích đặc biệt nên ngay từ những năm 60, quản lý dự án đã được ứng dụng một cách nhanh chóng và rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội. Lý luận và phương pháp dự án cũng từ đó dần được mở rộng đến nhiều quốc gia khác.
Ngày nay, quản lý dự án đã được thừa nhận hiển nhiên trên khắp thế giới như là một phương pháp luận công nghệ và sự hợp tác Quốc tế toàn cầu qua những bối cảnh lịch sử khác nhau. Sự thay đổi nhanh chóng và áp lực mạnh mẽ từ các cuộc cạnh trnh khắc nghiệt đã khiến ngày càng nhiều hoạt động của một tổ chức trở thành công việc của dự án. Sự thay đổi về công nghệ, nhu cầu, thị hiếu của khách hàng đã làm giảm bớt tính chất thường nhật của công việc. Công việc đã trở nên phức tạp hơn và các phòng ban của một tổ chức vốn được bố trí để làm những công việc thường ngày sẽ khó tiếp cận với các công việc mới. Bên cạnh đó, áp lực của cạnh tranh cũng buộc các tổ chức phải triển khai các công việc nhanh chóng hơn. Do vậy, quản lý dự án đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng trong khoa học quản lý hiện đại.
Nếu “Dự án” trong khái niệm chung nhất là dự thay đổi có định hướng của một hệ thống vật chất hoặc tinh thần tới một sự tốt đẹp hơn, thì“Quản lý dự án” chính là quản lý sự thay đổi ấy. Về bản chất, quản lý dự án là việc bố trí, theo dõi và sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu trong một tổ chức hay cá
18
nhân thực hiện được những nhiệm vụ lớn và quan trọng. Vì quản lý dự án sẽ giúp cho việc:
- Thực hiện được công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép.
- Rút ngắn được thời gian phát triển, bằng cách đáp ứng các mục tiêu đề ra trong phạm vi hợp lý, giúp giảm thiểu các rủi rõ.
- Sử dụng được các nguồn lực một cách hiệu quả, không làm lãng phí tiền bạc hoặc thời gian của tập thể và cá nhân.
Như vậy có thể thấy rằng, quản lý dự án có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế và tài chính của công việc. Sử dụng phương pháp và các phương tiện của quản lý dự án cho phép không chỉ đạt được mục đích tài chính theo yêu cầu chất lượng, tiết kiệm các nguồn lực mà còn đem lại lợi ích kinh tế - xã hội, cải thiện môi trường, hạ thấp rủi ro và thúc đẩy năng lực sáng tạo của con người. Chính vì vậy, quản lý dự án đặc biệt phát huy hiệu quả và hợp lý hơn trong điều kiện kinh tế thị trường.
1.1.2.3 Các chủ thể tham gia quản lý dự án đầu tư xây dựng
Quá trình quản lý đầu tư xây dựng của một dự án có sự tham gia của nhiều chủ thể khác nhau. Khái quát mô hình các chủ thể tham gia quản lý dự án đầu tư và được hiểu như sau:
Hình 1.3 Sơ đồ các chủ thể tham gia quản lý dự án CHỦ ĐẦU
TƯ Nhà thầu xây lắp
CHỦ ĐẦU TƯ Nhà thầu tư vấn CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC VỀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
Người có thẩm quyền đầu tư
19
Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư xây dựng và người có thẩm quyền đầu tư: Người có thẩm quyền đầu tư trình các tài liệu đầy đủ về dự án đầu tư trên cơ sở đã được khảo sát, tính toán trình cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư xây dựng xin chủ trương đầu tư, nếu được chấp thuận thì người có thẩm quyền đầu tư về triển khai theo quy định hiện hành, còn không sẽ phải làm rõ bổ sung các vấn đề trong dự án chưa được làm rõ nổi bật.
Người có thẩm quyền đầu tư và Chủ đầu tư: Trên cơ sở dự án đã được chấp thuận, Chủ đầu tư chịu trách nhiệm về sự điều hành về quản lý nhà nước, phân công công việc của Người có thẩm quyền đầu tư để triển khai dự án theo luật hiện hành. Trình, báo cáo về dự án trong quá trình thực hiện có phương hướng tiếp theo. Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư xây dựng tiếp nhận các thông tin phản ánh từ thực tế triển khai từ Chủ đầu tư để có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư xây dựng đôn đốc các Nhà thầu xây lắp, Nhà thầu tư vấn trên cơ sở các văn bản, định hướng, quy định về cách thức thực hiện được đồng bộ.
Chủ đầu tư, Nhà thầu tư vấn: Ký kết các hợp đồng có liên quan để hoàn tất các nội dung có liên quan đến tư vấn dự án, thực hiện một phần hoặc toàn bộ các phần việc mà Chủ đầu tư không tự thực hiện được, Nhà thầu tư vấn nắm bắt tình hình và các biến động, bất cập để phản ánh lên Chủ đầu tư báo cáo hoặc điều chỉnh nội dung phát sinh kịp thời đúng quy định, hài hòa với điều kiện thực tế.
Chủ đầu tư, Nhà thầu xây lắp: đây là mối quan hệ được nhấn mạnh. Nhà thầu xây lắp thực hiện các nội dung được ký trong hợp đồng với Chủ đầu tư trên cơ sở giám sát của Nhà thầu tư vấn, phản ánh thực tế để có sự điều chỉnh phù hợp giữa các văn bản đã được ký, thời gian thực tế đang thực hiện, điều kiện biến đổi của xã hội. Có thể xảy ra các tình huống khác nhau, nhưng trên đây là các mối quan hệ cơ bản.
Người có quyết định đầu tư: là cá nhân hoặc người đại diện theo phát luật của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thẩm quyền phê duyệt dự án và quyết định đầu tư xây dựng.
Ra quyết định đầu tư khi đã có kết quả thẩm định dự án. Riêng dự án sử dụng vốn tín dụng, tổ chức cho vay vốn thẩm định phương án tài chính và phương án trả nợ để chấp
20
thuận cho vay hoặc không cho vay trước khi người có thẩm quyền quyết định đầu tư ra quyết định đầu tư.
Chủ đầu tư: Đối với dự án do Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư, là cơ quan tổ chức, đơn vị được Thủ tướng Chính phủ giao. Chủ đầu tư thực hiện thẩm quyền của người quyết định đầu tư xây dựng, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng công trình.
Đối với dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn ngoài ngân sách do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị và tổ chức chính trị - xã hội, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định đầu tư, chủ đầu tư là Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành hoặc Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao quản lý, sử dụng vốn để đầu tư xây dựng công trình.
Đối với dự án sử dụng ngân sách của cấp xã, chủ đầu tư là Ủy ban nhân dân cấp xã.
Riêng đối với dự án thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh, chủ đầu tư do người quyết định đầu tư quyết định phù hợp với điều kiện cụ thể của mình. Đối với dự án sử dụng vốn nhà nước ngoài ngân sách do tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước quyết định đầu tư thì chủ đầu tư là Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực do các doanh nghiệp này quyết định thành lập hoặc là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao quản lý, sử dụng vốn để đầu tư xây dựng công trình; Đối với dự án sử dụng nguồn vốn khác, chủ đầu tư là cơ quan, tổ chức, cá nhân sở hữu vốn hoặc vay vốn để đầu tư xây dựng. Trường hợp dự án sử dụng vốn hốn hợp, các bên góp vốn thỏa thuận về chủ đầu tư; Đối với dự án đối tác công tư: chủ đầu tư là doanh nghiệp dự án do nhà đầu tư thành lập theo quy định của Pháp luật.
Hoạt động tư vấn đầu tư xây dựng: Gồm lập quy hoạch, lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát, thiết kế xây dựng, thẩm tra, kiểm định, thí nghiệm, quản lý dự án, giám sát thi công và công việc tư vấn khác có liên quan đến hoạt động đầu tư xây dựng.
Nhà thầu trong hoạt động đầu tư xây dựng: Là tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực hoạt động xây dựng, năng lực hành nghề xây dựng khi tham gia quan hệ hợp đồng trong hoạt động đầu tư xây dựng với Chủ đầu tư.
21
Cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng gồm: Bộ Xây dựng, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và UBND cấp huyện, quận, thị xã thành phố thuộc tỉnh.
Mối quan hệ của chủ đầu tư đối với các chủ thể liên quan: Chủ đầu tư là chủ thể chịu trách nhiệm xuyên suốt trong quá trình hình thành và quản lý dự án đầu tư xây dựng, có trách nhiệm phối hợp với cơ quan, tổ chức tham gia quản lý và chịu sự quản lý của nhiều Bộ, ngành, các cơ quan liên quan mà trực tiếp là người quyết định đầu tư; Đối với Bộ quản lý ngành: Bộ quản lý ngành quyết định chủ đầu tư và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và chỉ đạo chủ đầu tư trong quá trình quản lý. Chủ đầu tư có trách nhiệm báo cáo với người quyết định đầu tư về hoạt động của mình; Đối với tổ chức tư vấn đầu tư và xây dựng: Ngoài việc tuân thủ các quy định, quy chuẩn, tiêu chuẩn của chuyên ngành, lĩnh vực mà các nhà tư vấn đang thực hiện, nhà thầu tư vấn còn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ đã thỏa thuận với chủ đầu tư thông qua hợp đồng; Đối với doanh nghiệp xây dựng: đây là mối quan hệ chủ đầu tư điều hành quản lý, doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện các nội dung trong hợp đồng đã ký kết; Đối với các cơ quan quản lý cấp phát vốn: chủ đầu tư chịu sự quản lý giám sát về việc cấp phát theo kế hoạch.
1.1.2.4 Bản chất quản lý dự án
Bản chất của việc quản lý dự án chính là sự điều khiển một hệ thống trên cơ sở ba thành phần đó là con người, phương tiện và hệ thống. Đạt được sự kết hợp hài hòa giữa 3 thành phần trên thì sẽ đạt được sự quản lý dự án tối ưu. Trong đó con người được gọi là kỹ năng mềm và phương tiện được gọi là kỹ năng cứng. Quản lý dự án gồm hai hoạt động cơ bản đó là hoạch định và kiểm soát việc sử dụng con người và phương tiện để vận hành một hệ thống sao cho đảm bảo mục tiêu đã đề ra. Con người:
cần am hiểu về lý thuyết quản lý và những kiến thức hỗ trợ cũng hết sức cần thiết để giải quyết các công việc có liên quan trong mối quan hệ hết sức phức tạp của các dự án, trong điều kiện xã hội có rất nhiều ràng buộc; Phương tiện: trong điều kiện tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện nay, ngoài những công cụ phục vụ quản lý thông thường, các nhà quản lý đầu tư còn sử dụng rộng rãi hệ thống lưu trữ và xử lý thông tin hiện đại, hệ thống bưu chính viễn thông, thông tin liên lạc điện tử, các phương tiện đi lại trong quá trình điều hành và kiểm tra hoạt động của từng dự án; Hệ thống: Cần thiết phải xây
22
dựng một hệ thống phù hợp với điều kiện của dự án để vận hành nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
1.1.2.5 Nội dung quản lý dự án
Chu trình quản lý dự án xoay quanh 3 nội dung chủ yếu là lập kế hoạch, phối hợp thực hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định.
Hình 1.4 Chu trình quản lý dự án
(Nguồn: Tập bài giảng Quản lý dự án xây dựng nâng cao – PGS.TS Nguyễn Bá Uân – Trường Đại học Thủy Lợi)
Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống.
Điều phối thực hiện: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án ( khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp.
Lập kế hoạch -Thiết lập mục tiêu -Điều tra nguồn lực -Xây dựng kế hoạch
Giám sát -Đo lường kết quả -So sánh với các mục tiêu -Báo cáo
-Giải quyết các vấn đề
Điều phối thực hiện -Điều phối tiến độ thời gian -Phân phối các nguồn lực -Phối hợp các nỗ lực -Khuyến khích và động viên