CHƯƠNG 3: NGHIÊN CỨU VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TỈNH ĐỒNG NAI
3.3 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả và hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh Đồng Nai
3.3.3 Nâng cao chất lượng thẩm tra, phê duyệt thiết kế xây dựng công trình
Trên cơ sở công tác thẩm tra, phê duyệt thiết kế - dự toán XDCT tại Ban QLDA còn rườm rà, chậm tiến độ một số dự án như thực trạng đã trình bày tại chương 2 ở trên làm ảnh hưởng tiến độ thực hiện dự án, năng lực. Để khắc phục tình trạng này, tác giả đề xuất Quy trình thẩm tra, phê duyệt thiết kế, dự toán XDCT dựa trên Tiêu chuẩn hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 được mô tả bằng Hình 3.7:
102
Hình 3.7 Sơ đồ quy trình thẩm tra, phê duyệt thiết kế - dự toán XDCT Trình tự thực hiện các Bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ: Tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu trình thủ tục thẩm tra thiết kế - dự toán XDCT đến nộp hồ sơ tại Phòng Kế Hoạch.
Tiếp nhận hồ sơ
Kiểm tra
Thẩm tra, kiểm soát, lấy ý kiến chuyên gia
Dự thảo Báo cáo thẩm tra, QĐPD
Kiểm soát
Ký duyệt
Chỉnh sửa hồ sơ
KHÔNG ĐẠT
ĐẠT
ĐẠT
KHÔNG
KHÔNG
TRÁCH NHIỆM
Cán bộ Phòng Kế hoạch – Tài
chính
Cán bộ Phòng Kế hoạch – Tài
chính
Giám đốc Ban
Sơ đồ Bước
BƯỚC 1
Cán bộ Phòng Kế hoạch – Tài
chính
Cán bộ Phòng Kế hoạch – Tài
chính Trưởng phòng Phòng Kế hoạch
– Tài chính
Phòng Tổ chức – Hành chính
BƯỚC 2
BƯỚC 3
BƯỚC 4
BƯỚC 5
BƯỚC 6
BƯỚC 7
103
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ: Căn cứ văn bản hướng dẫn hồ sơ về thẩm định TKCS;
TKKT, thiết kế BVTC và dự toán, cán bộ tiếp nhận tiến hành kiểm tra hợp lệ của hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc chưa đầy đủ: Cán bộ tiếp nhận trả hồ sơ và hướng dẫn cụ thể cho Người nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung.
+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ và đầy đủ: Cán bộ tiếp nhận lập Phiếu nhận hồ sơ.
Đồng thời, trao đổi với Chủ đầu tư về sự cần thiết phải lấy ý kiến Chuyên gia liên quan. Khi lấy ý kiến, cán bộ tiếp nhận phối hợp với Chủ đầu tư gửi hồ sơ đến chuyên gia.
Sau khi tiếp nhận, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm cập nhật vào Sổ theo dõi thẩm tra thiết kế bản vẽ thi công và dự toán và trình hồ sơ cho Lãnh đạo phòng Kế hoạch.
Căn cứ vào tính chất và yêu cầu của hồ sơ, Lãnh đạo Phòng kế hoạch xem xét và phân công chuyên viên thụ lý.
Bước 3: Thẩm tra hồ sơ; Căn cứ vào quy định tại các văn bản Quy phạm pháp luật về thẩm định thiết kế cơ sơ; thiết kế kỹ thuật, thiết kế BVTC và dự toán, chuyên viên được phân công thụ lý tiến hành kiểm tra đối chiếu các nội dung chính sau:
a) Soát hồ sơ thiết kế và dự toán XDCT
- Sự phù hợp của thiết kế xây dựng bước sau so với thiết kế xây dựng bước trước;
- Thiết kế kỹ thuật so với thiết kế cơ sở
- Thiết kế bản vẽ thi công so với TKKT trong trường hợp thiết kế ba bước, so với thiết kế cơ sở trong trường hợp thiết kế hai bước hoặc so với nhiệm vụ thiết kế trong trường hợp thiết kế một bước.
- Sự hợp lý của các giải pháp thiết kế XDCT
- Sự tuân thủ các tiêu chuẩn áp dụng, quy chuẩn kỹ thuật, quy định của pháp luật về sử dụng vật liệu xây dựng cho công trình.
104
- Đánh giá sự phù hợp các giải pháp thiết kế công trình với công năng sử dụng của công trình, mức độ an toàn của công trình và đảm bảo an toàn của công trình lân cận.
- Sự hợp lý của việc lựa chọn dây chuyền và thiết bị công nghệ đối với thiết kế công trình có yêu cầu về công nghệ.
- Sự tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy nổ
- Sự phù hợp giữa khối lượng chủ yếu của dự toán với khối lượng thiết kế; tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng định mức, đơn giá XDCT; xác định giá trị dự toán công trình.
- Điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân thực hiện khảo sát, thiết kế xây dựng.
b) Sau khi nghiên cứu xem xét tất cả các nội dung cần thẩm tra của hồ sơ Trong trường hợp có nội dung không phù hợp, không đạt yêu cầu, chuyên viên được phân công thụ lý báo cáo ngay cho lãnh đạo Phòng Kế hoạch trước khi trao đổi thông tin với các bên liên quan (Chủ đầu tư và đơn vị tư vấn) thông qua điện thoại, trao đổi trực tiếp hoặc lập văn bản thống báo để làm rõ.
Trong trường hợp việc làm rõ của các bên liên qua là không phù hợp hoặc không được thực hiện: Chuyên viên được phân công thụ lý soạn thảo văn bản thông báo chưa đủ điều kiện để thẩm định gửi cho Chủ đầu tư để điều chỉnh đầy đủ theo quy định.
Trường hợp nội dung hồ sơ thẩm định đạt yêu cầu, chuyên viên được phân công thụ lý tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo dưới đây.
Bước 4: Dự thảo Báo cáo kết quả thẩm tra, Tờ trình, Quyết định:
Chuyên viên được phân công thụ lý dụ thảo trình Lãnh đạo Phòng kế hoạch-Tài chính xem xét các bản dự thảo gồm: Thông báo kết quả thẩm tra dự án; thông báo kết quả thẩm định thiết kế cơ sở; thông báo kết quả thẩm tra; thông báo kết quả thẩm định thiết kế và dự toán xây dựng công trình.
Bước 5: Lãnh đạo phòng Kế hoạch soát xét, trình phê duyệt:
105
+ Trường hợp chưa đạt yêu cầu, chuyển chuyên viên được phân công chỉnh sửa lại.
+ Trường hợp đạt yêu cầu, Lãnh đạo Phòng Kế hoạch-Tài chính ký trình để trình các dự thảo thông báo kết quả thẩm định, ký phê duyệt Tờ trình và dự thảo Quyết định Giám đốc.
Bước 6: Giám đốc Ban xem xét phê duyệt;
+ Trường hợp chưa đạt yêu cầu, chuyển Phòng Kế hoạch dự thảo lại.
+ Trường hợp đạt yêu cầu, Giám đốc Ban ký duyệt thông báo kết quả thẩm tra;
ký Quyết định phê duyệt thiết kế BVTC – Dự toán XDCT.
Bước 7: Trả hồ sơ và lưu kết quả:
a) Đối với kết quả thẩm tra:
+ Chuyên viên được phân công chuyển Thông báo kết quả thẩm tra đã ký đến bộ phận văn thư Ban QLDA
+ Bộ phận văn thư vào sổ, nhân bản, đóng dấu, lưu bản chính và chuyển nơi nhận theo thông báo đặc biệt 01 bản đến Phòng Kế hoạch-Tài chính để thu lệ phí thẩm tra.
+ Chuyên viên được phân công giao thụ lý công việc: Kiểm soát và đóng dấu thẩm tra các bộ hồ sơ khi Chủ đầu tư đã nộp lệ phí thẩm tra và lưu 01 bộ hồ sơ và trả các bộ hồ sơ cho chủ đầu tư thông qua giấy giao nhận hồ sơ.
b)..Đối với Quyết định phê duyệt thiết kế - dự toán XDCT: Chuyên viên được phân công chuyển Quyết định đã ký đến bộ phận văn thư Ban QLDA và bộ phận văn thư lưu và chuyển Văn bản theo đúng quy định.