CHƯƠNG 3: NGHIÊN CỨU VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TỈNH ĐỒNG NAI
3.3 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả và hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh Đồng Nai
3.3.6 Đổi mới quy trình nghiệm thu, thanh toán vốn đầu tư
Công tác nghiệm thu thanh toán, giải ngân vốn tại Ban còn hạn chế, rườm rà, chậm tiến độ làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án, năng lực tài chính của nhà thầu. Để khắc phục tình trạng này, tác giả đề xuất Quy trình thanh toán vốn đầu tư XDCT cho Bên B dựa trên Tiêu chuẩn hệ thống Quản lý chất lượng ISo 9001:2008 được mô tả bằng Hình 3.10.
111
Hình 3.10 Sơ đồ hoàn thiện quy trình nghiệm thu, thanh toán cho nhà thầu HỒ SƠ NGHIỆM THU,
THANH TOÁN
Tư vấn Giám sát XDCT đã ký hồ sơ NT
Nhận và Kiểm tra HS Lãnh đạo Phòng
Kế Hoạch – Tài chính ký trình
Hồ sơ đạt về kỹ thuật, khối lượng
Nhận và Kiểm tra Hồ sơ
Trình ký Hồ sơ nghiệm thu
Lãnh đạo Phòng KH-TC ký trình
Phê duyệt Hồ sơ nghiệm thu khối lượng, giá trị
Phó Giám đốc ký duyệt (phụ trách)
Nhận, kiểm tra và lập Bảng kê thanh toán (Phòng Kế hoạch – Tài chính)
Trình ký Bảng kê thanh toán Lãnh đạo Phòng Tài chính-Kế hoạch ký trình
Phê duyệt Bảng kê thanh toán vốn đầu
Giám đốc Ban QLDA ký duyệt
Thẩm tra HS thanh toán vốn
Cơ quan cấp phát vốn thẩm tra Ban QLDA
Phê duyệt Ủy nhiệm chi
Kế toán trưởng lập Giám đốc Ban
QLDA ký duyệt Cơ quan cấp phát vốn chuyển tiền cho B
Phòng KH-TC lưu
hồ sơ thanh toán Bên B nhận tiền
112 Trình tự triển khai thực hiện quy trình như sau:
Căn cứ thanh toán: Kế hoạch vốn đầu tư xây dựng và chi phí hoạt động hàng năm được phê duyệt; Quyết định phê duyệt đề cương dự toán; TKKT, thiết kế BVTC;
Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; Hợp đồng được ký kết giữa Công ty và Nhà thầu; Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành; các quy định hiện hành khác liên quan.
Trách nhiệm thực hiện công việc của cán bộ, các phòng trong Ban:
Các phòng chức năng phụ trách các mảng: Trực tiếp nghiệm thu chất lượng và khối lượng các công việc do phòng theo dõi. Gửi báo cáo tuần đến phòng Kế hoạch – Đầu tư về tên gói thầu, ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị nghiệm thu của nhà thầu, ngày nghiệm thu từng giai đoạn.
Phòng Tài chính – Kế hoạch: Lập phiếu tạm ứng, phiếu thanh toán cho nhà thầu khi có đầy đủ hồ sơ. Theo dõi thực hiện hợp đồng từ ngày ký hợp đồng, ngày nghiệm thu đến ngày chuyển tiền thanh toán cho Nhà thầu.
Phòng Tài chính – Kế hoạch: Kiểm tra hồ sơ thanh toán về mặt tài chính, chịu trách nhiệm lập các thủ tục để thanh toán cho nhà thầu đúng quy định và gửi báo cáo tuần đến Phòng Kế hoạch –Đầu tư về tên gói thầu, ngày chuyển tiến, số tiền được chuyển.
Trình tự tạm ứng, thanh toán:
Việc tạm ứng, thanh toán theo trình tự và thời gian được mô tả theo hình 3.12 với nội dung các bước thực hiện như sau:
Đối với vốn sử hữu: Với công tác thanh toán tạm ứng: Phòng Tài chính-Kế hoạch nhận công văn đề nghị tạm ứng, Bảo lãnh tạm ứng và Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có) từ Bên B. Với công tác thanh toán khối lượng hoàn thành: Phòng Tài chính- Kế hoạch nhận hồ sơ tài liệu từ các phòng chuyên môn kỹ thuật, Bên B có phiếu giao nhận hồ sơ, hẹn giải quyết công việc với bên B theo mẫu quy định.
Cán bộ Phòng Tài chính – Kế hoạch: Kiểm tra thành phần biên chế, bố cục hồ sơ theo quy định.
113
Cán bộ Phòng Tài chính – Kế hoạch kiểm tra chi tiết hồ sơ, trình Trưởng phòng xem xét.
Trưởng Phòng Tài chính – Kế hoạch xem xét, thống nhất. Nếu hồ sơ tài liệu từ phòng Tài chính – Kế hoạch, bên B chưa đáp ứng yêu cầu thì trả lại sau đó báo cáo Giám đốc.
Cán bộ Phòng Tài chính – Kế hoạch với bên B thống nhất để trình giám đốc phê duyệt.
Phó Giám đốc phân công phụ trách phê duyệt ( Cán bộ Phòng TC-KH trình Giám đốc và chuyển hồ sơ đến Phòng TC-KH).
Phòng Tài chính – Kế hoạch: Nhận hồ sơ từ phòng TC-KH (kèm theo phiếu giao nhận hồ sơ).
Trưởng phòng Tài chính – Kế hoạch kiểm tra hồ sơ nếu chưa đáp ứng yêu cầu thì trả lại Phòng TC-KH sau khi báo cáo Giám đốc.
Cán bộ Phòng TC-KH kiểm tra nội dung và lập bảng kê thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành và lập ủy nhiệm chi trình Trưởng phòng TC-KH xem xét.
Trưởng phòng TC-KH xem xét và thống nhất để trình Giám đốc phê duyệt.
Giám đốc phê duyệt (Cán bộ Phòng TC-KH trình Giám đốc và chuyển hồ sơ đến cơ quan cấp phát vốn chuyển tiền cho bên B).
Đối với vốn vay: Trình tự thực hiện các bước như vốn sở hữu.