CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KHOA HỌC VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
2.1 Các cơ sở lý luận và khoa học về dự án đầu tư và quản lý dự án
2.1.4 Nội dung công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
2.1.4.1 Quy trình quản lý dự án
Quản lý lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch dự án là tổng thể những dự định được sắp xếp theo trình tự về thời gian và không gian nhằm thực thi dự án đảm bảo về tiến độ thời gian với chất lượng và chi phí đã được xây dựng theo dự án đã lựa chọn và phê duyệt. Về thực chất, kế hoạch dự án là kế hoạch triển khai dự án. Bản chất của lập kế hoạch dự án là việc tổ chức dự án theo một trình tự logic, các định mục tiêu và các phương pháp đạt được mục tiêu dự án. Đó là quá trình chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định các chương trình, biện pháp thực hiện các công việc đó. Kế hoạch dự án là cơ sở để tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực dự án, là căn cứ để dự toán tổng ngân sách, chi phí thực hiện công việc dự án, là cơ sở điều phối nguồn nhân lực và quản lý tiến độ dự án, là cơ sở để giảm thiểu rủi ro, tránh lãng phí và là căn cứ giám sát đánh giá tiến trình thực hiện dự án.
Đơn vị QLDA đầu tư xây dựng phải lập được các kế hoạch:
- Kế hoạch phạm vi: Chỉ rõ phạm vi của dự án từ mục tiêu đến phương diện tài chính, thời gian, nguồn lực của dự án.
- Kế hoạch thời gian: Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực hiện toàn bộ dự án, cũng như từng công việc.
- Kế hoạch chi phí: Dự tính tổng vốn đầu tư, chi phí cho các công việc trực tiếp và gián tiếp cho từng thời gian.
- Kế hoạch nhân lực: Dự tính số lao động các loại của dự án, kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, thưởng…
- Kế hoạch quản lý chất lượng: Làm rõ những chất lượng cần đạt đối với từng hạng mục, công việc, các biện pháp và công cụ kiểm soát chất lượng dự án…
Công tác lập kế hoạch dự án phải đảm bảo những nội dung cơ bản sau: Lập danh mục và mã hóa công việc; phân tích các công việc hay chia nhỏ các công việc của dự án để dễ dàng kiểm soát và quản lý; xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án, biểu diễn mối quan hệ giữa các công việc bằng các phương pháp theo thứ tự công việc và theo mũi tên; lập lịch trình thực hiện dự án, thực chất là lập kế hoạch tiến độ dự án, chỉ rõ khi nào bắt
38
đầu; khi nào kết thúc, độ dài thời gian thực hiện từng công việc..; lập kế hoạch kinh tế và phân bổ nguồn lực.
Quản lý lập kế hoạch đấu thầu, trình phê duyệt và tổ chức lựa chọn nhà thầu: Sau khi dự án được phê duyệt, lúc này đã có thiết kế cơ sở của dự án được phân chia thành các hạng mục, nội dung công việc. Dựa vào thiết kế và sự phân chia thành các hạng mục công trình này, Ban QLDA sẽ đại diện cho chủ đầu tư tổ chức đấu thầu từng hạng mục cho các nhà thầu thi công có đủ năng lực triển khai (Năng lực tài chính, năng lực thi công…)
Tùy tính chất, mức độ quan trọng của dự án, tổng mức đầu tư của dự án mà Ban QLDA có thể áp dụng hình thức đấu thầu công khai, hình thức chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh theo yêu cầu của chủ đầu tư và quy định của pháp luật. Công tác đấu thầu phải đảm bảo lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực để thực hiện dự án; coi trọng chất lượng kỹ thuật, tiến độ thời gian và chi phí dự án. Trong trường hợp Ban QLDA hạn chế về trình độ, chuyên môn và nguồn lực tổ chức đấu thầu thì trước mắt có thể thuê đơn vị tư vấn đấu thầu thực hiện tổ chức đấu thầu dưới sự giám sát của CĐT và Ban QLDA, từng bước nâng cao năng lực để chủ động trong tổ chức đấu thầu.
Công tác đấu thầu phải thực hiện đúng Luật đấu thầu 43/2013/QH13 ngày 26/10/2013 của Quốc Hội và Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 12/05 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
Quản lý thực hiện hợp đồng: Sau khi ký hợp đồng, quản lý thực hiện hợp đồng là nhiệm vụ tiếp theo của CĐT. Các công việc chủ yếu: Lập kế hoạch; lập tiến độ; tổ chức thực hiện; bố trí vốn cho dự án; xin phép xây dựng; xin giấy phép khai thác tài nguyên; thực hiện đền bù giải phóng và bàn giao mặt bằng; tổ chức theo dõi việc thực hiện hợp đồng mua sắm, khảo sát thiết kế và thi công xây lắp; kiểm tra các bản vẽ thi công, các kết quả thí nghiệm; giám sát chất lượng thi công theo các tiêu chuẩn kỹ thuật; điều phối và đôn đốc các chủ thể khác thực hiện hợp đồng nhằm đưa dự án đến đích.
CĐT, nhà thầu, các tổ chức và cá nhân có liên quan trong công tác khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng, bảo hành và bảo trì, quản lý và sử dụng công trình xây dựng; Nghị
39
định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính phú về Quản lý chất lượng công trình xây dựng, hoạt động quản lý chất lượng công trình xây dựng suốt các giai đoạn từ khảo sát, thiết kế đến thi công và khai thác công trình.
Nếu xem xét ở một khía cạnh khác, chủ yếu là công tác giám sát của CĐT và các chủ thể khác. Có thể gọi chung các công tác giám sát là giám sát xây dựng. Nội dung công tác giám sát và tự giám sát của các chủ thể thay đổi tùy theo nội dung của hoạt động xây dựng mà nó phục vụ.
Nội dung và chủ thể giám sát theo các giai đoạn của dự án xây dựng là:
- Trong giai đoạn khảo sát ngoài sự giám sát của chủ đầu tư, nhà thầu khảo sát xây dựng phải có bộ phận chuyên trách tự giám sát công tác khảo sát.
- Trong giai đoạn thiết kế, nhà thầu thiết kế xây dựng công trình chịu trách nhiệm trước CĐT và pháp luật về chất lượng thiết kế xây dựng công trình. Chủ đầu tư nghiệm thu sản phẩm thiết kế và chịu trách về các bản vẽ thiết kế giao cho nhà thầu.
- Trong giai đoạn thi công xây dựng công trình có các hoạt động quản lý chất lượng và tự giám sát của nhà thầu thi công xây dựng; giám sát thi công xây dựng công trình và nghiệm thu công trình xây dựng của CĐT; giám sát tác giả của nhà thầu thiết kế xây dựng công trình;
- Trong giai đoạn bảo hành CĐT, chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình có trách nhiệm kiểm tra tình trạng công trình xây dựng, phát hiện hư hỏng để yêu cầu sửa chữa, thay thế; giám sát và nghiệm thu công việc khắc phục, sửa chữa đó. Ngoài ra còn có giám sát của nhân dân về chất lượng công trình xây dựng.
Trong quá trình thực hiện dự án, CĐT phải kịp thời giải quyết các khiếu nại, thay đổi;
nắm diễn biến kỹ thuật và tài chính của dự án; đảm bảo tạm ứng, chi trả, thanh toán kịp thời, đầy đủ theo tiến độ cho nhà thầu.
40
Để thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ của mình trong QLDA, CĐT có quyền chấp nhận hoặc không chấp nhận ý kiến của nhà thầu đối với các hạng mục được giao cho nhà thầu; ra thông báo ngày khởi công; đòi hỏi nhà thầu phải cung cấp các thông tin theo quy định.
Nghiệm thu từng phần, từng hạng mục và bàn giao công trình: Khi dự án kết thúc, sau khi nhận được yêu cầu bàn giao của nhà thầu, CĐT phải thành lập Hội đồng nghiệm thu. Thành phần Hội đồng nghiệm thu bàn giao bao gồm: Tư vấn giám sát, đại diện CĐT và đơn vị quản lý khai thác, đơn vị thi công. Hội đồng nghiệm thu trực tiếp xem xét kiểm tra đánh giá ý kiến sơ bộ của tư vấn giám sát và kiểm tra hiện trường rồi báo cáo cho CĐT. Từ đây CĐT phải thực hiện các xác nhân để nhà thầu có cơ sở được thanh toán khối lượng.
Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/06/2015 của Chính phủ về Quản lý chất lượng công trình xây dựng quy định Hồ sơ hoàn thành hạng mục công trình và công trình xây dựng phải được CĐT lập đầy đủ trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành. Hồ sơ hoàn thành công trình được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm.
Trường hợp các công trình thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình. Kiểm tra công tác nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng: Các cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng kiểm tra công tác nghiệm thu của chủ đầu tư đối với các công trình, hạng mục công trình. Cụ thể là:
+ Kiểm tra công trình, hạng mục công trình hoàn thành, kiểm tra sự tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý chất lượng công trình xây dựng khi nhận được báo cáo của CĐT; kiểm tra công tác nghiệm thu các giai đoạn chuyển bước thi công xây dựng quan trọng của công trình khi cần thiết;
+ Yêu cầu CĐT và các bên có liên quan kiểm định chất lượng bộ phận, hạng mục hoặc toàn bộ công trình khi cần thiết;
41
+ Kết luận bằng văn bản về các nội dung kiểm tra trong thời hạn 15 ngày làm việc (đối với công trình cấp III và cấp IV) hoặc 30 ngày làm việc (đối với công trình cấp đặc biệt, cấp I và cấp II) kể từ khi nhận được hồ sơ theo quy định.
Nếu quá thời hạn nêu trên mà CĐT chưa nhận được văn bản của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về kết quả kiểm tra công tác nghiệm thu thì CĐT được quyền tổ chức nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng.
Quản lý quyết toán hợp đồng và quyết toán vốn đầu tư: Khi nhà thầu thực hiện xong hợp đồng và được nghiệm thu, CĐT phải làm các thủ tục để quyết toán hợp đồng đã ký kết với nhà thầu. Khi dự án kết thúc, CĐT phải làm các thủ tục và thực hiện quyết toán vốn đầu tư.
- Quyết toán hợp đồng quyết toán giữa Chủ đầu tư với các nhà thầu sau khi kết thức hợp đồng;
Nội dung quyết toán hợp đồng giữa CĐT và nhà thầu bao gồm: Hồ sơ hoàn công đã được các bên xác nhận; các biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành;
biên bản xác nhận khối lượng phát sinh; biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng; biên bản nghiệm thu thiết kế bao gồm cả những phần bổ sung sửa đổi được chủ đầu tư chấp thuận; biên bản nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng;
bản xác định giá trị quyết toán hợp đồng đã được các bên xác nhận; các tài liệu liên quan đính kèm.
- Quyết toán vốn đầu tư là quá trình quyết toán giữa CĐT và cấp quyết định đầu tư (là cấp quản lý vốn ngân sách nhà nước) hoặc quyết toán vốn đầu tư đối với Chủ đầu tư (đối với các nguồn vốn khác) sau khi dự án đầu tư xây dựng hoàn thành. Tuân thủ theo các quy định tại Thông tư 09/2016/TT-BTC ban hành ngày 18/01/2016 của Bộ tài chính về việc quy định quyết toán dự án hoàn thành thuộc vốn nhà nước.