CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG
2.2 Phân tích công tác quản trị vốn lưu động và hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng và vật nuôi Thừa Thiên Huế
2.2.4 Tình hình vốn lưu động và quản lý vốn lưu động tại doanh nghiệp
2.2.4.2 Quản trị vốn bằng tiền
Quy trình luận chuyển chứng từ thu tiền
1. Khách hàng(nhân viên bán hàng) nộp tiền, kế toán tiền tiến hành lập phiếu thu gồm ba liên.
2. Thủ quỹ nhận ba liên từ kế toán sau đó ký vào, xác nhận ghi sổ.
3. Thủ quỹ chuyển một phiếu thu cho kế toán công nợ, một phiếu chuyển cho khách hàng, phiếu còn lại chuyển cho kế toán tiền.
4. Kế toán tiền nhận phiếu thu, ghi nhật ký thu tiền sau đó lưu phiếu thu theo
thứ tự. ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
Sơ đồ 2.5 Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
A
Phiếu thu
Xác nhận, ghi sổ
Sổ quỹ
Phiếu thu
Kế toán công nợ
KH B
KH
Lập phiếu thu
Phiếu thu
A
Phiếu thu
Ghi nhật ký thu tiền
Phiếu thu
NKTT
N
B
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền:
1. Bộ phận kế toán tiên tiếp nhận đề nghị chi tiền, chứng từ kèm theo bao gồm:
giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng…
2. Kế toán tiền đối chiếu các chứng từ và đề nghị chi để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ(đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy chế tài chính của công ty cũng như quy định về hóa đơn chứng từ sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3. Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4. Phê duyệt của Giám đốc hoặc phó Giám đốc: căn cứ vào các quy định, quy chế về tài chính, quy định về hạng mức phê duyệt của công ty, Gíam đốc hoặc phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu chi. Các đề nghị chi mua sắm ko hợp lệ sẽ không được ký duyệt thanh toán hoặc yêu cầu bổ sung.
5. Lập chứng từ thu chi: sau khi thực hiện kiểm tra sự đầy đủ của những chứng từ có liên quan thì kế toán tiến hành lập phiếu chi hoặc UNC
6. Ký duyệt chứng từ chi, sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt sau đó chuyển cho Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký duyệt
7. Sau đó phiếu chi kèm chứng từ gốc sẽ chuyển cho thủ quỹ để tiến hành chi tiền, thủ quỹ giữ lại một phiếu chi. Bộ chứng từ chi sẽ trả lại cho kế toán. Nếu đây là giao dịch với ngân hàng thì sau khi UNC được lập hai liên thì kế toán đến ngân hàng để giao dịch và ngân hàng đóng dấu vào UNC và trả lại cho kế toán.
8. Sau khi bộ chứng từ hoàn thành thì kế toán dựa vào đó tiến hành ghi sổ và lưu chứng từ kế toán.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
KẾ TOÁN TIỀN KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC THỦ QUỸ
E
Tiền
Phiếu chi
N
Sổ quỹ Ghi sổ B
Phê duyệ t Y cầu chi
tiền phê duyệt
Chứng từ liên quan
C A
Ký YCC T
Y cầu chi tiền đã ký
Chứng từ liên quan
B
D
Ký
duyệt PC Ký
duyệt E
Nhân viên
Y cầu chi tiền
Đối chiếu
A Lập
phiếu chi
Phiếu chi(UNC)
D
Phiếu chi Ctừ liên quan
N
Ghi sổ
NKCT C
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Cách thức quản trị vốn bằng tiền tại CTCP Giống cây trồng và vật nuôi Thừa Thiên Huế.
Tiền ở đây bao gồm cả tiền mặt tại quỹ, tiền gửi thanh toán và để hiểu rõ hơn chính sách quản lý, sử dụng tiền tại doanh nghiệp thì trong mục này có nhắc đến khoản tương đương tiền của doanh nghiệp là khoản tiền gửi kỳ hạn ba tháng.
Tiền được xem như là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi phải có những nguyên tắc quản lý chặc chẽ vốn bằng tiền để tránh thất thoát gian lận.
Kiểm soát thu tiền mặt: Nhân viên thu tiền trực tiếp từ khách hàng, nhân viên khi thu tiền từ khách hàng phải lập phiếu thu có xác nhận của khách hàng. Sau khi thu được tiền phải nộp cho thủ quỹ ngay trong ngày chậm nhất là vào sáng hôm sau. Nếu ngày hôm sau rơi vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ nhân viên này phải nộp tiền chậm nhất vào 9 giờ sáng ngày làm việc kế tiếp. Nghiêm cấm sử dụng tiền thu vào mục đích khác.
Thu tiền tại bộ phận thủ quỹ: thủ quỹ có trách nghiệm thu tiền ngoài đơn vị, mở sổ theo dõi khi phát và thu phiếu cho nhân viên kinh doanh, sổ theo dõi phải đóng dấu giáp lai và phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi sử dụng.
Kiểm soát chi tiền mặt: nhân viên đề nghị chi tiền có trách nhiệm lập đề nghị thanh toán, chuẩn bị giấy tờ liên quan trình trưởng bộ phận kiểm tra; trưởng bộ phận kiểm tra có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt đề nghị thanh toán trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Chứng từ được phê duyệt chuyển cho phòng kế toán để làm thủ tục chi tiền.
Hạn chế tối đa các khoản chi ngoài kế hoạch, các bộ phận phòng ban có nhu cầu thanh toán phải lên kế hoạch thanh toán chuyển cho phòng kế toán để lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Các khoản chi có giá trị 100 triệu trở lên phải đưa vào khoản chi có kế hoạch.
Tình hình sử dụng vốn bằng tiền tại doanh nghiệp giai đoạn 2013-2015 Trong tổng giá trị của TSLĐ thì vốn bằng tiền chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau giá trị của HTK gồm ba khoản Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng và khoản tương đương tiền. Để giảm bớt chi phí nhất là chi phí cơ hội của việc giữ tiền hầu hết mọi doanh
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
lại được gửi vào khoản tiển gửi kỳ hạn ba tháng. Tuỳ theo mức thu chi mỗi năm mà các khoản nàyđược rút ra nhập quỹ hoặc chuyển qua tài khoản thanh toán. Năm 2013 là 21.7 tỷ đồng chiếm 95.18% tổng các khoản vốn bằng tiền, năm 2014 khoản nàyđược bổ sung thêm để tận dụng các khoản lãi tiền gửi, cuối năm 2014 là 39.4 tỷ, tăng 17.7 tỷ đồng so với 2013 và tốc độ tăng là 81.57%. Cuối năm 2015 công ty có nhiềuhoạt động cần phải chi tiền nhiều như hội nghị khách hàng, kỷ niệm 10 năm thành lập…bên cạnh tổng tài sản lưu động giảm thì khoản này giảm 4.8 tỷ đồng tương đương 12.18%.
Hai khoản còn lại là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tổng tỷ trọng chưa đến 5%
trong cả ba năm. Đối với doanh nghiệp này cũng như mọi doanh nghiệp khác đểđược khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì các hoáđơn GTGT có giá trị thanh toán trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng, hàng tháng công ty có các khoản phải thanh toán qua ngân hàng như trả lương cho người lao động, thanh toán cho các hoáđơn dịch vụ mua ngoài, nộp thuế và các khoản phải nộp khác hay thanh toán nợ cho nhà cung cấp...Năm 2013 TGNH thấp hơn cả tiền mặt tại quỹđó cũng là do trong năm, đặc biệt là cuối năm chi tiêu nhiều, những biến động này chỉ xảy ra vào một thờiđiểm nhấtđịnh nên không thể phảnánh hết liệu tiền tồn với mức như vậy có thểđápứng các khoản nợ đến hạn hay không và có làm tăng chi phí của doanh nghiệp do thanh toán chậm các khoản nợ, công ty cũng khẳngđịnh trong TMBCTC là với tình hình nợ như vậy công ty không gặp bất kỳ rủi ro thanh khoản nào vàđủ nguồn tiền đểđápứng các nghĩa vụ tài chính đến hạn. Để bổ sung cho khoản tiền gửi ngân hàngđã có khoản tiền gửi kỳ hạn ba tháng, doanh nghiệp sẽ cân đối thu chi đối với khoản TGNH sao cho khớp với thời gian đáo hạn của khoản tiền gửi để có thể tối thiểu hoá chi phí, và ngược lại khi khách hàng thanh toán nợ làm tăng TGNH kế toán phải chuyển để gửi vào khoản tiền gửi.
Đối với khoản tiền mặt tại quỹ ngoại trừ năm 2013 khoảng này chỉ dao động trong khoản 500 triệu đồng dùng để chi các khoản chi thường xuyên dưới 20 triệu đồngnhư thanh toán các khoản BGĐ tiếp khách, mua nhiên liệu cho các phương tiện vận tải, tiềnăn ca cho công nhân hằng ngày…
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Để hiểu rõ hơn về khả năng thanh toán và hiệu quả sử dụng tiền mặt của CTCP Giống cây trồng và vật nuôi TT-Huế ta sẽđi phân tích một số chỉ tiêu về khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn qua các năm 2013, 2014 và 2015.
Bảng 2.10 Tình hình các khoản vốn bằng tiền của doanh nghiệp giai đoạn 2013-2015 ĐVT: Đồng
Gía trị % Gía trị % Gía trị % +/- % +/- %
1. Tiền mặt 812,287,845 3.56 468,049,801 1.15 394,894,476 1.10 -344,238,044 -42.38 -73,155,325 -15.63
2. TGNH 287,680,298 1.26 959,867,580 2.35 904,603,375 2.51 672,187,282 233.66 -55,264,205 -5.757
3. TĐT 21,700,000,000 95.18 39,400,000,000 96.50 34,600,000,000 96.38 17,700,000,000 81.57 -4,800,000,000 -12.18 Tổng 22,799,968,143 100.00 40,827,917,381 100.00 35,899,497,851 100.00 18,027,949,238 79.07 -4,928,419,530 -12.07
2015/2014 Chỉ tiêu
2013 2014 2015 2014/2013
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.11 Khả năng thanh toán của CTCP Giống cây trồng và vật nuôi TT-Huế giai đoạn 2013-2015
ĐVT: đồng
Chỉtiêu 2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014
Gía trị Gía trị Gía trị +/- % +/- %
1. Tài sản ngắn hạn 68,009,190,882 99,022,084,627 83,130,462,585 31,012,893,745 45.60 -15,891,622,042 -19.12 2. Hàng tồn kho 29,205,650,823 47,171,514,350 41,050,903,921 17,965,863,527 61.52 -6,120,610,429 -14.91 3. Tiền và TĐT 22,799,968,143 40,827,917,381 35,899,497,851 18,027,949,238 79.07 -4,928,419,530 -13.73 4. Nợ ngắn hạn 42,758,093,691 68,443,668,818 48,000,852,879 25,685,575,127 60.07 -20,442,815,939 -42.59
5. Khả năng thanh toán hiện hành(lần) (5)=(1)/(4) 1.59 1.45 1.73 -0.14 0.29
6.Khả năng thanh toán nhanh(lần)(6)=[(1)-(2)]/(4) 0.91 0.76 0.88 -0.15 0.12
7. Khả năng thanh toán tức thời(lần) (7)=(3)/(4) 0.53 0.60 0.75 0.06 0.15
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Khả năng thanh toán hiện hành
Hệ số này cho biết khả năng đápứng các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp, một đồng nợ ngắn hạnđượcđảm bảo bằng 1.59 đồng TSNH năm 2013 đối với năm 2014 là 1.45 và năm 2015 là 1.73 lần. Về cơ bản tổng giá trị tài sản ngắn hạn của công ty quy đổi ra có thể thanh toán hết nợ ngắn hạn, tuy nhiên trên thực tế không ai làm như vậy vì một số khoản mục không thể chuyểnđổi thành tiền một cách nhanh chóng.
Đối với những doanh nghiệp cùng ngành thì khả năng thanh toán ngắn hạn của doanh nghiệp nàyđang là thấp nhất. So với những năm trước thì khả năng trả nợ của năm vừa quađược cải thiện hơn và cao nhất(1.73 lần) trong ba năm hoạt động liên tục do tốc độ giảm của NNH(-42.59%) nhanh hơn của TSNH(-19.12%). Vì vậy trong thời gian tới việc duy trì và tăng một số khoản mục tài sản có tính thanh khoản cao sẽ giảm bớtáp lực về thanh toán các khoản nợ của công ty đồng thời giảm chi phí do nợ quá hạn gây nên.
Bảng 2.12 Khả năng thanh toán hiện hành của các doanh nghiệp cùng ngành ĐVT: lần
2013 2014 2015
Công ty CP Giống cây trồng Miền Nam 2.19 2.46 2.62
Công ty CP Giống cây trồng Trung Ương 3.09 2.32 1.78
Khả năng thanh toán nhanh
Sau khi trừđi khoản mục HTK có tính thanh khoản thấp nhất trong tổng tài sản ngắn hạn thì khả năng thanh toán của công ty giảmđi nhiều do tỷ trọng HTK trong tổng tài sản ngắn hạn là cao nhất. Trong trường hợp doanh nghiệp không bánđược hàng đồng nghĩa với chi phíđã bỏ ra vẫn chưa thu lạiđược cũng như mấtđi lợi nhuận vốn có từ khoản này, tình hình trở nên khó khăn hơn khi doanh nghiệp không tìmđược khoản bù đắp và thanh toán các khoản nợ. Tỷ số thanh toán nhanh sẽđánh giá chính xác hơn về năng lực thanh toán ngắn hạn. Năm 2013 cũng như những năm sau đó khả năng thanh toán nhanh của công ty khá thấp, nhỏ hơn 1 khi mà 1 đồng nợ chỉđượcđảm bảo bằng 0.91 đồng, năm 2014 khả năng này thấp hơn nữa khi hệ số thanh toán năm này chỉ còn 0.76 lần do NNH tăng bên cạnhđó giá trị HTK trong TSLĐ cũngchiếm giá
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
của TSLĐ. Vì vậyđểđảm bảo cho khả năng trả nợ thì công ty cần duy trì tỷ sốở mức thích hợp và thường làở mức 1 đồngđảm bảo cho 1 đồng nợ ngắn hạn. Những doanh nghiệp trong ngành, CTCP Giống cây trồng Miền Nam có hệ số thanh toán nhanh qua mỗi năm đều lớn hơn 1, năm 2013 là 1.01 lần năm 2014 là 1.30 lần và 2015 là 1.00 lần, CTCP Giống cây trồng Trung ương hơi thấp năm 2013, 0.78 lần nhưng sau đóđược cải thiện hơn hẳn vì đều lớn hơn 1.Trong trường hợp này công ty có thể sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu thay nợ ngắn hạn để đầu tư sản xuất.
Khả năng thanh toán tức thời
Đây là chỉ tiêuđo lường mức độđápứng nhanh của TSNH trước các khoản nợ ngắn hạn. Để thanh toán ngay, đặc biệt là các khoản nợ đến hạn trả thì không có khoản nào thanh toán nhanh bằng tiền, ở mức thanh toán nhanh doanh nghiệp chỉđápứngđược một phần nợ của Nợ ngắn hạnthì đếnđây sau khi đã loại trừ hai khoản mục có tính thanh khoản kém thì CTCP Giống cây trồng và vật nuôi TT-Huế chỉ có thểđápứng từ 50 đến 75%, năm 2013 sẽ thanh toánđược 53% nợ với khoản Tiền và Tương đương tiền, những năm sau đó tăng lên 60 và 75% do T&TĐT đã tăng về giá trị từ 22.7 tỷ lên 40.8 tỷ bên cạnhđó cũng do nợ cuối năm này có giảm so với năm trước, đó là trường hợp của năm tài chính 2015.
Xác định mức tồn quỹ tối ưu
Phương pháp thường dùng để xácđịnh mức tồn quỹ tối thiểu là lấy mức xuất quỹ trung bình hằng ngày nhân với số lượng ngày dự trữ tồn quỹ.
Công ty đã xây dựng nội quy, quy chế về quản lý các khoản thu chi, đặc biệt là các khoản thu chi bằng tiền mặt để tránh sự mất mát, lạm dụng tiền của doanh nghiệp để mưu lợi cá nhân. Tuy nhiên về quản lý lưu thông tiền tệđơn vị chưa có mộtđịnh mức tồn quỹ cụ thể cũng như kế hoạch thanh toán tiền công nợ phù hợp nên dẫn tới số liền mặt tạiquỹ không ổnđịnh.
Nghiên cứu số liệu tháng đầu tiên năm 2016 về tình hình thu chi tiền mặt cũng như tài khoản thanh toán qua ngân hàng của doanh nghiệp ta cóđược một số thông tin như sau: đối với tài khoản tiền gửi số chi trong tháng là1,142,474,948 đồng( để tránh các chi phí liên quan đến việc lưu trữ tiền mặt như chi phí cơ hội và chi phí chuyển đổiliên quan thì xácđịnh mức tồn quỹđịnh kỳ hàng tháng là thích hợp nhất) thì số chi
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
nàyđược xem như mức tồn quỹ tối thiểu trong thángđó của doanh nghiệp, ngoài ra số liệu về tồn quỹ trong tháng là 124,100,254 đồng. Vì vậy đểđảm bảo cho các khoản thanh toán không bị chậm trễ, mất uy tín thì doanh nghiệp có thểđể trong tài khoản của mình từ1,142,474,948 đồng đến1,266,575,202 đồng.