CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG
2.2 Phân tích công tác quản trị vốn lưu động và hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng và vật nuôi Thừa Thiên Huế
2.2.4 Tình hình vốn lưu động và quản lý vốn lưu động tại doanh nghiệp
2.2.4.3 Quản trị hàng tồn kho
Thời gian cao điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đúng vào thờiđiểm thu hoạch và gieo trồng lúa hai vụĐông xuân và Hè thu trong nông nghiệp nước ta nên hàng tồn kho lúc nàyđạt giá trị cao nhất cũng như số lượng nhiều nhất trong năm, ngoài ra thường xuyên công ty vẫn nuôi và xuất bán lợn giống tại các trại chăn nuôi trong địa bàn tỉnh.
Cách thức quản trị hàng tồn kho tại CTCP Giống cây trồng và vật nuôi TT-Huế Doanh nghiệp sản xuất là lọai hình doanh nghiệp có giá trị hàng tồn kho lớn so với so với doanh nghiệp thương mại và dịch vụ cũng như phong phú về loại hàng tồn kho ở mỗi giai đoạn. Vì thế, tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp.
Một số rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi dự trữ hàng tồn kho:
Rủi ro lãi suất: Doanh nghiệp khi đầu tư một khoản tiền để dự trữ dưới bất kỳ một hình thức nào chắc chắn sẽ mất đi cơ hội nhận được một khỏan lãi suất đáng kể so với việc gửi số tiền đó vào ngân hàng hoặc đầu tư vào các khỏan sinh lời khác. Cơ hội nhận được phần lãi suất nếu gửi số tiền này vào ngân hàng thay vì đầu tư vào các khoản hàng dự trữ cần được cân nhắc kỹ trước khi quyết định mức chi phí này.
Chi phí dự trữ: như chi phí kho bãi, thuê mướn nhân công quản lý số hàng này.
Đối với một số mặt hàng đòi hỏi bảo quản trong điều kiện đặc biệt hoặc có tính thời vụ, thì chi phí này sẽ tăng gấp bội. điều đó sẽ trở thành một gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Nếu không giám sát chặt chẽ rủi ro thì rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng hàng dự trữ cũng như gây thất thoát trong khâu quản lý số hàng này.
Trường hợp dự trữ ít hoặc không có hàng dự trữ: sẽ làm mất tín nhiệm đối với khách hàng, có thể mất luôn những đơn hàng trong tương lai; làm hỏng kế hoạch sản
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Mặc dù gặp phải nhiều bất cập nhưng đó là thực tế chung bởi không có biện pháp hoàn hảo nào để tính toán chính xác lượng hàng tồn kho từng kỳ cho các doanh nghiệp.
Dưới đây là cách thức quản lý và sử dụng HTK của Công ty CP Giống cây trồng và vật nuôi TT Huế.
Khâu quản lý mua hàng:Công ty Cổ phần Giống cây trồng và vật nuôi TT-Huế bên cạnh hoạt động sản xuất các giống lúa hoa màu bán cho các đơn vị HTX NN doanh nghiệp còn nhập các vật tư nông nghiệp để bán và phục vụ hoạt động sản xuất của mình. Công ty sẽ tiến hành đặt hàng khi có yêu cầu đặt mua hàng từ bộ phận sản xuất và kinh doanh vật tư nông nghiệp. Khi hàng về kèm với Hoá đơn chứng từ sẽ được kiểm kê sau đó lập phiếu nhập kho và hàng sẽ được nhập kho.
Thủ tục thanh quyết toán mua hàng: thanh và quyết toán mua hàng gồm thanh toán tạm ứng tiền mua hàng, quyết toán vật tư sử dụng.
Thanh toán tạm ứng mua hàng: phiếu nhập kho hàng hóa mua về và hóa đơn mua hàng, bảng kê mua hàng, biên bản nghiệm thu tiếp nhận dịch vụ mua ngoài là chứng từ cơ sở để thanh toán tạm ứng với công ty.
Trong mọi trường hợp vật tư công cụ hàng hóa mua vào phải có hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Trường hợp mua nông sản thực tiếp từ ngừơi nông dân đơn vị phải lập bảng kê mua hàng, bảng kê mua hàng phải có đầy đủ chỉ tiêu theo mẫu quy định gồm họ tên, dịa chỉ người bán, mặt hàng mua, số lượng đơn giá, thành tiền…Trường hợp mua vật tư hàng hóa có giá trị trên 100,000 đồng/ lần mua bắt buộc phi có hóa dơn tài chính theo quy định. Người mua hàng phải yêu cầu bên bán ghi đầy đủ các yếu tố trên hóa đơn theo quy định, ghi rõ họ tên người mua hàng, ký vào hóa đơn và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty, pháp luật về tính đúng đắn của hóa đơn mình thanh toán. Những người liên quan đến việc thanh quyết toán những hóa đơn chứng từ không hợp pháp thì sẽ chịu trách nhiệm liên đới về thiệt hại tài chính do những hóa đơn không hợp lệ đó gây ra.
Khâu chuẩn bị gieo trồng và thu hoạch: Mỗi năm phòng kế hoạch kinh doanh dựa trên tình hình tiêu thụ hàng trong năm cũ sẽ đưa ra kế hoạch sản xuất giống lúa phục vụ cho mùa gieo trồng mới, hoạt động này được thực hiện cùng lúc với hoạt động cung ứng giống cho các HTX NN là các khách hàng thường xuyên và số liệu này sẽ
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
được báo cáo trong báo cáo của Hội đồng quản trị trước Đại hội cổ đông thường niên.
Sau đó trong năm tương ứng với mỗi mùa sẽ có một lần thu hoạch cũng như thu mua lúa giống chưa qua chế biến đề về nhập kho chế biến. Giai đoạn này hàng tồn kho chủ yếu nằm ở chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Khâu nhập kho và chế biến: Lượng hàng nhập kho phụ thuộc vào quy mô sản xuất và hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng. Khi lúa nguyên liệu thu hoạch về mọi dữ liệu về chủng loại, số lượng sẽ được đưa lên bảng kê giống gốc sản xuất mỗi vụ, sấy qua, thực hiện kiểm tra chất lượng giống sau đó những lô nguyên liệu này sẽ được trừ đi lượng hao hụt và làm thủ tục nhập kho. Lượng hao hụt quá định mức sẽ được đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Thủ kho và bộ phần kiểm tra chất lượng giống luôn luôn theo sát và chịu trách nhiệm về số lượng cũng như chất lượng giống trong quá trình chế biến cho đến khi đóng bao và giao cho khách hàng.
Xuất kho để bán: cùng lúc với xuất kho chế biến, đối với những hợp đồng bán hàng ký kết trước và khách hàng đã đặt cọc tiền hàng thì sẽ ưu tiên sản xuất trước để kịp thời giao cho khách hàng.Hoạt động kết chuyển chi phí và tính giá thành cũng được kế toán thực hiện để ra được giá thành xuất kho. Mọi thủ tục liên quan đến thanh toán sau đó sẽ được quy định chi tiết trên hợp đồng kinh tế.
Mọi thủ tục luân chuyển chứng từ và cách hạch toán liên quan đến hàng tồn kho đều được kế toán thực hiện theo đúng quy định của Kế toán.
Kiểm kê xử lý tổn thất vật tư, hàng hóa: định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của ban quản lý công ty thực hiện kiểm kê vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ tồn kho và công cụ dụng cụ đang dùng. Khi kiểm kê phải thành lập hội dồng kiểm kê có đủ các thành phần: lãnh đọ đơn vị, kế toán, thủ kho bộ phận quản lý và sử dụng công cụ dụng cụ. Kết thúc kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế toán, số liệu thực kiểm kê, chênh lệch thừa thiếu, xác định nguyên nhân(nếu có), và quyết định xử lý của hội đồng. Biênbàn kiểm kê phi có đủ chữ ký của các thành viên trong hội đồng kiểm kê.
Xử lý kết quả kiểm kê theo nguyên tắc, vật tư phát hiện thiếu qua kiểm kê sau
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
hàng bán trong kỳ kế tóan của công ty. Ngừơi chịu trách nhiệm phải bồi thường vật tư, hàng hóa thiếu nếu do nguyên nhân chủ quan. Nguyên nhân khách quan thì hội đồng xác định rõ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân và phần được hạch toán vào chi phí. Người ra quyết định xử phạt phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Đối với Công ty CP Giống cây trồng và vật nuôi TT Huế mỗi khâu trong quá trình quản lý HTK đều tồn tại một số rủi ro có thể khiến sản phẩm của doanh nghiệp suy giảm về chất lượng và sự gia tăng không kiểm soát các khoản chi phí. Hậu quả phải gánh có thể là uy tín của doanh nghiệp suy yếu,và một khoản tiền lớn phải bỏ ra để bù đắp cho khách hàng mua phải sản phẩm kém chất lượng. Do vậy đặc thù của ngành sản xuất giống là trước tiên phải đảm bảo đồng bộ về chất lượng sau đó mới tính đến các yếu tố khác.
Tình hình hàng tồn kho giai đoạn 2013-2015
Bảng 2.13 Tình hình hàng tồn kho của CTCP Giống cây trông và vật nuôi TT-Huế ĐVT: đồng
Gía trị % Gía trị % Gía trị % +/- % +/- %
1. Nguyên vật liệu 574,800,686 1.97 500,502,862 1.04 528,706,543 1.25 -74,297,824 -12.93 28,203,681 5.64 2. Công cụ dụng cụ 782,330,917 2.68 1,687,354,166 3.52 1,257,628,710 2.97 905,023,249 115.68 -429,725,456 -25.47 3.Chi phí SXKD DD 4,396,032,351 15.05 6,294,329,192 13.12 5,948,725,306 14.06 1,898,296,841 43.18 -345,603,886 -5.49 4. Hàng hoá 23,452,486,869 80.30 39,491,173,478 82.32 34,576,478,179 81.72 16,038,686,609 68.39 -4,914,695,299 -12.45 TỔNG 29,205,650,823 100.00 47,973,359,698 100.00 42,311,538,738 100.00 18,767,708,875 64.26 -5,661,820,960 -11.80
2014/2013 2015/2014
Chỉ tiêu 2013 2014 2015
Ngược với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác có lượng nguyên vật liệu chiếm giá trị lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho. Đối với CTCP Giống cây trồng và vật nuôi TT-Huế, lượng tồn kho tập trung vào vật tư nông nghiệp, thứcăn chăn nuôi và lúa giốngđang trong giai đoạn chuẩn bị xuất bánđi các tỉnh thành.
Năm 2013 giá trị HTK đạt 29,205,650,823 đồng, hàng hoá chiếm 80.3%, CPSXKD chiếm 15.05%, còn lại là CCDC và nguyên vật liệu. So với năm 2013, giá trị HTK của hai năm sau đó có giá trị tăng vượt bậc, tốc độ tăng đạt 64.26% và tỷ trọng cao nhất lại rơi vào nhóm hàng hoá gồmvật tư nông nghiệp và thứcăn chăn nuôi ngoài việc phục vụ cho hoạt động sản xuất còn là mặt hàng cung ứngđem lại gần 20%
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
doanh thu.Nhờ cung ứng thêm những mặt hàng này mà hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục. Tuy nhiên cần phải xácđịnh lượng tồn kho hợp lý phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh và tối thiểu hoá chi phí phát sinh đối với loại tài sản này. Tồn kho năm 2014 tăng mạnh là do một số khoản mục sau đây tăng: hàng hoá tăng 68.39%, tổng giá trịđạt 39,491,173,478 đồng, do giá trị tồn kho lớn nên nếu xảy ra tình trạng quản trị hàng tồn kho đạt hiệu quả kém thường sẽ xảy ra đối với khoản này, CPSXKD cũng tăng mạnh với tốc độ 43.18% nhưng giá trị tăng không đáng kể nên về tỷ trọnggiảm 1.93%, những khoản còn lại cũng tương tự, tuy tốc độ tăng mạnh nhưng về giá trị không đáng kể. Năm 2015 tuy giảm về giá trị nhưng cấu trúc hàng tồn kho cũng không thay đổi nhiều khi vẫn tập trung giá trị vào hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.14 Hiệu quả quản trị HTK của CTCP Giống cây trồng và vật nuôi TT-Huế
Chỉ tiêu
2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014
Gía trị Gía trị Gía trị +/- % +/- %
1. Gía vốn hàng
bán(đồng) 108,622,667,460 79,054,505,334 93,379,697,272 -29,568,162,126 -27.22 14,325,191,938 18.12 2. Hàng tồn kho bình
quân(đồng) 30,868,088,199 38,589,505,261 44,741,526,544 7,721,417,062 25.01 6,152,021,284 15.94 3. Vòng quay HTK(vòng)
(3)=(1)/(2) 3.52 2.05 2.09 -1.47 0.04
4. Thời gian tồn kho bình
quân(ngày)(4)=360/(3) 102.30 175.73 172.49 73.43 -3.24
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bảng 2.15 Vòng quay HTK của các doanh nghiệp cùng ngành
ĐVT: Vòng
2013 2014 2015
Công ty CP Giống cây trồng&vật nuôi TT-Huế 3.52 2.05 2.09
Công ty CP Giống cây trồng Miền Nam 2.25 2.15 1.68
Công ty CP Giống cây trồng Trung Ương 2.49 2.26 2.38
Đểđánh giá hiệu quả quản trị HTK chúng ta có hai chỉ tiêu chính là số vòng quay hàng tồn kho và thời gian tồn kho bình quân. Bảng phân tích cho ta thấy giá vốn hàng bán và HTK bình quân biến động liên tục làm cho hai chỉ tiêu trên có lúc giảm.
Ngược với giá vốn hàng bán khi HTK bình quân tăng sẽ làm cho vòng quay hàng tồn kho giảm dẫn đến các chi phí liên quan đến hàng tồn kho tăng như chi phí hàng tồn kho và chi phí lưu kho bảo quản, ngoài ra nếu lượng vốn đầu tư vào HTK tăng sẽ giảm cơ hội đầu tư cho các khoản mục khác cũng nhưảnh hưởng đến khả năng thanh toán như chúng ta vừa tính toánở trên. Năm 2013 HTK của doanh nghiệp quay được 3.52 vòng trong khi năm 2014 giảm còn 2.05 vòng, tức giảm 1.47 vòng. Phân tích tác động của hai nhân tốảnh hưởng đến vòng quay HTK:
- Tác động của HTK bình quân:
∆ ,, ,, ,, 3.52 0.71(vòng)
- Tác động của GVHB:
- ∆ 2.05 108,622,667,460
38,589,505,261 0.76(vòng) Tổng hợp kết quả phân tích : -0.71+(-0.76) = -1.74 (vòng)
Kết quả phân tích chỉ ra rằng khi GVHB không đổi như năm 2013 mà HTK bình quân tăng 7.7 tỷ khiến cho vòng quay HTK bị chậm 0.71 vòng. Tiếp nữa, dưới tác động của việc GVHB giảm khi cốđịnh HTK bình quân đã làm cho vòng quay HTK giảm 0.76 vòng. Trường hợp của doanh nghiệp sự tác động của hai nhân tố GVHB và HTK bình quân đều khiến cho vòng quay HTK giảm mạnh. Việc hàng tồn kho bị chậm 1.74 vòngđã khiến cho thời gian lưu kho tăng lên 73.43 ngày, trong khoản thời
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
thiết bị đễ bảo quản hàng tồn kho, có cả chi phí cơ hội…Công ty đã không rút ngắnđược số ngày cho một vòng quay hàng tồn kho có nghĩa là không rút ngắnđược việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền và có nguy cơ bịứđọng vốn, trong thực tế doanh thu cũng như lợi nhuận năm 2014 thấp hơn nhiều so với năm 2013, dòng tiền tăng trong năm cũng không bằng năm trước. Năm 2015 tình hình có cải thiện nhưng không đáng kể khi vòng quay HTK tăng 0.04 vòng do trong năm hàng bán ra tăng nên GVHB lớn hơn năm trước 14,325,191,938 đồng, tốc độ tăng 18.12%, HTK bình quân tăng nhưng với tốc độ chậm hơn 15.94%. Đó là lý do vì sao số vòng quay HTK cải thiện không đáng kể. Thời gian tồn kho năm này cũng giảm 3.24 ngày còn172.49 ngày. Trong thời gian tới kế hoạch của HĐQT công ty là tăng doanh số bán ra trên tất cả các mặt hàng từ giống cây trồng, vật nuôi đến vật tư nông nghiệpvà đầu tư vào một số hạng mục mới hướng đến các sản phẩm từ chăn nuôi.
Cùng hoạt động trong ngành CTCP Giống cây trồng Miền Nam và CTCP Giống cây trồng Trung Ương có số vòng quay HTK ổnđịnh hơn, chênh lệch qua các năm không nhiều do đó cũng có thểđoánđược số ngày lưu kho của những công ty này gần nhưđã vào nếp, hằng năm vẫnổnđịnhđược lượng khách hàng cũng như doanh số bán ra. Điềuđó cũng thể hiện hiệu quả hoạt động của Ban quản trị công ty trong quan hệ với khách hàng và hoạchđịnh kế hoạch sản xuất kinh doanh khá xác thực. Đối vơi CTCP Giống cây trồng và vật nuôi TT-Huế thuộc quy mô vừa và nhỏviệcổnđịnhđược doanh số bán ra trước những đối thủ cạnh tranh lớn như hai doanh nghiệp trên và từng bước thực hiện các dựán đầu tư từ nhỏ đến lớn cùng với sự hỗ trợ của Nhà nước đối với ngành sẽ là bước đệm lớn cho sự phát triển về quy mô trong tương lai.