CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ THU – CHI NGÂN SÁCH tại đơn vị sự nghiệp CÔNG LẬP CÓ THU
1.2. Quản lý thu - chi ngân sách tại đơn vị sự nghiệp công lập có thu
1.2.3. Quản lý chi ngân sách tại đơn vị sự nghiệp công lập
Quản lý chi ngân sách của đơn vị sự nghiệp công lập là việc đơn vị sử dụng nguồn tài chính được cấp, huy động được để thực hiện chức năng và nhiệm vụ cụ thể.
1.2.3.1. Quản lý lập dự toán chi
Việc lập dự toán phải trên cơ sở chính sách, chế độ, định mức chi ngân sách nhà nước, dự toán phải bảo đảm chi tiết theo từng nội dung chi, thuyết minh rõ cơ
sở căn cứ tính toán từng nội dung chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định. Mức độ chi và cơ cấu các khoản chi tiêu trong đơn vị sự nghiệp công lập phải được hoạch định dựa trên cơ sở các nguồn thu. Nếu nguồn thu hạn hẹp thì chi tiêu phải cắt giảm. Nếu vượt chi sẽ ảnh hướng đến các khoản chi khác, thậm chí ảnh hướng đến sự phát triển của chính đơn vị.
Căn cứ lập dự toán chi
- Đối với dự toán chi thường xuyên: Đơn vị cần lập dự toán chi tiết cho các khoản chi thực hiện chức năng, nhiệm vụ Nhà nước giao; chi phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí; chi cho hoạt động dịch vụ theo quy định hiện hành. Cụ thể như:
+ Các khoản chi cho con người: bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, phúc lợi tập thể...xác định tương tự các đơn vị hành chính sự nghiệp khác.
+ Các khoản chi cho công tác quản lý hành chính: như chế độ vật tư văn phòng, thanh toán hàng hóa dịch vụ công cộng...tương tự các đơn vị hành chính sự nghiệp khác.
+ Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: đối với các khoản chi đặc thù của ngành, khi lập cần căn cứ vào thực trạng, định mức kinh tế kỹ thuật, nội dung chi tiêu, đơn giá, định mức chi được cấp có thẩm quyền phê duyệt và chế độ chi tiêu hiện hành. Cụ thể như: Chi về nguyên vật liệu, nhiên liệu thì đơn vị cần căn cứ định mức tiêu hao nguyên nhiên vật liệu cho 1 đơn vị khối lượng công tác, khối lượng công tác trong năm và đơn giá từng loại nguyên nhiên vật liệu.
Đối với khoản chi mua sắm và sửa chữa các phương tiện dụng cụ thì đơn vị cần căn cứ vào định mức tiêu hao cho 1 khối lượng công tác, khối lượng công tác trong năm và đơn giá từng loại phương tiện, dụng cụ. Chi về đồ bảo hộ lao động dựa vào định mức trang bị cho 1 công nhân viên và tổng số công nhân viên được trang bị trong năm kế hoạch.
- Đối với dự toán chi không thường xuyên: đơn vị lập dự toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Nội dung dự toán chi cần thể hiện
- Các nội dung chi cụ thể: chi thường xuyên, chi không thường xuyên
- Các định mức chi tiêu của từng nội dung, từng khoản chi;
- Nguồn kinh phí phân bổ cho từng nhiệm vụ, từng khoản chi.
1.2.3.2. Quản lý chấp hành dự toán chi
Quá trình thực hiện chi các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách phải thực hiện chi theo đúng dự toán được giao, chế độ tiêu chuẩn, định mức quy định và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, bảo đảm sử dụng kinh phí hiệu quả, tiết kiệm; kinh phí kinh phí đặc thù cuối năm chi không hết phải hoàn trả lại ngân sách hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền cho phép chuyển sang năm sau chi tiếp theo quy định của chế độ tài chính hiện hành.
Các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính phải tổ chức rà soát lại quy chế chi tiêu nội bộ theo đúng quy định để thực hiện chi tiêu, bảo đảm quy chế phải quy định rõ các nội dung chi theo chế độ, mức chi của từng nội dung chi.
Một số nội dung chi chủ yếu cần chú ý trong quá trình quản lý chi ngân sách:
- Chi làm thêm giờ: chi tổ chức làm thêm giờ theo đúng chế độ quy định.
Chứng từ thanh toán chi tiền làm thêm giờ cần phải có: Bảng Chấm công làm thêm giờ; Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ và chứng từ pháp lý khác có liên quan.
- Chi tổ chức các cuộc họp, hội nghị: thực hiện chi tổ chức hội nghị theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu quy định và trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Chứng từ thanh toán chi tổ chức các cuộc họp, hội nghị cần phải có: Văn bản đồng ý cho phép tổ chức hội nghị của cấp có thẩm quyền;
Giấy mời dự họp, hội nghị; Danh sách đại biểu mời và người trực tiếp có liên quan;
Hoá đơn tiền thuê hội trường; Hoá đơn tiền in ấn tài liệu; Hoá đơn tiền thuê xe ô tô đưa đón đại biểu và chứng từ pháp lý khác có liên quan.
Chi sử dụng nhiên liệu xe ô tô: sử dụng xe ô tô, chi phí nhiên liệu xăng dầu theo đúng tiêu chuẩn, định mức quy định; bố trí và tổ chức hợp lý công việc, đề ra các biện pháp tích cực để tiết kiệm xăng dầu. Chứng từ thanh toán chi phí sử dụng nhiên liệu xe ô tô tại các cơ quan đơn vị phải có: Lệnh điều xe của Thủ trưởng đơn vị; Lịch trình sử dụng xe; Hoá đơn thanh toán tiền nhiên liệu; Chứng từ pháp lý khác có liên quan.
Chi công tác phí trong nước: chi công tác phí theo đúng quy định hiện hành, các cơ quan, đơn vị phải xem xét, cân nhắc khi cử người đi công tác bảo đảm kinh phí được sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả. Chứng từ thanh toán công tác phí (Giấy đi đường được thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký duyệt đóng dấu có xác nhận, đóng dấu của cơ quan nơi cán bộ đến công tác; Hoá đơn tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác; Vé tàu xe đi và về từ cơ quan đến nơi công tác; Giấy mời tham dự hội nghị, hội thảo, tập huấn; Chứng từ pháp lý khác có liên quan).
Chi mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc: các cơ quan, đơn vị tổ chức, rà soát, bố trí sắp xếp lại tài sản trang thiết bị làm việc hiện có tại đơn vị theo tiêu chuẩn, định mức, bảo đảm sử dụng tài sản hiệu quả, tiết kiệm, đáp ứng yêu cầu công việc. Đối với tài sản mua sắm, trang bị mới phải được theo dõi, hạch toán đầy đủ vào sổ kế toán cả về mặt hiện vật và giá trị; thực hiện việc lập thẻ tài sản cố định và đăng ký quyền quản lý sử dụng tài sản theo quy định. Chứng từ thanh toán kinh phí mua sắm tài sản cầu phải có (Kế hoạch mua sắm tài sản được cấp có thẩm quyền phê duyệt chi tiết theo từng loại tài sản mua sắm; Hồ sơ đấu thầu (trong trường hợp phải tổ chức đấu thầu); Quyết định mua sắm tài sản trang thiết bị làm việc của thủ trưởng đơn vị hoặc của cấp có thẩm quyền theo phân cấp; Hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản; Hoá đơn bán hàng hoá của người bán..).
Chi tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động: Các cơ quan đơn vị được giao tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính thực hiện tiết kiệm kinh phí giao tự chủ đối để có điều kiện tăng thêm thu nhập cho cán bộ, công chức trên cơ sở hoàn thành nhiệm vụ được giao. Việc sử dụng kinh phí tiết kiệm được để chi cho cán bộ, công chức theo hiệu quả công việc, hiệu suất công tác;
không được sử dụng kinh phí được giao không thực hiện tự chủ để chi trả thu nhập tăng thêm.
Phương pháp chi: đơn vị có thể áp dụng một cách linh hoạt các phương pháp chi như chi theo thực tế phát sinh hoặc chi khoán trọn gói,... để đảm bảo hiệu quả công việc và tiết kiệm chi.
1.2.3.3. Quản lý quyết toán chi ngân sách
Các đơn vị phải thực hiện lập chứng từ kế toán theo đúng mẫu chứng từ kế toán được Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017. Chứng từ kế toán lập nội dung phải rõ ràng; chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không được tẩy xoá, không viết tắt, số tiền bằng chữ phải khớp đúng với số tiền bằng số; chữ ký trên chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo các chức danh quy định trên chứng từ. Định kỳ phải lập Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá theo, Biên bản kiểm kê quỹ; Biên bản kiểm kê tài sản cố định theo mẫu quy định.
Sổ kế toán phải được mở đầy đủ và ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Việc mở sổ kế toán phải bảo đảm đầy đủ các thủ tục pháp lý của sổ kế toán theo quy định (ghi rõ tên đơn vị, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ, họ tên, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán).
Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Báo cáo quyết toán phải thuyết minh chi tiết cụ thể về tình hình biên chế, lao động quỹ lương; tình hình thực hiện các chỉ tiêu nhiệm vụ cơ bản thường xuyên của đơn vị, tình hình kinh phí chưa quyết toán, tình hình nợ, tình hình sử dụng các quỹ và phân tích đánh giá những nguyên nhân các biến động phát sinh, nêu ra kiến nghị xử lý.