CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
3.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
3.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
3.1.1. Khái niệm, phân loại lao động, tiền lương 3.1.1.1. Khái niệm
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cả 3 yếu tố cơ bản: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và người lao động. Trong đó người lao động là yếu tố có tính chất quyết định.
Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành những vật phẩm cần thiết.
Vậy tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh và được thanh toán theo kết quả lao động cuối cùng. Tiền lương của người lao động được xác định theo hai cơ sở chủ yếu là số lượng và chất lượng lao động của mỗi người.
Trong quá trình SXKD đối với các chủ DN, tiền lương là một phần chi phí quan trọng cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh nên tiền lương luôn được tính toán quản lý chặt chẽ nhằm tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy cho DN và tăng thu nhập cho người lao động. Còn đối với người lao động, tiền lương là khoản thu nhập chủ yếu từ quá trình lao động, ảnh hưởng tới mức sống của họ nên nó là đòn bẩy khuyến khích người lao động hăng say lao động. Chính vì thế tiền lương chi phối các quy luật kinh tế nhất là quy luật cung – cầu.
3.1.1.2. Phân loại lao động, tiền lương a. Phân loại lao động.
Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào từng loại theo đặc trưng riêng của chúng. Thường sử dụng các tiêu thức sau để phân loại:
Theo thời gian lao động:
- Lao động thường xuyên trong danh sách;
- Lao động tạm thời mang tính thời vụ.
Cách phân loại này, DN dễ dàng nắm được nắm được quân số lao động của mình, từ đó có phương hướng đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng lao động hợp lý, đồng thời có kế hoạch trả lương phù hợp cho từng đối tượng.
Theo quan hệ sản xuất:
- Lao động trực tiếp sản xuất: Gồm công nhân trực tiếp sản xuất, cán bộ kỹ thuật trực tiếp điều khiển máy móc chế tạo sản phẩm và những người phục vụ quá trình sản xuất.
- Lao động gián tiếp sản xuất: Gồm bộ phận lao động tham gia gián tiếp vào SXKD như nhân viên quản lý, kỹ thuật và nhân viên tư vấn…
Theo chức năng của lao động:
- Lao động sản xuất chế biến: Gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình chế tạo sản phẩm.
- Lao động bán hàng: Gồm những lao động tham gia vào quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ.
- Lao động quản lý: Gồm những lao động tham gia điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính.
Cách phân loại này được dùng phổ biến hiện nay. Nó giúp DN phân loại lao động theo những công việc cụ thể, phát huy được khả năng của lao động.
b. Phân loại tiền lương.
Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương như phân loại theo cách trả lương, phân loại theo đối tượng trả lương… Mỗi cách phân loại đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, nhưng đứng về mặt hiệu quả, người ta phân loại như sau:
- Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc, bao gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp làm thêm giờ).
- Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như: Nghỉ phép, nghỉ lễ tết, hội họp, ngừng sản xuất được hưởng lương theo chế độ…
Việc phân chia tiền lương thành lương chính và lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản xuất. Tiền lương chính của công nhân sản xuất gắn liền với quá trình làm ra sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm. Tiền lương phụ của công nhân không gắn với sản phẩm nên được hạch toán vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm theo một tiêu chuẩn phân bổ nhất định.
3.1.1.3. Các hình thức trả lương
Việc tính và trả lương có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc theo đặc điểm kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp, với mục đích là quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Hiện nay, trả lương cho người lao động theo 3
hình thức chủ yếu: Trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và trả lương khoán.
Hình thức trả lương theo thời gian
Tiền lương theo thời gian (theo tháng, theo tuần, theo ngày hoặc theo giờ) được trả cho người lao động hưởng lương theo thời gian, căn cứ vào thời gian làm việc thực tế theo tháng, tuần, ngày, giờ, cụ thể:
+ Tiền lương tháng: Được trả cho một tháng làm việc xác định trên cơ sở hợp đồng lao động;
+ Tiền lương tuần: Được trả cho một tuần làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng và chia cho 52 tuần;
+ Tiền lương ngày: Được trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của pháp luật mà DN lựa chọn, nhưng tối đa không quá 26 ngày.
Tiền lương ngày = Tiền lương tháng 22 (hoặc 26)
Số ngày làm việc trong tháng (không tính thứ 7 và chủ nhật): 22 ngày Số ngày làm việc trong tháng (không tính chủ nhật): 26 ngày
+ Lương giờ: được trả cho một giờ làm việc xác định trên cơ sở tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc bình thường trong ngày theo quy định của Bộ luật Lao động.
Tiền lương giờ = Tiền lương ngày 8
Số giờ làm việc trong ngày theo hành chính: 8 giờ Ưu điểm: Hình thức này đơn giản, dễ tính toán.
Nhược điểm: Chưa gắn tiền lương với chất lượng và kết quả lao động cuối cùng, nên chưa phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động, chưa khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động.
Vì vậy, để khắc phục những hạn chế này, ngoài việc tổ chức theo dõi ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của người lao động, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra tiến độ làm việc, chất lượng công việc, kèm theo chế độ khen thưởng hợp lý.
Hình thức trả lương theo sản phẩm
Tiền lương tính theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động theo kết quả lao động, khối lượng công việc đã hoàn thành, đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng đã quy định và đơn giá tiền lương tính cho một sản phẩm, công việc đó.
- Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế.
Là hình thức trả lương cho người lao động được tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm chất và giá lương sản phẩm cho từng người lao động hay cho
vượt mức quy định.
Tiền lương được lĩnh
trong tháng = Số lượng sản phẩm công
việc hoàn thành x Đơn giá tính lương Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất để tính lương phả trả cho CNV trực tiếp sản xuất sản phẩm.
- Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp: Áp dụng để trả lương cho những công nhân không trực tiếp sản xuất sản phẩm mà làm các công việc phục vụ sản xuất như:
công nhân vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Trong trường hợp này, căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp để tính lương cho lao động gián tiếp.
- Trả lương theo sản phẩm có thưởng: Là hình thức kết hợp trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ lương thưởng trong sản xuất (Thưởng tiết kiệm vật tư, tăng năng suất lao đông, nâng cao chất lượng sản phẩm).
Theo cách tính này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế người lao động còn được hưởng một khoản tiền thưởng theo quy định của doanh nghiệp nên đã khuyến khích người lao động và nó được trích từ lợi ích khinh tế do tăng sản phẩm chất lượng cao, tiết kiệm lao động.
- Trả lương theo sản phẩm lũy tiến: Là hình thức này tiền lương trả cho người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tính theo tỷ lệ luỹ kế căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của họ.
Ưu điểm: Hình thức trả lương này có tác dụng khuyến khích nâng cao năng suất lao động nên nó thường được áp dụng ở những khâu trọng yếu trong thời điểm chiến dịch kinh doanh để giải quyết kịp thời hạn quy định.
Nhược điểm: Hình thức trả lương này dễ dẫn đến khả năng tốc độ tăng của tiền lương bình quân nhanh hơn tốc độ tăng năng suất lao động làm cho giá thành sản phẩm tăng. (Trường hợp cần thiết mới áp dụng hình thức này)
Hình thức trả lương khoán
Là hình thức trả lương theo khối lượng công việc hoàn thành theo đúng thời gian, chất lượng quy định đối với loại công việc này. Cách trả lương này áp dụng cho những công việc lao động giản đơn, có tính chất đột xuất như: bốc dỡ hàng, sửa chữa nhà cửa…
Tóm lại, tiền lương là khoản tiền mà DN trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Nhưng cần đảm bảo không được thấp hơn mức lương tối thiểu.
Mức lương tối thiểu vùng là mức thấp nhất làm cơ sở để doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận và trả lương, trong đó mức lương trả cho người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường, bảo đảm đủ thời giờ làm việc bình thường trong tháng và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏa thuận phải bảo đảm:
a) Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm công việc giản đơn nhất;
b) Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm công việc đòi hỏi người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề.
3.1.2. Quỹ lương và các khoản trích theo lương 3.1.2.1. Quỹ lương
Quỹ lương là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp trích ra từ doanh thu để trả lương cho công nhân viên của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý, sử dụng và chi trả. Quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm:
+ Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế và các khoản phụ cấp thường xuyên như : phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, tăng ca, phụ cấp khu vực.
+ Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất, do những nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép.
Lưu ý, quỹ lương không bao gồm các khoản tiền thưởng không thường xuyên như thưởng phát minh, sáng kiến, các khoản trợ cấp không thường xuyên như trợ cấp khó khăn đột xuất, công tác phí, bảo hộ lao động…
3.1.2.2. Các khoản trích theo lương
Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH)
Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương phải trả cho người lao động của doanh nghiệp nhằm giúp đỡ họ về mặt tinh thần và vật chất trong các trường hợp bị ốm đau, thai sản, tai nạn, hưu trí, tử tuất. Cơ quan quản lý quỹ này là cơ sở bảo hiểm.
Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp sẽ tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 25,5% trên tổng số lương thực tế phải trả người lao động trong tháng, trong đó 17,5% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và 8% trừ vào lương của người lao động.
Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT)
Quỹ BHYT được trích lập nhằm phục vụ, bảo vệ, chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Cơ quan bảo hiểm sẽ thanh toán chi phí khám chữa bệnh theo tỷ lệ nhất định mà Nhà nước quy định cho những người tham gia đóng bảo hiểm.
Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 4,5% trên tổng số lương thực tế phải trả người lao động trong tháng. Trong đó 3% tính vào chi phí kinh doanh của DN và 1,5% trừ vào lương của người lao động.
Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
KPCĐ được trích lập nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp.
Theo quy định, hàng tháng doanh nghiệp trích 2% KPCĐ trên tổng số tiền lương thực tế trả người lao động trong tháng và được tính toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Toàn bộ số KPCĐ trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị. KPCĐ được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
BHTN là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo luật định.
Đối tượng được nhận bảo hiểm thất nghiệp là những người bị mất việc không do lỗi của cá nhân họ. Người lao động vẫn đang cố gắng tìm kiếm việc làm, sẵn sàng nhận công việc mới và luôn nỗ lực nhằm chấm dứt tình trạng thất nghiệp. Những người lao động này sẽ được hỗ trợ một khoản tiền theo tỷ lệ nhất định. Ngoài ra, chính sách BHTN còn hỗ trợ học nghề và tìm việc làm đối với những người tham gia BHTN.
Theo quy định mức đóng bảo hiểm thất nghiệp tại doanh nghiệp là 2% trong đó 1% tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và 1% trừ vào lương của người lao động có tham gia đóng BHTN.
3.1.3. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Đồng thời, kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương.
- Tính toán, phân bổ các khoản chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng đối tượng và mở sổ, thẻ kế toán, hạch toán lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương theo đúng chế độ.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương chính xác và kịp thời.