CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
3.2. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
Để phản ánh tình hình thanh toán lương và các khoản phải trả khác cho người lao động, kế toán sử dụng tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả, tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền công, tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội được hưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. Đối với doanh nghiệp tư nhân thì khoản này không phản ánh tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ánh vào tài khoản 334:
Bên Nợ: Các khoản tiền lương đã trả, ứng trước cho người lao động. Các khoản khấu trừ vào lương người lao động.
Bên Có: Khoản tiền lương phải trả, phải chi cho người lao động Dư Có: Các khoản tiền lương, thưởng còn phải trả người lao động.
Trong trường hợp đặc biệt, TK 334 có thể có số dư bên Nợ: Xảy ra khi doanh nghiệp đã trả thừa cho người lao động.
Tài khoản 334 có 2 tài khoản chi tiết:
TK 3341: Phải trả công nhân viên;
TK 3348: Phải trả người lao động khác.
Để phản ánh vào các tài khoản tiềm lương, kế toán sử dụng những chứng từ chủ yếu sau:
- Bảng chấm công;
- Bảng chấm công làm thêm giờ;
- Bảng thanh toán tiền lương;
- Bảng thanh toán tiền thưởng;
- Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành;
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ;
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài;
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương;
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
3.2.2. Phương pháp kế toán tiền lương
- Trường hợp tạm ứng lương cho người lao động:
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên
Có TK 111: Số tiền thực chi bằng tiền mặt Có TK 112: Số tiền thực chi bằng TGNH - Tính ra tiền lương phải trả người lao động:
Hàng tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và các chứng từ hạch toán lao động, kế toán phản ánh số tiền lương phải trả cho người lao động và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo các đối tượng sử dụng:
Nợ TK 622: Lương của công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627: Lương của nhân viên phân xưởng Nợ TK 641: Lương của nhân viên bán hàng
Nợ TK 642: Lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Lương phải trả cho bộ phận xây dựng
- Tiền ăn ca phải trả cho người lao động:
Tiền ăn ca được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ cho đối tượng nào thì hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh đối tượng đó. Nếu ăn ca vượt mức quy định thì số vượt được lấy từ quỹ phúc lợi. Căn cứ vào mức ăn ca do doanh nghiệp quy định và bảng chấm công, kế toán ghi:
Nợ TK 622, 627, 641, 642: Tiền ăn ca của người lao động Có TK 334: Tổng tiền ăn ca phải trả
- Tiền thưởng phải trả cho người lao động:
+ Tiền thưởng trả cho công nhân viên lấy từ quỹ khen thưởng. Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền thưởng và quyết định thưởng của ban giám đốc để ghi:
Nợ TK 3531: Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Có TK 334: Tổng tiền thưởng phải trả.
+ Tiền thưởng trong sản xuất (tiết kiệm vật tư, sáng kiến, cải tiến…) thì được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo đối tượng. Kế toán căn cứ vào biên bản xác nhận của phòng kỹ thuật, hoặc được hội đồng khoa học thừa nhận phát minh sáng chế, kế toán ghi:
Nợ TK 622, 627, 641, 642: Tiền thưởng tính cho các đối tượng Có TK 334: Tổng tiền chi thưởng.
- Số BHXH phải trả trực tiếp cho người lao động thay lương:
+ Số tiền BHXH trả thay lương cho người lao động. Căn cứ vào giấy chứng nhận của bệnh viện, bảng chấm công, kế toán ghi:
Nợ TK 3383: BHXH phải trả cho người lao động
Có TK 334: Tổng tiền phải trả cho người lao động
+ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng lao động thuê ngoài thì khi xác định tiền công phải trả, kế toán phải căn cứ vào hợp đồng giao khoán để ghi:
Nợ TK 622, 623: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 334.8: Phải trả công nhân thuê ngoài
- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động theo quy định:
Nợ TK 334: Tổng các khoản khấu trừ Có TK 3335: Thuế TNCN phải nộp Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương
Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại Có TK 338: Phải nộp khác trả theo quy định.
- Thanh toán lương và các khoản khác cho công nhân viên:
+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng:
Nợ TK 334: Các khoản thanh toán
Có TK 111, 112: Thanh toán bằng tiền mặt
+ Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hóa: Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương để viết hóa đơn và phiếu xuất kho:
Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng thanh toán
Có TK 152, 153, 154, 155, 156: Giá trị vật tư hàng hóa xuất trả Ghi nhận giá thanh toán:
Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán (Cả thuế GTGT) Có TK 511: Doanh thu chưa thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
+ Số tiền lương CNV đi vắng chưa lĩnh:
Nợ TK 334: Phải trả CNV
Có TK 3388: Phải trả phải nộp khác
Ví dụ vận dụng: Có tài liệu của công ty A trong tháng 4/N như sau:
1. Chi tạm ứng kỳ 1 cho công nhân viên 120.000.000đ
2. Tính ra số tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng như sau:
Công nhân trực tiếp SX: 250.000.000đ Nhân viên quản lý phân xưởng: 30.000.000đ Nhân viên bán hàng: 20.000.000đ
Nhân viên quản lý doanh nghiệp: 25.000.000đ
3. Tính ra tổng số tiền thưởng từ quỹ khen thưởng trong kỳ phải trả:
Công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm: 12.000.000đ Nhân viên quản lý phân xưởng: 2.000.000đ
Nhân viên BH: 2.500.000 đ; nhân viên QLDN: 3.500.000đ 4. Tính ra tổng số BHXH trong kỳ phải trả:
Công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm: 3.200.000đ Nhân viên quản doanh nghiệp: 2.500.000đ
5. Tính ra tổng số tiền ăn ca trong kỳ phải trả:
Công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm: 22.000.000đ Nhân viên quản lý phân xưởng: 3.500.000đ
Nhân viên bán hàng 1.400.000đ
Nhân viên quản lý doanh nghiệp: 2.600.000đ
6. Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên trong kỳ như sau:
Tạm ứng: 10.000.000đ và bồi thường vật chất: 5.000.000đ
7. Trả lương cho công nhân viên bằng tiền mặt 315.000.000đ và 10.000.000đ DN tạm giữ hộ do công nhân đi vắng.
Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hướng dẫn:
1. Nợ TK 334: 120.000.000
Có TK 111: 120.000.000 2. Nợ TK 622: 250.000.000
Nợ TK 627: 30.000.000 Nợ TK 641: 20.000.000 Nợ TK 642: 25.000.000 Có TK 334: 325.000.000 3. Nợ TK 3531: 17.500.000
Có TK 334: 17.500.000 4. Nợ TK 3383: 5.700.000
Có TK 334: 5.700.000 5. Nợ TK 622: 22.000.000
Nợ TK 627: 3.500.000 Nợ TK 641: 1.400.000 Nợ TK 642: 2.600.000
Có TK 334: 29.500.000 6. Nợ TK 334: 15.000.000
Có TK 141: 10.000.000 Có TK 1388: 5.000.000 7. Nợ TK 334: 325.000.000
Có TK 111: 315.000.000 Có TK 3388: 10.000.000