Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB các công trình, dự án qua KBNN được cụ thể hóa từ các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về quản lý, cấp phát nguồn vốn phân bổ chi đầu tƣ XDCB thuộc NSNN. Cụ thể đối với KBNN cấp huyện các bước kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ bao gồm:
Bước 1: Căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán của ĐVSDNS, cán bộ kiểm soát chi trực tiếp thực hiện tiếp nhận, kiểm tra kiểm soát hồ sơ chứng từ nhằm đảm bảo các nội dung kiểm soát trước, trong và sau quá trình cấp phát thanh toán. Sau khi ký xác nhận đã kiểm soát cán bộ KSC trình hồ sơ, chứng từ giấy lên Lãnh đạo KBNN huyện phê duyệt.
Cán bộ Kiểm soát chi có quyền từ chối, tạm dừng thanh toán nếu hồ sơ không đáp ứng các điều kiện cần và đủ các nội dung kiểm soát.
Bước 2: Lãnh đạo KBNN huyện kiểm tra hồ sơ, ký duyệt tờ trình mà cán bộ KSC lập, giấy đề nghị thanh toán VĐT hoặc giấy đề nghị thanh toán tạm ứng do chủ đầu tƣ lập, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC.
Trường hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ thanh toán thì cán bộ KSC có trách nhiệm giải trình.
Trường hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận thanh toán của bộ phận kiểm soát chi thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ KSC hoàn thiện lại thông báo theo ý kiến của lãnh đạo KBNN trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận thanh toán.
(Thời gian thực hiện 02 bước trên trong vòng 2 ngày làm việc).
Bước 3: Căn cứ trên chứng từ thanh toán đã đƣợc ký duyệt bằng tay, cán bộ KSC nhập dữ liệu trên chương trình máy tính sau đó chuyển chứng từ giấy đã đƣợc phê duyệt và bút toán trên TABMIS sang KTV kiểm tra.
Sau khi kiểm tra và hạch toán trên máy, KTV chuyển chứng từ qua KTT phê duyệt trên hệ thống TABMIS và ký xác nhận trên chứng từ giấy sau đó chuyển chứng từ lại cho KTV để trình lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ giấy và đẩy đi chương trình thanh toán song phương với ngân hàng.
Bước 4: Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt các hồ sơ thanh toán sau đó chuyển trả hồ sơ cho KTV để làm thủ tục chuyển
tiền cho đơn vị thụ hưởng theo quy định thanh toán hiện hành. Đồng thời cán bộ KSC trực tiếp nhập toàn bộ thông tin công trình dự án từ thông tin hồ sơ chủ đầu tư đến thông tin thanh toán tạm ứng lên chương trình DTKB_LAN để theo dõi cuối quý kết xuất báo cáo đầu tƣ theo quy định.
Trường hợp Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán không đồng ý ký duyệt, trả lại hồ sơ, KTV nhận lại hồ sơ và có trách nhiệm báo cáo lại KTT để xử lý.
(Thời gian thực hiện các bước 3, 4 là 01 ngày làm việc).
Tổng thời gian thực hiện kiểm soát chi và chuyển tiền trong nội bộ hệ thống KBNN chậm nhất là 03 ngày làm việc. Đối với hồ sơ, chứng từ do Chủ đầu tƣ gửi đến sau thời điểm 15 giờ, hoặc chứng từ do cán bộ KSC gửi cho KTV sau thời điểm 15 giờ thì đƣợc tính sang ngày hôm sau. Bộ phận kiểm soát chi thực hiện theo dõi việc giao nhận hồ sơ của các đơn vị sử dụng ngân sách, Chủ đầu tƣ và trả hồ sơ kiểm soát chi theo đúng thời gian quy định.
Nhận xét:
Các bước trên được thực hiện theo quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước được ban hành kèm theo Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28 tháng 12 năm 2016 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước (quy trình 5657) và theo quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước kèm theo quyết định 4377/QĐ-KBNN ngày 15/9/2017 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước. Nhằm bám sát tinh thần thực hiện chiến lƣợc phát triển KBNN đến năm 2020, trong công tác quản lý thanh toán vốn đầu tƣ KBNN đã chủ động nghiên cứu sửa đổi quy trình nghiệp vụ liên quan theo hướng cải cách thủ tục ành chính như: Sửa đổi phương án giao dịch “một cửa” tại phòng Kiểm soát chi NSNN, giảm bớt khâu trung gian giữa cán bộ kiểm soát chi và chủ đầu tƣ, rút ngắn thời gian
thanh toán, phù hợp với mô hình tổ chức ở các KBNN cấp quận huyện; Sửa đổi phương án luân chuyển chứng từ thanh toán vốn đầu tư theo hướng phân định rõ quy trình luân chuyển giữa bộ phận kiểm soát chi và bộ phận kế toán.
Đặc biệt quy trình mới hướng tới việc giảm thời gian kiểm soát thanh toán cho chủ đầu tƣ từ 04 ngày xuống còn 03 ngày. Đây là điểm trọng tâm trong quy trình kiểm soát quản lý thanh toán vốn các chương trình dự án đầu tư XDCB nói riêng và các công trình đầu tƣ công nói chung đƣợc hệ thống KBNN chú trọng hướng đến giai đoạn 2015-2020.
Trên cơ sở đó, quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB đã đang và dần hoàn thiện nhằm giảm thiểu thời gian kiểm soát toàn hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán vốn kể từ lúc cán bộ KSC tiếp nhận hồ sơ đến lúc giải ngân vốn cho đơn vị thụ hưởng tối đa là ba (03) ngày làm việc. Đây là mục tiêu cắt giảm thủ tục hành chính thông qua thời gian kiểm soát hồ sơ đƣợc Kho bạc Nhà nước đặt ra và được Kho bạc Nhà nước Krông Năng nghiêm túc tuân thủ thực hiện.
Kho bạc Nhà nước Krông Năng là đơn vị Kho bạc cấp huyện không theo tổ chức phòng, vì vậy so với quy trình chung về kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ tại đơn vị kho bạc có tổ chức phòng thì cán bộ KSC tại đơn vị kho bạc cấp huyện sau khi tiến hành kiểm soát các nội dung sẽ trình toàn bộ hồ sơ đề nghị thanh toán vốn của Chủ đầu tƣ và các chứng từ đi kèm lên Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi xem xét, duyệt chi. Quá trình trực tiếp thực hiện tiếp nhận, tiến hành kiểm soát và trực tiếp trình Lãnh đạo kiểm duyệt hồ sơ đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ về cơ bản đã thực hiện đúng tinh thần cắt giảm các thủ tục hành chính không cẩn thiết, một cán bộ KSC chuyên quản một đơn vị tiến hành tiếp nhận hồ sơ chứng từ sẽ nắm rõ toàn bộ thông tin chủ đầu tƣ, trực tiếp thực hiện kiểm tra theo dõi và tiến hành nhập kế hoạch vốn cho công trình, dự án đƣợc kiểm soát sẽ dễ dàng cập nhật toàn bộ thông tin hơn so với quy trình kiểm soát cũ.
Mục tiêu của quy trình 4377 nhằm thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi của NSNN tại bộ phận kiểm soát chi không chỉ tính riêng cho công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB, nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong hệ thống KBNN theo hướng
“một cửa một giao dịch viên” trong kiểm soát chi NSNN theo Quyết định số 09/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ và quyết định số 2277/QĐ-BTC ngày 02/11/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB được công khai minh bạch, từng bước xử lý được quy định rõ ràng đầy đủ hợp lý theo thời gian quy định hướng tới nhiệm vụ trọng tâm cải cách thủ tục hành chính.
Quy trình kiểm soát đƣợc cập nhật và áp dụng ngay khi ban hành và đƣợc KBNN Krông Năng chủ động cải thiện thực hiện để phù hợp với thực tế hoạt động tại đơn vị đã tạo ra nhiều biến chuyển tích cực tuy nhiên trong quá trình thực hiện quy trình kiểm soát trên vẫn còn nhiều tồn tại cụ thể nhƣ sau:
Bước 4 của quy trình có bước nhập dữ liệu trên chương trình máy (chương trình DTKB_LAN) do cán bộ KSC thực hiện, bước này chủ yếu là để theo dõi, kết xuất dữ liệu để phục vụ công tác báo cáo nên có thể thực hiện bước này sau khi đã tiến hành chuyển tiền đến đơn vị hưởng. Chương trình DTKB_LAN còn hạn chế và chƣa đƣợc cập nhật thêm nhiều ứng dụng mới nên việc nhập liệu mất thời gian, kết xuất báo cáo chƣa đúng mẫu theo yêu cầu. Nếu để nhập chương trình DTKB_LAN toàn bộ các thông tin dự án công trình cùng lúc với việc giải ngân cho chủ đầu thông qua chương trình TABMIS và thanh toán song phương đồng thời là rất khó khăn vì sức ép thời gian giải ngân theo đúng quy định, đặc biệt vào những thời điểm các dự án công trình giải ngân ồ ạt, việc thực hiện các thao tác trên chương trình DTKB_LAN theo quy định là rất khó khả thi. Thường xảy ra tình trạng các công trình dự án đã giải ngân nhưng nhập thiếu trên chương trình
DTKB_LAN dẫn đến cuối kỳ kết xuất báo cáo không đúng với chương trình TABMIS.