a. Kiểm soát hồ sơ ban đầu (hồ sơ tài liệu gửi lần đầu và gửi khi có phát sinh thay đổi)
Công tác kiểm soát hồ sơ ban đầu của dự án chính là nội dung kiểm soát trước các khoản đề nghị thanh toán vốn đầu tư XDCB. Việc kiểm soát hồ sơ ban đầu được Kho bạc Nhà nước Krông Năng thực hiện thận trọng nhưng vẫn kịp thời, không chậm trễ, đảm bảo kịp thời thực hiện các nội dung kiểm soát tiếp theo. Hồ sơ ban đầu của dự án thường gồm hồ sơ pháp lý và hồ sơ bổ sung hàng năm.
* Hồ sơ pháp lý của dự án
Hồ sơ pháp lý của dự án bao gồm tất cả các thủ tục mẫu dấu chữ ký đăng ký tại KBNN nơi giao dịch, các hồ sơ liên quan đến thông tin của dự án
… và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh). Hồ sơ pháp lý của từng dự án khác nhau sẽ yêu cầu khác nhau nhưng tổng quan thường bao gồm:
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình tương ứng vào giai đoạn thực hiện dự án.
- Quyết định đầu tƣ của cấp của thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có) kèm theo dự án đầu tƣ xây dựng công trình, hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật.
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Hợp đồng giữa Chủ đầu tƣ và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng nhƣ: phụ lục hợp đồng…
- Các hồ sơ pháp lý khác phù hợp với từng công trình dự án với mức độ phức tạp khác nhau (hợp đồng thi công xây dựng có điều khoản quy định GPMB, hợp đồng liên danh các nhà thầu, hợp đồng có quy định thời hạn có hiệu lực của hợp đồng đƣợc tính từ khi nhà thầu có bảo lãnh thực hiện hợp đồng….)
Trên cơ sở tiếp nhận hồ sơ pháp lý do Chủ đầu tƣ gửi đến KBNN Krông Năng, cán bộ kiểm soát chi tiến hành kiểm soát toàn bộ hồ sơ pháp lý nhằm đảm bảo các nội dung kiểm soát đáp ứng đƣợc những yếu tố sau:
- Hồ sơ đầy đủ, đảm bảo đúng biểu mẫu, đúng mẫu dấu chữ ký, đúng các yêu cầu về bản gốc bản chính bản phô tô… theo quy định.
- Hồ sơ phải đảm bảo hợp pháp hợp lệ, đƣợc phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền, tránh trường hợp khi gửi tới kho bạc cùng một hồ sơ nhưng được phê duyệt bởi những nội dung khác nhau.
- Hồ sơ phải mang tính nhất quán, đảm bảo hồ sơ đƣợc phê duyệt mang tính phù hợp, có sự logic về mặt thời gian cũng nhƣ nội dung, đồng thời tuân thủ theo đúng quy trình thủ tục đấu thầu theo quy định của Luật Đấu thầu.
* Hồ sơ bổ sung hàng năm
Kho bạc Nhà nước Krông Năng kiểm tra hồ sơ bổ sung hàng năm liên quan đến kế hoạch vốn phân bổ của cấp có thẩm quyền.
Cụ thể đối với các dự án do Trung ương hay địa phương quản lý đều phải có văn bản giao kế hoạch vốn đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt cho dự án, công trình vào mỗi năm kế hoạch để làm căn cứ kiểm soát nguồn vốn thanh toán đƣợc bố trí cho dự án, công trình đó.
b. Kiểm soát tạm ứng vốn đầu tư XDCB.
Sau khi tiến hành kiểm soát trước khoản đề nghị cấp phát vốn dựa trên kiểm tra hồ sơ pháp lý dự án và kế hoạch vốn đã đƣợc cấp có thẩm quyền phân bổ cho dự án đó. Cán bộ KSC sẽ tiến hành kiểm soát việc chấp hành các
chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách của khoản đề nghị thanh toán vốn.
Trên cơ sở đó, Kho bạc Nhà nước Krông Năng tiến hành cấp phát vốn cho dự án thông qua phương thức tạm ứng vốn hoặc thanh toán trực tiếp. Đây chính là nội dung kiểm soát trong quá trình cấp phát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB.
Về nguyên tắc, Kho bạc Nhà nước chấp nhận đề nghị cấp phát vốn của Chủ đầu tư thông qua phương thức tạm ứng vốn được thực hiện sau khi hợp đồng giữa Chủ đầu tƣ và Nhà thầu có hiệu lực, riêng đối với hợp đồng thi công xây dựng thì phải có kế hoạch giải phóng mặt bằng theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Hồ sơ tạm ứng vốn bao gồm:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ.
- Chứng từ chuyển tiền ban hành theo quy định hệ thống chứng từ kế toán của Bộ Tài chính.
- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (chủ đầu tƣ gửi Kho bạc Nhà nước bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư) đối với các hợp đồng có giá trị tạm ứng lớn hơn 01 tỷ đồng.
Cán bộ KSC tập trung kiểm soát hồ sơ tạm ứng vốn để thực hiện giải ngân cho Nhà thầu xoay quanh vấn đề mức vốn tạm ứng, thời điểm tạm ứng và việc thu hồi tạm ứng do chủ đầu tƣ thống nhất với nhà thầu phải đƣợc quy định rõ trong hợp đồng và theo đúng quy định.
b.1. Mức vốn tạm ứng
Cán bộ KSC cho phép đơn vị đƣợc tạm ứng tối đa không quá 50% giá trị hợp đồng (hoặc dự toán đƣợc duyệt đối với các công việc đƣợc thực hiện không thông qua hợp đồng) và không vƣợt kế hoạch vốn hằng năm bố trí cho dự án. Cụ thể nhƣ sau:
- Đối với hợp đồng tƣ vấn:
Hợp đồng có giá trị trên 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng;
Hợp đồng có giá trị đến 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng.
- Đối với hợp đồng thi công xây dựng:
+ Hợp đồng có giá trị dưới 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng;
+ Hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng;
+ Hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng.
- Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, hợp đồng EC, EP, PC, EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng.
Riêng đối với công việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, mức vốn tạm ứng theo tiến độ thực hiện và tối đa không vượt phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cƣ đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Căn cứ vào nhu cầu tạm ứng vốn, chủ đầu tƣ có thể đƣợc tạm ứng vốn một lần hoặc nhiều lần cho một hợp đồng nhƣng không vƣợt mức vốn tạm ứng theo quy định của hợp đồng; trường hợp kế hoạch vốn bố trí trong năm không đủ mức vốn tạm ứng theo hợp đồng (hoặc dự toán đƣợc duyệt) thì chủ đầu tƣ đƣợc tạm ứng tiếp trong kế hoạch năm sau.
b.2. Thu hồi vốn tạm ứng
Tạm ứng là phương thức giải ngân vốn đầu tư XDCB khi các công việc, hạng mục công trình chƣa hoàn thành hoặc đã hoàn thành phần nào nhƣng chƣa đủ hồ sơ chứng từ để xác định giá trị khối lƣợng hoàn thành công việc. Việc tạm ứng vốn phải đƣợc tiến hành thu hồi số vốn tạm ứng sau khi có khối lƣợng hoàn thành đƣợc xác định nhất trí giữa bên nhận thầu và bên giao thầu đảm bảo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng. Công tác thu hồi vốn
tạm ứng là việc cán bộ KSC thực hiện nội dung kiểm soát sau khi đã giải ngân vốn cho các dự án, công trình.
Tùy khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng và không theo hợp đồng mà cán bộ KSC kiểm tra kiểm soát chứng từ với mục tiêu khác nhau.
Đối với các khoản thanh toán theo hợp đồng: vốn tạm ứng đƣợc thu hồi qua các lần thanh toán khối lƣợng hoàn thành của hợp đồng, mức thu hồi từng lần do chủ đầu tƣ thống nhất với nhà thầu và quy định cụ thể trong hợp đồng và đảm bảo thu hồi hết khi giá trị thanh toán khối lƣợng hoàn thành đạt 80%
giá trị hợp đồng.
Đối với các khoản thanh toán không theo hợp đồng ( ví dụ chi phí quản lý dự án…): khi có khối lƣợng công việc hoàn thành theo dự toán, chủ đầu tƣ lập Bảng kê giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành (có chữ ký và đóng dấu của chủ đầu tư) gửi Kho bạc Nhà nước làm thủ tục thu hồi vốn tạm ứng. Chủ đầu tư không phải gửi chứng từ chi, hóa đơn mua sắm đến Kho bạc Nhà nước và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lƣợng và giá trị đề nghị thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt.
Trường hợp các Ban quản lý dự án chuyên ngành, khu vực quản lý nhiều dự án, định kỳ 6 tháng và hết năm kế hoạch, chủ đầu tƣ phân bố chi phí quản lý dự án (khối lƣợng công việc hoàn thành theo dự toán) cho từng dự án gửi Kho bạc Nhà nước làm thủ tục thu hồi vốn tạm ứng.
Chủ đầu tƣ có trách nhiệm cùng với nhà thầu tính toán mức tạm ứng hợp lý, quản lý việc sử dụng vốn tạm ứng đúng mục đích, đúng đối tƣợng, có hiệu quả và có trách nhiệm hoàn trả đủ số vốn đã tạm ứng theo quy định.
Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN Krông Năng hoàn thành thủ tục tạm ứng vốn.
c. Kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành
Khác với tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành là phương thức thanh toán trực tiếp giải ngân vốn đầu tƣ XDCB khi các công việc, hạng mục
công trình đã hoàn thành và có đủ hồ sơ chứng từ để xác định giá trị khối lƣợng hoàn thành công việc.
Sau khi có khối lƣợng hoàn thành, chủ đầu tƣ lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch. Cán bộ KSC kiểm soát số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, giá trị từng lần thanh toán theo các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng và quy định hiện hành để thanh toán cho chủ đầu tƣ.
Đối với từng công việc có tính chất khác nhau mà cán bộ KSC sẽ tiến hành thực hiện công tác kiểm soát khác nhau.
c.1. Đối với các công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng:
Hồ sơ thanh toán mà Chủ đầu tƣ gửi tới Kho bạc gồm:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ.
- Chứng từ chuyển tiền ban hành theo quy định
- Biên bản nghiệm thu khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng kèm theo Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.
- Trường hợp có khối lượng hoàn thành được nghiệm thu phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tƣ gửi Biên bản nghiệm thu khối lƣợng công việc phát sinh ngoài hợp đồng kèm theo Bảng xác định giá trị khối lƣợng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.
Việc thanh toán hợp đồng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng. Chủ đầu tƣ có trách nhiệm tuân thủ các điều kiện áp dụng các loại giá hợp đồng theo quy định hiện hành của nhà nước. Cụ thể:
- Hợp đồng trọn gói:
Thanh toán theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, khi thanh toán không yêu cầu có xác nhận khối lƣợng hoàn thành chi tiết.
- Hợp đồng theo đơn giá cố định:
Thanh toán trên cơ sở khối lƣợng thực tế hoàn thành (kể cả khối lƣợng tăng hoặc giảm đƣợc phê duyệt theo thẩm quyền, nếu có) đƣợc nghiệm thu của từng lần thanh toán và đơn giá trong hợp đồng.
- Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh:
Thanh toán trên cơ sở khối lƣợng thực tế hoàn thành (kể cả khối lƣợng tăng hoặc giảm, nếu có) đƣợc nghiệm thu của từng lần thanh toán và đơn giá trong hợp đồng hoặc đơn giá đã điều chỉnh theo đúng các thỏa thuận trong hợp đồng.
- Hợp đồng theo thời gian:
+ Chi phí cho chuyên gia được xác định trên cơ sở mức lương cho chuyên gia và các chi phí liên quan do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhân với thời gian làm việc thực tế đƣợc nghiệm thu (theo tháng, tuần, ngày, giờ).
+ Các khoản chi phí ngoài mức thù lao cho chuyên gia thì thanh toán theo phương thức quy định trong hợp đồng.
- Khối lượng công việc phát sinh (ngoài hợp đồng) chưa có đơn giá trong hợp đồng: thực hiện theo thỏa thuận bổ sung hợp đồng mà các bên đã thống nhất trước khi thực hiện và phải phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật có liên quan. Cán bộ KSC tiến hành kiểm tra tính tuân thủ việc điều chỉnh hợp đồng theo quy định tại các Nghị định của Chính phủ về hợp đồng và các Thông tư hướng dẫn hiện hành.
c.2. Đối với các công việc được thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng:
Một số công việc của dự án đƣợc thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng (nhƣ công việc quản lý dự án do chủ đầu tƣ trực tiếp thực hiện, công việc tƣ vấn đƣợc phép tự làm,...), việc thanh toán trên bảng kê giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành (có chữ ký và đóng dấu của chủ đầu tƣ), chủ đầu tư không phải gửi chứng từ chi, hóa đơn mua sắm đến Kho bạc Nhà nước, chủ đầu tƣ chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lƣợng và giá trị đề nghị thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt phù hợp với tính chất từng loại công việc.
Hồ sơ thanh toán bao gồm:
- Bảng kê giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành;
- Dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt cho từng công việc;
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ;
- Chứng từ chuyển tiền.
Đối với chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, hồ sơ thanh toán bao gồm thêm bảng xác nhận giá trị khối lượng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đã thực hiện; Hợp đồng và biên bản bàn giao nhà (trường hợp mua nhà phục vụ di dân giải phóng mặt bằng); Phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Riêng chi phí cho công tác tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư Kho bạc Nhà nước căn cứ vào dự toán chi phí cho công tác tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành
Đối với công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phải xây dựng các công trình (bao gồm cả xây dựng nhà di dân giải phóng mặt bằng): việc tạm ứng, thanh toán đƣợc thực hiện nhƣ đối với các dự án hoặc gói thầu xây dựng công trình.
Kho bạc Nhà nước căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư, các điều khoản thanh toán đƣợc quy định trong hợp đồng, văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ (đối với trường hợp tự thực hiện dự án), số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán và giá trị từng lần thanh toán để thanh toán cho chủ đầu tƣ. Trong quá trình thanh toán, trường hợp phát hiện sai sót trong hồ sơ đề nghị thanh toán, KBNN thông báo bằng văn bản để chủ đầu tƣ bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ.
Số vốn thanh toán cho từng công việc, hạng mục công trình, công trình không được vượt dự toán được duyệt đối với trường hợp chỉ định thầu, tự thực hiện; tổng số vốn thanh toán cho dự án không đƣợc vƣợt tổng mức đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt. Số vốn thanh toán cho dự án trong năm (bao gồm cả tạm ứng và thanh toán khối lƣợng hoàn thành) không đƣợc vƣợt kế hoạch vốn cả năm đã bố trí cho dự án. Lũy kế số vốn thanh toán cho dự án không vƣợt kế hoạch đầu tƣ công trung hạn đã đƣợc giao.
Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán theo quy định của chủ đầu tƣ, căn cứ vào hợp đồng (hoặc dự toán đƣợc duyệt đối với các công việc đƣợc thực hiện không thông qua hợp đồng) và số tiền đƣợc thanh toán theo đề nghị của chủ đầu tư, Kho bạc Nhà nước kiểm soát, cấp vốn cho dự án, đồng thời theo đề nghị của chủ đầu tƣ, thay mặt chủ đầu tƣ thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu theo quy định.
Kế hoạch vốn năm đã bố trí cho dự án chỉ thanh toán cho khối lƣợng hoàn thành đƣợc nghiệm thu đến ngày 31 tháng 12, thời hạn thanh toán (gồm cả tạm ứng và thanh toán khối lƣợng hoàn thành) đến hết ngày 31 tháng 01 năm sau (trừ các dự án đƣợc cấp có thẩm quyền cho phép kéo dài thời gian thực hiện và thanh toán).
d. Kiểm soát hồ sơ thanh toán khi quyết toán hoàn thành được duyệt Để tạo điều kiện đẩy nhanh tiến độ thanh toán công nợ của các dự án,