CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.2.1. Khái niệm và ý nghĩa công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
a. Khái niệm
Theo giáo trình “Nguyên lý kế toán”, công tác kế toán là việc tạo ra mối liên hệ theo trình tự nhất định giữa các yếu tố của hệ thống kế toán. Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: Các nhân viên kế toán với năng lực chuyên môn; hệ thống chứng từ tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán; các phương pháp kế toán;
các trang thiết bị sử dụng cho kế toán. Công tác kế toán là việc tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố trên nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán. [11]
- Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán - Tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán - Tổ chức kiểm tra kế toán
b. Ý nghĩa
Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị có hệ thống, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý giúp họ đƣa ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả nhất.
Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị trên cơ sở những quy định, chế độ chung của Nhà nước về quản lý tài chính sẽ tạo ra sự thống nhất trong quản lý, cung cấp thông tin tin cậy cho công tác quản lý vĩ mô, giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ thích hợp.
1.2.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán
Để thực hiện tốt nhiệm vụ và phát huy đầy đủ vai trò của kế toán trong
quản lý kinh phí và tài sản, công tác kế toán đƣợc thực hiện một cách khoa học, hợp lý đòi hỏi công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Hệ thống chứng từ phải đƣợc xây dựng trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành và quy định của các văn bản pháp luật khác.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý góp phần phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình tài sản, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác từ đó góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi đúng nội dung, mục đích.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán trên cơ sở phân loại các nghiệp vụ đã đƣợc ghi nhận ban đầu trên hệ thống chứng từ kế toán đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong nội bộ đơn vị, các tổ chức, cá nhân có liên quan một cách nhanh chóng, kịp thời.
- Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và các cơ quan quản lý có khả năng cung cấp đầy đủ về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong đơn vị chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ đơn vị.
- Tổ chức lưu trữ và bảo quản các chứng từ, tài liệu kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
1.2.3. Quy trình lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán ngân sách trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Kinh phí hoạt động của đơn vị SNCL đƣợc duy trì và đảm bảo chủ yếu bằng nguồn NSNN theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp do vậy dù thực hiện cơ chế tài chính nào thì theo tác giả, quy trình quản lý tài chính tại các đơn vị SNCL gồm 3 khâu công việc đó là: lập dự toán ngân sách trong phạm vi đƣợc cấp có thẩm quyền giao hàng năm, tổ chức chấp hành dự toán theo chế độ, chính sách của Nhà nước và quyết toán ngân sách.
Việc quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp đƣợc thực hiện theo quy trình: Lập dự toán Chấp hành dự toán Quyết toán NSNN.
a. Lập dự toán thu chi ngân sách nhà nước
Nội dung: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của cấp có thẩm quyền giao trong năm kế hoạch, thông báo về dự toán và hướng dẫn chi ngân sách của cấp có thẩm quyền. Đồng thời đơn vị dựa vào chức năng nhiệm vụ đó để tính toán chi tiết từng nội dung thu và chi của đơn vị theo từng nguồn kinh phí. [Nghiêm Văn Lợi (2017)]
Có hai phương pháp lập dự toán mà các đơn vị thường sử dụng là phương pháp lập dự toán không dựa vào cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán dựa vào cơ sở quá khứ :
Phương pháp lập dự toán cấp không dựa vào cơ sở quá khứ là: phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước. Đây là phương pháp lập dự toán phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn, mà chỉ dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của năm kế hoạch phù hợp với điều kiện hiện của đơn vị.
+ Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ: Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, bằng cách dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền kề trước đó, điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm pháp dự kiến để xác định các chỉ tiêu dự toán.
Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm khác nhau tùy vào từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể của đơn vị mà đơn vị lựa chọn phương pháp lập dự toán nào cho phù hợp.
b. Tổ chức chấp hành dự toán thu chi
Khi cấp trên giao dự toán cho đơn vị, đơn vị tiến hành tổ chức triển khai thực hiện. Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện gọi là chấp hành dự toán.
Chấp hành dự toán là quá trình tổ chức, triển khai thực hiện nhằm biến các chỉ
tiêu thu, chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực. Trên cơ sở dự toán ngân sách đƣợc giao, các đơn vị sự nghiệp tổ chức, triển khai, thực hiện, đƣa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu, chi đƣợc giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả.
Chấp hành dự toán thu
+ Nguồn kinh phí cấp phát từ NSNN để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị.
+ Nguồn thu chủ yếu có ở các đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động hoặc tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động.
+ Nguồn thu từ các khoản viện trợ không hoàn lại của Chính phủ, các tổ chức quốc tế.
+ Nguồn vốn vay từ các tổ chức tín dụng
Chấp hành dự toán chi: là quá trình phân phối và sử dụng quỹ ngân sách Nhà nước theo các nguyên tắc nhất định nhằm mục đích bảo đảm cho việc thực hiện các chức năng của Nhà nước.
c. Quyết toán ngân sách
Quyết toán ngân sách là quá trình kiểm tra, đánh giá, so sách tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo. Căn cứ để quyết toán ngân sách cuối năm là: Báo cáo tài chính kế toán, báo cáo thu – chi ngân sách gửi cơ quan tài chính cấp trên để xét duyệt.
Nội dung của quyết toán ngân sách là bao gồm tổng hợp và trình bày toàn diện về tình hình thu chi và cân đối ngân sách; tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí và sự vận động của tài sản sau một kỳ kế toán chính thức.
Cụ thể nó chính là hoàn thành hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán NSNN.
Công tác quyết toán ngân sách thực hiện theo quy định tại Luật Ngân sách nhà nước và Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài
chính về việc xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với đơn vị sự nghiệp.
Theo quy định của Thông tƣ 137/2017/TT-BTC ngày 25/12/2017, đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng NSNN lập và gửi báo cáo cho đơn vị dự toán cấp trên trực tiếp, hoặc gửi cơ quan tài chính cùng cấp (trường hợp không có đơn vị dự toán cấp trên trực tiếp) nhƣ sau:
Một là, báo cáo quyết toán năm; báo cáo tài chính năm (thực hiện theo quy định tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017);
Hai là, báo cáo quyết toán vốn, phí dự trữ quốc gia (nếu có) theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về kế hoạch dự trữ quốc gia và NSNN chi cho dự trữ quốc gia, chế độ kế toán dự trữ quốc gia;
Ba là, báo cáo quyết toán quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách (nếu có).
Tóm lại ba khâu trong quy trình quản lý ngân sách ở các đơn vị sự nghiệp luôn có quan hệ mật thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ đƣợc giao. Nếu một trong ba khâu trong quy trình ngân sách thực hiện không tốt thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hoạt động của đơn vị. Vì vậy dự toán là phương án kết hợp các nguồn lực trong dự kiến để đạt mục tiêu đề ra và là cơ sở để tổ chức chấp hành thì quyết toán là thước đo hiệu quả của công tác lập dự toán.