CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.3.7. Kế toán một số hoạt động chủ yếu
a. Kế toán thu ngân sách, thu phí và thu viện trợ tài trợ - Nội dung thu
Nguồn thu của đơn vị hành chính sự nghiệp gồm: Nguồn thu do ngân sách nhà nước cấp (cấp để chi hoạt động thường xuyên và chi đầu tư); thu phí, lệ phí đƣợc để lại theo quy định của cấp có thẩm quyền, nguồn biếu tặng, nguồn viện trợ, nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, nguồn thu khác. Kế toán phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ tình hình tiếp nhận, số hiện có, tình hình biến động từng nguồn kinh phí và tình hình trích lập các nguồn quỹ của đơn vị.
Nguồn NSNN cấp: kinh phí do ngân sách nhà nước cấp cho các hoạt đồng thường xuyên của đơn vị, cấp theo chức năng nhiệm vụ được giao; cấp kinh phí thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do nhà nước quy định đối với số lao động trong biên chế thuộc diện tinh giản; cấp vốn đầu tƣ xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án và kế hoạch hàng năm.
Nguồn thu sự nghiệp của đơn vị: phần đƣợc để lại từ số thu phí và lệ phí thuộc NSNN do đơn vị thu theo quy định; thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ. Mức thu này do thủ trưởng đơn vị quyết định theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tích lũy để tăng thu nhập.
Nguồn thu viện trợ của các nguồn vốn từ các tổ chức, cá nhân liên doanh, liên kết trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
- Đặc điểm phản ánh:
Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình tiếp nhận, số hiện có, tình hình biến động từng nguồn kinh phí và tình hình trích lập các nguồn quỹ của đơn vị.
Kế toán theo dõi, hạch toán rõ ràng, tách biệt từng loại kinh phí, nguồn vốn, nguồn quỹ theo mục đích sử dụng và nguồn hình thành. Phải đảm bảo tuân thủ theo quy định của nhà nước khi tiếp nhận và kết chuyển nguồn kinh phí.
Nguồn kinh phí đƣợc kế toán theo dõi trên các tài khoản phù hợp với mỗi nguồn: TK 511- Thu hoạt động do ngân sách nhà nước cấp, TK 337 – Tạm thu.
TK 512 – Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài, TK 514 –Thu phí được khấu trừ để lại và các tài khoản ghi đơn: TK 008– Dự toán chi hoạt động, TK014 - Phí đƣợc khấu trừ, để lại.
Cuối kỳ kế toán kết chuyển TK-511, TK-512, TK-514 qua tài khoản 911- Xác định kết quả. Kế toán lập báo cáo, sổ sách tài khoản doanh thu theo từng nguồn phát sinh để cung cấp thông tin cho quản lý nội bộ.
- Cung cấp thông tin cho quản lý
Kế toán cung cấp thông tin về giá trị hiện có, phân loại từng nguồn kinh phí hàng năm, từ đó phân chia từng nguồn kinh phí này cho các hoạt động sự nghiệp và hoạt động kinh doanh sản xuất như thế nào, qua đó định hướng được sử dụng nguồn kinh phí này một cách hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá các khoản thu, thực hiện kiểm soát nguồn thu để thực hiện chi của đơn vị. Quản lý và sử dụng nguồn thu để đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung chi theo dự toán đƣợc phê duyệt.
b. Kế toán chi hoạt động, chi từ nguồn tài trợ, viện trợ, chi hoạt động thu phí
- Nội dung chi hoạt động
Kế toán phản ánh các khoản chi như chi thường xuyên, không thường xuyên, tình hình sử dụng các nguồn kinh phí, nguồn quỹ cho khác hoạt động, nguồn tài trợ, viện trợ tương ứng với từng nội dung kinh tế tại đơn vị.
Các khoản chi thanh toán cho cá nhân, các khoản chi nghiệp vụ chuyên
môn, chi mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện, vật tư, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định,…
Chi không thường xuyên như kinh phí mua sắm, sửa chữa, kinh phí tổ chức hội nghị, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức,…
- Đặc điểm phản ánh
Kế toán phản ánh các khoản chi như chi thường xuyên, không thường xuyên, tình hình sử dụng các nguồn kinh phí, nguồn quỹ tương ứng với từng nội dung kinh tế tại đơn vị.
Kế toán mở sổ chi tiết sử dụng kinh phí theo từng hoạt động, từng nguồn kinh phí, phải đảm bảo đúng mục đích, đúng nội dung dự toán phê duyệt, đúng tiêu chuẩn định mức mà nhà nước quy định. Cuối mỗi kỳ kế toán, phải thực hiện đối chiếu tình hình sử dụng từng loại kinh phí với cơ quan tài chính hoặc kho bạc. Kế toán sử dụng các tài khoản để phản ánh chi kinh phí theo từng nguồn, gồm TK 611 - Chi hoạt động, TK 612 - Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài, TK 614- Chi phí hoạt động thu phí và các tài khoản ghi đơn TK008 - Dự toán chi hoạt động, TK 014 - Phí đƣợc khấu trừ, để lại.
Cuối kỳ kế toán kết chuyển TK-611, TK-612, TK-614 qua tài khoản 911- Xác định kết quả. Kế toán lập báo cáo, sổ sách tài khoản chi phí theo từng nguồn phát sinh để cung cấp thông tin cho quản lý nội bộ.
- Cung cấp thông tin cho quản lý
Kế toán cung cấp thông tin về tình hình chi kinh phí, nội dung chi, phân chia kinh phí cho từng hoạt động, khoản chi tương ứng với từng hoạt động được sử dụng ra sao, hợp lý không, có đúng với quy định của nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ không.
Theo dõi chi tiết các khoản chi phí nhằm thực hiện kiểm soát các khoản chi để cung cấp thông tin cho nhà quản lý thực hiện đánh giá tiến độ dự toán chi để có cơ sở quyết toán cũng nhƣ xin cấp thêm kinh phí khi thiếu hụt.
c. Kế toán tài sản cố định - Nội dung TSCĐ ở đơn vị
Kế toán phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động, nguồn hình thành của tài sản, nguyên giá của từng TSCĐ, số lƣợng, chủng loại tài sản, phòng ban nào quản lý, đồng thời tính và trích khấu hao, hao mòn tài sản.
- Đặc điểm phản ánh
Kế toán theo dõi chi tiết từng tài sản về nguyên giá, nguồn hình thành, số lƣợng và bộ phận sử dụng, tài sản nào sử dụng cho hoạt động nào.
Giá trị hiện có, tình hình biến động, nguồn hình thành tìa sản, nguyên giá của từng tài sản cố định, số lƣợng, chủng loại tài sản, phòng ban quản lý, tính và trích khấu hao, hao mòn tài sản.
Kế toán theo dõi chi tiết từng tài sản về nguyên giá, nguồn hình thành, số lƣợng, bổ phận sử dụng, hoạt động nào đang sử dụng loại tài sản nào. Cuối năm, đơn vị thực hiện trích khấu hao, hao mòn một lần, nhằm đánh giá lại tài sản (nếu có). Kế toán sử dụng các tài khoản TK 211- Tài sản cố định hữu hình, TK 213- Tài sản cố định vô hình, TK 214 – Khấu hao và hao mòn tài sản cố định, TK 241-Xây dựng cơ bản dở dang, để hạch toán và theo dõi TSCĐ.
Mọi tài sản cố định tại đơn vị đƣợc quản lý chặt chẽ, đánh mã số tài sản, định kỳ kiểm kê thực tế đánh giá giá trị hao mòn, tình trạng hƣ hỏng, mất mác để xử lý trách nhiệm và điều chỉnh số liệu sổ sách theo đúng số liệu thực tế.
- Cung cấp thông tin cho quản lý
Kế toán cung cấp thông tin về nguồn hình thành, chủng loại, số lƣợng, đơn giá và phân loại tài sản theo tình hình và mục đích sử dụng nhƣ chịu sự quản lý của phòng ban nào, tài sản đó đƣợc sử dụng cho hoạt động sự nghiệp hay kinh doanh dịch vụ. Tỷ lệ phân bổ khấu hao và hao mòn cho từng hoạt động là bao nhiêu. Về nguồn hình thành, chủng loại, số lƣợng, đơn giá, phân loại tài sản theo tình hình và mục đích sử dụng nhƣ phòng ban nào đang quản lý, hoạt động sự nghiệp hay kinh doanh dịch vụ đang đang sử dụng tài sản đó, tỷ lệ phân bổ khấu hao và hao mòn cho từng loại hoạt động là ba nhiêu.
d. Kế toán vật tư, hàng hóa
- Nội dung vật tư, hàng hóa tại đơn vị:
Kế toán phản ánh tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình xuất – nhập – tồn về số lƣợng, giá trị và giá trị thu hồi (nếu có) từng loại vật tƣ hàng hóa.
Khi xuất kho vật tƣ hàng hóa sử dụng thì tính vào chi phí hoạt động (TK 611, TK 612, TK 614, TK 642), tương ứng vớ phần doanh thu đó.
- Đặc điểm phản ánh
Sử dụng các tài khoản theo dõi nhƣ TK 152, TK 153, TK 155, TK 156, TK 005, tổ chức theo dõi từng loại vật tƣ, hàng hóa một cách chi tiết.
Cung cấp thông tin cho quản lý: Kế toán cung cấp thông tin về định mức sử dụng, dự trữ, hao hụt, dƣ thừa vật tƣ, hàng hóa, giá trị sử dụng, giá trị phân bổ cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động sự nghiệp. Giúp cho lãnh đạo đơn vị kịp thời ra quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cung cấp thông tin, giá trị sử dụng để phân bổ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động sự nghiệp để có kế hoạch mua và dự trữ có hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động tại đơn vị.
e. Kế toán thu chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ - Nội dung thu, chi
Nội dung thu chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Các khoản thu, chi phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ. Nội dung các khoản thu hoạt động nghiên cứu các đề tài.
- Đặc điểm phản ánh
Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đối với từng loại, phải thể hiện chi tiết từng loại sản phẩm dịch vụ, từng mục đich cụ thể và từng nội dung các khoản chi. Để theo dõi thu, chi các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, kế toán sử dụng các tài khoản TK 531; TK 642
- Cung cấp thông tin
Nhà quản lý sẽ nắm đƣợc các thông tin về tình hình thu chi, phân loại các khoản chi phí, xác định giá vốn, các chi phí phát sinh trong định mức hay vƣợt định mức trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Ngoài ra, nhà quản lý còn biết
được doanh thu, lợi nhuận trước thuế, sau thuế, thuế phải nộp NSNN, qua đó biết đƣợc đơn vị mình hoạt động có hiệu quả không. Đây là cơ sở quan trọng để các nhà quản lý của đơn vị lập dự toán NSNN trong năm tiếp theo.
f. Báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính và báo cáo quản lý nội bộ - Về báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin, phản ảnh về tình hình hoạt động tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị. Thông tin báo cáo tài chính giúp cho lãnh đạo đơn vị nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn kinh phí theo quy định của pháp luật. Kế toán phản ánh và cung cấp các thông tin tổng quát, toàn diện về tình hình tài sản, tình hình tiếp nhận, cấp phát kinh phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động sự nghiệp, sản xuất kinh doanh trong kỳ phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi; quản lý tài sản; tổng hợp phân tích, đánh giá các hoạt động của đơn vị.
Báo cáo tài chính phải đƣợc phản ánh một cách trung thực, khách quan đúng về biểu mẫu, hình thức, nội dung và giá trị các chỉ tiêu báo cáo; trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ, có hệ thống về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị. Báo cáo tài chính phải đƣợc lập kịp thời, đúng thời gian quy định đối với từng loại hình đơn vị, trình bày rõ ràng, dễ hiểu, chính xác thông tin, số liệu kế toán. Thông tin, số liệu báo cáo phải đƣợc phản ánh liên tục, số liệu của kỳ này phải kế tiếp số liệu của kỳ trước. Số liệu trên báo cáo phải đảm bảo mang tính thống nhất và có tính so sánh đƣợc. Đối với nội dung này, kế toán phải tuân thủ theo các biểu mẫu, lập đúng kỳ hạn, việc lập và đánh giá các chỉ tiêu phải nhất quán, phải dựa trên các số liệu tại thời điểm khóa sổ kế toán.
- Báo cáo nội bộ
Kế toán phản ánh và cung cấp các thông tin cụ thể, chi tiết theo yêu cầu
quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị, các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng khía cạnh cụ thể theo yêu cầu của quản lý trong việc lập dự toán, kiểm tra điều hành và đƣa ra quyết định.
Để đảm bảo phục vụ việc quản lý nội bộ tại đơn vị đạt hiệu quả tốt nhất, kế toán có thể tự thiết kế các biểu mẫu, sổ sách, tài khoản theo dõi chi tiết riêng, sao cho phù hợp và dễ quản lý theo yêu cầu của từng đơn vị.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong Chương 1 tác giả đã khái quát các vấn đề liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp nhƣ: khái niệm, đặc điểm hoạt động, phân loại, nguồn kinh phí hoạt động, quy trình cấp phát kinh phí ngân sách, cơ chế tài chính áp dụng tại đơn vị. Đồng thời làm rõ các nội dung cơ bản của công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp nhƣ: công tác tổ chức chứng từ kế toán, công tác tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, vận dụng hình thức sổ kế toán và lập báo cáo tài chính và quyết toán kinh phí trong đơn vị HCSN. Bên cạnh đó tác giả cũng đƣa ra nội dung công tác kế toán, một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu trong đơn vị HCSN.